淺談軍工產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)變更檔案整理和簽章上報(bào)工作

軍工產(chǎn)品定型工作是為統(tǒng)一和規(guī)范全軍通用軍械、裝甲、工程、防化、通用車輛、陸軍船艇裝備及其分系統(tǒng)、配套設(shè)備、保障設(shè)備、軟件、部件、原材料等的工作，進(jìn)一步明確定型工作主要程序和要求，提高定型工作效率和質(zhì)量。軍工產(chǎn)品定型工作由設(shè)計(jì)定型、生產(chǎn)定型、定型圖樣和技術(shù)文件的檔案整理、簽章和上報(bào)工作組成，由定辦統(tǒng)一歸口管理，該工作的完成關(guān)系到該型號(hào)產(chǎn)品全年生產(chǎn)任務(wù)的完成，和該型號(hào)產(chǎn)品后續(xù)的生產(chǎn)以及訂購(gòu)等問題緊密相關(guān)，所以檔案部門做好這項(xiàng)工作的意義非常重大，有助于主動(dòng)提高檔案部門在企業(yè)科研生產(chǎn)中的影響、形象和地位。

一、檔案整理上報(bào)工作的基礎(chǔ)條件

軍工產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)變更定型圖樣和技術(shù)文件的檔案整理工作一般都是在承研承制單位收到軍工產(chǎn)品定型委員會(huì)批復(fù)后60個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行的，企業(yè)的檔案部門要通過對(duì)文件進(jìn)行收集、整理、曬圖、復(fù)印、制作、裝訂等一系列檔案管理程序，時(shí)間上并不寬裕，這就要求檔案部門必須高度重視該項(xiàng)工作，統(tǒng)一策劃統(tǒng)一部署，按時(shí)按點(diǎn)完成該工作。

（一）明確本單位產(chǎn)品設(shè)計(jì)定型圖樣和技術(shù)文件變更類型。軍工產(chǎn)品設(shè)計(jì)定型圖樣和技術(shù)文件變更分為三類：一是改變?cè)性O(shè)計(jì)且影響產(chǎn)品主要戰(zhàn)術(shù)技術(shù)性能、結(jié)構(gòu)或互換性的變更；二是改變?cè)性O(shè)計(jì)但不影響產(chǎn)品主要戰(zhàn)術(shù)技術(shù)性能、結(jié)構(gòu)及互換性的變更；三是不涉及上述情況的勘誤性變更。以筆者單位今年的軍工產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)變更為例，批復(fù)里同意的技術(shù)狀態(tài)變更有兩種情況為專項(xiàng)技術(shù)狀態(tài)變更，四種情況為生產(chǎn)年度技術(shù)狀態(tài)變更。只有清楚本單位是何種情況才能更好地將更改落實(shí)到相關(guān)圖樣和技術(shù)文件中，由檔案人員統(tǒng)一進(jìn)行更改、下發(fā)和檔案整理工作。

（二）確定軍工產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)變更定型圖樣和技術(shù)文件上報(bào)內(nèi)容，梳理其完整性。新研產(chǎn)品只需要按照《軍工產(chǎn)品定型工作指南》設(shè)計(jì)定型圖樣和技術(shù)文件清單要求準(zhǔn)備即可，涉及專項(xiàng)類技術(shù)狀態(tài)變更的產(chǎn)品應(yīng)按照新研產(chǎn)品準(zhǔn)備，其它技術(shù)狀態(tài)變更的產(chǎn)品只需準(zhǔn)備變更部分內(nèi)容。筆者單位本年的變更共涉及到三種情況，有專項(xiàng)、器件停產(chǎn)和歸零。這就需要對(duì)此次變更的批復(fù)充分掌握，根據(jù)自身配套級(jí)別和批復(fù)依據(jù)對(duì)變更內(nèi)容及時(shí)、真實(shí)、完整、齊全、有效掌控。涉及專項(xiàng)技術(shù)狀態(tài)變更，筆者準(zhǔn)備的內(nèi)容包括：總目錄、變更對(duì)照表、變更圖樣、變更技術(shù)文件、任務(wù)書、研制總結(jié)、軍事代表室對(duì)產(chǎn)品研制過程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告、試驗(yàn)大綱、鑒定大綱、相冊(cè)、電子文檔等內(nèi)容。

（三）做好技術(shù)狀態(tài)變更定型圖樣和技術(shù)文件的檔案整理工作。軍工產(chǎn)品時(shí)常需要跟隨整個(gè)大系統(tǒng)一起去完成檔案的簽章上報(bào)工作，各單位如果只是按照《軍工產(chǎn)品定型工作指南》去進(jìn)行檔案整理，難免會(huì)出現(xiàn)細(xì)節(jié)上的不一致。配套單位通常依據(jù)總體的要求進(jìn)行檔案整理工作，單位本次的檔案整理，就是根據(jù)總體傳真布置的要求，按照定型要求執(zhí)行。為了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案人員不僅翻閱了定型時(shí)下發(fā)的文件整理要求，還查閱了以前的簽章文件，力求做到高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、高規(guī)格的檔案整理工作。

二、檔案人員所遇實(shí)際困難和挑戰(zhàn)

（一）上級(jí)單位和定辦要求的動(dòng)態(tài)性。筆者單位的技術(shù)狀態(tài)變更是從2015年開始的，當(dāng)時(shí)依據(jù)更改單把變更內(nèi)容全部落實(shí)到圖樣和技術(shù)文件當(dāng)中，又根據(jù)傳真要求完成了全部圖樣和技術(shù)文件的檔案整理工作，為簽章做好充分準(zhǔn)備，但是到2017年，又接到傳真布置該型號(hào)的代號(hào)變更，這樣就造成了以前的準(zhǔn)備全部作廢，檔案人員心血付之東流。

根據(jù)《軍工產(chǎn)品定型工作指南》要求，變更定型圖樣和技術(shù)文件也應(yīng)組織復(fù)審會(huì)，復(fù)審內(nèi)容包括：圖樣和技術(shù)文件的裝訂、制作是否符合規(guī)定；圖樣和技術(shù)文件的產(chǎn)品名稱、簡(jiǎn)稱和代號(hào)等是否規(guī)范；定型審查意見書中有關(guān)建議的落實(shí)情況，特別是產(chǎn)品制造與驗(yàn)收規(guī)范、使用維護(hù)說明書、零備件目錄等技術(shù)文件修改意見的落實(shí)情況；對(duì)比產(chǎn)品定型審查時(shí)的圖樣和技術(shù)文件與簽章報(bào)告時(shí)的圖樣和技術(shù)文件。筆者單位的變更圖樣和技術(shù)文件在隨系統(tǒng)一起復(fù)審時(shí)，就有共性問題11條，個(gè)性問題4條，但是根據(jù)《專家意見及整改落實(shí)情況跟蹤表》及現(xiàn)場(chǎng)要求來(lái)看，還是無(wú)法滿足檔案人員整理工作中所遇的具體問題，隨著復(fù)審會(huì)后的要求越來(lái)越細(xì)化，依據(jù)《軍工產(chǎn)品定型工作指南》字面理解，檔案整理時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)偏差，造成該項(xiàng)目出現(xiàn)多次大量的返工問題。

（二）需多部門分工與協(xié)作。軍工產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)變更定型圖樣和技術(shù)文件上報(bào)工作，不單單僅憑檔案部門一己之力就可以完成，此任務(wù)涉及到多個(gè)部門配合，一起協(xié)同作戰(zhàn)。從項(xiàng)目開始單位的科研生產(chǎn)部門就會(huì)接到通知，調(diào)動(dòng)計(jì)劃安排任務(wù)；還需要質(zhì)量技術(shù)部門牽頭，所內(nèi)所外溝通，互通有無(wú)；相關(guān)事業(yè)部門的設(shè)計(jì)師及調(diào)度配合完成變更內(nèi)容落實(shí)到圖樣和技術(shù)文件中；企業(yè)的信息化部門準(zhǔn)備簽章要求的“軍工產(chǎn)品定型電子文檔上報(bào)管理系統(tǒng)”，物資部門需負(fù)責(zé)購(gòu)買符合要求的硬質(zhì)封面，駐所軍代室需對(duì)變更進(jìn)行審查等，最終由檔案部門完成檔案整理和簽章、上報(bào)工作。

（三）時(shí)代進(jìn)步與設(shè)備更新。由于企業(yè)購(gòu)置傳統(tǒng)曝光曬圖機(jī)時(shí)間較早，機(jī)器老化嚴(yán)重，其機(jī)器不論是從環(huán)保還是從效能上都遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了要求，被激光數(shù)碼曬圖機(jī)替代。參加該軍工產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)變更檔案整理和上報(bào)簽章預(yù)審會(huì)時(shí)就出現(xiàn)多家單位用激光數(shù)碼曬圖機(jī)曬出的圖紙參加預(yù)審，由于激光數(shù)碼曬圖機(jī)生產(chǎn)時(shí)間較短，即使有各種檢測(cè)報(bào)告，用以理論證明其圖紙的耐久性，但是在實(shí)際中并未經(jīng)過長(zhǎng)久的時(shí)間驗(yàn)證，對(duì)激光數(shù)碼曬圖機(jī)認(rèn)識(shí)還需要一段時(shí)間，定辦檔案室對(duì)激光藍(lán)圖曬圖機(jī)曬制的圖樣和技術(shù)文件是拒收的，這就要求企業(yè)需要兩手準(zhǔn)備，即要滿足傳統(tǒng)要求，還要不斷對(duì)新設(shè)備技術(shù)應(yīng)用和探索奠定未來(lái)的基礎(chǔ)。

（四）傳統(tǒng)“傳幫帶”模式下帶來(lái)的斷層問題。有些企業(yè)的軍工產(chǎn)品可能涉及一個(gè)型號(hào)或個(gè)別型號(hào)，企業(yè)檔案部門并非每年都去做該項(xiàng)檔案整理和簽章、上報(bào)工作。以筆者單位本次的軍工產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)變更定型圖樣和技術(shù)文件為例，其型號(hào)產(chǎn)品在2009年完成定型簽章上報(bào)工作，2018年初完成該型號(hào)技術(shù)狀態(tài)變更的檔案整理和簽章、上報(bào)工作。近10年的時(shí)間，只完成兩次定辦上報(bào)工作。由于時(shí)間跨度較大，最初做該項(xiàng)目的老師傅已經(jīng)退休，如今需啟動(dòng)該項(xiàng)變更檔案整理和簽章、上報(bào)工作時(shí)，出現(xiàn)了無(wú)人可教、無(wú)人可授的尷尬局面。只能由“新人”獨(dú)挑大梁，通過自身研習(xí)《軍工產(chǎn)品定型工作指南》完成此項(xiàng)艱巨的任務(wù)。

三、對(duì)未來(lái)企業(yè)檔案管理工作的啟迪

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，協(xié)同相關(guān)部門共同推進(jìn)。軍工產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)變更定型圖樣和技術(shù)文件簽章上報(bào)工作，涉及企業(yè)內(nèi)部各相關(guān)部門、定辦、軍事代表室、總體單位等，需要內(nèi)外各種協(xié)調(diào)和溝通配合，所以領(lǐng)導(dǎo)重視是決定該項(xiàng)目可否完成的必要條件，是重中之重。單位應(yīng)成立專門的項(xiàng)目組，由單位主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任總指揮，企業(yè)內(nèi)部整體統(tǒng)籌規(guī)劃協(xié)調(diào)為先，按照要求落實(shí)，責(zé)令各部門劃分責(zé)任到人，一起協(xié)同完成。筆者單位本次的年度變更，我們依據(jù)總體要求，和各相關(guān)部門完成了變更內(nèi)容落實(shí)圖樣和技術(shù)文件的工作，定辦審查和再整改，軍事代表室對(duì)整改意見的復(fù)查和落實(shí)工作。最終由檔案人員在定辦檔案室完成該型號(hào)產(chǎn)品的檔案簽章和各項(xiàng)移交工作。由此可見，企業(yè)任何型號(hào)檔案管理工作，不是單憑檔案部門就可以完成的，需要領(lǐng)導(dǎo)重視。重點(diǎn)大型型號(hào)檔案任務(wù)，經(jīng)常性的應(yīng)由所領(lǐng)導(dǎo)親自指揮，引領(lǐng)各相關(guān)部門相互配合同目標(biāo)同努力，最終圓滿完成。

（二）勇于擔(dān)當(dāng)，開啟主動(dòng)新模式。檔案部門由于常年工作的被動(dòng)性，不免面對(duì)軍工產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)變更定型圖樣和技術(shù)文件檔案整理和簽章、上報(bào)工作，產(chǎn)生一種自己只是一個(gè)等待接收各種指令，按照要求進(jìn)行檔案整理工作，常認(rèn)為自己就是裝訂人員。當(dāng)筆者實(shí)際去執(zhí)行此項(xiàng)工作時(shí)發(fā)現(xiàn)，只要檔案人愿意勇于面對(duì)挑戰(zhàn)和困難，按時(shí)按點(diǎn)高質(zhì)量完成該項(xiàng)工作，確保后墻不倒，一定要改變?cè)兴季S開啟主動(dòng)新模式。積極參與到每次的審查和布置任務(wù)的要求當(dāng)中，請(qǐng)相關(guān)部門按時(shí)完成定辦初審、軍事代表室審查、檔案簽章和移交整改的措施落實(shí)。只有在以后的工作中，不斷提高積極性和主動(dòng)性，保持對(duì)型號(hào)產(chǎn)品的持續(xù)跟進(jìn)，勇于擔(dān)當(dāng)，直面困難，披荊斬棘，開啟主動(dòng)新模式，才能保證任務(wù)高質(zhì)量圓滿完成。

（三）強(qiáng)化學(xué)習(xí)，夯實(shí)基礎(chǔ)，砥礪奮進(jìn)。軍工產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)變更定型圖樣和技術(shù)文件檔案整理和簽章、上報(bào)工作，只學(xué)習(xí)《軍工產(chǎn)品定型工作指南》是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足簽章上報(bào)要求的，還應(yīng)結(jié)合定辦審查意見和國(guó)軍標(biāo)文件一起研習(xí)。筆者單位的年度變更簽章移交文件的完整性是根據(jù)初審時(shí)《專家意見及整改落實(shí)情況跟蹤表》里的共性問題準(zhǔn)備的，凡涉及專項(xiàng)變更的總目錄需要新增試驗(yàn)大綱、軍事代表室質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告、研制任務(wù)書和相冊(cè)。增加的文件根據(jù)初審會(huì)要求分為正式文件和備查文件，正式文件為曬圖機(jī)曬制的藍(lán)圖，入總目錄需編冊(cè)；備查文件為復(fù)印的文件，入總目錄但是不編冊(cè)。文件夾面簽及軟封面名稱需要檔案人員翻閱批復(fù)修改為和批復(fù)一致的產(chǎn)品名稱，具體要求為型號(hào)+系統(tǒng)+車+具體產(chǎn)品名稱+技術(shù)狀態(tài)變更+本文件名稱。面簽和軟封面的制作通過學(xué)習(xí)GJB1362A-2007定型文件封面和扉頁(yè)的樣式執(zhí)行。每份文件前增加的變更記錄表按照《軍工產(chǎn)品定型工作指南》中的樣式制作，但是制造與驗(yàn)收規(guī)范要根據(jù)GJB 1854-1993《軍械裝備型號(hào)規(guī)范要求編寫要求》，添加產(chǎn)品簡(jiǎn)要情況格式和規(guī)范更改情況規(guī)范格式。產(chǎn)品相冊(cè)根據(jù)指南要求篇幅為120mm×90mm或240mm×180mm，并配有包括拍攝對(duì)象、拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)的簡(jiǎn)要文字說明。使用軟件“軍工產(chǎn)品定型電子文檔上報(bào)管理系統(tǒng)”，執(zhí)行GJB 5159-2004《軍工產(chǎn)品定型電子文件要求》，檔案人員按照該標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行錄入和輸出工作。由于軍工產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)變更定型圖樣和技術(shù)文件的檔案整理和簽章、上報(bào)要求，有別于企業(yè)日常的檔案整理工作，所以需要檔案人員犧牲大量的休息時(shí)間去學(xué)習(xí)和實(shí)踐，這就對(duì)型號(hào)檔案管理人員提出了更高的要求。型號(hào)檔案人員平時(shí)應(yīng)牢記上級(jí)文件要求，精研檔案管理學(xué)等，將知識(shí)點(diǎn)點(diǎn)滴滴進(jìn)行積累，轉(zhuǎn)化為檔案管理工作中的內(nèi)功，隨時(shí)面對(duì)各種型號(hào)檔案管理工作，做到心中有數(shù)不憂愁。

（四）實(shí)施激勵(lì)措施，提高員工的積極性。檔案管理員每天疲于應(yīng)付現(xiàn)行文件處理和型號(hào)產(chǎn)品的檔案整理工作，任務(wù)量本已非常大，接到軍工產(chǎn)品簽章上報(bào)要求后，因該任務(wù)時(shí)間緊、任務(wù)重、工作量大，對(duì)負(fù)責(zé)該型號(hào)產(chǎn)品的檔案員來(lái)說必然苦不堪言。筆者就親身經(jīng)歷過，白天處理日常型號(hào)產(chǎn)品檔案工作，只有利用晚上時(shí)間去整理軍工產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)變更簽章和上報(bào)檔案，天天忙到半夜。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)有必要從日常的檔案管理入手，平衡忙閑不均的狀態(tài)，讓型號(hào)任務(wù)分?jǐn)偟饺耍芍饕獧n案負(fù)責(zé)人在部門內(nèi)主抓，調(diào)動(dòng)其他檔案員配合協(xié)助，人人參與型號(hào)項(xiàng)目，人人都有責(zé)任。避免因退休和離崗造成的斷層風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)員工實(shí)施激勵(lì)措施，實(shí)行物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)并駕齊驅(qū)，應(yīng)用管理手段提高員工工作的積極性，更好地完成工作任務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著軍工產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)變更定型圖樣和技術(shù)文件檔案整理和簽章、上報(bào)工作的順利完成，檔案部門以踏實(shí)認(rèn)真的工作作風(fēng)在上級(jí)單位和軍方樹立了很好的形象。面對(duì)未來(lái)的檔案管理工作，通過檔案人不斷積累管理經(jīng)驗(yàn)和努力學(xué)習(xí)新知識(shí)，一定會(huì)為祖國(guó)國(guó)防事業(yè)添磚加瓦。