智慧物業建設中住宅專項維修資金管理的變化

顧麗麗，鄧忠鋒

（1威海市住房保障公共服務中心，2中國移動通信集團山東有限公司威海分公司，山東 威海 264200）

社區是城市的最小單元，也是公共管理的最小單元，生活在其中的人們對美好生活的向往使如今城市管理和居民生活要求越來越高，政府迫切需要提升自身的公共服務管理水平，智慧社區管控平臺建設乘著科技的東風，也迅速發展起來。提高物業管理水平，提升人們的生活質量，改善人們的生活環境，將科技融入生活是政府公共管理的不懈追求。

一、住宅專項維修資金的智慧化建設

住宅專項維修資金是為了保障住宅共用部位、共用設施設備的維修使用，由業主繳納歸集。住宅專項維修資金的所有權人是全體業主。隨著其制度的逐步完善，政府代管機構或者業主委員會管理該項資金的方式也在不斷發展變化。如何把這涉及千家萬戶的權利和義務融為一體，是住宅專項維修資金管理部門面臨的最大難題。網絡時代，智慧社區管控平臺通過網絡客戶端把千家萬戶緊密地聯系在一起，涵蓋了居家生活的方方面面。住宅專項維修資金作為智慧物業管理中的重要環節，智能化管理是必然趨勢，智慧化建設勢在必行。

（一）住宅專項維修資金智慧系統

任何智能化管理都離不開操作系統。威海市智慧物業管理平臺是威海市物業主管單位委托軟件開發公司為應對管理中的難題開發的，有很強的實用性。智慧物業管理平臺就像一個大心臟，依托政府大數據，通過網絡化管理，把千家萬戶緊緊地凝聚在一起。智慧物業管理涉及的所有相關單位都可以在管理平臺注冊，業主個人也可以通過智慧物業APP參與到關系切身利益的物業管理當中。威海市智慧物業管理平臺中包含威海市住宅專項維修管理程序。智慧物業管理平臺有兩大模塊，其一是物業基礎服務，如進出小區的門禁監控、車輛出入監控、高空拋物、業主緊急呼救等；另一個就是住宅專項維修資金管理模塊，住宅專項維修資金從交存到使用到后續的財務管理都在其中反映得明明白白，這足以顯示住宅專項維修資金在智慧物業管理中的重要性。

住宅專項維修資金模塊下又分幾大專業模塊。

第一，注冊備案。在此模塊下，涉及物業小區管理服務的施工企業、施工監理企業、審計企業以及各個物業管理的居委會都可以在平臺上注冊，完善自己的信息。利用平臺網絡化操作直接提交與住宅專項維修資金相關的業務，足不出戶即可完成一些物業工作的提交、審核。

第二，小區建檔。威海市住宅專項維修資金自2010年7月1日開始交存。交存之初，代管部門只能從房地產開發商處獲得預售樓盤信息，然后手動完成物業小區建檔工作。2021年，智慧物業管理平臺建成后，威海市（區）新建物業小區信息與不動產預售登記信息系統聯網匹配，實現了信息互通，住宅專項維修資金方方面面的信息都與不動產登記信息一致，這樣既避免了人工輸入信息錯誤，又方便業主在后續的使用中行使自己的權利，避免一些不必要的矛盾糾紛。

第三，維修資金管理（含資金交存、資金使用、過戶退款）。該模塊是住宅專項維修資金管理的重中之重。作為財務管理的輔助功能模塊，須能準確反映資金的交存數額、每戶的交存金額、維修使用的資金分攤情況、收益分配情況；同時，平臺系統能在使用過程中對涉及的物業企業、維修企業、居委會的行為進行有效約束和監督管理。按照雁過留痕原則，施工項目的現場勘查、審批、竣工驗收等有效資料和圖片都可以在此上傳留檔；業務工作完成后通知財務付款等功能都可以通過此模塊實施；業主發生的多交或者退款事件也可以通過系統數據自動核算。

第四，財務管理。該模塊是專門為財務工作人員設計的，便于在系統中查詢統計住宅專項維修資金的交存、使用情況。財務工作人員在登錄后，核對完前臺收交的資金數據，再與銀行核對，做到日清結算。在財務核對方面，威海市的住宅專項維修資金管理真正做到了業務、財務、銀行三方數據一致。按照住建部頒布的住宅專項維修資金存儲結息要求，按時對業主進行結息分配，數量繁多的物業個體在計算機智能化管理中實現更準確的數據管理。按照2021年新的住宅專項維修資金財務會計制度要求，住宅專項維修資金要實現月結，由交存收入（4001）明細結轉至凈資產-商品住宅專項維修資金（3001）明細科目，實現在財務核算業務中多對多結轉，這是單純的財務月結不能實現的。

第五，維修資金線上收交模式。威海市區住宅專項維修資金實現線上交費。APP嵌在愛山東·威海——房產物業項目中，購房業主用手機下載愛山東·威海APP，登錄后就能實現線上交費。業主交費完成后，住宅專項維修資金電子票據通過票據夾直接推送給業主。線上繳費模式，既減少了前臺工作人員的壓力，節約了人工成本，又避免了廣大業主往來跑路的麻煩，是一種快速、便捷的管理模式。

第六，統計分析。大數據統計下，數據統計分析是必然要求。智能化管理下，有效數據更容易獲得。數據統計分析能更好地按需分類，精準掌握各項需求數據，通過大數據統計對比分析，得出切實有效可行的數據，為部門決策提供準確的依據。

（二）住宅專項維修資金智慧化管理使用主體

住宅專項維修資金的使用管理涉及業主、物業服務企業、政府代管機構以及監督管理部門。物業管理是社會管理的最小單元，住宅專項維修資金就是這最小單元管理中的一個重要內容。管理涉及面廣，權利義務人的分散性也決定了其最終要走向智能化管理。威海市智慧物業管理平臺將分散在各處的單位及業主個人通過網絡連接在一起，能夠更好地行使自己的權利和義務。

業主是智慧物業管理平臺的最小單位。隨著科技的發展、經濟水平的提高，人手一部智能手機已經實現，這是智能化管理的前提條件。通過手機智能終端，智慧物業平臺就可以大展身手。關乎自己利益的住宅專項維修資金的管理通過強大的網絡把最小的單位——業主連接在一起，行使自己的投票表決權。為了確保該項業務操作的真實有效性，管理平臺通過大數據連接身份確認系統，經人臉識別確認。網絡大時代，真正實現了互聯互通，人們盡享智慧化建設帶來的福利。

政府代管機構是住宅專項維修資金管理的重要參與者，物業服務企業是住宅專項維修資金使用的主要參與者之一。兩者通過智慧物業管理平臺完成注冊，實名制后，開始住宅專項維修資金的網絡化管理。在管理的過程中，住宅專項維修資金的相關參與者也陸續跟進來，如工程監理部門的相關業務也可以通過平臺完成。本著雁過留痕的原則，所有信息都可上傳附件，實現線上業務開展、跟蹤以及審核結算。

二、智慧化對住宅專項維修資金管理的影響

我國住宅專項維修資金管理辦法最初于1998年頒布，經過20年的摸索前行，特別是2021年1月份開始實行住宅專項維修資金會計核算制度后，基本形成了一套比較完善的管理制度。快節奏的生活，高智能發展的時代，智慧化建設融入住宅專項維修資金管理服務中尤為重要。智慧化建設使住宅專項維修資金在管理中做到了如下幾點。

（一）住宅專項維修資金管理流程更精致

我國的住宅專項維修資金規章制度從無到有，到今天的日趨完善，僅經歷短短22年時間。這得益于住宅專項維修資金在實踐管理中反復探索、修正。制度的完善使管理有法可依、有章可循。其監督管理部門在財政、審計等部門的指導下，根據相關制度，按圖索驥，制定了更完善、簡潔、流暢的管理流程。交存管理手段多樣化、簡單化；使用管理從維修工程申請、資金使用、施工監管到完工結算都實現精準操作，流程管理流暢合理；數據統計精細化、實用化。智慧化建設滿足了絕大多數人的管理需求。

（二）住宅專項維修資金單位分工更明確

網絡化時代，計算機代碼編程使用戶信息具備唯一性。智慧化建設中，精準的模塊設置能夠滿足各類用戶的使用需求。用戶信息的唯一性特點決定了該用戶所有的操作都默認是本人，也只能是本人真實完整的意思表達。智慧化平臺中便捷的單位用戶信息分類管理便于統計，也把每一項業務明確地分工到每一個用戶。住宅專項維修資金參與管理使用的任何單位和個人都可以通過注冊的用戶信息，按照各自的責任分工，遵照住宅專項維修資金既定的管理流程，在智慧化管理平臺上行使自己的權利，承擔自己的義務。而計算機記憶儲存功能都會明確每個用戶的使用信息，最終實現管理的目的。

（三）住宅專項維修資金參與人員更精確

因住宅專項維修資金用戶管理唯一化，系統每一次登錄操作都會完整地記錄下來。參與住宅專項維修資金管理的單位可以在智慧化管理平臺中設定單位工作人員信息。這樣，工作人員在系統中各司其職，更有利于權利分工和責任分化。如在施工過程中，將監理公司行使的監管責任、施工現場圖片、監理人員簽字確認上傳至系統中，一旦在后續的工程監督檢查中出現問題，都可以通過智慧化管理平臺往前追溯至當時的情形。這也在另一個層面督促住宅專項維修資金參與管理的單位和人員更認真負責地行使自己的工作職責。

三、住宅專項維修資金的智慧化與管理統一

（一）住宅專項維修資金管理的基本原則和使用原則

“專戶儲存、專款專用、業主決策、政府監督”是住宅專項維修資金管理應堅持的基本原則。住宅專項維修資金遵循方便快捷、公開透明、受益人和負擔人一致的使用原則。這些原則在智慧化建設中體現得相當明確，網絡化、智慧化管理使管理者更容易掌握管理數據；便捷的移動終端，使每個人都可以實名參與到住宅專項維修資金管理中來，正常行使自己的職責。智慧化管理平臺不會因為時間、距離而把任何人屏蔽在管理使用之外。

（二）住宅專項維修資金管理的主體及監管主體

目前，威海市住宅專項維修資金管理的主體屬住房和城鄉建設系統，因全市的業主自管體系建設（如業主委員會建設）尚未成熟，業主自管體系的權責界定沒有到位，住宅專項維修資金尚未下放至業主大會管理的小區。參與管理的主體均可以通過智慧化網絡平臺參與其中。

住宅專項維修資金現采用電子票據。威海市財政管理部門監督票據的使用管理。

威海市住宅專項維修資金實行線上線下同步電子票據。線上線下票據均通過山東省財政電子票據管理系統向當地財政部門申請領用。當地財政部門負責對票據的線上審核。住宅專項維修資金票據的領用、使用、作廢、核銷均通過山東省電子票據系統實現。山東省電子票據管理系統每6個月要求票據使用單位上報財政部門核銷使用的電子票據。

威海市住宅專項維修資金線下票據主要是后臺財務工作人員應對開發商統一交納住宅專項維修資金時，由財務人員統一開票時使用；線上電子票據通過網絡數據端口鏈接威海市智慧物業平臺中住宅專項維修資金管理模塊，利用票據夾，實現系統開票，電子票據系統同步推送票據，方便快捷。

住宅專項維修資金遵循財政部門頒布的財務核算辦法，接受財政部門對資金的監督檢查以及銀行賬戶的監督管理；接受審計部門的審計監督以及紀委監察部門的監督檢查。地市管理的住宅專項維修資金同時接受上級主管部門的專項審計檢查。

（三）住宅專項維修資金適用的會計制度及先進的會計電算化系統

威海市住房維修資金管理于2021年1月1日啟用財政部《住宅專項維修資金會計核算辦法》，采用用友家G6-e財務電算化軟件系統。2020年財務管理順應會計制度的變化，財務處理適應新的變化，2021年新舊制度銜接，順利按照新的會計核算辦法建立賬套。

2021年威海市住宅專項維修資金業務管理平臺升級，內嵌財務管理模塊。從財務管理的角度來看，業務管理平臺更符合財務輔助核算系統功能。同時，業務管理平臺中發票管理又對接了山東省電子票據管理系統，整個票據查詢管理都包含其中。票據作廢直連票據夾，一旦作廢，業主手中的電子票據即失去有效信息，這有效避免了因電子票據流落在外而產生的其他矛盾糾紛。

威海市住宅專項維修資金財務核算數據實現了系統自動化調入，即業務平臺發生住宅專項維修資金業務后，財務工作人員對業務平臺的數據審核通過后，數據直接自動調入財務軟件中，這既減少了財務人員的工作量，也使業務與財務數據精準同步，還真正行使了業務系統作為財務核算系統輔助核算的功能。在財務核算系統中，住宅專項維修資金結存資金明細到小區，業務系統明細核算按照不動產預售樓盤備案信息明細到戶。兩個信息平臺中所有信息互通互聯，實現網上查詢，更便于財務核算。

智能化的管理模式得益于科技的迅猛發展，威海市住宅專項維修資金的管理實現業務數據平臺與財務管理軟件一體化。兩個系統相輔相成，使整個住宅專項維修資金的管理更安全、更完善。

四、結語

當前，科技發展速度極快，從2G進入5G時代只經歷了短短十幾年，借助智能化建設的東風，住宅專項維修資金管理緊跟科技進步的步伐，歷經20年的實踐摸索，終于建立起自己的一套科學、合理、完善的管理模式，使物業管理跨過城市物業公共管理的最后一步，擁有自己的智慧化程序，解決了維修資金在使用中存在的問題，使該項資金能更好地運作，最終發揮好為業主服務的職能。