大數據時代電子檔案管理現狀與發展分析

一、大數據時代電子檔案管理概述

現階段，究竟何為電子檔案資源，檔案管理學界并未形成統一觀點。有學者認為電子檔案是一個廣義的概念，其主要包括影像檔案、聲像檔案、圖像檔案、電子文件檔案等一系列通過數據形式表現出來的檔案資源總稱。也有學者認為電子檔案是一個狹義的概念，僅僅是指辦公自動化、辦公智能化環境下產生的電子文件的總稱。無論從哪個角度對電子檔案進行定義，都可以看出電子檔案與傳統紙質檔案資源最主要的區別在于形式、載體不同，前者主要以數字化、數據化的形式呈現。本文認為，在大數據時代，信息資源的種類愈發多元，應當從廣義的角度對電子檔案進行界定，即電子檔案是一種可以在計算機、互聯網、物聯網等終端傳播的以電子介質存在的信息資源的集合體，其不僅包括電子文件，也包含圖像、聲像、影像等電子介質文件。未來，隨著信息化技術的進一步發展，電子檔案的種類、形式還會發生變化。因此，對于單位而言，必須要將電子檔案管理作為一項重點工作，不斷適應新形勢下的電子檔案管理工作，創新管理模式和管理內容，提升工作效能。

二、大數據時代電子檔案管理的現實意義

（一）有利于實現電子檔案資源綜合利用。大數據時代，各種信息資源呈現出幾何式的增長態勢，單位檔案管理的種類、數量不斷增加，由此導致檔案管理人員工作壓力和工作量增大。為此，必須要進一步將現代信息化融入電子檔案管理工作中，借助檔案管理系統以及其他軟件對電子檔案進行管理、開發和利用。一方面，做好大數據時代的電子檔案管理工作，可以實現電子檔案的高效立卷歸檔、傳輸、查閱、檢索以及利用，滿足不同信息需求主體個性化的需求，提升檔案管理效能；另一方面，做好大數據時代的電子檔案管理工作，可以減少檔案管理工作對人力資源的依賴程度，實現集中處理。尤其是建立相應的數據庫后，更是可以實現一站式管理、共享與利用，構建共建共享的電子檔案管理格局，打破信息數據的孤島，提升單位整體信息利用實效和時效。

（二）有利于節約檔案管理成本，實現檔案長久保存。在信息技術高速發展的現階段，電子檔案管理模式也朝著信息化、科技化、智能化的方向發展，突破了傳統紙質檔案管理的局限。首先，電子檔案以一種數字化、數據化的形式呈現，可以較為方便地保存于硬盤、云儲存系統、計算機以及其他終端，極大程度上減少了檔案管理成本，適應未來檔案事業發展趨勢。其次，傳統紙質檔案管理模式對檔案管理環境的依賴度較高，容易遭受檔案害蟲等物理、化學變化的影響，無法長期保存，具有易損性的特點。相反，電子檔案則能夠避免上述問題，能夠長久保存于某一終端。最后，電子檔案能夠快速復制、傳輸，便于單位更為高效地開展其他業務工作。尤其是在當前辦公自動化背景下，電子檔案能夠適應單位電子化辦公的需求，縮減工作流程，大大提升單位整體的信息傳輸和利用效率、質量。

三、大數據時代電子檔案管理的現狀

（一）電子檔案資源整合效率低下。大數據時代，電子檔案的種類、數量眾多，如果不能加強源頭控制，將會導致后期電子檔案利用難。一是部分單位在管理檔案資源過程中沒有遵照既定的流程、標準和內容，檔案管理無序化問題突出。許多部門在移交電子檔案給檔案管理部門之前沒有對電子檔案進行初步處理，增加了檔案管理部門的工作量，不利于節約人力資源成本。二是電子檔案資源整合難度大，數據庫建設緩慢。部分單位受限于技術條件、人力資源條件、管理機制、管理機構設置等因素，無法系統化、科學化地對電子檔案資源進行集中、系統處理，更談不上數據庫建設。以人力資源為例，檔案管理人員數量不足，沒有從業務外包、職業隊伍建設等角度進行創新。三是電子檔案長期閑置，忽視后期的開發與利用。例如，尚未從政策咨詢、專題研究、檔案編研等角度對電子檔案進行整合利用，無法打造“檔案智庫”“檔案知識庫”。

（二）電子檔案共建共享滯后。大數據時代，如何推動單位內部以及業務關聯單位之間信息互聯共通，打造電子檔案共建共享的格局，是檔案管理人員重點關注和思考的課題。當下，部分地區電子檔案共建共享滯后，電子檔案遠程利用、跨區域傳輸難度較大，影響了電子檔案資源的價值。之所以出現這種狀況，是多種原因造成的。一是電子檔案保密與電子檔案信息公開之間的矛盾仍然存在。尤其是行政機關、事業單位檔案管理工作中，許多電子檔案資源具有涉密性質，很難理清公開與保密之間的界限。二是電子檔案共建共享的能力有待提升。部分單位對于云共享、云儲存、區塊鏈等技術缺乏深度認識，尚未打造電子檔案共享網絡，無法實現實時共享、跨區域共享。甚至部分單位內部各個部門之間也尚未實現電子檔案共享，檔案資源仍然需要手動傳輸，影響檔案利用效能。

（三）電子檔案安全管理問題突出。從辯證的角度來看，電子檔案管理具有兩面性，其提升檔案管理效能的同時也帶來了新的問題。典型表現在如何對電子檔案進行安全管理，確保電子檔案管理系統安全，保障電子檔案資源的準確性、真實性、原始性，最大限度地發揮電子檔案價值。一是網絡安全問題。互聯網終端存在許多勒索病毒、木馬程序、黑客程序、惡意插件，容易侵入電子檔案管理系統，進而竊取或者篡改電子檔案資源。二是技術應用問題。部分單位應用云加密、數字簽名、區塊鏈、數字加密、云備份等技術的能力不強，難以打造現代化的安全管理網絡，存在較大的安全隱患。

四、大數據時代電子檔案管理的有效對策

（一）推動電子檔案資源整合，實現電子檔案精細化管理。大數據時代，單位要進一步著眼于信息資源建設工作，充分挖掘電子檔案的價值，推動電子檔案資源整合。一是做好源頭控制，單位要制定相關的規章制度，明確聲像、影像、圖像、電子文件類檔案資源的處理標準、格式、流程，避免檔案管理無序化。同時，要細化檔案管理部門與其他業務部門在電子檔案管理中的權責，探索業務部門專責先行處理的機制，避免電子檔案二次加工，實現“一次歸檔、長期利用”的目標。二是要創新電子檔案管理模式，加快電子檔案數據庫建設。單位要堅持“存量數字化”與“增量數字化”工作的同步推進，對現階段的紙質檔案進行數字化轉化的同時，對新增加的電子檔案進行處理。這一過程中，單位既可以招聘更多的檔案管理人員，也可以探索將部分業務外包給外部專業部門，緩解人力資源不足的壓力。三是要重視電子檔案開發利用，從政策咨詢、專題研究、檔案編研等角度對電子檔案進行整合利用。為此，單位可以根據本單位業務類型建設政策類、業務文件類、法規類以及其他類別的子數據庫，便于后期的檢索與利用，打造“檔案智庫”“檔案知識庫”。

（二）加快電子檔案共建共享建設，實現電子檔案高效利用。從縮減檔案管理成本，實現電子檔案集約化開發利用的角度來看，加快電子檔案共建共享勢在必行。要實現這一目標，應當著眼于兩個方面：一是正確處理好電子檔案保密與檔案信息公開之間的關系。單位要嚴格按照政府信息公開條例、保密法、檔案法以及檔案管理法規的要求，合理設定各類數字檔案資源的公開級別，理清信息公開與檔案保密之間的界限。二是要加快外部共享與內部共享，綜合利用多種信息技術。一方面，從外部共享來看，各個業務關聯單位可以依托于云終端進行共享，將檔案資源上傳至共同的云終端，并設置相應的訪問權限和訪問層級，減少檔案共享的環節，提升共享效率；另一方面，從內部共享來看，單位要優化檔案管理系統的功能，打通檔案管理系統與OA辦公系統以及其他信息化系統之間的技術壁壘，實現信息資源共享，避免單位內部出現信息孤島的局面，滿足單位內部相關業務部門的檔案查閱需求，便于檔案管理人員及時更新、錄入信息資源。

（三）打造電子檔案安全網絡，實現電子檔案安全管理。為了更好地保障電子檔案的準確性、原始性和真實性，單位要打造電子檔案安全網絡。一是要嚴格防范網絡風險，關注網絡安全問題。例如，嚴格落實“三網隔離”的基本要求，嚴格管控外網、內網與局域網的環境，有效防范網絡終端的各種非法程序、非法病毒。二是要充分借助云加密、數字簽名、區塊鏈、數字加密、云備份等技術對檔案管理系統或者檔案資源進行數字加密，提升安全保密層級。同時，要做好檔案資源備份，優化數據遷移、數據轉化工作，實現事后防控。

五、結語

未來，隨著數字化信息技術的進步以及檔案學研究的深入，電子檔案管理的理念和模式都會愈發創新。為此，各個單位檔案管理人員要緊跟時代趨勢，把握時代機遇，著眼于電子檔案創新的前沿和重點進行探索，實現單位檔案管理工作轉型發展。文章立足于大數據時代背景，重點就電子檔案資源建設進行研究，提出優化電子檔案管理的建議。通過本研究可以發現，電子檔案管理是一項系統化、精細化、規范化的工作，考驗單位檔案管理人員的綜合能力以及單位本身統籌利用資源的能力。因此，要做好該項工作，必須要抓好重點。具體如下：一是推動電子檔案資源整合，實現電子檔案精細化管理；二是加快電子檔案共建共享建設，實現電子檔案高效利用；三是打造電子檔案安全網絡，實現電子檔案安全管理。