工程檔案質量管理問題與對策分析

周秘

重慶市軌道交通（集團）有限公司 重慶 400700

1 工程檔案管理的意義分析

工程檔案管理就是指建筑工程在項目申請、立項審批、現場勘查、圖紙設計、建設施工、竣工驗收、質量監管等環節所形成的文字、表格、影像、圖紙等文件檔案進行歸檔管理，為企業項目績效考評和投資決策提供依據。工程檔案管理工作具有專業性、周期性和服務性等特征，建筑企業加強工程檔案管理一方面能夠為工程改建或擴建提供精準數據，在避免施工盲目性的基礎上，有效降低施工成本；另一方面，建筑工程項目是城市發展的重要組成部分，工程檔案管理能夠為相關領域提供資料支持[1]。

2 建設工程檔案管理的現狀及存在的問題剖析

2.1 檔案管理意識不強，規章制度不健全

很多企業認為工程檔案不能創造經濟效益和社會效益，一味地重視工程建設，而忽視工程檔案的重要性，對檔案部門的資金投入不足，導致基礎設施薄弱，軟硬件水平不高，使得“巧婦難為無米之炊”的現象凸顯。另外，也沒有真正制定和落實相關的檔案管理制度，并未將檔案管理工作納入單位工作的日程中，這必然阻礙企業發展的步伐。

2.2 工程檔案管理分散化，存在各部門“各自為政”的現象

工程檔案是比較系統、周期長的艱巨工程，有些單位在建設過程中管理無序、混亂，比如由于工程檔案的形成部門和流轉部門都不相同導致工程檔案的存檔混亂，分散在公司的企業管理部、人事部門、財務處或者個人手中。存檔材料沒有按照工程檔案質量驗收程序和標準，不齊全不完整，檔案質量較差，竣工圖的編制達不到規范要求，圖片不清晰等。

2.3 工程檔案數字化管理和信息化水平滯后

據了解，當前，很多單位工程檔案都是紙質化存儲方式，整理方式還是以傳統的手工操作為主，有些單位雖然實現工程項目檔案目錄級錄入與檢索，但并未實現全文級的電子化管理，檔案的現代化管理水平有待提高。

2.4 工程檔案管理者意識和管理水平欠缺

很多單位沒有配備工程檔案專職檔案管理員，而是兼職檔案管理者，甚至是臨時“抱佛腳”借調人員完成檔案歸檔工作，檔案管理者缺少相關的檔案學科知識，導致工程檔案管理水平和效率低下[2]。

3 加強工程檔案質量管理的對策

3.1 完善規章制度，強化檔案收集

第一，完善規章制度。健全的規章制度是工程質量管理的保障。根據《中華人民共和國檔案法》《建設工程文件歸檔規范》和地方的工程檔案管理辦法，一方面豐富工程檔案細分領域的制度建設，完善檔案歸檔、分類、整理的標準和規范，另一方面管理單位應根據現實工作需要，建立符合本單位發展需求的檔案管理制度，這一方面應注重與其他參與單位標準和規范上的統一，防止出現檔案標準前后不一的情況。

第二，進一步豐富檔案收集和保管的種類和載體。工程檔案多以文字圖紙、照片、錄像為主。檔案管理部門一方面要做好原有實體檔案的收集工作，保證檔案的真實性。另一方面采取雙軌制的管理模式，將所有實體檔案數字化，進一步豐富檔案存儲的種類，數字化的檔案資源也給后續的整理、分析和利用帶來便利。此外，還應拓展檔案收集的渠道。過去工程檔案收集較為單一，對此檔案管理部門可依托信息化優勢，從同類單位、專業技術人員、社會公眾廣泛收集工程檔案，以確保檔案的真實、全面和可靠。

3.2 借助信息化，落實各環節質量管控

從自然屬性上看，工程項目包括建筑工程、土木工程和機電工程三類，幾乎涵蓋了經濟生活的各個領域；從組成來看，工程檔案又包括單項工程、單位（子單位）工程、分部（子分部）工程和分項工程。可以看出，工程檔案的種類、范圍、參與單位都是十分復雜的。因此應根據管理和利用需求進一步做好檔案資源的整理工作。第一，借助信息化手段加強檔案收集與整理工作。管理部門可對企業開展廣泛的意見收集，制定模塊化的檔案內容資源，企業可以根據自己的需求設計不同格式的表格來展示信息資源。第二，實現工程檔案在各個階段的資源共享。由分管行政單位牽頭建立工程檔案共享平臺，在實體檔案移交流轉前先在共享平臺上進行查閱和審核，為參與單位提供信息共享與交流場所，各單位能夠分享工程檔案管理中存在的問題及解決方法，大大提高工程檔案在各個環節中的透明度，有利于落實各環節的質量管控。

3.3 強化責任，推動工程檔案管理規范化發展

工程檔案專業性強、管理環節多、參與管理的主體多，同時收集時間也較長，因此必須建立閉環的質量管理機制，才能夠保證工程檔案管理各個環節的質量。第一，建立完善工程檔案管理組織機構，根據工作需要和管理要求細分崗位職責，實行專崗專責，強化責任落實。在管理層由分管行政的領導組織開展，在職能部門也要設置專人負責。第二，明確各個涉及單位的主體責任。其中，工程檔案資料收集、整理的質量應由承擔該環節的單位負責。參與單位應對工程檔案上一環節歸檔資料進行審核驗收，不符合規定的應打回整改，符合要求后方可進行移交。第三，構建PDCA循環質量管理機制，有針對性的對上一階段發現的問題進行整改。對各個管理流程的使用現狀進行綜合分析，包括處理時間、響應時間、管理流程的可視化展現等等，從全局工作的高度對每個流程進行細致的數據分析，探索各個流程合理性，同時定期對管理流程和系統進行更新，以保證管理始終能夠適應實際工作的需求，進而提高質量管理效率[3]。

4 結語

工程檔案管理作為建設工程管理的關鍵一環，工程檔案的系統化、科學化、精細化管理為工程的順利開展創造了良好條件。同時，檔案資源庫就相當于市場競爭環境中的彈藥庫，在激烈的市場競爭中，檔案資源豐富是企業綜合實力的體現，更是企業在激烈的市場競爭中提升形象贏得勝利的關鍵。