關于物業公司內部控制及風險規避的措施研究

楊小茹

（北京中亞遠恒物業管理有限公司，北京 100101）

面對公司發展過程中各種潛在的風險，應加強內部控制，全面監督物業公司各項活動，及時發現風險隱患并解決。然而，在物業公司內部控制落實中，內部控制仍存在一些問題，影響了物業公司的健康運行，風險規避效果難以保障。基于此，本文探討了內部控制的意義，概述了內部控制的特點，闡述了內部控制中存在的問題，以及其帶來的各項風險，最后，有針對性地探討風險規避措施，以期全面推動物業公司的健康長遠發展。

2020年，物業公司經歷了嚴峻的考驗，為小區業主的健康筑起了第一道防線，贏得了政府及廣大業主的好評，同時北京市物業管理條例的發布，更加規范了物業管理服務活動，發展前景非常好。但是，面對物業公司經營發展過程中的各種潛在風險，物業公司應尤為加強自身的內部控制，有效規避各項經營風險，保障公司經濟效益，同時為客戶提供優質服務，推動物業公司的健康運行。

一、公司內部控制的意義

內部控制，是一種有效的控制手段，其以內部管理為主體，通過相互監督、相互制約機制與高效的內控措施，提高資金的安全性，規避企業經營風險，確保財務信息真實性、可靠性與完整性，預防違法亂紀現象的發生[1]。可以說，內部控制作為一種管控手段，在企業經營管理中，發揮著重要作用，保障了企業正常運轉，為風險規避提供了幫助。

在物業公司發展中，為保障公司經營管理活動的有序進行，對公司的人、財、物等展開一系列監管活動，即為內部控制。在實施內部控制中，應按照“三標一體”構建科學的監督機制，最大限度地預防風險，降低企業經營損失，增強企業經營效率。落實內部控制，提高管理水平，化解經營風險，逐步推動企業健康、穩定、長效發展。

二、物業公司內部控制的特點

物業公司想要落實內部控制，規避風險隱患，必須掌握內部控制的特點，為內部控制的作用發揮奠定基礎。

（一）安全管理始終放在第一位

在物業公司日常運行中，物業公司不僅要保障日常運行的安全性，還要保障商業承租戶、小區業主的財產安全、生命安全[2]。若出現安全問題，將直接影響公司的服務質量和社會形象，繼而影響公司盈利與健康發展。對此，在公司經營管理中，應始終將安全管理放在第一位。須知，物業公司的主要工作為：商業辦公樓、小區居民樓等的物業服務，而在物業公司經營管理中，各項任務都與人員息息相關，若不能控制安全風險，極易威脅人們的財產與生命安全，為物業公司帶來巨大打擊。

（二）加強資產管理風險

物業公司主要工作是為租戶、業主服務，并負責諸多固定資產管理，因此，應全面監控公司負責范圍內的固定資產，若固定資產出現損失，則表示資產管理風險已經發生，管理職責未能有效落實到位。在資產管理上落實內部控制，才能有效保障固定資產的完整性、準確性，推動公司各項業務順利進行。對此，在內部控制中，應掌握資產管理風險較大這一特點，強化資產保管，發揮內部控制作用，推動物業企業有效運營。

（三）做好內外信息溝通

物業公司與其他行業公司不同，作為一個對終端客戶廣大業主、租戶提供服務的企業，在信息溝通過程中，不僅需要對內溝通，還要對外進行信息溝通[3]。在內部控制工作中，積極與企業內部進行溝通，才能保障各個部門良好運行，發揮企業服務效果；及時與業主、租戶進行信息溝通，才能增大其對企業的信任值，保障業主、租戶及時繳費，為物業公司的發展奠定基礎。

三、物業企業常見風險隱患

（一）決策風險

物業公司作為傳統的服務行業，一方面利潤率低，為了更好地生存下去，必須開發新的項目（比如面對小區養老問題，構建智慧社區等），發展增值服務項目，另一方面可以憑借其穩定的現金流，廣闊的發展空間及無顯著的周期性、持續的擴容器獲得資本市場青睞。近年來物業公司紛紛上市，截至目前，累計有13家物業企業在港上市，1家A股上市（南都物業），另外還有更多企業走在上市的路上。面對機遇，企業必須結合市場與本企業實際情況，制定科學的發展戰略，否則極易出現戰略決策失誤現象，導致企業遭遇風險，為企業帶來較大經濟損失，甚至導致企業被市場淘汰。在物業公司發展決策中，若對市場情況應對不足，或者對自身評估誤差，都可能導致決策風險，為物業公司帶來大量人才和資源的損失。對此，物業公司在制定發展戰略時，應重視內部控制，全面監控企業自身情況與市場變化，針對性制定戰略決策，積極聽取各部門的意見，避免出現決策失誤現象，有效規避決策風險[4]。

（二）經營風險

目前，老舊居民住宅小區物業價格普遍較低，商業辦公及新小區物業價格相對趨于合理，所以老舊居民住宅物業小區的經營風險相對較大，需要付出的管理成本更大。面對新、老舊居民小區和商業辦公區，物業公司在提高管理水平的同時，應加強內部控制，減少經營風險。在日常經營管理過程常見的風險因素：1．客戶管理類：法律訴訟（包括與業主、供方等發生法律訴訟）；行政部門（與基層業委會、物業主管部門）；信息傳遞（信息傳遞不及時引發相關事件升級的問題或者故意瞞報、謊報、漏報重大事件）；印章管理（盜用、失竊）；社區文化（活動過程中出現人身傷亡及意外事件）；保險（因未購買公共責任險、停車場責任險、機損險、高空拋物險等帶來經營風險）；重要資料存儲（因突發事件導致資料丟失）。2．人力資源類：證件核查（電梯、消防、電工、給排水等）；勞動合同；離職手續等。3．財務管理類：工商、稅務等部門查處而引發的問題；員工舞弊行為；備用金的管理（部門備用金存入個人賬戶等）。

（三）合同簽訂與履行風險

物業公司在承接物業管理相應業務前，大多會與業主之間訂立服務合同，以此約束雙方嚴格依照合同執行各自的權利與義務[5]。但是，很多業主不與物業公司簽訂合同，往往按照已接受服務的事實被動履約，一旦遇到問題，全部推卸給物業公司，而且會以各種理由拖欠物業費（房屋漏水、落地窗戶飄雨、供暖溫度不夠等等），對此，必須加強雙方合同約定與簽訂，必須加強合同內容的嚴謹性。對合同管理進行內部控制，有效杜絕合同履行風險。

四、物業企業內部控制中存在的問題

目前是物業公司發展的黃金時期，一是法律法規的健全。2020年3月27日北京市第十五屆人民代表大會常務委員會第二十次會議通過了《北京市物業管理條例》，該條例自2020年5月1日起施行。二是人們逐漸改變了過去對物業公司的偏見，使物業公司的工作有利于開展。但是，物業公司在實施內控管理過程中，仍存在一定的問題。下文對此展開探討。

（一）物業公司內部控制體系并不完善

1．審批簽字環節

經辦人根據實際業務申請簽字；部門經理審核真實性，必要性、合理性；財務負責人要了解業務的實際情況，對資金支出的合法、合規性進行審核，并對合理性負責監督。分管領導再審核簽字，總經理對結果負責審批簽字。但是，遇到緊急采購，經辦人直接找總經理簽字辦理付款，導致部門經理、分管領導不知情，容易致使不合理及舞弊發生。另外，在對項目專項審查過程中發現一筆業務填多張報銷單，僅簽至部門經理，不經分管領導、總經理審批簽字支出。越權審批報銷，逃避公司領導審批，這兩種行為，都起不到內控監督的作用。

2．重要證件、用章的保管和使用環節

有些公司在管理過程中，任人唯親，公司重要的證件、用章全部由一人保管，既影響了公司的正常運轉，又背離不相容崗位分離的原則，增加了經營風險。

（二）企業內部控制人員專業能力不足

在企業構建內部控制機制時，內控人員的專業水平與大局觀念直接關系著內控作用的發揮，影響著物業公司對風險的規避作用。然而，物業公司人員整體素質和規模相對較低，內控機制的構建仍不完善，加之，公司管理者對內部控制的重視度不足，對內控人員要求不高，未對內控人員開展系統、全面的培訓工作，導致內控人員專業性不強，缺乏對大局的把握，缺乏統籌管理能力。如此，在對物業公司管理中，內控人員的專業性欠缺，影響了內控作用的發揮，無法有效進行風險預警與規避，增大了物業企業風險發生幾率。

（三）各項目部、職能部門缺乏有效溝通協調

在公司實際運營過程中，各項目部、職能部門有時發生重大合約事件，認為請示總經理同意就可直接辦理，根本不通知財務人員，缺少財務內控一環，對涉稅風險（業務如何分項，是否選擇正確的稅率，發票的約定、是否含稅與不含稅價格）以及資金支付風險（收、付款方式、是否收取押金或者保證金等）根本不加考慮，導致公司事后在履行合同中處于被動不利地位，給公司造成損失。

（四）審計監督體系不健全

在實際內控中，多數物業公司缺乏審計監督體系。為了精簡人員，審計監督部門往往由財務人員兼任，并且在內部控制執行中，缺乏獎懲機制，影響了內部控制的有效落實，導致內部控制流于形式。物業管理服務小區往往分布在不同區域，監管力度不強、監管周期較長，導致出現問題審查不清，容易給公司造成一定損失。

五、基于內部控制的風險規避措施

在物業公司管理服務過程中，商業辦公區與居民住宅小區的管理是不一樣的，相對來說，居民住宅小區的風險因素較多，導致的風險也較多，在公司日常運行中，居民住宅小區的公共管理比較復雜，處理不當或不及時，影響公司形象，制約公司正常運轉。對此，要積極落實內部控制，采取切實的措施，針對性解決內部控制中存在的各種問題，全面發揮內部控制的作用，有效規避各類風險隱患。

（一）物業公司應建立健全內控體系，有效規避各類風險

在多數物業公司中，內控體系建設并不完善，存在諸多地方需要改進，對此，物業公司應積極轉變企業內部控制體系建設現狀，以現行法律、政策為基礎，科學制定內部控制標準，促進物業公司的可持續發展[6]。具體來講，首先，做好內控組織工作，由公司管理層負責，引入專業的內控人員，做好內控建設與實施工作，并設置審計部門，提升內部控制管理水平。其次，按照國家“三標一體”做好內部環境的診斷和完善，控制業務活動的設計和運行，促使控制活動和內部環境匹配，推動控制活動順暢進行。最后，制定動態風險評估機制，圍繞內控目標，準確判斷影響目標實現的因素，以此判斷風險。同時，對風險大小、可能帶來的損失等進行評估，針對性展開風險防范工作，有效規避風險，推動物業公司各項業務的順利進行。

（二）提高內部控制人員專業知識結構和綜合素質

財務人員專業知識結構和綜合素質的提高對內控的工作質量起到重要保障，人才的多寡也直接關系著企業發展，所以建立一支高效、專業、優秀的財務人員隊伍，對全面落實內部控制，有效規避各類風險，顯得尤為重要。財務人員的培養可從以下幾方面進行：首先，企業在選人用人方面加強思想政治培養，黨員領先，分管領導和部門經理要率先垂范；二是定期開展培訓，包括專業培訓和職業道德培訓。財務人員是內部控制管理中制定與執行好壞的關鍵因素，所以既要組織財務人員進行內部學習文件，又有定期參加外部的專業培訓；三是加強風險識別與控制能力培養，提高內控人員的風險防范意識，以此將內部控制全面落實到風險控制中，降低企業風險，減少因此而帶來的損失。

（三）加強各部門、項目部之間及全員的溝通協調

內控制度覆蓋公司全業務，全部門，需要公司全體崗位人員參加和重視，才能有效執行。每個崗位的職責、每項業務的作業流程和銜接，在哪個環節容易出現舞弊和漏洞，在哪個環節需要有其他部門的支持和配合，各個崗位的具體負責人最為熟悉。所以，必須調動各部門、項目部及相關人員積極討論，建言獻策，完善與力行內控制度。

（四）加強內控體系的信息化程度

信息化技術的普遍應用，提高了物業公司的工作效率，實現了信息資源共享，為公司各層級進行事前、事中、事后的分析與反饋提供了及時、有效的信息和數據，同時，更要加強信息化系統的安全性。

在建立內控信息化過程中，利用POWER BI構建企業內控數據指標模型，快速將內控數據匯集成完整信息，建立表和數據一對多的關系，從單一視圖中就能查看從概要到各等級詳細信息的所有數據，在建立好可視化輸出的維度和展示方式之后，每個月只需要將原始表格放到原有的文件夾下，刷新數據，即可實現實時更新數據，有效的信息化工具，提高內部控制的工作效率。

（五）制定完善的內部審計監督體系

在內部控制具體實施過程中，多數物業公司存在審計監督體系不全問題，制約了內部控制的有效落實。物業公司應該依照自身特點，完善內部審計監督體系，構建風險評估框架，對各項潛在風險進行預判，并制定項目應急方案。公司各部門之間，以及獨立的內審部門對公司各業務流程應該進行定期不定期的內部審計監督，保證公司資產、資金的安全，其中有效的內控考核機制，是有效執行內控的動力。

六、結束語

總而言之，隨著社會化服務管理體系的完善，相關物業法律法規的健全，物業公司的發展日趨融入居民辦公、生活環境的方方面面，為了長效發展，必須發揮物業公司每個部門，每個崗位、每個人在內控中的作用，完善對突發情況下的應急內部控制，開展一系列的內控防范措施，形成一種企業內控文化，才能使公司立足長久、健康、持續地發展。