對事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討

李潔

棗莊市市中區(qū)醫(yī)療保障局 山東棗莊 277100

隨著科技的發(fā)展互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)融入到各行各業(yè)中，我們在事業(yè)單位的檔案管理過程中也應(yīng)用到這項(xiàng)技術(shù)，而新型技術(shù)的出現(xiàn)，使得檔案管理工作面臨更新的挑戰(zhàn)，一方面是檔案信息數(shù)量增加，另一方面是管理方法沒有創(chuàng)新，研究順應(yīng)時代的檔案管理方案是當(dāng)下重要的工作。

1 檔案管理對事業(yè)單位的重要性

檔案管理是提高事業(yè)單位工作效率與質(zhì)量的基本方法，要想使得事業(yè)單位的各項(xiàng)工作能夠有條不紊地進(jìn)行，那么就必須擁有系統(tǒng)規(guī)范的檔案管理，它是事業(yè)單位正常運(yùn)行的基本保障。檔案管理可以為事業(yè)單位的工作進(jìn)行記錄，在日后可以結(jié)合工作記錄來研究事業(yè)單位的發(fā)展方向，為人才的錄用也有很大的幫助，以達(dá)到促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的目的。這些事業(yè)單位的工作檔案將在以后成為事業(yè)單位進(jìn)行決策的第一手資料，結(jié)合現(xiàn)實(shí)工作中所產(chǎn)生的各項(xiàng)信息分析才能得到，工作中所面臨的問題才能使各項(xiàng)工作更加貼合實(shí)際[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1 管理制度不夠完善

在各種任務(wù)的管理過程中，管理制度起著一個很大的作用，要想使得管理工作能夠更加有效地進(jìn)行，那么就必須要對管理制度進(jìn)行完善。而在事業(yè)單位的管理中，由于時代和技術(shù)的高速發(fā)展管理制度并沒有太過完善，不能結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況來進(jìn)行管理，這在一定程度上阻礙了事業(yè)單位對資源的有效利用，使得檔案管理的實(shí)際效果沒有達(dá)到預(yù)期。

2.2 檔案管理方法落后

信息化的高速發(fā)展使得我們在檔案管理的過程中，一定會利用信息手段來進(jìn)行檔案管理，而相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，這種新型的手段在具體的應(yīng)用過程中存在一定的缺陷，由于管理方法的落后使我們無法完美應(yīng)用信息手段去進(jìn)行檔案管理。究其原因是我們沒有在檔案管理方法方面進(jìn)行研究創(chuàng)新，使得管理方法與管理手段有一定程度的落后，無法適應(yīng)當(dāng)下的設(shè)備。

2.3 檔案管理設(shè)備落后

檔案管理設(shè)備落后是目前面臨的另一大問題，在檔案管理的過程中，我們需要記錄很多的工作，而隨著信息化時代的來臨，這些信息的儲存量越來越大一些管理設(shè)備已經(jīng)較為落后，無法對如此大量的信息進(jìn)行儲存和計(jì)算，這不利于檔案資源的開發(fā)利用。

2.4 工作人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

此外工作人員的專業(yè)素質(zhì)也有待提升，有很多事業(yè)單位對于檔案工作的重視程度并不夠高，所以相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)也不夠強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理工作效率難以得到提升，甚至在某些事業(yè)單位中將檔案管理工作成為磨煉新人的崗位。再加上檔案管理工作的模式在不斷的創(chuàng)新，需要人們對這一崗位進(jìn)行不斷地學(xué)習(xí)，才能使得相關(guān)工作人員適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路

3.1 創(chuàng)新檔案管理工作制度

在完善檔案管理工作的制度時，應(yīng)當(dāng)貼合當(dāng)下，事業(yè)單位中所面臨的各項(xiàng)問題來創(chuàng)新管理制度，為員工提供更好的工作環(huán)境，使員工在工作中積極性更強(qiáng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作效率的提升。首先事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)針對當(dāng)下所面臨的具體問題去有針對性地進(jìn)行完善，使檔案管理工作制度更加科學(xué)合理和有針對性，保證檔案管理制度的創(chuàng)新方向是與現(xiàn)實(shí)問題相結(jié)合的。其次要加大對檔案管理工作的監(jiān)管力度，在制動中增設(shè)相關(guān)的約束與監(jiān)管方案，保障事業(yè)單位工作能夠順利開展。最后還應(yīng)當(dāng)設(shè)置合理與完善的獎懲制度，對相關(guān)員工進(jìn)行獎勵與懲罰，鼓勵那些積極投入工作的員工，懲罰是以違反規(guī)定，對檔案管理信息不負(fù)責(zé)不認(rèn)真的員工，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

3.2 投入經(jīng)費(fèi)完善工作設(shè)備

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，我們在檔案管理過程中所應(yīng)用的各種工作設(shè)備更新?lián)Q代極快，但我們就需要及時的投入經(jīng)費(fèi)來完善檔案管理工作中所能應(yīng)用到的工作設(shè)備，是事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施能夠更加完善。要積極的引入更加便捷的管理軟件，利用這些軟件和硬件設(shè)施來讓檔案管理工作能夠更加高效地進(jìn)行，提高工作效率，讓系統(tǒng)代替人力來進(jìn)行檔案管理中的各種信息轉(zhuǎn)化與數(shù)據(jù)計(jì)算。此外信息技術(shù)還可以應(yīng)用到檔案的檢索。在事業(yè)單位需要尋找相關(guān)工作資料時，可以通過快速檢索的模式來尋求自己需要的工作資料。

3.3 創(chuàng)新檔案管理手段

檔案管理工作不夠高效，檔案資料的利用率也不夠高，是目前檔案管理工作在事業(yè)單位中存在的最主要問題。要想使這兩大問題得以解決，就必須要創(chuàng)新檔案管理的工作手段。

為了使檔案管理工作的效率得到進(jìn)一步提升，我們就必須要使信息技術(shù)的利用率得到提升。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，信息技術(shù)的檔案管理手段，為檔案管理工作提供了更加便利的手段，首先，對于檔案資料的保存來說，變得更加便捷，只需要硬盤與互聯(lián)網(wǎng)便可以，進(jìn)行數(shù)量極大的數(shù)據(jù)儲存，此外還可以通過實(shí)時協(xié)同辦公的方式來對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理，進(jìn)一步提升了檔案管理工作的效率[2]。為了提高檔案的利用率，就需要提高事業(yè)單位對檔案管理部門的重視程度，只有意識到檔案對于事業(yè)單位的發(fā)展有很重要的作用，相關(guān)工作人員才會提高檔案的利用率，同時檔案的利用率得以提升，也能夠使檔案管理人員工作的積極性與效率得到提升，雙向推動檔案管理工作的進(jìn)步。在具體的管理過程中，我們可以利用在線平臺來讓事業(yè)單位的各個部門對相關(guān)檔案資料及時進(jìn)行利用。

3.4 定期培訓(xùn)工作人員

此外我們還要對檔案管理工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，一是提高他們對新型管理手段和設(shè)備的使用能力。二是要讓他們對待自己的工作更加專業(yè)進(jìn)行，減少工作中出現(xiàn)的問題，提高工作的質(zhì)量與效率，使事業(yè)部門的檔案管理工作能夠順利高效地進(jìn)行，為整個事業(yè)單位的進(jìn)步作出貢獻(xiàn)。我們可以為工作人員提供指定的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，定期組織他們?nèi)ミM(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，以提升他們的工作能力。

總的來說，在事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案管理有著極為重要的作用，為了解決目前事業(yè)單位在檔案管理中所遇到的各項(xiàng)問題，我們需要制定有創(chuàng)新的管理制度，完善工作設(shè)備，創(chuàng)新檔案管理的管理手段，定期對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案管理工作能夠高效地完成。