街道綜合服務中心檔案管理現狀淺析

摘 要：現階段吉林省街道綜合服務中心剛剛成立，中心檔案管理工作壓力凸顯。如何正視中心檔案管理工作壓力，使中心檔案管理工作正常開展，保證重要的檔案資料得到妥善保管，更好地為街道各項工作提供依據，為轄區居民提供更有效、更好的服務，是街道檔案管理工作亟待解決的問題。基于此，本文就現階段街道綜合服務中心的檔案管理工作作一簡要分析。

關鍵詞：街道綜合服務中心;檔案管理

街道綜合服務中心作為街道工作的心臟，其存貯檔案的內容涉及勞動保障、司法、計劃生育、民政等幾大項，涉及轄區居民民生方方面面的重要資料，關乎著地方社會穩定性，是街道各項工作順利開展的重要依據。加強街道綜合服務中心檔案管理工作有利于城市基層服務工作的有效開展，推動街道文明和經濟建設，有助于實現社會保障，解決社會化矛盾、優化地方區域的社會管理。本人作為街道綜合服務中心的基層工作者，對于中心現階段的檔案管理工作有較為深入的了解，現將心得整理如下。

1街道綜合服務中心檔案管理工作的必要性

1.1能為群眾提供更加可靠的公共服務

街道辦事處的主要職責是維護社區的穩定和諧，在辦事處綜合服務中惱檔案管理工作落實過程中，它和基層民生項目有著密切的聯系，能為基層群眾排憂解難，化解矛盾，推動街道辦事處各方面工作的規范化和科學化。所以，為了全面提高工作質量，提高工作人員的管理意識以及法制觀念，為轄區群眾提供更加貼近民心的服務，需要加強檔案管理工作。

1.2加強街道綜合服務中心檔案管理工作是基層政府行使管理權的重要環節

在進行街道各項工作過程中，日常檔案管理工作是各類基礎性工作的重中之重，對推動街道各項事業的文明開展，促進社會和諧有著積極的作用。對于街道辦事處而言，各項工作必須依托于檔案資料才能提高科學管理水平，有序有據排查化解社會糾紛、矛盾，推進社區精神文明建設。

1.3能有效的提高人們檔案管理意識

在信息化時代，各項工作在開展過程中都離不開計算機信息技術，為了充分發揮檔案管理的重要性，可以有針對性地收集和群眾相關的信息內容，制定融入時代元素的民生檔案，做好針對性管理，提高人員的檔案管理意識。

2街道綜合服務中心檔案管理工作現狀

吉林省洮南市自2020年5月街道服務中心成立以來，中心檔案管理問題凸顯。具體反映在以下幾個方面：

2.1基礎設施配置不健全

街道辦事處經濟條件有限，檔案管理資金的投入幾乎為零。如今，街道綜合服務中心成立以后，各項工作摸索開展，對于檔案管理工作更是沒有任何可借鑒的經驗。以我們吉林省洮南市街道辦事處為例，街道檔案管理室只有幾個容量不大的檔案柜，設施極為簡陋，早已經不能滿足街道檔案管理與時俱進的要求，甚至有的街道將檔案管理庫房演變成了雜物間，很多檔案長期處于潮濕、通風不良的環境，各種雜物堆放混亂，使綜合服務中心的檔案管理工作很難順利進行。

2.2檔案管理人員專業性不強

對于檔案信息資料來說，必須要以完整性真實性為主，街道辦事處綜合服務中心檔案管理工作，在落實過程中涉及的內容較為廣泛，在大量數據資料搜集、整理、存貯過程中很難做到真實完整。街道各部門工作在進行檔案管理過程中，使用的是紙質存儲的方式，結構較為單一，信息在存儲過程中容易出現丟失。一方面，在進行檔案管理過程中，缺少完善的管理體系，會出現檔案沒有移交的現象。另一方面，街道中心工作人員都是身兼數職，對檔案管理工作專業性不強。面對眾多的檔案資料不知道怎樣整理和分類，對檔案實際價值缺乏判斷力，工作中只是機械地進行整理，一旦需要資料時無法做到快速查找，影響檔案管理工作順利進行，造成檔案管理工作落后，跟不上時代發展要求。

2.3檔案資料存貯不全面

街道綜合服務中心檔案內容廣泛，數量眾多。由于綜合服務中心還沒有形成對應的集約化管理體系。各部門各自為營，為了工作方便，往往不能及時把本部門的有效檔案及時交付檔案室管理，時間久了，就會出現檔案資料存貯不完整、不全面。另外，檔案室儲存的紙質檔案很難界定時限、類別，有些檔案散頁貯存，也容易造成遺失，導致檔案資料存貯不全面，查找利用困難。

3街道綜合服務中心檔案管理現狀對策解析

3.1增加資金投入，完善基礎設施

街道辦事處要加大資金的投入，將提高檔案儲存環境方面的經費列入街道辦事處預算體系中，完善綜合服務中心檔案管理部門基礎設施，促進街道綜合服務中心檔案管理工作的科學化。首先，街道辦事處要利用現有條件克服困難，設立專門的檔案管理工作人員辦公室。辦公室要購置辦公桌椅、計算機等信息化檔案管理工作的資源配置，加快綜合服務中心檔案信息系統安全有序地投入日常工作的進程。同時建設合格的貯存紙質檔案所需的庫房，庫房要保證通風、防潮、防火和防盜。根據實際需要構置相應的檔案柜、檔案盒，保證紙質檔案資料可以妥善保存。

3.2重視檔案收集，避免檔案遺失

檔案資料也是信息資源收集到重要內容，具有一定的使用價值，在街道辦事處日常檔案工作管理過程中，應該充分發揮檔案信息的使用價值，做好街道建設服務工作為街道辦事處發展提供確定的信息支撐。在日常工作開展時，首先，需要重視檔案收集工作，確保信息的完整性和真實性，可以使用先進的信息技術，完善檔案資料內容，強化檔案管理工作。其次，需要做好檔案資料的信息分類，挖掘檔案信息的潛在價值。最后，要明確檔案管理工作管理制度，以提高檔案工作人員的責任心，保證有效檔案都能完整存檔。杜絕檔案遺失，借此為轄區居民群眾提供更有效的服務。

3.3加強業務培訓，提升工作能力

街道綜合服務中心檔案管理工作質量的好壞取決于工作人員的能力，如果檔案管理人員工作能力不足，檔案管理工作很難順利進行。因此街道辦事處要重視對檔案管理人員的選拔和培訓工作。首先，結合街道辦事處辦公經費有限的的實際情況，在中心內部選拔有責任心的工作人員專職做檔案管理工作。其次，工作人員入職前要做好崗前培訓。崗前培訓可請求市檔案局委派管理經驗豐富的工作人員開展。入職后街道辦事處也要定期邀請專業的檔案管理人員對其進行技能培訓，對檔案管理工作進行專業指導，進而提高檔案管理人員的工作能力。

3.4利用現代信息技術，提高檔案管理效率

基層檔案工作人員有限，但檔案管理工作內容十分繁多，為此提高檔案管理效率成為了檔案管理的首要任務。隨著信息技術的發展，街道綜合服務中心在處理檔案管理工作時可以通過電子計算機、檔案系統管理軟件以及成立電子檔案管理數據庫等多種方式，提高管理效率。街道辦事處綜合服務中心在處理檔案時，應該與街道其他部門工作分開，設立兩套檔案管理系統，分級管理。將綜合服務中心的的文字檔案作為檔案管理工作的核心，同時將中心的科技檔案、聲像檔案處于次級管理的位置。對于次級檔案管理，只要做到檔案分類清晰，按照時間順序進行編碼，確保在使用時能夠保持檔案的完整性即可。街道辦事處在進行中心檔案管理時，可以配合使用的醫保、退休人員辦理等諸多系統、從而做到中心檔案管理的秩序化。正因為街道綜合服務中心工作內容的繁雜性，檔案管理人員可以利用信息管理系統將檔案細分為勞動保障、民政、司法、計生治安等幾大類別，從而有利于檔案的查檔建檔。同時對于群眾最關心的養老保險補貼、生育、退休人員管理、醫保等核心檔案的管理作為檔案管理的重點對象，利用信息技術建立電子檔案庫，提高檔案管理的運營效率。管理需要嚴格地遵照單位的規章制度執行，遵循國家的規法律法規，并做好監督與審查工作。

3.5完善制度建設，發揮檔案價值

街道政府、黨委要協調積極組織專家，研究制定符合街道檔案管理工作實際情況的，檔案工作崗位責任制度、檔案的收集、整理、歸檔、保管等各項工作制度。同時，綜合服務中心按照檔案管理要求，制定單位檔案分類方案并對歷年歸檔的文件材料編制檢索目錄，對各種門類、不同載體的檔案及有關資料實行標準化、規范化、電子化管理。做到不同類別的檔案不同櫥、不同年代的檔案不同卷。實現檔案管理數字化，既能有效保護紙質檔案，又有利于提高工作效率。

4結語

綜上所述，街道綜合服務中心檔案管理工作很重要，增強檔案管理工作，不但有利于檔案能源的開發和利用，還提高了街道辦事處工作質量和效率。所以，街道辦事處要重視檔案管理工作，結合目前形勢，增加投入資金、增強檔案管理人員培訓，完善檔案管理制度，促進檔案管理工作的順利進行。

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作者簡介：王麗華（1974— ），大學本科學歷，吉林省洮南市團結街道辦事處綜合服務中心副研究館員。