基于勝任力基礎上的高校辦公室人員能力素質探析

一、勝任力的基本概念

勝任力一詞是由哈佛大學教授戴維·麥克利蘭（David·McClelland）在1973年提出來的，是指在某一工作中，有卓越成就者與普通者區分開來的個人的深層次特征，它可以由動機、自我形象、態度、知識技能、認知或行為技能等可以被可靠測量或計數的個人特質。簡單來說，勝任力就是指個人在某一工作領域所表現出來的知識技能、心理特質等一系列動態的、具有針對性、可測量的能力新概念，并且具有很強的職業特點。

二、高校學院辦公室人員的勝任力

基層辦公室在高校管理工作中有著重要的作用，是一個學院發展水平的重要指標。辦公室工作內容繁雜，極為重要，其工作人員的勝任力水平關系著學院教育教學目標的實現。隨著信息化技術的全球化及高等教育的普及化，辦公室工作更復雜、更專業。根據高校基層辦公室人員的工作內容和角色定位分析，辦公室工作人員的勝任力理論上可分為職業素養、知識技能和心理特質。

（一）職業素養。職業素養是人類在社會活動中需要遵守的行為規范。總的來說，是指在職業過程中表現出來的綜合品質。辦公室人員需要具備哪些職業素養呢？一要具有全局意識，能識大體，有大局觀。辦公室是一個綜合部門，同時又是管理部門。因此，辦公室工作人員必須要有全局意識，必須要“顧全大局”。辦公室的工作要立足于學院，把握全局。辦公室工作繁雜，涉及面廣，只有從大局出發，才能站得高、看得遠，才能把瑣碎的工作辦好、辦細、辦精，才能在具體工作當中厘清工作思路，分清輕重緩急，做到忙而不亂，忙中有序。二要具有責任意識，能擔當，有敬業精神。辦公室工作沒有轟轟烈烈的大事，沒有出彩上臺的機會，大多是幕后無名的工作，所以辦公室人員必須要有高度的責任感，明確自己的工作職責，勇于承擔，不推諉，不逃避，對工作負責，對學院負責，對領導負責。在工作中強化自己的責任感，只有處處以己為則，增強自己的責任能力，勇擔當，敢作為，做到知錯必改，有錯必糾，從大局出發，早謀劃，早發現，早解決。三要具有服務意識，肯吃苦，有奉獻精神。學院辦公室的主要職責就是服務，服務好領導，服務好其他部門，服務好師生。服務意味著奉獻，沒有奉獻精神，就搞不好服務工作。學院辦公室可以說是最繁忙最辛苦的部門之一，忙忙碌碌又平平淡淡，這就要求辦公室工作人員要有無私的奉獻精神和高度的責任感，要淡泊名利，樂于服務。在工作中要做好領導參謀工作，維護領導的權威和形象，全心全意支持領導工作，為領導服務；協助領導協調好和各部門之間的聯系，“以人為本，以師生為本”，為師生辦事提供最大方便，提供最好的服務，深入了解師生工作、學習、生活上的困難，做好上傳下達、協調左右、內外溝通，提高服務質量，切實解決師生問題。四要具有創新意識，肯鉆研，有探索精神。在知識經濟時代，高等教育的體制和結構發生了重大的變革，辦公室工作的內涵和外延也不斷擴大。隨著新知識、新技術、新學科的不斷出現，辦公室工作不再僅僅是傳統工作。不懂得跟上時代，不懂得與時俱進，必然跟不上辦公室工作節奏，影響工作成效。只有不斷學習，不斷思考，拓展工作思路，創新工作方法，才能更好地適應發展，提高工作質量，更好地發揮辦公室的綜合管理功能，充分發揮窗口和公關作用。

（二）職業知識與技能。知識與技能是指在某一職業領域將自己所掌握的專業知識對有用的信息進行分析、組織、利用并把事情做好的能力。這一能力就辦公室工作人員來說具體表現為：一要具有專業知識，熟知工作內容和工作流程。熟悉法律、法規，了解學校的各項規章制度，熟知各項工作流程，在實際的工作中，辦公室工作人員工作范圍較廣，工作內容較為繁瑣。在具體的工作中，要與學校各部門甚至是社會上各個層面的人和事打交道，那么辦公室工作人員就必須熟悉國家的法律法規，尤其是高等教育的法律法規，熟知學院的各項規章制度，各種工作流程，立足于全局考慮問題，學會謀劃，從整體著手，做好協調溝通服務工作。在工作中更要保持高度的敏銳性，見微知著，學會早發現，早分析，早處理。二要具有較強的綜合文字能力，能熟練處理各種公文。辦公室可以說承擔著大量的文字工作，經常要面對重要的公文、報告、領導講話、材料匯報等，有時候很重要，有時候很緊急，如果沒有較扎實的文字功底，就很難滿足辦公室的工作需要，難以令領導滿意，因此辦公室人員一定要擁有較好的文字能力，能滿足各種文種的需要。要提高文字綜合能力，需要辦公室人員平時注意學習，一定要注意積累，勤加練習，努力提高自己的寫作能力，提高自己的綜合素質。三要具有組織協調能力，處理好各種復雜關系。辦公室是一個聯系上下，協調左右，溝通內外的樞紐，所以辦公室工作人員經常要面對各類活動的組織、人員接待、事務的協調等工作，如果稍有不慎，就造成部門之間、同事之間的誤解，可能就會出現麻煩，因此，這就要求辦公室人員要具備良好的組織協調能力，能夠在繁忙的日常工作中妥善處理好各種復雜關系。組織協調能力不僅要具備一些管理知識，同時也要善于換位思考，充分理解他人，尊重他人，成全他人。因此，辦公室工作人員對己一定要練好內功，提升協調能力；對內擺正位置，主動協調；對外加強聯絡，提前參與；對上主動匯報，對下及時溝通，做到統籌兼顧，內外結合，上下聯通。四要具有較強的信息處理能力，能熟練使用辦公自動化設備。隨著知識經濟的到來，辦公室工作人員一定要適應現代信息化的要求，熟練掌握和使用現代辦公工具，充分利用信息資源和信息化辦公手段，實現事務處理信息化、自動化，提高工作效率，滿足新的工作需求。五要具有較強的學習能力，能不斷提升工作能力。高校是人才培養的搖籃，是新知識、新思想、新觀念、新文化的引領之地，作為高校辦公室工作人員，更應該學習、學習、再學習。知識越多、能力越強、素質越高，就越能在棘手的工作中迅速找到解決問題的正確方法，否則將難以勝任自己的工作。因此，辦公室工作人員要努力培養學習的能力，做一個愛學習、能學習、會學習的人。不僅要學習業務知識，還要學習管理知識、法律知識、經濟知識，使自己真正成為適應本職工作的行家里手。

（三）心理特質。心理特質是指表現在一個人身上所特有的相對穩定的行為方式。通俗來講，就是一個人在日常工作生活中所表現出來的比較穩定的心理狀態和行為模式。一是具有積極向上心態和正確的工作價值觀。辦公室最大的工作職能就是服務，日常中處理的也大多是事務性的工作，這就要求辦公室人員必須樹立正確的工作價值觀，認同自己的工作，尊重自己的工作，熱愛自己的崗位，具有奉獻精神，遇到困難和問題才能積極處理和解決，只有這樣才能激發正能量，增強工作的責任心，提高工作效率，滿足服務需求。二是具有良好的心理調適能力和抗壓能力。辦公室工作無小事，事事關系大局。同時，辦公室事務性工作特別多，有時候會與很多工作同時完成，有時因為原則性又會遭到誤解，有時因領導意見不一，工作不能順利開展……如果這時不懂得適時調節自己的心理，就會讓自己陷入精神崩潰疲憊不堪的地步。因此辦公室工作人員要有良好的心理素質和抗壓能力，面對壓力和困難時能迅速調節自己的心理，以良好的精神狀態面對工作。三是具有良好的團隊和協作能力。俗話說“一個和尚挑水喝，兩個和尚抬水喝，三個和尚沒水喝”。同樣辦公室亦是一個團隊，如果各行其是，互相推諉，不懂得配合，那么辦公室將是一盤散沙，不僅沒有工作效率，亦會影響學院發展，所以辦公室人員必須具有團隊協作精神，才能主動進行溝通、主動配合，思想上一致，目標上同向，工作上互相協調，互相幫助，取長補短。只有這樣，才能發揮辦公室的強大力量，形成合力，充分發揮辦公室職能，增強工作的實效性。

三、結語

辦公室工作人員是學院行政管理的基石，辦公室人員能力水平的高低一定程度上影響著學院的發展。從勝任力技術上分析辦公室工作人員能力素質需求，有利于提高行政管理水平，同時促進辦公室人員和學院共同發展。然而，從目前筆者實際工作來看，辦公室工作人員存在著素質參差不齊、工作人員結構梯隊不合理、工作積極性不高等顯著問題，要想提高辦公室工作人員的積極性，提升辦公效率，提高工作能力和素質，需做到如下兩方面：一方面，個人需加強自身的學習與培養，注重落實，增強工作的實效性；另一方面，從學院層面上要注重傳承和隊伍建設，強化分工，注重績效考核。