高校二級(jí)學(xué)院科研秘書崗位服務(wù)及改進(jìn)措施研究

徐 軍

（西南交通大學(xué)信息科學(xué)與技術(shù)學(xué)院 四川 成都 611756）

在高校的科研管理工作中，二級(jí)學(xué)院的科研管理工作逐步成為高校和學(xué)院科研管理工作的重點(diǎn)。二級(jí)學(xué)院的科研秘書則承擔(dān)著承上啟下的橋梁和紐帶的作用，肩負(fù)著與學(xué)校科研主管部門（科研院）、保密辦、軍工辦、計(jì)財(cái)處等有關(guān)部門的聯(lián)系工作，既要負(fù)責(zé)學(xué)院日常科研工作的有序進(jìn)行，還要為學(xué)院科研師生提供科研輔助工作，在整個(gè)學(xué)校的科研管理鏈中有著不可小覷的作用。

一、科研秘書的崗位職責(zé)和內(nèi)容特點(diǎn)

1.院系與科研管理部門的信息溝通

負(fù)責(zé)學(xué)校科研主管部門、二級(jí)學(xué)院院領(lǐng)導(dǎo)和本院教師之間相關(guān)科研信息的交流和傳遞工作，及時(shí)將科研主管部門和院領(lǐng)導(dǎo)的要求傳遞給本院教師和學(xué)生，按要求及時(shí)向科研院提供和反饋各種文字材料和數(shù)據(jù)信息，配合學(xué)校科研主管部門和學(xué)院做好科研管理工作。

2.科研項(xiàng)目申報(bào)管理、在研項(xiàng)目的過(guò)程管理

組織學(xué)院教師申報(bào)各類科研項(xiàng)目，如國(guó)家自然科學(xué)基金、省部級(jí)項(xiàng)目、市級(jí)科技計(jì)劃項(xiàng)目等，組織舉辦二級(jí)學(xué)院每年一度的國(guó)家自然科學(xué)基金項(xiàng)目申報(bào)動(dòng)員、輔導(dǎo)和培訓(xùn)會(huì)；協(xié)助完成對(duì)教師承擔(dān)的科研項(xiàng)目進(jìn)行的各種檢查（如中期檢查、項(xiàng)目進(jìn)展情況檢查、年度考核、項(xiàng)目結(jié)題和科研交流等），在橫向合同審批、項(xiàng)目建卡立項(xiàng)、結(jié)題結(jié)賬、經(jīng)費(fèi)外撥、預(yù)算調(diào)整等業(yè)務(wù)上，避免師生來(lái)回跑，并以全流程“無(wú)紙化”“零跑腿”“零接觸”，為教師提供高效、安全、便利的服務(wù)和保障，為教師提供與之相關(guān)的各種服務(wù)工作。

3.對(duì)學(xué)院教師科研工作的量化管理

科研工作量的考核，是教師年終考核的重要內(nèi)容之一，統(tǒng)計(jì)本學(xué)院教師科研項(xiàng)目情況，包括項(xiàng)目級(jí)別、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，專著發(fā)表情況，論文發(fā)表情況，包括期刊級(jí)別、影響因子；專利獲批情況，教師參加學(xué)術(shù)交流情況等，核實(shí)教師提交的紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)，并對(duì)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行量化統(tǒng)計(jì)和折算，為學(xué)院科研工作的量化考核提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，做到公平公正地維護(hù)教師的利益，保護(hù)教師的科研積極性。

4.為上級(jí)部門篩選、推薦各類專家

根據(jù)學(xué)院教師的研究方向和研究水平，為相關(guān)管理部門篩選、組織推薦學(xué)院教師申報(bào)國(guó)家級(jí)、省部級(jí)和市級(jí)專家資格，為教師開(kāi)拓科研視野、擴(kuò)大對(duì)外交流提供平臺(tái)。

5.管理科研實(shí)驗(yàn)室，參與指導(dǎo)學(xué)生參加學(xué)科競(jìng)賽

協(xié)助組織學(xué)院科研教師接納本科學(xué)生參加在研的科研項(xiàng)目，依托在研項(xiàng)目，指導(dǎo)學(xué)生參加各類學(xué)科競(jìng)賽，既提高學(xué)生科研、創(chuàng)新和創(chuàng)業(yè)能力，又能通過(guò)競(jìng)賽獲獎(jiǎng)，擴(kuò)大學(xué)校的知名度。

6.學(xué)院科研情況的收集和宣傳

收集學(xué)院科研團(tuán)隊(duì)、重點(diǎn)科研項(xiàng)目、重要科研場(chǎng)所、科研過(guò)程和科研成果的數(shù)據(jù)、圖片、影像資料，制作學(xué)院科研情況的多媒體宣傳資料，擴(kuò)大對(duì)外宣傳，實(shí)時(shí)更新學(xué)院科研網(wǎng)頁(yè)的內(nèi)容，提高學(xué)院的科研影響力和競(jìng)爭(zhēng)力。

7.營(yíng)造學(xué)院的科學(xué)研究氛圍

組織青年教師參加各類項(xiàng)目申報(bào)活動(dòng)，邀請(qǐng)專家為青年教師舉辦科研項(xiàng)目申報(bào)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，引導(dǎo)青年教師積極參與科研活動(dòng)，提高青年教師的科研水平，激發(fā)青年教師的科研熱情，在學(xué)院內(nèi)部營(yíng)造良好的科研氛圍。

8.建立學(xué)院科研數(shù)據(jù)檔案

做好學(xué)院科研檔案數(shù)據(jù)的管理工作。對(duì)近5年、10年、甚至20年的科研數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，如科研項(xiàng)目獲批、科研經(jīng)費(fèi)、科研項(xiàng)目獲獎(jiǎng)、科研論文發(fā)表以及各類各此次科研團(tuán)隊(duì)和科研人才情況等數(shù)據(jù)，可以生成各種類型的圖表，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策和科研工作安排提供客觀、有效的數(shù)據(jù)支持。

二、科研秘書的基本素養(yǎng)和要求

學(xué)院科研秘書是學(xué)校科研管理體系的基層單元，是學(xué)校和學(xué)院科研管理工作中不可或缺的崗位。科研秘書的工作既有專業(yè)性，又比較煩瑣；既要做好管理，又要做好服務(wù)；既要做好“上情下達(dá)”和“下情上達(dá)”，又要處理各種突發(fā)狀況。一名合格的科研秘書，必須具備一定工作素養(yǎng)、職業(yè)道德修養(yǎng)和強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)。

1.良好的職業(yè)道德修養(yǎng)和正確的價(jià)值觀

要為人正直，工作勤奮、積極主動(dòng)、認(rèn)真細(xì)致。要有較強(qiáng)的責(zé)任心，能夠廉潔自律，還要熱情、嚴(yán)謹(jǐn)。高校科研秘書應(yīng)具備正確的價(jià)值觀和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)，提高政治覺(jué)悟，加強(qiáng)思想道德建設(shè)，堅(jiān)持正確的世界觀、價(jià)值觀和人生觀，做到愛(ài)崗敬業(yè)，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和扎實(shí)的專業(yè)技能完成科研管理的各項(xiàng)工作，保持與本院教師就各類科研信息進(jìn)行有效的溝通，形成良好通暢的溝通氛圍，還要為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供各類數(shù)據(jù)及資料，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手[1]。

2.良好的服務(wù)意識(shí)

科研秘書工作兼有管理與服務(wù)雙重特性，但本質(zhì)屬性是服務(wù)，其主要工作職能是為學(xué)院教師提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，包括為學(xué)校有關(guān)職能部門提供服務(wù)，為學(xué)院主管科研工作的領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，為學(xué)院科研人員提供服務(wù)。科研秘書要熱愛(ài)本職工作，將服務(wù)意識(shí)貫穿工作始終，樹(shù)立“服務(wù)第一”的宗旨；將科研人員的需求放在首位，積極主動(dòng)為科研人員提供良好的科研氛圍，特別是首次參與科研的青年教師和研究生沒(méi)有參與科研項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，這時(shí)就需要科研秘書為他們進(jìn)行耐心詳細(xì)的講解，熱心地回答學(xué)生提出的問(wèn)題，鼓勵(lì)他們積極參與申報(bào)項(xiàng)目和項(xiàng)目研究，以貼心的服務(wù)贏得師生的信任。

3.良好的辦公軟件和科研管理平臺(tái)的使用技能

熟練掌握辦公軟件和科研管理平臺(tái)的使用技能，是做好科研管理工作的基礎(chǔ)，也是科研秘書必備的工作能力。現(xiàn)在，基本上所有高校都配備了自己的科研管理平臺(tái)，科研秘書首先自己要熟練掌握科研管理平臺(tái)的使用技能，及時(shí)處理各種業(yè)務(wù)，還要及時(shí)指導(dǎo)教師正確使用科研管理平臺(tái)，協(xié)助他們處理系統(tǒng)使用中遇到的各種問(wèn)題，確保科研管理平臺(tái)所有功能正常發(fā)揮，所有科研信息能準(zhǔn)確無(wú)誤地收錄。

4.不斷學(xué)習(xí)和自我提升的能力

在科研管理實(shí)踐過(guò)程中，要不斷總結(jié)和學(xué)習(xí)，努力提升管理水平和業(yè)務(wù)能力，熟悉學(xué)院教師涉及的學(xué)科領(lǐng)域的相關(guān)知識(shí)、發(fā)展水平和國(guó)內(nèi)外研究動(dòng)態(tài)，不斷充實(shí)相關(guān)專業(yè)知識(shí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)理念，研究科研管理的新理念、新方法，使自己成為有豐富經(jīng)驗(yàn)的高水平管理人才。同時(shí)，積極參加與校內(nèi)和校外兄弟院校之間科研秘書的工作交流，互相學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，開(kāi)闊眼界，拓展思路，不斷了解和掌握科研管理的新特點(diǎn)和新趨勢(shì)，探索科研管理的新方法。

5.嚴(yán)格的保密意識(shí)

高等院校在科學(xué)研究方面具有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，是軍工項(xiàng)目科研的重要力量。在科研過(guò)程中，高校承擔(dān)了大量的軍工項(xiàng)目，也取得了大量科研成果，高校科研保密工作的成果直接關(guān)系到國(guó)家安全、社會(huì)穩(wěn)定。科研秘書在工作中，除了自己要做到加強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)守保密紀(jì)律，嚴(yán)格按照保密規(guī)程辦理各項(xiàng)涉密事宜，還要督促學(xué)院涉密的課題組和涉密教師做好保密工作，按時(shí)、認(rèn)真完成保密檢查，定期走訪和檢查學(xué)院范圍內(nèi)重點(diǎn)部位，加強(qiáng)對(duì)涉密人員、涉密項(xiàng)目和涉密設(shè)備的監(jiān)督管理，認(rèn)真督察涉密科研課題組完成自查材料，要積極采取多項(xiàng)防范措施，確保了國(guó)家秘密的安全。

6.良好的協(xié)調(diào)溝通能力和團(tuán)隊(duì)合作的意識(shí)

科研秘書的工作內(nèi)容之一就是為管理部門提供專業(yè)服務(wù)；因此，科研秘書必須具備組織協(xié)調(diào)能力、綜合分析能力和靈活應(yīng)變能力，在工作中及時(shí)發(fā)現(xiàn)、處理各種問(wèn)題，協(xié)調(diào)好各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)部門與院系科研人員之間的關(guān)系。建立與科研人員的良好溝通，努力創(chuàng)造團(tuán)結(jié)協(xié)作的工作氛圍，充分調(diào)動(dòng)科研人員的工作積極性，創(chuàng)建良好的科研氛圍，使科研人員能全身心地投入科學(xué)研究。

三、工作中遇到的主要問(wèn)題

在科研管理工作中，對(duì)于學(xué)院的科研工作，學(xué)校都制定了相當(dāng)詳細(xì)具體文件，但是在實(shí)際操作過(guò)程中，時(shí)常會(huì)有出現(xiàn)一些應(yīng)急的、突發(fā)性的事務(wù)，在執(zhí)行過(guò)程會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題。而科研秘書在學(xué)校和學(xué)院雙重管理下，往往責(zé)任不明確，教師不理解，領(lǐng)導(dǎo)不重視，導(dǎo)致問(wèn)題沒(méi)有解決而降低工作效率[2]，科研秘書在工作中經(jīng)常遇到的問(wèn)題有以下幾點(diǎn)：

1.科研秘書身兼多職，造成時(shí)間、精力不夠

在開(kāi)展工作過(guò)程中，常常會(huì)有歸口管理部門或教師來(lái)電來(lái)訪，或接到上級(jí)部門新的工作，或咨詢教學(xué)科研相關(guān)事宜，面對(duì)各種干擾，教學(xué)科研秘書需不急不躁，耐心處理來(lái)電或接待來(lái)訪人員后，根據(jù)情況重新調(diào)整思路，重要的事情立即匯報(bào)或處理，一般性事務(wù)納入任務(wù)清單。回顧記錄一天所完成的主要工作，并查閱學(xué)校相關(guān)通知，及時(shí)補(bǔ)充下一階段工作清單。做到主次分明，統(tǒng)籌安排，雜而有序，忙而不亂，努力達(dá)到工作效率最優(yōu)化。很多單位，科研秘書除了需要完成自己的本職工作以外，往往還承擔(dān)著其他工作，比如學(xué)院的資料室管理工作和保密領(lǐng)導(dǎo)小組的保密相關(guān)工作，不僅工作量大，工作內(nèi)容也很煩瑣，只能疲于應(yīng)付，沒(méi)有多余的時(shí)間和精力去提升自己，進(jìn)行科研管理的創(chuàng)新。申報(bào)各類各級(jí)項(xiàng)目、上報(bào)相關(guān)數(shù)據(jù)，往往都是有時(shí)間節(jié)點(diǎn)的，大量科研項(xiàng)目的審核工作和資料提交工作必須在短時(shí)間內(nèi)完成，任務(wù)重，壓力大。

2.部分教師對(duì)科研秘書的工作不理解、不配合

部分教師對(duì)科研秘書的工作不理解、不配合，對(duì)需要提交的教師各類匯總表格充耳不聞，對(duì)需要上報(bào)的材料不能及時(shí)上交，增加了科研秘書的工作難度。部分項(xiàng)目負(fù)責(zé)人由于對(duì)自己的提交的材料不放心，經(jīng)常反復(fù)修改，致使整個(gè)學(xué)院的材料不能按時(shí)提交。部分教師不按要求通過(guò)規(guī)定渠道提交材料，越級(jí)提交項(xiàng)目材料，導(dǎo)致學(xué)院材料不齊，項(xiàng)目申報(bào)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)與實(shí)際不符，主管部門不受理，給學(xué)院的項(xiàng)目申報(bào)工作帶來(lái)麻煩，并影響學(xué)校對(duì)學(xué)院科研工作的年終考核。

3.二級(jí)學(xué)院科研秘書的工作沒(méi)有得到充分重視

在學(xué)校和學(xué)院的科研工作中，有一種錯(cuò)誤的觀點(diǎn)：科研人員的工作最重要，科研秘書只是打打字、發(fā)發(fā)通知，也就是一個(gè)普通文秘，科研秘書沒(méi)專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)素養(yǎng)也可以，以至可有可無(wú)。沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到科研秘書這一角色的重要性，甚至有一些科研秘書對(duì)自己的工作也沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)。科研秘書工作繁雜，但由于是為學(xué)院、教師提供服務(wù)的工作，因此往往沒(méi)有特別突出的成績(jī)和標(biāo)志性的成果，使其在年終的績(jī)效考核和職稱晉升中很難得到機(jī)會(huì)。相關(guān)主管部門沒(méi)有根據(jù)科研秘書工作特點(diǎn)，出臺(tái)有針對(duì)性的考核、獎(jiǎng)勵(lì)和晉升政策，嚴(yán)重影響了科研秘書工作的積極性。

四、改進(jìn)措施

1.設(shè)立專職科研秘書崗位

二級(jí)學(xué)院應(yīng)該設(shè)立專職科研秘書崗位，明確崗位內(nèi)容和責(zé)任制，指定年終考核標(biāo)準(zhǔn)，讓科研秘書工作有目標(biāo)。學(xué)校人事部門，應(yīng)該根據(jù)科研秘書工作內(nèi)容的具體特點(diǎn)，制定科研秘書職級(jí)晉升的基本條件、業(yè)績(jī)條件，解決科研秘書晉升難的問(wèn)題，使科研秘書事業(yè)有奔頭，未來(lái)有希望。

2.領(lǐng)導(dǎo)要重視、支持科研秘書工作

二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要支持科研秘書的工作，督促教師要配合科研秘書的工作，將教師執(zhí)行科研管理環(huán)節(jié)所布置的各項(xiàng)任務(wù)的完成度，納入教師的考核內(nèi)容，學(xué)校科研主管部門要定期檢查科研秘書的工作，對(duì)工作表現(xiàn)突出的人員，在校內(nèi)做出表彰，提高科研秘書的工作積極性。

3.建立二級(jí)學(xué)院科研數(shù)據(jù)庫(kù)

通過(guò)建立具有二級(jí)學(xué)院特色的科研數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)時(shí)地將教師的各類科研數(shù)據(jù)信息錄入其中，可以根據(jù)不同需要，隨時(shí)生成各類數(shù)據(jù)，為學(xué)科評(píng)估、重大項(xiàng)目申報(bào)、教師職稱評(píng)審、教師年終業(yè)務(wù)考核以及院領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供數(shù)據(jù)支撐。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著高等院校科學(xué)研究的重要性越來(lái)越顯著，科研秘書在整個(gè)科研管理鏈中發(fā)揮的作用日益突出，科研秘書對(duì)自己要有正確的定位。在科研管理工作中提高服務(wù)意識(shí)，不計(jì)得失，要有甘為人梯、甘做“嫁衣”的奉獻(xiàn)精神，加強(qiáng)管理與創(chuàng)新能力的培養(yǎng)、專業(yè)素質(zhì)和能力的提升，努力提供一流科研服務(wù)，為學(xué)院的科研發(fā)展、學(xué)校的科研進(jìn)展乃至國(guó)家的科研騰飛做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。相關(guān)部門也需重視科研秘書的培訓(xùn)和管理工作，有目的地進(jìn)行隊(duì)伍建設(shè)，在科研管理中應(yīng)適當(dāng)引進(jìn)激勵(lì)機(jī)制，對(duì)那些工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、科研管理水平高、工作能力突出的科研秘書給予關(guān)心和鼓勵(lì)，在提升職級(jí)等方面予以支持，建設(shè)一支職業(yè)素養(yǎng)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的科研管理隊(duì)伍，為高校科研管理水平的穩(wěn)步提高提供保障[3]。