企業檔案鑒定銷毀中存在的問題與思考

企業檔案是企業在生產、建設、經營、管理、科研等活動中形成的真實記錄，是企業重要的信息資源和潛在的生產力。在施工企業的經營生產管理過程中，到期檔案鑒定銷毀工作是不可或缺、但又往往不被重視的一項工作。有些單位到期檔案鑒定銷毀工作長期止步不前，甚至多年未開展，一定程度上嚴重影響了企業檔案工作質效和管理提升工作進程。本文以施工單位到期檔案鑒定銷毀工作為例，從檔案鑒定銷毀工作內容、存在問題、推進策略等方面，淺析企業到期檔案鑒定銷毀工作面臨的形勢和改進策略。

一、到期檔案鑒定銷毀工作內容

到期檔案鑒定銷毀工作是指在企業檔案管理機構的指導、監督下，以檔案形成單位為核心，使用歷史的、辯證的、全面的觀點對到期檔案進行價值鑒定，并對鑒定為無續存價值的檔案實體及信息進行銷毀的一項工作，這是優化檔案資源的重要手段，主要內容包括到期檔案的鑒定和銷毀。

（一）到期檔案鑒定。為了確保室存檔案“物有所值”，必須開展到期檔案的價值鑒定工作。從檔案屬性、檔案內容和來源背景、檔案價值實現方式三個方面，根據檔案價值發揮的規律，開展到期檔案鑒定工作。檔案價值鑒定工作，就是以科學的檔案價值鑒定理論為指導，合理運用檔案價值鑒定的原則、法律法規、標準、程序和方法，判定檔案的保存價值，確定檔案保存期限，決定檔案“存”與“毀”的一項專業性檔案業務管理工作。根據《中華人民共和國檔案法》及《實施辦法》相關規定，銷毀檔案范圍主要是保管到期并且被鑒定為無續存利用價值的檔案實體。此項工作應由檔案管理機構組織，檔案形成單位參與，有關單位監督開展；檔案管理人員負責宏觀鑒定，以社會利用為標準，檔案形成單位相關人員負責微觀鑒定，以形成單位業務發展利用為標準。

（二）檔案銷毀。企業檔案是記錄企業發展歷程的原始記錄，是重要的社會信息資源之一，是不可再生資源，一旦銷毀，無法彌補。為確保該項工作的嚴肅性和規范性，對參與檔案銷毀工作的人員有特殊要求：既要有對檔案進行直接銷毀的工作人員，也要有監督銷毀的人員。直接銷毀檔案的工作人員既可以是從事該項工作的專業人員，也可以是檔案機構工作人員，主要由檔案銷毀的方式與方法來決定。檔案銷毀監督人員主要由檔案形成單位相關人員和檔案管理機構相關人員組成。檔案銷毀工作啟動前，必須編制檔案銷毀清冊，是涵蓋被銷毀檔案題名、梳理等內容并由責任人簽署的文件，也是日后查考檔案銷毀的重要憑證。檔案銷毀清冊封面內容包括：全宗號、全宗名稱、立檔單位名稱、編制檔案銷毀清冊的單位名稱和編制日期等。銷毀清冊內容包括順序號、案卷或文件的題名、起止日期、檔號、數量、原保管期限，銷毀原因、備注等。銷毀清冊一般一式兩份，一份報有關領導審查批準，一份檔案永久留存。

二、到期檔案鑒定銷毀工作中存在的問題

（一）對到期檔案鑒定銷毀工作重要性認識不足。絕大多數企業檔案管理人員都知道檔案工作是企業基礎管理、服務工作之一，具有存史資政的作用，但是大多數檔案工作者不清楚檔案鑒定銷毀工作是檔案工作的內容之一，是檔案資源優化的必要手段和方式，是企業實現專業化、標準化、數字化、精細化管理的重要手段，是提高檔案工作效率的有效方式之一，是檔案工作實現低碳化管理的有效途徑之一。

（二）忽視到期檔案鑒定銷毀工作。到期檔案鑒定銷毀工作是檔案業務工作的重要內容之一，然而現實并非如此。在工作實踐中，由于缺乏檔案銷毀的相關知識，同時缺乏相關的工作經驗，更主要的是怕承擔相關責任，許多檔案一線工作人員對到期檔案采取視而不見的做法，不聞不問，任其自然存在，該種做法給檔案保管帶來了大量的浪費，同時也是一種對檔案事業不負責任的表現。

（三）銷毀檔案隨意。有些單位的檔案人員為了應付上級檢查或者為了完成某項任務的需要，不得不對有些檔案進行銷毀，但由于缺乏相關理論指導和技術成熟人員的經驗指導，對檔案進行隨意銷毀，表現為：不履行銷毀的相關程序，不按檔案銷毀的相關規定執行，隨意決定銷毀方式，工作完成以后無相關記錄等。在企業檔案管理工作中，“老的不去，新的不拒，檔滿為患”和“鑒而不銷，銷而不毀，一切照舊”思想廣泛存在。

三、到期檔案鑒定銷毀工作策略

（一）加強工作宣傳，提高對檔案銷毀工作重要性的認識。檔案鑒定工作關系正確劃定企業檔案的價值，決定企業檔案的存毀，特別是到期檔案鑒定工作，一旦失誤將難以挽回。通過加強宣傳到期檔案鑒定銷毀工作價值和意義，讓各級檔案管理人員充分認識到檔案鑒定銷毀工作的重要性：是檔案工作不可或缺的一部分，是檔案保管工作的重要組成內容之一，是實現檔案安全保管的必要手段。只有對檔案進行有效鑒定和銷毀，才能確保檔案資源不斷優化，確保檔案資源的有效利用和開發，確保檔案資源更加有效地為企業發展提供服務。

（二）優化管理體系，完善檔案鑒定銷毀工作制度。為了更好地開展檔案鑒定銷毀工作，必須優化檔案管理體系，及時制定檔案鑒定銷毀工作相關制度。筆者單位在到期檔案鑒定銷毀工作啟動前，做到如下幾點：首先，明確組織領導機構和職責分工，成立到期檔案鑒定銷毀工作領導小組和工作小組，領導小組成員由檔案工作分管領導、檔案管理機構負責人、檔案形成單位負責人組成，工作小組成員由檔案管理人員、檔案形成部門兼職檔案人員和相關部門工作人員組成，工作小組在檔案管理機構人員的指導下開展到期檔案的價值鑒定。其次，結合《企業檔案管理工作規定》，編制《到期檔案鑒定銷毀工作方案》，劃定到期檔案鑒定范圍，明確鑒定銷毀工作流程，鑒定結果報請領導小組逐級審批，批準后報送檔案管理機構備案。只有通過和履行了相關程序之后才能對到期檔案進行銷毀處理，任何單位和個人不得以任何理由擅自銷毀檔案資源。

（三）合理選擇方式，合規銷毀檔案。到期檔案鑒定銷毀工作開展的根本原則是合法合規，有效避免到期檔案鑒定實踐中隨意、主觀地毀損檔案資源問題發生，并可以統一參與檔案鑒定工作人員的思想，規范其鑒定行為，保證檔案價值鑒定質量，提高檔案鑒定工作效率。檔案銷毀工作要選擇科學、安全、適合的方式進行，檔案銷毀方式主要有三種：一是選擇送造紙廠化成紙漿，作為新紙張制作的材料來源。二是選擇燒毀，即對待銷毀檔案實體進行焚燒。三是使用碎紙機直接粉碎。化成紙漿的銷毀方式要確保所有銷毀檔案均化為紙漿，不得遺漏。焚燒銷毀方式務必要選擇好焚燒地點，最好是無風、臨近水源和地勢低洼處，焚燒過程中盡量不要污染環境，并且要求相關人員全程在場，監督檔案實體全部焚毀，不得遺留任何檔案紙片。粉碎銷毀方式要求紙張粉碎越細越好，盡量保證所毀的碎紙屑面不能顯示任何信息。

（四）加強監督指導，完善實踐指導體系。根據《中華人民共和國檔案法》及《實施辦法》的相關條款規定，企業檔案管理機構有責任也有義務對管轄區域內的檔案工作進行全面指導，由于檔案銷毀工作是檔案工作的重要內容之一，因此檔案管理機構有責任對下屬單位檔案鑒定銷毀工作進行全面指導，避免或者杜絕出現“外無援，內無人”的工作尷尬狀況。工作中，企業總部檔案管理機構應根據業務工作實際和檔案年報數據情況，主動與下屬單位溝通、對接到期檔案鑒定銷毀工作開展情況，無論是采取集中指導還是個別溝通的方式，務必要形成檔案工作良性循環機制，掃清基層檔案人員開展鑒定銷毀工作的障礙和顧慮。

（五）增強培訓交流，確保鑒定銷毀工作質效。到期檔案鑒定工作要求檔案管理工作人員必須具備很強的專業知識和業務能力，能夠高效快速并準確判斷到期檔案價值。因此，對檔案管理人員的能力和素養，有以下要求：一是檔案管理工作人員必須有耐心，有毅力，在面對繁瑣工作時，認真開展檔案鑒定工作；二是必須具備專門的檔案管理知識，了解檔案鑒定標準，熟悉檔案鑒定銷毀要求；三是檔案管理人員要了解檔案的形成背景、具體內容及價值，做出科學判定結果。為了樹立全員檔案意識，提高檔案和相關工作人員的鑒定銷毀工作技能，要加強檔案業務知識培訓，采用定期與不定期相結合的方式，從檔案鑒定銷毀工作的重要意義、相關規范與標準等方面著手，重點培訓檔案鑒定技能，確保檔案銷毀工作的質量，真正實現檔案高價優存、無值即銷，全面增強從業人員的檔案銷毀意識，科學開展檔案鑒定銷毀工作，從而確保檔案工作的全面推進。

四、結語

總之，檔案鑒定銷毀工作是企業檔案資源優化的重要舉措，只有不斷革新觀念，摒棄“無事無責”的陳舊思想，定期開展檔案鑒定銷毀工作，才能改變檔案“只增不減、只進不出”的狀況，節約庫房及管理成本，優化室存檔案資源，進而推動檔案管理工作可持續發展，助力企業提質增效。