企業檔案整理方法問題及改進策略

隨著社會經濟建設的發展，各行業領域的市場競爭日益激烈，企業需要不斷提高自身競爭實力，以進一步促進自身的可持續發展，其中組織工作效率提升成為重要管理目標。在企業檔案管理中，通過計算機技術及信息技術的應用，對傳統檔案整理方法進行改進，同時對檔案管理人員提出了更高的要求，需要對檔案整理方法進行創新，使檔案整理工作效率和質量有效提高，使后期檔案信息的開發利用價值得以充分發揮。

一、檔案整理方法分析

（一）分類方法。目前檔案整理分類方法最常見的方式如下：1.年度分類法。工作人員需要根據文件類型及處理年度對檔案進行整理，結合檔案的具體時間對其進行細分。工作人員在實際整理過程中需要對全部檔案按照檔案具體日期進行整理歸納，再對檔案進行標注，并通過不斷實踐使檔案分類質量與效率提高。2.組織機構分類法。工作人員對全部檔案按照檔案處理階段等進行分類，并根據承辦單位的不同內部組織機構對相應分類類目進行設置。3.問題分類法。工作人員根據檔案內容所反映事由、實際問題等對檔案進行分類。

（二）檔案裝訂。紙質文書檔案作為重要的原始憑證，其整理和保管在檔案管理中至關重要，其中檔案裝訂工作是檔案整理中重要的內容之一。由于檔案分類、內容不同，其裝訂方法也應有所差異，主要包括了獨立裝訂和混合裝訂的方式。在實際整理過程中，工作人員應根據檔案的實際情況，選擇合理的裝訂方式。另外，為了提高后期檔案查閱效率，應將完成裝訂的相關檔案放置在同一個類目中進行保管。

（三）檔號章和頁碼編寫。在檔案整理過程中，通過檔案頁碼、編號的有效編制，能夠促進工作人員整理工作效率提高。在具體編制過程中，工作人員首先需要在全部檔案的右上角檔號章內編寫檔案號碼、所屬年份、館編件號、機構代號、保管時限、問題代號等內容。再根據檔案的分類標準，按照檔案低級至高級的順序進行編寫。有利于檔案案號編寫效率提高，也為日后管理工作及查閱工作的開展提供了便利。

二、計算機背景下檔案整理方法問題分析

隨著計算機技術的廣泛普及，在企業檔案整理工作中得以運用，使整理工作通過信息化建設，整理工作質量和效率大幅度提高，為檔案工作以及檔案后期開發利用帶來極大的便利。不少企業在檔案整理工作中仍沿用傳統的案卷級整理方法，導致實際工作中仍存在著一些問題：

根據相關檔案分類規則的規定，目前企業檔案包括了企業內部機關事務管理的相關檔案，其主要有以下類別：黨群工作、經營管理、行政管理、產品和生產技術管理、干部職工檔案、基本建設、科學技術研究、會計檔案、設備儀器等。在進行上述類別檔案的整理時，如仍沿用案卷級整理方法，不僅使檔案信息缺乏更深入的整理，造成查詢時無法實現精確查詢，對檔案信息的快速檢索和利用造成不利影響，同時還會與國家相關檔案整理規則中推進的檔案整理方法存在差異，由于兩種整理方法的標準不同，容易在檔案整理過程中留下隱患。

在科技技術研究類、產品類、儀器設備、基本建設類等檔案中，其具有明顯的組卷特征，在進行案卷級整理時，通常根據檔案管理的文件要求，分別按照產品型號、編號、項目、設備型號等分類對這幾類檔案進行整理，但在具體的整理工作中，常會遇到某一產品、某一設備、某一項目的資料不全，甚至極少的情況，如仍按照上述要求進行分類，會導致檔案子類目數量不斷增加，數量過多影響檔案信息的查找和管理，反而人為地增加了檔案管理的復雜性。

上述類別的檔案進行分類時，通常要求按照產品型號、設備型號、項目編號等進行子類的劃分，并根據子類進行整理組成案卷，但在具體整理工作中，時常出現部分文件無法歸屬于哪個具體的型號或項目的情況，或者文件與幾個型號或項目都存在著一定的關聯性，這會加大檔案組卷難度。

檔案資料的利用價值，即使屬于同一產品、同一設備或同一項目也有所區別，同時也會影響檔案資料的保管期限，但在實際整理過程中，檔案組卷后，通常會將這些不同保管期限的檔案集中管理，并進行裝訂固化，不僅不利于后期檢索利用，同時也對后期檔案價值鑒定工作的有序開展造成阻礙。

在案卷級檔案整理工作中，檔案信息著錄通常以案卷為著錄單位，未對該卷的每份檔案信息逐一進行著錄，導致檔案信息內容不夠明確，對后期檔案信息的精準開發利用造成不利影響。

三、企業檔案整理方法的有效創新策略

目前針對傳統單一的案卷級企業檔案整理方法所存在的問題和弊端，在企業檔案整理過程中引入計算機技術，計算機檔案信息管理系統得到廣泛應用，能夠對傳統的檔案整理方法進行改進，使以往檔案整理中存在的問題得以解決，同時為了促進檔案整理方法的改革，進一步提高企業檔案整理質量和效率，在計算機背景下，需要對檔案整理方法不斷優化和創新，對能夠更好地適應企業檔案管理實際情況的整理方法加強實踐應用，使企業檔案信息管理有效優化，使后期檔案信息開發利用需求得到有效滿足，檔案信息價值在企業可持續發展中充分發揮作用。

首先企業在進行檔案信息分類時，在相關分類規則所確定的上述類別的基礎上，還應對綜合類別進行增設，使實際整理工作中出現的部分文件無法歸類的問題得以有效解決。

對企業各類別檔案的具體內容進行深入調研和分析，按照不同檔案內容，對其合理的整理方法進行研究和制定。按照國家相關檔案行業整理規則和標準，對文書類檔案和其他零散類別檔案的方法和要求進行確定，使文件級檔案整理得以實現。通過這種整理方式能夠使事業單位、其他機關的同類檔案整理方法實現統一，使管理中存在的差異性和矛盾等問題得以有效解決。

針對企業檔案中的科學技術研究類、產品類、設備儀器、基本建設類等檔案資料，需要結合檔案資料的具體情況，對適合檔案自身特點的整理方式進行靈活選擇和運用，更有利于后期檔案管理和檢索工作的開展。在實際工作中，采用文件級檔案整理適用于零散的檔案資料或數量較少的某一產品、某一項目或某一型號的檔案資料，能夠使子類目數量龐大的問題有效避免，提高整理和管理工作效率；案卷級檔案整理方法適用于部分數量較多的某一產品、某一項目或某一型號的檔案資料,可以在沿用同類檔案整理方法的同時，使檔案信息的整體性得以有效保持，有利于后期管理和利用。通過案卷級檔案整理和文件級檔案整理相配合的方法，能夠有效提高檔案整理工作質量和效率。

采用文件級整理方法對上述檔案類別進行整理時，首先需要確保產品、項目型號等全部檔案資料的全面性和真實性，在整理時，將相關檔案資料進行集中相鄰排列，確保相關檔案信息能夠形成整體性。在運用案卷級整理方法時，需要對檔案信息著錄的深入度加強重視，確保后期檔案信息查找的效率和準確性，在實際整理過程中，可對案卷概念予以保留，對整卷裝訂的方式進行改進，將卷內文件分別進行獨立裝訂，再根據卷內文件序號進行檔案文件的編號和排列。通過這種整理方法，能夠使檔案案卷的文件級信息著錄得以實現，能夠更好地滿足檔案信息查找利用的需求，同時使同一型號、同一產品、同一項目的檔案整體性得以有效保證。

在檔案整理過程中，如同時運用文件級檔案整理和案卷級檔案整理兩種檔案整理方法進行檔案分類，在進行排架時，可以將同一級類目、同一年度檔案進行統一排列，并按文件級檔案在前、案卷級檔案在后的方式進行排列。另外，文件級檔案可根據檔案的保管期限長短進行逐一排列，案卷檔案可根據型號、項目、產品等編號次序進行逐一排列，有利于后續的檔案管理和開發利用。

對現行的企業檔案整理方法進行改進和創新時，還需要對檔案信息管理的計算機系統軟件進行審查，確保其能夠有效滿足檔案信息管理的發展需要。如在實際運用中，兩者之間存在矛盾和沖突，應圍繞檔案信息管理需要，對檔案信息管理軟件程序的編寫進行調整和優化，使其更好地適應檔案整理方法的改進和創新要求，并使后續檔案管理和利用需要得到有效滿足。

四、結語

作為企業重要的檔案載體形式，文書檔案是檔案管理體系中的重要組成內容，是檔案數字化管理工作實現的重要基礎。文書檔案作為具有價值的、長期創造和積累的智慧記錄和財富，其整理方法直接決定著檔案價值的發揮和利用，因此在實際整理工作中，對檔案整理和保管工作不斷創新，對我國檔案管理工作體系的建立和完善有著重要的現實意義。