改革醫(yī)院人事檔案管理 促進(jìn)人才資源利用

郭延姣

（烏蘭察布市中心醫(yī)院，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 012000）

一、人事檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中的重要性

（一）建立人才庫(kù)，便于管理人才

建立人事檔案對(duì)單位內(nèi)人才進(jìn)行整合，便于管理人才。綜合性醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員眾多，在日常工作中，還會(huì)有交流學(xué)習(xí)人員參與醫(yī)院的正常運(yùn)行。醫(yī)院要想隨時(shí)掌握醫(yī)院內(nèi)部人才狀況，必須建立人才庫(kù)系統(tǒng)，而人才庫(kù)的建立需依托人事檔案。建立人事檔案，形成人才數(shù)據(jù)，對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析，可以讓醫(yī)院管理者及時(shí)、高效、全面地了解醫(yī)務(wù)人員具體情況。

同時(shí)，根據(jù)發(fā)展需要，對(duì)人才進(jìn)行培養(yǎng)、提拔、使用等都需依靠人事檔案的客觀記錄。醫(yī)院可以通過(guò)人事檔案的記錄對(duì)人員進(jìn)行分類和歸集，形成醫(yī)院內(nèi)部的人才機(jī)密信息，減少人才流失，并且不斷擴(kuò)大醫(yī)院人才隊(duì)伍規(guī)模。

（二）記錄人才成長(zhǎng)過(guò)程，為人才選拔作參考

人事檔案記錄了醫(yī)務(wù)人員的成長(zhǎng)過(guò)程，包括學(xué)歷、教育培訓(xùn)經(jīng)歷、獲得的榮譽(yù)等。人事檔案還可以反映出醫(yī)務(wù)人員在工作績(jī)效、患者評(píng)價(jià)等方面的情況。一方面可以反映人才的實(shí)際工作能力和素養(yǎng)，另一方面也能折射出醫(yī)務(wù)人員在學(xué)習(xí)和工作中的不足，醫(yī)務(wù)人員可將此作為自身前進(jìn)的動(dòng)力。

同時(shí)，這些記錄可以幫助醫(yī)院在選拔人才時(shí)更好地參考人才的經(jīng)歷，有利于對(duì)相關(guān)人員形成客觀、公平、真實(shí)的評(píng)價(jià)，進(jìn)而選拔出更合適、更稱職的人才。

（三）為分析醫(yī)院人才配比情況作參考，便于有針對(duì)性地引進(jìn)人才

隨著醫(yī)院規(guī)模、覆蓋領(lǐng)域的不斷擴(kuò)大，人才的需求量不斷上升，醫(yī)院在發(fā)展的過(guò)程中要不斷充實(shí)自身的人才儲(chǔ)備。在引進(jìn)人才時(shí)，人事檔案是重要的參考內(nèi)容，人才是醫(yī)院所渴望的，醫(yī)院需要為人才提供具有吸引力的薪資報(bào)酬。因此，為了降低醫(yī)院成本和負(fù)擔(dān)，在人才引進(jìn)方面，醫(yī)院應(yīng)該重點(diǎn)從自身最薄弱、需求最強(qiáng)烈的方面入手，“醫(yī)院能夠通過(guò)人事檔案分析，及時(shí)判斷出急需引入的人才，以及提升現(xiàn)有人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力需要制定的相關(guān)培訓(xùn)計(jì)劃等”［1］。

在人才培養(yǎng)和引進(jìn)的過(guò)程中，醫(yī)院還要重視相關(guān)人員的配比。每個(gè)科室的實(shí)際情況不同，需要的醫(yī)生、護(hù)士、輔助人員等數(shù)量和配比是有區(qū)別的。利用人事檔案進(jìn)行分類管理，能在引進(jìn)人才的同時(shí)，作出反饋，配合人員的數(shù)量管理情況，這就避免了在實(shí)際工作中出現(xiàn)矛盾再去解決的問(wèn)題，可以提高醫(yī)院的整體工作效率。

二、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理存在的主要問(wèn)題

人事檔案管理是醫(yī)院提高人力資源管理效率的重要路徑，但是由于醫(yī)院人力資源管理整體滯后，在人事檔案管理方面還存在諸多需要改進(jìn)的地方。

（一）人事檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，重視程度不足

人事檔案最大的作用就是對(duì)人才的成長(zhǎng)進(jìn)行記錄，然而在現(xiàn)實(shí)中，大部分醫(yī)院并沒(méi)有真正重視人事檔案，使用人事檔案的頻率也極低，導(dǎo)致很多人事檔案沒(méi)有及時(shí)得到更新和修正。很多醫(yī)務(wù)人員的檔案從進(jìn)入醫(yī)院到離開(kāi)醫(yī)院基本上沒(méi)有什么變化，過(guò)舊的檔案信息不能反映出人才的成長(zhǎng)經(jīng)歷和能力狀況。管理意識(shí)的淡薄使得多數(shù)人事檔案處于塵封狀態(tài)，當(dāng)醫(yī)院管理者要對(duì)人員情況進(jìn)行篩選時(shí)，人事檔案無(wú)法起到相應(yīng)作用。

（二）人事檔案管理模式和手段落后

目前，多數(shù)醫(yī)院采用的仍是傳統(tǒng)的人事檔案管理模式和手段。整個(gè)人事檔案從收集、整理，到鑒定、保管，再到查找、利用，全程都是手工進(jìn)行的，不僅沒(méi)有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化，還缺乏共享性和系統(tǒng)性。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式比較單一，沒(méi)有制定相關(guān)的管理機(jī)制，檔案也不能及時(shí)備份。這與當(dāng)下人力資源發(fā)展的內(nèi)在需求不符，同時(shí)也影響了人力資源的工作效率。

（三）人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)

人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，但是很少有醫(yī)院會(huì)單獨(dú)設(shè)立人事檔案管理專員，僅由其他崗位的人員兼管，而這些人員并不具備專業(yè)的人事檔案管理知識(shí)，很多人并沒(méi)有接受過(guò)專門的檔案管理培訓(xùn)，缺乏檔案管理意識(shí)，在檔案的更新和修正方面存在拖沓和不準(zhǔn)確的問(wèn)題，在整體上降低了管理質(zhì)量水平。

（四）人事檔案的完整性和真實(shí)性有待提高

人事檔案是跟隨人員流轉(zhuǎn)而流動(dòng)的，在流動(dòng)過(guò)程中，由于人工管理的弱點(diǎn)，部分檔案的完整性會(huì)受到影響。尤其是以往的人事檔案以紙質(zhì)資料為主，隨著人員各類證明文件和工作、學(xué)習(xí)經(jīng)歷的增多，檔案中的資料會(huì)相應(yīng)增加，檔案的完整性就會(huì)受到兩個(gè)方面的制約，一方面是人員資料能否及時(shí)得到整理并存入檔案，另一方面是檔案中的文件在流動(dòng)中是否會(huì)遭到破壞。人事檔案管理的另一個(gè)原則就是真實(shí)性，從勞動(dòng)關(guān)系管理部門的反饋中可以看出，人事檔案的工齡、保險(xiǎn)參保時(shí)間、工作經(jīng)歷等都存在與實(shí)際情況不符的問(wèn)題，而缺乏真實(shí)性，人事檔案的利用價(jià)值就會(huì)大打折扣。

三、完善醫(yī)院人事檔案管理的策略

不斷改革和完善人事檔案管理模式是提高人力資源管理效率的重要條件之一。良好的人事檔案管理是人力資源管理工作科學(xué)實(shí)施的基本條件。 要在醫(yī)院及醫(yī)療系統(tǒng)中完善人事檔案管理，可以從以下方面入手。

（一）明確制度，加強(qiáng)人事檔案管理

要實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的人事檔案管理，首先要明確管理制度。從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者到人力資源管理者，再到人事檔案管理人員，應(yīng)該自上而下地形成管理意識(shí)，從思想上將人事檔案管理提到一個(gè)新高度。同時(shí)，從人事檔案的收集、整理、提交、查詢、使用的全過(guò)程入手，建立健全相關(guān)制度，以確保每一個(gè)環(huán)節(jié)都有管理辦法作為依據(jù)。此外，制度的制定應(yīng)符合醫(yī)院自身的實(shí)際情況，應(yīng)該明確人事檔案管理的范圍、內(nèi)容、管理期限、責(zé)任人等，并且做好檔案分類，依法依規(guī)開(kāi)展人事檔案管理。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，營(yíng)造氛圍，實(shí)現(xiàn)人事檔案專業(yè)化管理

在人事檔案管理人員方面，要設(shè)置專門的管理崗位，專人專責(zé)管理。對(duì)相關(guān)的管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，讓其學(xué)習(xí)《檔案法》《保密法》等相關(guān)法規(guī)，同時(shí)提高其檔案管理的技能水平。“在醫(yī)院營(yíng)造良好的人事檔案管理氛圍，建立醫(yī)院人事檔案文化，對(duì)人事檔案管理與人力資源管理進(jìn)行工作上的銜接，同時(shí)構(gòu)建兩者的管理文化，并融入醫(yī)院的精神文明建設(shè)，構(gòu)建和諧的醫(yī)院文化?！保?］通過(guò)定崗、定責(zé)、培訓(xùn)及氛圍營(yíng)造，不斷提高檔案管理人員對(duì)工作的認(rèn)識(shí)，提高其素質(zhì)，進(jìn)而從思想和待遇兩個(gè)方面提高人事檔案管理人員的干勁。

（三）增強(qiáng)人事檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化和資源共享化

在信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，資源人事檔案管理也應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，醫(yī)院應(yīng)盡快將信息技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理中，提高人事檔案管理的信息化水平。當(dāng)更多的人事檔案信息形成網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)據(jù)后，不僅可以實(shí)現(xiàn)院內(nèi)資源共享，也可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院間人才的信息互通，從而讓更多人才在交流前就被充分了解，進(jìn)而提高人才交流的效率和成長(zhǎng)的速度。

（四）完善人事檔案完整性和真實(shí)性管理

在人事檔案的管理中，檔案的完整性和真實(shí)性始終是檔案管理工作的核心。為保證檔案的完整性，醫(yī)院要及時(shí)根據(jù)人員崗位、工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況等對(duì)檔案進(jìn)行更新，對(duì)獎(jiǎng)懲情況及時(shí)進(jìn)行存檔。在人事檔案的整理過(guò)程中，要注意鑒別資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，對(duì)于存疑資料要及時(shí)核實(shí)。在人事檔案的管理中，要避免非檔案管理人員隨意修改檔案內(nèi)容，減少利益相關(guān)人員對(duì)檔案的接觸，只有這樣才能確保人事檔案的完整性和真實(shí)性。

（五）提高人事檔案的利用率

醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者要重視人事檔案的使用。目前，多數(shù)醫(yī)院在選拔人才時(shí)，要求人才對(duì)自己的工作情況、獎(jiǎng)懲情況等進(jìn)行詳細(xì)描述，然后由科室層層遞交到醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者手中，這不僅影響了人才選拔的效率，而且導(dǎo)致在此過(guò)程中會(huì)受人為因素影響，難以保證資料的真實(shí)性。因此，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該重視更加客觀、真實(shí)的人事檔案記錄，在選拔人才之前，先以檔案為依據(jù)進(jìn)行初步篩選。當(dāng)然，通過(guò)檔案篩選人才的前提是醫(yī)院人事檔案管理處于全面受控的狀態(tài)。

四、結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理是醫(yī)院管理人才、選拔人才的重要參考。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該重視人事檔案管理的意義和影響，管理者應(yīng)該重視檔案管理的態(tài)度和方法。醫(yī)院應(yīng)從軟件和硬件兩個(gè)方面驅(qū)動(dòng)醫(yī)院的人事檔案管理，使其能在新時(shí)期的人力資源管理中發(fā)揮更大的作用。