新形勢下檔案利用與管理人員素質提升思考

魏文君

（北京市工貿技師學院 北京 100097）

我國是檔案管理工作開始較早的國家之一，也是檔案文獻量最大的國家。在長期的發展中，管理比較規范。進入新時代，傳統的管理方式已經無法有效地滿足社會對于檔案管理的需求，因此需要檔案事業創新發展，采用各種先進技術，實現檔案全面管理。

一、影響檔案管理人員的素質問題

1.思想落后

當下，很多檔案管理工作人員的思想觀念落后，無法滿足當下信息化時代對于檔案管理工作的需求。很多工作人員認為，檔案工作就是將檔案妥善保管而已，并不需要開發和利用，因此即使有檔案管理辦公軟件，也無法使其充分發揮作用，工作效率不高，信息資源始終無法被充分利用。例如，檔案管理工作人員只有掌握計算機、光盤等諸多信息技術，才能高效率地利用眾多信息數據，讓檔案信息資料得到全面的整合和處理。

2.知識范圍狹窄

檔案人員只有具備較寬的知識面，才能達到檔案管理工作的準確和高效。信息時代對檔案人員在重視結構、文化素質方面提出了更高的要求。但是，當下工作人員大多是通過調崗或兼職的方式來從事檔案管理工作，這樣的工作隊伍會對檔案工作本身造成一定的影響。只有充分保障檔案工作人員有較高的工作能力、政治性及安全意識，才能很好地提升檔案管理的效果。[1]

二、檔案管理工作人員的基本素質要求

伴隨著科學技術的高速發展，檔案管理人員需要具備以下基本素質：

1.恪盡職守的工作態度

《中華人民共和國檔案法》明確指出，檔案工作人員在日常工作中，要嚴格遵守工作規定，遵紀守法，有著較高的專業能力。工作人員的職責不僅是整理檔案信息，而且還要保護檔案，這直接影響檔案的安全性和完整性，甚至與國家、人民的切身利益息息相關。因此，恪盡職守是檔案管理工作人員最基本的職業素質。[2]在日常工作中，首先要保持較高的政治覺悟。檔案管理工作需要堅持社會主義發展思路，對黨的方針、政策等落實到位，堅持并貫徹以經濟建設為中心的指導思想。其次要具備較高的事業心與責任感。檔案管理是一種需要工作人員埋頭苦干、默默奉獻的工作。最后要具備較高的職業道德。檔案管理本質上是一個服務性的工作，工作人員要從工作需求出發，不能違反相關規定。

2.工作素質

檔案工作涉及內容比較復雜，因此對工作人員素質要求較高。檔案管理人員要掌握基本的檔案管理方法，也要具備較高的管理技術。首先，要具備較高的政治理論水平，按照黨的領導和要求，在新形勢下順利開展檔案管理工作。其次，具備較高的檔案管理能力，檔案的收集、整理、鑒定及統計多個環節，都需要一整套完整的理論及方法，工作會涉及文學、檔案管理、科技檔案管理及檔案保護技術學等很多領域。檔案管理本質上是一種服務性工作，因此檔案管理人員不僅要具備較高水平的服務能力，還要不斷創新。檔案管理人員要有主動服務意識，只有充分了解各單位實際情況，才能有針對性地管理檔案。最后，管理理念要創新發展，只有及時了解各種信息的需求方向，才能有針對性地提供準確的檔案信息，幫助群眾了解檔案信息的價值。[3]

三、新形勢下檔案的利用

1.提升對檔案工作的認識

檔案與管理工作共同發展，是體現在檔案的設計作用上。檔案是人類社會實踐活動的真實記錄，可以很好地為人類的活動積累經驗，并且為日后的各種社會活動予以指導。檔案信息的利用，成為經濟社會發展、科學研究等領域重要的數據。只有充分提升檔案的利用效率，才能很好地推動社會發展，因此需要對檔案利用工作詳細分析。中華人民共和國成立后，不同時期，檔案管理特征都不同。近年來，是基于服務與服從的宗旨開展工作，與經濟建設聯系更加緊密。在與市場經濟接軌過程中，檔案管理工作擴展了未來發展的途徑。當下，要讓檔案工作順應新形勢，成為市場經濟鏈中的一環，服務社會發展。

2.突出服務意識

改革開放后，社會主義檔案事業初步完善，檔案管理工作受到各個部門的重視，工作人員的辦公條件得到了有效改善。為了進一步服務經濟建設，檔案工作要提升參與意識，提供更多的信息數據。制定檔案管理計劃，要摒棄傳統檔案利用工作的封閉特征，采用開放的工作模式，在全社會突出服務意識。[4]

3.轉換工作視角

檔案工作人員要轉換工作視角，接受新的管理理念，科學合理地利用檔案，為市場經濟提供完善的服務。在服務大局或在一些重點檔案利用過程中，要避免無為或觀望，要不斷增強主動性及創造性，讓檔案利用成為社會發展和建設的重要環節。

4.調整檔案結構

檔案工作與經濟建設有著緊密的聯系，因此要重視市場信息。當下能夠反映經濟建設的檔案較少，基本上都是一些行政事務信息，這樣就會導致檔案室的使用價值較低。市場經濟體制下，對于檔案室的價值，往往是以檔案信息能夠為經濟建設所提供的服務能力來判斷的，檔案室的構建需要起到推動經濟建設的作用。當下，要對檔案結構進行調整，加大對與經濟建設緊密聯系的信息的收集和整合，提升檔案室價值，助力社會經濟建設和發展，提供更加高水平的服務。[5]

5.調整發展模式

當下，要從宏觀上調整和優化檔案工作，改革行政管理模式，與新形勢下的經濟發展接軌。例如，近年來很多地方部門都格外重視檔案的利用率，開展了檔案達標升級及評優創效活動，有效推動了檔案工作的模式創新，實現了更高水平的檔案利用率，提升了檔案的組織規模。對檔案工作人員而言，基于市場需求，讓本職工作有效開展，高效率地利用檔案，會讓檔案工作上升到全新水平。

6.檔案利用方式的多元化

當下檔案利用需要呈現方式多元化。隨著信息技術的發展和普及，應進一步提升檔案室對外借檔案、資料處理效率。結合檔案工作實際情況，讓系統很好地利用信息技術，對檔案信息有效進行分類、整理，極大地降低工作人員的工作量。[6]

信息系統的構建，也應順應信息化時代發展的檔案發展方向。從工作人員的角度說，傳統工作模式已經無法滿足當下的使用需求，因此就需要積極掌握先進的信息技術，實現檔案信息的高效率利用，為社會提供較高水平的服務。因此，基于新理念與新思維，對當下的檔案信息資源的利用與開發進行思考，有助于提升檔案工作的活力。要基于各地方黨委及政府的領導，構建效率較高的檔案工作模式。

7.有償服務

在經濟時代檔案利用將成為未來各個行業發展的重要趨勢。信息已經成為一種有著較高價值的商品，信息的擁有者往往可以提供準確的信息，來獲取到一定的經濟利益。信息具有經濟屬性，符合市場經濟要求，逐漸受到人們的重視。當下檔案工作人員可以提供有償服務，以讓用戶更加方便快捷地獲取信息。

8.個性化服務的提供

檔案信息定制化的服務，主要涉及三個方面：首先，服務時間個性化。用戶信息獲取不再受時間與地點的限制，可隨時隨地享受信息服務。其次，服務方式的個性化。這是針對用戶的實際需求及愛好提供的檔案信息服務。最后，服務內容個性化。用戶可以從自身需求出發，獲取各種不同的信息內容，讓檔案信息發揮最大化的作用。

9.完善檔案利用工作的法律保障

首先，協調檔案的開放性與保密性之間的關系。對嚴重影響檔案利用與管理的原因主要是檔案的資源開放性較低，無法順應當下社會對檔案信息的使用需求，特別是政務信息的公開，對檔案的開放合法性提出了挑戰。一旦過分地重視檔案法規保護，就會無法很好地利用檔案信息，就必然與社會的實際需求產生矛盾。但是對開放性處理不當，就會使檔案的保密性受到挑戰。因此，需要完善法律保障體系，確定一個合理的開放時間，逐漸細化檔案利用的具體規定。其次，完善檔案宣傳體系。要同市場機制進行深度融合，將一些市場營銷的先進理論應用其中，讓檔案管理和利用發揮最大的作用。檔案開放與檔案利用相結合，創造出最大的經濟效益和社會效益，有效激發人們對于檔案的興趣，加深對檔案的認識程度。在未來的發展中，自覺地進行檔案信息的整理和利用，為經濟發展貢獻出應用的價值。檔案信息只有這樣發展，才能提升自身的價值。

四、結語

新經濟形勢對檔案管理工作提出了新要求。只有順應時代發展，有效提升檔案管理人員的素質、才能提高檔案的利用效率，推動我國檔案事業的發展，創造更大的社會效益和經濟效益。