新時期下提升煙草檔案管理的思考與對策

張皖盈

江西省煙草公司吉安市公司 江西吉安 343000

檔案管理是使用科學有效的方法來管理記錄，煙草行業在國民經濟發展中發揮了重要作用。在大數據和IT發展的新時代，隨著人們現在越來越關注可追溯性、標準化和科學管理，如何保持最新狀態以及如何將概念應用于文件管理，煙草公司要提高檔案工作的價值和信息服務功能，這不僅僅是煙草行業檔案工作者值得考慮的重要問題，而且是提高煙草行業水平的唯一途徑。

1 檔案管理對煙草公司的作用

煙草公司的檔案管理記錄了該公司的發展歷史。過去煙草公司檔案的內容已從一個紙質文件檔案演變為以科學技術為工具，以電子信息硬件和軟件為支撐的多個檔案，更改了文件保存方式。時間的發展從原始和傳統的注冊材料階段到信息技術注冊材料階段，一直在見證著煙草公司發展的過程，從而不斷促進煙草公司信息記錄方式的創新。它在很大程度上反映了煙草行業檔案管理效率的提高。如今，隨著煙草行業的不斷發展壯大，標準化管理的不斷發展，許多煙草公司已經實現了檔案管理員年輕化、高學歷化的發展。在大多數煙草公司中，這是一個顯著的增長，檔案意識和檔案人才團隊基礎的績效得到增強。檔案館是煙草公司基本管理的重要方面，為公司的生產經營提供了重要的支持和保證，并通過保護公司的權益促進了煙草行業的發展。它包含從建立到發展的許多數據，例如煙草公司財務報表和科學技術成就。在市場經濟時代，企業領導者可以基于這些綜合信息做出正確的決策，這鼓勵公司抓住快速發展的市場中的機會并鼓勵其發展。在經濟運作過程中，公司不可避免地會發生各種糾紛，包括今天的基礎設施計劃和財務報表等[1]。它必須保持相對完整和正確憑證。當發生責任糾紛時，可以查看原始單據和票證。在日常運營和管理中維護的更詳細，更全面的公司檔案是公司保護自己并減少業務運營中的痛苦和損失的強大武器。檔案管理也用于企業發展的文化信念，可以真實地記錄企業文化，例如公司成立初期的困難，高峰期的輝煌以及困難時期的連續性。可以對企業文化進行深入而詳細的研究，以更好地提升煙草公司的領導者和員工的團隊凝聚力。公司的文化結構有助于激活公司內部員工潛在的工作效率。

2 新時期下提升煙草檔案管理的對策

2.1 加強業務管理功能

煙草公司必須適用與機構檔案有關的法律法規的標準和規范，加強各種機構檔案的收集、分類、儲存和供應。監督和指導控股公司的檔案工作，并根據各自項目的具體特征，與特定項目檔案進行協作。為加強檔案管理，可以同時進行項目文件管理和項目管理，并提高企業創新能力和市場競爭力。

2.2 完善檔案管理系統的結構

煙草檔案管理的標準化必須受到系統的指導和限制，因為只有科學合理的運營系統，才可以更有效地實施管理工作。煙草公司應明確檔案管理的內容，對每個業務詳細制定檔案管理規定，如收集、分類、存儲和使用。結合實際工作情況，對文件的保留時間、機密性和銷毀也需要相關的工作標準和要求，以為文件管理實踐提供指導。一旦確定了所有文件管理操作系統，就必須嚴格執行。當確實發生違規時，必須認真解決并糾正它們，以有效提高記錄管理的標準化水平。并建立明確的責任系統，完善各項工作檔案管理，制定標準和有關考核指標，保證煙草檔案管理規范化。

2.3 專注于專業知識和業務技能培訓

檔案管理是一個高度專業且復雜的過程。對每個文件的收集、分類和管理都有嚴格的要求。這就要求檔案管理員不僅要熟悉歸檔過程，還要對文件管理和保護技術有所了解。隨著煙草行業中辦公室自動化系和文件管理系統之間的工作有效銜接，出現了具有不同存儲介質的文件，這就要求煙草行業的檔案管理員掌握保存和管理檔案的方法。培訓是提高煙草檔案員工作技能的最有效方法。首先是要做好專業知識和培訓，專業知識是評估檔案的內在價值的基礎，也是提供優質服務的前提。煙草檔案工作人員應當積極參加檔案部門和煙草行業舉辦的專業知識培訓，全面適應新形勢的要求，發展專業知識和業務技能[2]。學術教育是提高專業素質的基礎，煙草行業的每個部門應盡可能組織檔案工作人員，以學習檔案信息以及高等學校開設的其他相關學科的工作，以擴大檔案工作人員的知識，促進煙草檔案的發展。工作人員能力的高低直接影響工作效率，必須重視煙草行業檔案人員實踐能力的培養。嚴禁雇用外部人員來組織煙草行業的檔案材料，并確保檔案工作者在實踐中不斷提高思考，提出分析和解決問題的能力。

2.4 采用現代管理技術

在新時期下煙草檔案管理工作中，應使用現代軟件管理系統。在檔案室里設置一臺計算機，并引入一個檔案信息查詢平臺，以方便存儲和查詢文件資料。此外還要優化了人力資源分配，并為文件管理分配專門人員。對文件進行歸檔并按目錄組織分類存放。同時，為了保證檔案的安全性和完整性，需配備必要的設施，如防盜、阻燃和有害生物，配備專門的倉庫和足夠的設備來安全地存放檔案。創建電子文件并存放紙質文件，以便電子文件和紙質文件可以共存。提高文件信息級別并提高使用效率。所有文件都輸入到系統中，并通過平臺進行有效管理。同時采取收集和錄入的形式進行數字管理，重點是提取的重要性。通過搜索關鍵字可以找到必要的文件，并有效改善文件管理的服務功能。

3 結語

綜上所述，煙草檔案管理是煙草運營和管理的重要證據，也是維護煙草公司真實愿景的重要任務。在傾向于市場化、多元化和信息化的檔案管理新時代，煙草公司必須抓住機遇，進行創新和推進改革，并依靠先進的信息和技術來管理組織檔案，為業務發展提供高質量的基本信息服務。