傳統批發商貿型企業應收賬款管理

宋春莉

（得力集團有限公司，遼寧 錦州 121000）

一、D公司現狀

（一）D公司概況

D公司始創于20世紀80年代，屬于傳統批發商貿型企業，經營狀況一直很好，2014年D公司開始全面應用SAP供應鏈管理系統。在批發行業當中，資金重于勞動，資金問題直接決定批發商經營的成敗。

（二）D公司應收賬款管理現狀

D公司傳統分銷渠道客戶分為普通客戶和零售客戶，客戶的收款方式是電匯。

賬期主要為25日月結后30天內付款和現款方式，特殊情況可以申請延長賬期。普通客戶采取25日月結后30天內付款的賬期，新客戶和普通客戶大促銷活動需要以現款方式結賬，特殊情況下可以給個別客戶某個訂單申請鋪貨，延長賬期。

客戶需要在月結后30天內支付貨款，系統設定寬限期為15天，到第15天收不到相應款項，系統自動鎖賬，客戶無法正常開出銷售訂單。申請鋪貨的特殊訂單，客戶應在鋪貨到期日前支付貨款，到期日前收不到相應貨款，從到期日當天開始系統自動鎖賬，客戶無法正常開出銷售訂單。

普通客戶的信用額度最高為30萬，根據上年銷售進行調整，每個客戶信用額度不超過該客戶年銷售額的1/4。信用額度如果超過上限，開具銷售訂單時，系統會提示對客戶進行信用檢查，無法開出銷售訂單。

企業實施產品賒銷政策后，有效解決了庫存風險問題，卻出現了其他不利因素，其中就包括應收賬款成本問題，比如核算的成本管理、機會成本、壞賬成本，以及稅收成本和缺口資金組織成本。這些問題都必須考慮到，并且制定相應的解決措施。

（三）SAP系統下應收賬款的處理特點

第一，維護客戶信息。第二，對客戶進行分類，企業可以根據客戶的資金狀況、企業規模以及付款習慣，將客戶群體劃分為不同的等級，方便管理。在管理系統內，企業可根據客戶的等級狀況設置不同的信用期限及額度。第三，在SAP中可以很方便地導出某客戶的明細賬、發票開具情況、收款情況、清賬情況。

二、存在的問題

（一）信用額度由業務部門申請

目前，客戶信用額度在30萬限額內的，由業務人員提出修改。因此業務部門領導為完成業績目標，有時會批準一些具有較大風險的項目，而財務部門會因為客戶回款率低、經常拖欠等問題拒絕修改，但業務部門仍會因為業績壓力強行修改。

（二）銷售人員舞弊

企業銷售人員是最常接觸客戶的群體，兩者之間容易建立起較為密切的關系。因此，部分銷售人員會在不影響自身利益的情況下，為客戶延長賬期或者提升信用額度，這種現象會損害企業利益，為收款工作留下隱患。

（三）系統自動鎖賬漏洞

即使已經給客戶設定了信用額度，也會出現一定的漏洞。例如，某客戶信用額度為5萬，截至今日應收賬款加上當期銷售為4萬，說明客戶信用額度已經使用了80%。如果今天客戶再下兩筆訂單，金額分別為2萬、1萬，那么系統開出2萬訂單以后，在開第二筆1萬訂單的時候才會提示客服人員檢查信用額度。如果客戶訂單是5萬和1萬呢，那5萬的訂單如果也能夠正常開出，客戶鎖單時的狀態就是客戶信用額度使用狀況為200%，這樣會給企業帶來風險。

三、改進及優化策略

（一）完善相應的組織架構

目前，我國很多企業的應收賬款操作由銷售部門和財務部門共同負責，但是這兩個部門有不同的管理目標和職能，所以在工作過程中必然存在很多分歧，為了各自部門的利益，很可能無法勝任企業的信用管理工作。此外，在工作過程中，兩個部門的溝通很少，沒有專人負責業務銜接工作，更不會有部門主動過問回款問題，都不愿意承擔責任，信用管理處于真空狀態。

由此可見，有必要設立專職的組織結構，負責企業的信用管理問題。通常的組織結構是指和運營流程有關的管理結構，企業內部的信用管理結構必須具有對企業信用政策進行制定、修改、審定的權力，還要有對信用部門人員的工作內容、權力、任免等問題的決策權。同時，在出現特殊情況時，這個組織結構還可以得到臨時授權，確保信用管理的順利實施。

通常情況下，銷售部門的工作包括開發新客戶、維護與老客戶間的關系、收集客戶信息、幫助客戶申請賒銷賬期和出貨額度等事物。此外，還要負責執行信用管理部門制定的企業信用政策，如果發現客戶違約，負責追討欠款。

財務部門的主要工作是處理企業賬務工作，定期分析應收賬款的賬齡，每月根據公司規定計提壞賬，并向銷售部門提供報表，提醒銷售部門追蹤預期的應收賬款。

（二）改進風險角度

目前，企業內的賒銷政策是應收賬款問題的根源，因此解決問題須從制定賒銷政策入手。

第一，業務人員須根據企業的賒銷管理制度為客戶申請賒銷的額度和期限，不符合條件的客戶不予賒銷。第二，賒銷須按照審批流程完成，形成規范的管理模式，避免放寬賒銷條件以及盲目賒銷的問題出現。第三，對賒銷客戶可采用批量分期結賬策略，這樣可以解決大金額貨款較難收回的問題。第四，初次合作客戶不可賒銷。第五，客戶放賬額度或賒銷期限應由業務單位負責申請，信用管理部門進行審核，財務部門會簽，不同部門負責不同工作，能有效降低風險。第六，確保年壞賬產生的損失不超行業平均值。第七，建立良好、值得信任的客戶關系。第八，定期審查信用政策。

（三）多維度管控應收賬款，降低應收賬款風險

1.內部控制。目前D公司的當月回款會影響到銷售人員的獎金，超賬齡客戶超賬金額的罰息也會使銷售人員受到處罰。從客戶角度來看，只是會影響到其年底返利金額，平時少還款、晚還款甚至鎖賬幾天，影響并不大。所以可以適當設定現金折扣的獎勵制度，激勵客戶提前還款，針對超賬齡客戶還應設定應收賬款罰息制度。

信用額度是企業授信的范圍，因此需要根據實際情況來確定，如果客戶的經營狀況出現變故，企業就要隨時改變信用額度，這就是企業設置客戶信用額度的目的。在調整信用額度的過程中，企業會產生人力資源和時間上的消耗，但仍需定期復核，掌握客戶目前的真實支付能力，這樣才能確保企業不會因為賒銷而陷入財務危機。經常修正客戶的信用額度還能促進優良客戶訂單的增加，及時治理回款慢、信譽不好的客戶，幫助企業維持良好的信譽。

2.外部控制。重點客戶除了要參考企業內部信用管理部門的意見以外，必要時還需要委托專業的信用評級機構對其信用狀況進行評價。曾經出現過信用問題的客戶如果還想繼續合作，可以從降低信用額度、縮短賬期兩個角度進行限制。

每月給客戶發出對賬單及對賬函，函證可以及時發現跟客戶之間的賬目是否清晰準確，一旦客戶日后拖欠貨款，函證還可以作為一項有利的法律證據。

3.第三方控制。對于大客戶和風險較高的客戶，還可以采取購買保險的策略，讓保險公司幫助企業承擔大部分的信用風險。保險公司的加入還能起到維護大客戶信用的作用，這對款項的催討幫助很大。企業投保不但能減少壞賬帶來的損失，保證企業財務平穩運行，還可以通過第三方了解到客戶真實、詳細的資料，挖掘更具償付能力的大客戶。

4.系統支持。單靠企業管理人員的經驗和傳統的工作方法是不可能準確識別和評估信用風險的，因此企業需要借助現代化的技術手段。目前企業已經將專業的ERP（企業資源計劃）控制手段應用到信用數據分析當中，這項技術能夠準確、迅速地完成客戶信用信息預警、信用評估以及風險預測等工作。除信用管理外，SAP系統還能用于付款擔保，比如信用證明或者支付卡等業務，有效降低應收賬款風險，而這種擔保應收額會影響到客戶的信用額度，所以系統支持也是管理應收賬款的重要手段。

四、結語

本文詳細研究了D公司應收賬款的內部控制狀況，分析了應收賬款形成的原因和目前存在的問題，并且根據實際情況制定了相應的管理措施，希望能夠通過科學規范的管理機制，將該企業的應收賬款風險控制在可控范圍內。與此同時，企業還要實現對應收賬款的核算記錄和監控，利用科學的方法規避企業信用風險及壞賬風險，建立完善的應收賬款內部控制流程和體系，為企業平穩健康的發展奠定基礎。