數字化檔案信息資源開發利用路徑探析

結合國家檔案局頒布的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，我國檔案數字化建設通過“十二五”的發展，取得了一定的成果，形成了以互聯網、局域網為平臺，檔案信息管理系統為支撐，數據庫、檔案運用平臺等為基礎的檔案數字化體系。企業在國家政策推動下逐漸重視檔案資源數字化建設，形成了以新信息化促進檔案數字化建設的格局，而檔案利用也從傳統的實體檔案藩籬中脫離開來。重視企業數字化檔案開發利用，將檔案效應融合到企業生產經營和轉型升級戰略中，是新時期企業高質量發展的助推器。因此，通過深入研究新時代檔案資源開發與管理策略，對提升檔案資源的利用實效性具有重要意義。

一、企業數字化檔案信息資源概述

就企業檔案數字化而言，指的是通過各類信息收集設備把不同載體形式的檔案轉變成數字內容的一個過程。而企業紙質檔案數字化則是指運用掃描采集設備，將原件中涉及的圖文信息劃分成多個點陣式信息元，然后在計算機內將光信號轉換成電信號，進而得到數字圖像文件的過程。把傳統紙質檔案轉換到計算機中，一般包含以下方式：其一，通過對紙質檔案的掃描，將其轉化成圖像方式進行存儲，抑或是運用OCR字符識別將其轉變成文本文件；其二，通過已有縮微膠片影像開展數字化轉換，或運用數碼相機拍攝。兩種方式相比之下，直接掃描成本更低，且迅速便捷。所以，紙質檔案的數字化轉換通常運用掃描的方式將其轉化為電子圖像文件進行存儲，然后立足于標引信息來構建數據庫，進而對檔案電子影像文件迅速予以檢索運用。

在社會高質量發展形勢下，對企業檔案進行開發利用的需求增加，利用者希望無論何時何地均能夠便捷地獲取有利于自身獨特需求的相關信息。特別是互聯網技術的飛速發展，企業用戶在信息需求層次方面得到了提升，提高了個性化方面的要求。同時，就個性化信息服務而言，屬于人類社會生產力發展到某個程度之后，信息服務領域表現出來的信息服務發展方向，而企業數字化檔案信息能夠夯實個性化服務的基礎。就信息服務機構而言，是否可以提供通過篩選、優化以及整合之后的個性化服務，屬于對信息服務水平進行辨別的主要指標，實現檔案信息數字化能夠為信息服務機構服務水平的提高提供保障，對檔案利用互動之中的各個主體形成正面的影響，并提高檔案利用效率。

現階段，企業檔案數字化建設在查詢、借閱以及歸還等相關方面已十分先進，構建了企業多媒體學習共享空間，通過科學的閱讀工具可提供形式多樣的視聽服務。企業數字化檔案室的建設，推動了企業服務空間范圍的拓展，并增強了服務質量。

二、數字化檔案信息資源開發利用的重要性

就數字化檔案管理系統而言，需要將其所具備的優勢充分展現出來，進而推動單位數字化檔案管理效果的提升。數字化檔案信息資源開發利用對企業檔案管理和企業發展有著重要的意義。

（一）有利于推動現代檔案觀的發展。數字化檔案信息的開發與利用不僅是推動企業內部檔案管理現代化發展的重要手段，更是企業檔案管理促進企業發展的基礎。從宏觀層面上來講，企業的檔案利用環境和檔案利用對象是非常固定的，但是在實際工作和檔案利用中，只是單純關注檔案利用中自己業務相關部分，很多關聯信息和企業環境信息被忽視。從檔案管理和檔案服務微觀領域層面上來講，數字化背景下的檔案信息開發和利用將開辟新的檔案管理方法，為統籌企業生產和檔案奠定基礎，通過數字化資源分析和利用，將企業檔案服務對象需求融合起來，實現精準服務的目的。從而推動現代檔案觀在企業中普及，從檔案管理層面推動企業高質量發展。

（二）有利于促進企業檔案管理現代化。檔案數字化管理可以推動檔案管理工作現代化發展，利用多種檔案管理手段推動檔案服務和檔案管理工作的發展。數字化檔案工作相比傳統的檔案工作有著重要的意義。在智慧企業或者企業信息化建設背景下，推動企業內部檔案信息化發展，將“大智移云”數據運用到企業的發展中，發揮檔案資源的優勢。推動檔案管理數字化和信息化發展，可以有效規避傳統檔案管理中的弊端。同時還能促進企業檔案管理現代化發展。由于數字化檔案信息資源開發利用傳輸速度加快，需要及時處理的檔案信息資源龐大，數字化有效避免了冗沉檔案資源利用，借助大數據技術推動檔案服務工作精準化發展，將企業檔案管理和檔案服務協同起來，提高企業檔案的利用效率。重要的是在大數據技術支撐下，可以促進檔案管理結構化發展，推動數據內容和數據結構兼容，進而增強電子文件的管理效率。

三、數字化檔案信息資源開發利用的路徑

高質量社會發展背景下，企業檔案管理部門應該不斷進行創新，積極學習當前國內外企業檔案資源的開發與管理經驗，強化檔案資源的開發與管理實效性。筆者結合自身經驗，探討了數字化檔案信息資源開發利用的路徑。

（一）人才路徑：人才隊伍建設與理念轉變同行。企業必須堅持檔案人才建設觀，通過多種方式來促進檔案工作人員綜合素質的提升，進而讓工作質量得到增強。針對現有檔案管理人員來講，不熟悉現代化辦公設備技術屬于眼前最大的一個障礙，所以企業需定期組織員工進行培訓，促進其工作技能的提升。除了需要對工作人員開展相關培訓之外，還應對服務工作進行適當的培訓，促進其服務意識的提升，并加強服務工作水平，進而建立起和諧、融洽的企業檔案管理人才隊伍。對專業性人才進行培養的過程中，需要讓參與培訓的工作人員意識到數字化檔案管理工作的重要性，并對傳統觀念進行轉變，形成對管理方式進行轉變的思想，增強對先進經驗以及技術的學習，掌握檔案管理知識，優化數字化檔案管理工作。在新時期檔案資源的開發與管理過程中，為了有效提升檔案資源的利用效率，需要樹立起正確的檔案資源開發與管理理念。通過對以往檔案資源的開發與管理工作進行全面總結，找出檔案資源開發與管理存在的不足點，以便為企業檔案資源的開發工作提供準確的資源依據。積極開展新時期檔案資源的開發與管理試推行工作，不斷學習其他企業在檔案管理方面的成功經驗，促使檔案資源開發與管理工作能夠更加有序地開展。

（二）基礎路徑：完善企業檔案管理基礎設施。要想推動企業檔案管理工作向著數字化的方向進行轉變，基礎是要具備一定的現代化辦公設備，所以各企業需要開展全面調研，收集專家和企業職工意見，在企業工作中引入現代化辦公設備。同時，企業在經費使用方面需要開展科學的預算，讓資金能夠展現出最大的效用，并盡可能引入高質量設備，進而推動企業實現持續發展的目標。企業還需建立部門之間的良好合作，建立檔案聯動效應，推動企業檔案管理的正常發展。采取現代化的檔案資源管理模式。通過建立企業檔案資源管理中心，并充分發揮檔案資源管理中心的載體作用，全面統一管理檔案資源。積極打造企業一站式的檔案資源開發與管理平臺，以搜集、查詢和利用等多項功能來提升檔案資源的利用效率。同時，還需要與現代社會發展過程中企業各個部門結構進行橫向聯合，整合社會資源，建立完善的檔案資源數據庫，讓現代社會的檔案資源充分得到開發。設計完善檔案室網頁、微博和微信公眾號等，以便讓企業檔案需求者快速獲取所需要的信息資源。

（三）技術路徑：協同檔案管理與企業業務系統。將增強數字化檔案建設作為立足點，需要加強企業各業務系統與檔案管理間的鏈接效果，在對方案進行設計的過程中，可增加資料查詢功能，進而對企業資源管理持續優化。同時，根據數字化檔案的具體狀況，對企業數字化管理制度進行更新，確保檔案管理系統能夠維持在科學、穩定的運行狀態之中，主要涉及文檔一體化、文件保密、網絡安全管理制度等，進而促進企業檔案管理效率的全面提升。就企業來講，檔案存在著特殊性以及保密性等相關要求，需通過科學的措施對資源予以保護與管理。在對數字化檔案硬件進行管理的過程中，需要盡量延長設備載體控制時長，并設置專門人員開展數字化檔案硬件管理，減輕外界溫濕度產生的負面作用。在軟件控制方面，需要考慮密碼以及權限管理等相關策略，促進檔案保密效果的提升，并降低管理系統受到外部攻擊以及惡意篡改的幾率，確保數據的安全性和完整性。

四、結語

在數字化檔案信息資源開發利用中，應該充分認識到檔案信息資源開發與管理的重要性，創設良好的檔案資源開發與管理氛圍，深入挖掘檔案信息資源的潛力，以便讓檔案資源在企業發展中的作用充分發揮出來。因此，需要樹立正確的檔案資源開發與管理工作理念，整合檔案資源，最大限度提升檔案資源的開發與管理的實效性。