數字化技術在事業單位檔案管理中的應用分析

吳婷

棗莊市市中區醫療保障局 山東棗莊 277100

隨著當前信息技術的快速發展，我國的事業單位管理也受到一定的影響，事業單位的檔案管理工作作為當前發展建設中的一部分，應該結合實際發展需求做好相應的改善[1]。數字化技術的出現能夠將大量的數據進行整合，同時還能實現快速傳輸，將其運用在檔案管理工作之中，能夠大幅度提高其工作效率。當前檔案管理人員應該明確數字技術的特點，并利用數字化技術加強檔案管理工作的運用，從而做好明確分析，以此推動我國事業單位的快速發展。

1 數字化技術的特點

數字化技術是利用計算機與其他多媒體形成的一種基礎技術，數字化技術的運用相對比較廣泛，在我國各個領域都有一定的運用，而且其起到一定的作用，推動各行業的發展同時，還在一定程度上改善了我國的經濟形勢。其技術的特點具體體現在以下幾個方面：①載體虛擬化，數字化技術是借助一系列的信號實現的信息儲存和數據改善和傳輸，在具體運作的過程中它需要一個載體作為支撐，從而實現一些服務。針對當前的檔案信息管理而言，數字化技術是一項虛擬運行技術。②快速處理技術，數字化技術在具體的運用過程中不僅只存在虛擬化的特點，它自身具有極強的處理速度，而且能夠實現快速傳輸，它可以在短暫的時間內對海量的數據進行篩選和整合，并通過互聯網平臺實現數據的傳輸，這樣的工作特點能夠符合當前事業單位的需求，同時還能實現數據的共享。

2 事業單位在運用數字化檔案管理中存在的問題

2.1 沒有對應的專業人才

數字化的檔案管理對于管理人員的要求相對比較高，管理人員需要懂得相應的業務內容，同時還要合理地運用數字化技術，將其內容有效與數字化進行結合，從而讓數字化技術在檔案管理中充分發揮，從當前事業單位的情況來看，配置管理人員方面還存在一定的不足，其主要體現在很多方面，相應的管理人員一般都是身負多職，他們沒有過多的時間對檔案管理進行研究，更沒有根據單位的發展情況做好細節的規劃，而且許多的情況下還是利用傳統的形式進行管理，從而使得檔案管理工作不夠科學。

2.2 檔案管理技術相對落后

在進行數字化檔案管理的過程中，數字化技術的應用比較重要，但是從當前整體來看，數字化技術的應用還是不夠理想。其具體體現在當前運用技術的過程中沒有結合時代發展采取新技術的運用，使得檔案管理中出現不匹配的問題，所以在具體應用技術的過程中應該結合實際情況作出相應的改善，同時還要對設備的現象進行檢查，如果出現設備老化等問題，則會給管理人員帶來極大的不便。

2.3 缺少相應的工作標準

雖然當前大部分事業單位對于管理數字化比較重視，但是從當前宏觀的角度來看，其重視程度相對比較低，而且沒能將數字化技術有效結合，相應的數字化管理還缺少一些細節方面的探討，在具體開展的過程中缺少等量，沒有明確對應的要求和規范化，從而使得技術運用陷入一個比較大的誤區，由于相應的管理人員對于標準和體系了解不夠透徹，從而使得管理效果不理想。另外，由于缺少具體的工作標準，使得檔案管理安全不能得到有效體現，在一定的程度上存在安全隱患，從而需要加強各方面的管理[2]。

3 當前新時代的發展下事業單位進行數字化管理應該采取的有效方法

3.1 做好管理中涉及到的預算

數字化檔案管理是需要將相應的資金投入到其中，從而做好各項工作的基礎管理，所以在當前事業單位編制預算的過程中需要按照一定的規定展開，并對檔案管理各方面做好投資，這樣能夠確保數字化技術得到一定的開發與應用，給檔案管理提供良好的工作設備。在相應的預算你工作上，事業單位需要做好各方面的工作，并根據實際情況做好相應的調整和投入，確保在預算方面得到較好的改善。在具體的預算方面，事業單位的管理人員應該盡量聽取財務人員的意見和建議，并根據事業單位實際情況做好相應的改善，以此確保預算工作有法可依。

3.2 建立完善的科學管理體系

在當前事業單位檔案管理中，數字化的應用有利于我國的檔案管理的運用，基于此，相應的管理人員應該利用好信息技術，并發揮數字化技術的優勢，加強事業單位的打造，從而完善檔案管理的各項工作。在整個工作體系之中，數字化作為其核心內容，管理人員需要不斷的提高自身的技術水平，從而提高工作的實際效果，在必要時還要采取一些有效的方法做好改善，針對不同的類別的資料和性質不同的文件做好規劃工作，同時單位還要明確當前負責人員的基本職責，將責任制度落實到個人，從而達到全面管理的目的。

3.3 提高管理人員的素質和水平

在當前數字化技術的引導下，檔案管理人員的業務素質相對比較重要，提高數字化的能力是當前的首要前提。所以事業單位方面需要極強對專業人員的培養，通過有效的手段提升管理人員的素質。在具體開展的過程中應該對管理人員進行科學的培訓，通過不同的培訓方式，讓管理人員明確當前檔案管理業務在事業單位的重要性，在培訓完成后還需要采取考核制度對他們進行考核，只有能夠通過考核才能上任工作，這樣能夠確保每個檔案管理人員能夠掌握相應的信息技術，做好一些基礎工作，有利于推動事業單位的全面發展[3]。

4 結語

綜上所述，在當前時代的快速發展下，應該重視事業單位的檔案管理，同時還要根據當前的實際情況采取有效的方法做好改善，通過數字化技術的運用做好各方面的協調工作，以此改善當前事業單位檔案管理，推動我國事業單位的全面發展。