淺談中小醫藥流通企業成本管理

唐蘭

（重慶漢鑫醫藥有限公司，重慶 400060）

醫藥流通企業在國家實行兩票制以來，以規范藥品流通、控制藥品成本為目標，作為上游生產廠家和下游終端客戶的中間銷售環節，藥品毛利率持續降低，對于銷售環節的成本控制尤為重要。合理控制日常費用是提高企業盈利空間的重要途徑之一。除人員工資外，物流配送費用、銷售人員出差費用、辦公費（易耗品）、招待費用等是醫藥流通企業的主要費用構成，專業、科學控制這類費用，是企業財務控制的重點。

一、企業成本管理的重要性

在這特殊時期，企業發展受到大環境的影響，經營異常困難。越是在這困難中，企業越需要高水平的管理，成本的管理是竟爭的基礎，成本的有效控制有助于降低企業經營風險。對企業目前管理中出現的問題進行研究，找到問題，分析制定對應的措施，規避企業不利影響，提高企業管理成效。我國中小企業的普遍特點，規模小、管理權集中度高、市場占有率低、融資能力低、高級專業人員少等，導致中小企業走不遠的主要原因。

二、中小醫藥流通企業成本管理存在的問題

（一）企業缺乏完善的成本管理制度和有效執行力

企業成本控制制度不健全，執行力無章可循，流程混亂。有的企業制定了成本制度，而未嚴格執行，制度流于形式。特別是很多民營企業，成本管理非常隨意，高層管理者獨斷，讓財務人員無力執行財務制度，造成制度形同虛設。財務人員成為公司服務員，無原則無執行力，更別談影響力，在這樣的公司環境下，財務人員如同機械般的工作，專業提升受限，不能更好發揮財務監控。

（二）員工財務意識淡薄，重視度不夠

部分中小企業財務制度形同虛設，員工未按正規的財務流程進行審批，導致很多員工無法理解相關財務要求，執行到位非常困難。在日常業務發生時，就算財務人員多次培訓和強調費用注意事項，比如在洽談業務時，發票開具要求要作為洽談業務內容中的一部分，比如什么時間開票、開什么類型發票、出差乘車方式規定、出差票據要求等，員工們都不能一一做到，他們總以各種理由解釋，管理者又以業務為重而忽略這些財務細節，導致員工更無財務管控意識。日常工作中總是反復出現類似問題，財務人員無力處理，最終造成財務不規范，也達不到控制目的。

（三）費用控制方法不科學-以MZY醫藥商貿公司為例

MZY醫藥商貿公司成立于2003年5月，主要經營藥品批發及配送，擁有終端客戶5000余家，具備獨立運輸部門和一支比較專業的銷售隊伍。質量管控較好，財務核算及管控力量薄弱。企業三地辦公，財務審批流程采用原始手工填寫及審核，造成報銷不及時、財務操作不規范的原因之一。日常財務管控細節，經營者以業務為主，要求財務部不得增添銷售部財務細節要求，把更多精力投入業務中。銷售部不配合財務規范的推廣及要求。而公司主營業務是藥品批發，費用發生的主要部門也是銷售部，造成銷售部對財務監管環節的薄弱，更有恃無恐。費用控制不科學，不能有效控制費用真實性和合理性。主要方面如下：

1.車輛管理

公司擁有一支運輸隊伍，配備30多車商務車和藥品運輸專用車，在公司車輛不能合理分配時，也有私車公用的情況。在車輛使用中主要費用來源于是日常加油費和維修費。公司日常進行藥品配送，加油費和車輛維修費發生頻繁，其真實性、合理性如何甄別，如何控制車輛加油實實在在用在了業務車輛中，如何清晰維修費的真實性和有效使用，這些財務監控都是很有難度。

2.差旅費管理

差旅費標準不統一，出差票據不完善，時常無火車票等情況。出差時間不合理、工作計劃零亂、頻繁往來到同一區域客戶、出差交通工具不合理、打車時有發生和黑車無票的情況。差旅費報銷流程不規范，銷售人員未按財務要求粘貼票據及填寫報銷單進行審批報銷流程。

3.易耗品管理

易耗品包含辦公用品、贈送客戶禮品等管理。易耗品價格不一，是否全面入賬管理，存放位置混亂，效期管理不到位，禮品鄰用后核銷不到位。

4.招待費管理

招待費用在商品流通企業重大費用之一，無論小到贈送水果、點心牛奶，大到星級酒店用餐、住宿等。如果無標準、無計劃、無審批這塊費用控制難度很大。日常出現在不合理的情況：人均消費過高、金額小的接待無正規票據、參與接待人員過多、同一客戶頻繁接待等。

三、應對中小醫藥流通企業成本管理問題的建議

（一）完善企業成本管理制度，提高執行力

企業成本管理制度要具備完善體系，根據企業實際經營情況，制定專業、科學、規范的成本管理制度。在管理實施中，對創新管理、專業管理與實際情況相結合，提高適用性、高效性，減少因制度因素對經營管理的不利影響。提高執行力，不隨意違背制度，做到實踐與制度一致。公司高層大力支持并遵守財務規章，做到有原則、有執行力。

（二）提高員工財務控制意識

提高企業員工財務意識，加強財務知識培訓，讓全體員工認識成本控制需要全員參與，才能達到最終的管理目標。讓員工掌握成本控制方法和原理。全體人員上下一心重視財務成本管理，方能為公司長遠發展做好準備。

（三）成本管理方法

成本管理不僅依賴公司財務制度健全和員工職責意識，還需要專業的財務人員監督方法。

1.車輛管理

車輛加油費由駕駛人員根據車輛使用需求加油，根據加油發票報銷費用。如果就這樣簡單操作管理，對于車輛加油費的真實性和合理性控制是遠遠不夠。車輛加油費可由專人統計數據管理，首先辦理加油卡，由公司統一結算，減少駕駛人員多次報銷的財務流程，節約人力成本。其次每日統計車輛里程數和行程路線，了解車輛使用情況，更細化加油費使用是否真實合理。最后，每月匯總車輛油費金額和里程數，換算單位里程用量，核效合理性。

車輛修費用管理。車輛維修一般有兩種情況，一種是自然損壞、另一種是意外事故損壞。車輛維修也不是簡單地根據維修發票來報銷，車輛損壞做到事前報備，根據損壞部件及現場拍照并附上損壞情況及原因在第一時間報備上級主管，然后由專人監督維修，維修地點由公司兩名以上人員在指定車輛維修點監督維修情況，將每輛車維修記錄獨立裝訂成冊以備查驗。車輛調度使用配備專人管理，車輛使用前和使用后都需要檢查交接，以保行駛安全和責任明確。

2.差旅費管理

出差標準有制度，每個公司財務制度中都應有明確的出差標準，根據人員級別、區域設定標準。標準中一般有交通工具指定和標準金額指定。交通工具，一般出差都要求乘坐公共交通工具，特別情況需要打車和私車公用的情況，需要提前報備。出差很容易讓人忽視的問題是出差時間合理性安排，一般情況財務人員對出差的交通工具及住宿費標準都有標準可判斷，但對出差時間合理性判斷就需要熟悉業務，了解工作內容方可判斷，這就需要部門領導對部門出差費用監管得力，不得以公事出差的名義去游玩，增加人力成本和出差費用。出差前的申請提交就顯得很重要，出差申請寫明出差事務及時間、出差費用等，從出差申請可以辨別出差原因是否正常。由于出差人員個人工作安排失誤，導致重復出差到同一客戶，這種情況的出差費用分配方式也有所不同。 同一區域出差，地點零星、復雜，審核人員辨別難度大，要求出差人員以定位方式報備，以作為審核出差費用的依據。根據出差費用統計匯總分析，判斷偏遠區域客戶的科學管理，是以兩地重復往返，還是在當地聘用業務員負責當地業務，減少往返交通費等更合適呢。出差費用中票據管理的重要性，如今稅務政策對交通票據可進行進項稅抵扣及住宿費開具增值稅專用發票進項稅額抵扣，為公司節稅起到控制效果，也是成本控制方法之一。

3.易耗品管理

易耗品管理在購買前進行采購申請審批，包含數量、金額、用途、使用部門等，有計劃性采購，避免存量過多或者過少。易耗品采購入庫，入庫時清點數量，檢查質量，注明有效期，登記入冊，雙人管理，一人管賬，一人管物。領用時，填寫領用申請單，金額較大的易耗品審批權限給予明確。易耗品領用后，后續追蹤同樣重要，如小禮品領用了，是否如實送到客戶手中。如何管控，一般情況下由兩人共同執行，相互監督。易耗品每月定期進行盤點，實盤數與賬表是否相符，有效期的物品是否到近效期，加強領用管理，合理控制費用。

4.招待費用管理

招待費管理做到事前、事中、事后控制。公司制定一套科學合理的招待管理體系，將客戶分為ABC級客戶，制定每級客戶招待標準；對參加接待人數和客戶人數的比例的規定；接待客戶地點指定等要求。負責接待人員在事前將接待計劃報備部門主管和財務人員審批，主要報備內容：參加人員、客戶人數、招待客戶方式、時間、地點、計劃消費金額等項目。在接待過程中對費用控制合理性，如酒、禮品等價格不一，注意細節，不盲目消費。招待中發生每一筆費用，對應發票開具要求完整，部分零星客戶贈送水果、牛奶、點心等小禮品都要求合規票據。招待費用在財稅方面有相關要求，稅前扣除額為實際招待金額的60%，招待費總額不得超過企業營業收入的15%，對于招待費用的管理，財務嚴格把關，年初做好全年招待預算，再合理分配到各部門，招待完成后做統計分析，改善后期招待費用的有效控制。

四、結束語

費用管理需要財務人員的專業及用心，需要管理層的大力支持，同時需要全體員工共同努力，方能達到目的。