檔案管理工作存在的問題與對策

山東省濟寧市汶上縣廣播電視臺（汶上縣融媒體中心） 山東濟寧 272100

1 電視臺檔案管理信息化存在的問題

1.1 檔案管理人員信息化手段運用不到位

互聯網信息技術也呈現迅猛發展的狀態，一步一步取代傳統的人工操作，更進一步提升準確率和工作效率。電視臺檔案管理領域中也引進信息化管理，但是在對其進行深入了解過程中發現，大多數電視臺檔案管理工作中的整理、分類和歸檔都是人工完成的，工作人員已經形成了人工管理的習慣，而且從事檔案管理工作的人員平均年齡在35—50 歲之間，在這一年齡段掌握新鮮事物的能力有所下降，想要熟練運用信息化手段進行檔案管理存在一些難度，這就導致在進行檔案管理的過程中人工整理和信息化整理二者之間銜接出現問題，容易導致檔案遺失的狀況，對于電視臺正常工作的開展存在一定問題[1]。

1.2 檔案管理的法律法規不盡完善

檔案管理對整個社會的規范性比較多，檔案管理還保障了整個社會公民的合法權益。關于檔案管理的法律法規給予廣大群眾權利和義務是法律規范檔案管理的核心內容，法律主體享有權利也必須承擔義務。但是，現有的法律法規對在檔案管理中參與的私人企業、檔案中介的團體和個人等社會和市場主體的權利和義務建立的不盡完善。不能有效激發社會主體、市場主體和公民參與檔案管理的積極性，不利于激發各檔案管理主體參與協同治理的內在動力。

1.3 標準化、規范化程度低

對于檔案管理工作而言，其管理的前提是基礎工作的標準化與規范化。標準化與規范化的檔案可以大大提升檔案管理效率，更加便捷于檔案管理工作者與客戶之間的交流。然而，在當前的信息時代下，檔案管理的基礎工作并未體現出標準化與規范化回標。由于網絡上各種格式以及建設形勢都有，沒有形成統一的格式或要求，這在很大程度上影響了管理工作的規范性以及共享性。而且，由于當今計算機技術的快速發展，各式軟件的兼容性很差，很大程度上影響了檔案管理工作的標準化與規范化。

1.4 檔案管理人員職業素養的缺乏

在我國目前的檔案管理體制中，對相關人員的選拔仍然采用傳統的應試考試方式，導致當前信息管理工作人員對于新型的信息管理工作不適應，對于相關的技術操作不成熟，從而使檔案管理工作的質量和效率都不能得到有效的提高。就目前而言，我國對于專業的檔案管理人才的選拔和培訓并不樂觀。一方面是由于當前檔案管理人員普遍年紀偏大、專業不對口，缺乏高學歷的專業人才，對于現代信息技術的應用更是嚴重落后。另一方面是由于相關人才的培訓力度不夠，導致專業人才對于技能的熟悉程度和檔案管理的流程并不了解，對于信息的操作技能有所欠缺[2]。

2 實現電視臺檔案管理信息化的策略

2.1 加強檔案管理人員對于信息化的重視

在對電視臺檔案管理工作進行全方位分析后發現存在對于信息化重視力度不足的問題，導致多項工作開展不順利。所以要加強檔案管理人員對于信息化工作的重視，檔案管理人員需要提高自身素質以及專業技能，在這一過程中要多學習互聯網技術與信息技術，從而提升檔案管理工作的專業技能，實現準確性提高、效率提升的目的。想要加強檔案管理人員對于信息化的重視除了要加強自學以外，電視臺等單位還應定期組織檔案管理信息化的培訓，培訓的內容也需要更加明確，要以互聯網技術與信息技術為主，并且讓廣大檔案管理人員清楚地認識到檔案管理信息化已經成為大勢所趨，想讓自身在當下社會擁有更強的競爭實力，讓自家電視臺節目在激烈的同質化競爭中脫穎而出，就需要提升自己信息化專業技能，能熟練地操作計算機以及熟練地使用Word、Excel 表格等辦公軟件進行檔案的整理，而專業的知識講座也使得工作人員對于信息化有全面了解，從而能為檔案管理工作培養綜合素質過硬的專業人才。

2.2 加強電子文件保管的穩妥性

美國一直對外推行霸權主義，檔案管理信息化也需要時刻警惕隨時可能發生的科技制裁。比如根據美國特朗普當局在2019 年8月發布的13884 號行政命令，禁止委內瑞拉與美國任何公司、實體和個人之間的幾乎所有交易和服務。為確保這一命令的執行，所以Adobe 公司決定封禁所有委內瑞拉賬號和服務。有此前車之鑒，相關管理部門也需要加強防備，必須提前做好應對措施。目前，大一部分重要的檔案資料需要掃描成PDF 版本并上傳到中石化檔案管理系統以期永久保管。今后，相關部門需要仔細考慮將文件掃描成別的電子版本格式，最好選擇國內自主研發的穩妥可靠的閱讀器版本做備份，避免以PDF 格式作為唯一版本。

2.3 要加強對于信息化的建設

檔案管理人員在檔案管理過程中存在對于信息化不信任的態度，導致信息化建設不完善，面對這一情況，就需要進一步加強信息化建設。在信息化的迅猛發展過程中，傳統的檔案管理方式已經落后，所以要根據時代發展需求加強信息化建設，要實現全面性的檔案信息化管理，在這一信息化管理中可以將諸多的電視臺信息指標進行信息化錄入和整理，輕而易舉地發現信息化與傳統化檔案管理二者之間的差距，從而建立更專業的信息化檔案管理體制[3]。

3 結語

通過對檔案管理法律法規的不斷完善和檔案管理部門對檔案管理工作的不斷改進和重視，我國的檔案管理事業和對檔案的保密工作都取得了前所未有的成就，并有力的促進了檔案管理工作的全面發展。我國檔案管理體制的發展必須以現代化行政改革的要求為出發點，并能與現代化公共行政運營方式相融合，按照科學發展的方向指導檔案管理的創新，建立社會主義經濟體制的檔案管理系統，保護群眾的合法權益，更好的服務大眾。