OA+金蝶云系統(tǒng)對科研項目經(jīng)費管理的實踐

陶榮

（上海環(huán)境保護有限公司，上海 200235）

A公司作為一家環(huán)保國企，每年承擔了20多項市生態(tài)環(huán)境局的科研項目，如何管好用好科研資金，好鋼用在刀刃上，A公司充分分析在科研項目經(jīng)費管理上的短板，實踐出用OA+金蝶云系統(tǒng)核算管理科研經(jīng)費的方法。根據(jù)《B市生態(tài)環(huán)境局科研項目管理辦法》，科研項目承擔單位應(yīng)根據(jù)課題研究開發(fā)任務(wù)的特點和實際需要，按照《B市生態(tài)環(huán)境局科研項目經(jīng)費預(yù)算編制要求》，遵循政策相符性、目標相關(guān)性和經(jīng)濟合理性的原則，科學(xué)、合理、真實地編制項目課題經(jīng)費預(yù)算。項目實行獨立核算。A公司嚴格按上述要求開展工作。

一、A公司科研項目經(jīng)費管理的現(xiàn)狀

（一）項目事前審批階段

1．線下審批效率慢，時間長。由項目組負責人走立項申請流程，填寫立項審核單，將相關(guān)信息按照審核單的要求填列，并附上合同，逐個找部門領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負責人、分管副總、總經(jīng)理簽字，最后到綜合辦公室蓋章存檔。有時碰上領(lǐng)導(dǎo)出差、外出開會。一次次吃閉門羹。既浪費項目組成員的寶貴時間，又延誤了公司的日常經(jīng)營。

2．項目編號跳號、重號現(xiàn)象時有發(fā)生。合同蓋章后，由合同管理員歸檔并人工賦予項目號，項目號共八位數(shù)字，前四位是年份，第五位代表項目類型，后三位表示流水號。由于合同管理員要負責公司所有項目的歸檔和編號。不可避免地會發(fā)生疏忽和大意，跳號、重號現(xiàn)象難以避免。

（二）項目事中管理階段

1．核算軟件老舊、功能單一。公司目前使用博科財務(wù)軟件+Foxpro數(shù)據(jù)庫軟件兩套系統(tǒng)進行項目經(jīng)費管理，博科財務(wù)軟件從2010年開始啟用，負責出稅務(wù)賬。而科研項目要求有獨立賬號，單獨核算收入和支出，類似管理報表。現(xiàn)有財務(wù)軟件無法出具。Foxpro數(shù)據(jù)庫軟件是20世紀90年代的一款產(chǎn)品，用來登記項目的收支流水賬。兩套系統(tǒng)由不同人員獨立操作，缺乏內(nèi)部稽核，登記收支賬的人員甚至沒有財務(wù)從業(yè)經(jīng)驗，錯記、漏記現(xiàn)象嚴重，造成項目經(jīng)費的真實性和準確性無法得到保證。

2．經(jīng)費管理手段落后。根據(jù)經(jīng)費管理辦法，科研項目經(jīng)費支出有明確的預(yù)算項目，且必須按照費用預(yù)算數(shù)嚴格執(zhí)行。一般立項后，會計人員會根據(jù)項目組提供的項目預(yù)算表，手工在Excel中做一份預(yù)算執(zhí)行情況表，按項目編號和費用項目記錄經(jīng)費使用情況。從而造成一系列問題。

（三）項目資金與預(yù)算控制難

會計人員根據(jù)報銷單上的信息，需要審核費用項目預(yù)算數(shù)和項目資金結(jié)余數(shù)。在Excel中一個項目對照一個表格查找費用項目的預(yù)算數(shù)、已使用數(shù)和剩余數(shù)。再到Foxfro數(shù)據(jù)庫中查找項目資金結(jié)余數(shù)。每個月有10來個科研項目，一個項目11個費用預(yù)算項目，反復(fù)切換軟件界面、工作簿界面。一邊審核一邊記錄，時常發(fā)生差錯，返工情況嚴重。

（四）預(yù)算經(jīng)費統(tǒng)計口徑不規(guī)范

由于報銷人是手工填寫紙質(zhì)報銷單，并且非財務(wù)人員，填寫報銷單時一般只寫報銷事由，在填寫“費用項目”時，缺乏統(tǒng)一標準，比如“差旅費”，有的同志會完全規(guī)范的填寫，有的人會寫“交通費”“辦事車費”，有些人就空著不填。再比如“燃料動力費”，項目組成員普遍將車輛加油費發(fā)票報銷在此項目下，表面上看似正確。但是根據(jù)管理辦法的解釋，“燃料動力費”是指在項目實施過程中直接使用的相關(guān)儀器設(shè)備、科學(xué)裝置等運行發(fā)生的水、電、氣、燃料消耗費用等，差之毫厘謬以千里。造成日后項目組與財務(wù)部核對經(jīng)費預(yù)算與實際使用時發(fā)生差異。互相推諉，扯皮。

（五）項目結(jié)題審計階段

財務(wù)賬表整理費時費力。根據(jù)管理辦法的要求，科研項目結(jié)題前必須經(jīng)會計師事務(wù)所審計。注冊會計師要求提供該項目周期內(nèi)所有的現(xiàn)金流水賬、各預(yù)算項目費用明細賬等資料。由于財務(wù)軟件沒有將項目編號作為輔助核算內(nèi)容。造成無法直接從財務(wù)軟件中獲取。只能手工查找編制。另外由于收支明細是在Foxpro數(shù)據(jù)庫中，并且數(shù)據(jù)輸入不規(guī)范，不能與財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)直接對應(yīng)，造成事務(wù)所不認可費用發(fā)生的真實性、準確性。拖延了結(jié)題的進度。對未來繼續(xù)承接科研項目造成不利影響。

二、OA+金蝶云方案目的與實施

（一）方案設(shè)計目的

第一，實現(xiàn)無紙化辦公。將科研項目的審批事項全部置于OA系統(tǒng)中進行。第二，大幅度提高核算質(zhì)量、避免重復(fù)勞動。將博科財務(wù)軟件與Foxpro數(shù)據(jù)庫合二為一。利用金蝶云軟件的BOS平臺，開發(fā)自定義報表，滿足科研項目個性化財務(wù)核算需求。第三，建立適合公司的業(yè)財信息共享模式。在OA系統(tǒng)中完成簽字審核工作，將財務(wù)需要的數(shù)據(jù)傳輸?shù)浇鸬葡到y(tǒng)后，通過云計算再次返回OA。實現(xiàn)信息共享，提高會計核算質(zhì)量，更好地為科研項目服務(wù)。

（二）方案實施

實施計劃共8個月，分三個階段：第一步、各系統(tǒng)獨立運行3個月；第二步、協(xié)調(diào)OA公司與金蝶公司技術(shù)人員進行軟件的二次開發(fā)工作，開放各自軟件接口、確定傳輸字段、讀取方式、聯(lián)合調(diào)試等工作；第三步、實現(xiàn)OA+金蝶云對接運行。

（三）OA系統(tǒng)實施過程

1．新建基礎(chǔ)檔案。建立“員工”“部門”“費用科目”“供應(yīng)商庫”“客戶庫”“項目庫”“項目賬號”等檔案庫，用于存放相關(guān)信息。

2．新建“立項審核單”流程。將紙質(zhì)表單格式呈現(xiàn)在網(wǎng)頁上，將線下審批節(jié)點植入系統(tǒng)，申請人點擊提交后，系統(tǒng)會自動按預(yù)設(shè)流程節(jié)點進行流轉(zhuǎn)。歸檔后系統(tǒng)會自動賦予一個八位項目編號，保存在“項目庫”中。前四位是年份號，第五位是項目類型號，1表示“科研項目”，2表示“工作專項”，最后三位是流水號。如，科研項目20201001，工作專項20202001。

3．新建“用款計劃單”。在表單中輸入項目賬號（同項目編號）和項目總經(jīng)費，根據(jù)費用科目填入預(yù)算額，歸檔后，項目賬號自動保存在“項目賬號”庫，“費用科目”庫會生成規(guī)定的費用科目和預(yù)算數(shù)。

4．新建報銷單據(jù)。包括“借款單”“員工報銷單”“對公付款單”和“差旅費報銷單”。填報時須選擇項目編號、報銷賬號（同項目編號），選擇費用科目，輸入摘要，發(fā)票號碼、金額等。提交后報銷單會根據(jù)單據(jù)種類自動編號。編號規(guī)則為：單據(jù)名稱首字母+年份+流水號，如員工報銷單，YGBX-2020-0001。

（四）金蝶云實施過程

1．新建會計科目表。根據(jù)新準則要求，結(jié)合公司實際情況，建立新科目表。根據(jù)收入類型，在“主營業(yè)務(wù)收入”下增設(shè)二級科目，“主營科研收入”“主營專項收入”，同時增加核算維度“項目編號”“客戶”；在“主營業(yè)務(wù)成本”下增設(shè)二級科目，與收入科目對應(yīng)，“主營科研成本”“主營專項成本”，核算維度同收入；在“銷售費用”“管理費用”所有明細科目中增設(shè)“項目編號”核算維度。2．新建“項目賬號余額表”，根據(jù)已審核的“收款單”“付款單”計算出項目資金結(jié)余數(shù)并存放。第三、新建“項目臺賬”用于存放項目編號等信息，作為核算維度，可按關(guān)鍵字查找財務(wù)單據(jù)。第四、新建“項目收支明細表”可直接按照所輸入的項目賬號和期間，引出收支明細和余額，表單字段包括“日期”“報銷單號”“項目賬號”“摘要”“費用科目”等。第五、新建基礎(chǔ)資料“員工”“部門”“費用科目”“供應(yīng)商”“客戶”“項目賬號”，用于保存從OA同步傳入的數(shù)據(jù)。

（五）二次開發(fā)實施過程

1．開放系統(tǒng)接口，設(shè)置觸發(fā)規(guī)則，使OA中的“員工”“部門”“費用科目”“供應(yīng)商”“客戶”基礎(chǔ)檔案每5分鐘會與金蝶云同步一次。保證兩個系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的唯一性。

2．“立項審核單”審核歸檔后，自動發(fā)送表單內(nèi)的“申請日期”“申請人”“項目編號”“項目名稱”“項目類型”“部門”至金蝶云，存放在金蝶云的“項目臺賬”。

3．“用款計劃單”審核歸檔后，生成具體的項目賬號和費用科目并分別存放在“項目賬號”和“費用科目”檔案庫中，之后同步至金蝶云，費用預(yù)算額只存放在OA“費用科目”中，在審核報銷單時帶出。

4．“借款單”“員工報銷單”“對公付款單”“差旅費報銷單”審核通過后，將相關(guān)字段如，“流程編號”“報銷日期”“申請人”“申請部門”“付款單位”“費用科目”“摘要”“金額”“稅額”“項目賬號”發(fā)送至金蝶云，金蝶云中會對應(yīng)生成一張應(yīng)付單，應(yīng)付款上的“單據(jù)編號”同OA的“流程編號”。

5．金蝶云的“項目賬號余額表”存放資金余額，金蝶接口開放給OA，由OA自動讀取并存放于基礎(chǔ)檔案中。該余額根據(jù)金蝶云中的“收款單”和“付款單”的金額計算得出。

6．收到項目款項時做“收款單”，錄入項目賬號、金額點擊審核后，作為一條記錄統(tǒng)計進“項目收支明細表”。應(yīng)付款在實際付款后，下推成付款單，點擊審核后統(tǒng)計進“項目收支明細表”。

三、OA+金蝶云方案在科研項目經(jīng)費管理中的實施效果

（一）從OA流程管理上提高科研項目經(jīng)費管理

因為在OA中報銷費用，在填制報銷單時必須選擇賬號，否則沒法提交。所以沒有做用款計劃單也就沒法報銷，而用款計劃單既生成賬號，也同步編制了各費用項目的預(yù)算額。從源頭上控制了預(yù)算的發(fā)生。

（二）通過二次開發(fā)提高科研項目經(jīng)費管理

首先，申請人在報銷科研經(jīng)費時，項目編號、項目賬號、費用科目等只需點擊下拉列表直接選擇即可。系統(tǒng)會自動根據(jù)所選擇的信息，自動讀取賬號余額，計算費用科目的已使用金額和審批中金額。其次，審核時，報銷單據(jù)上可以同步顯示項目賬號余額、已報銷金額和審批中金額。以及該費用科目的預(yù)算數(shù)、已使用數(shù)和審批中金額。審批人可以方便、直觀的計算出報銷金額是否超過賬號余額或預(yù)算數(shù)，避免了超預(yù)算報銷和賬戶余額透支的情況。

（三）利用金蝶云軟件功能提高科研項目經(jīng)費管理

依靠金蝶云BOS平臺開發(fā)的自定義報表，可以實時導(dǎo)出“項目收支明細表”，為業(yè)務(wù)部門提供準確的經(jīng)費使用情況。另外根據(jù)“項目編號”核算維度，可以按項目導(dǎo)出費用明細賬，從收付實現(xiàn)制和權(quán)責發(fā)生制兩種不同的核算制度上進行統(tǒng)計。滿足結(jié)題審計時所需資料的要求。