DX固定資產(chǎn)管理問題與對策

李海琳

（廣西九信會計師事務(wù)所有限責(zé)任公司，廣西 桂林 541000）

一、選題背景

2017年1月，財政部頒布并實(shí)行了《行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)年度報告管理辦法》，全面提出各區(qū)行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)依托行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，做好資產(chǎn)報告的編制、匯總、分析、報送等工作。這就意味著每年必須進(jìn)行一次資產(chǎn)盤點(diǎn)，這一系列操作必須在國家的掌控中。為了能更好地闡述這一系列的操作流程，本文結(jié)合實(shí)際工作中接觸過的業(yè)務(wù)分析事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理從采購到日常管理等環(huán)節(jié)存在的問題，旨在提高國有資產(chǎn)使用管理效率，健全機(jī)制，加強(qiáng)內(nèi)部控制，保證國有資產(chǎn)的完整性，防止國有資產(chǎn)流失。

隨著時代的進(jìn)步和發(fā)展，國家日益重視國有資產(chǎn)管理，如何管理好資產(chǎn)防止國有資產(chǎn)流失對于國有企業(yè)來說也是一種責(zé)任和義務(wù)，之前很多事業(yè)單位并未設(shè)置專門管理這塊業(yè)務(wù)的部門，這也說明其不夠重視，隨著國家越來越重視國有資產(chǎn)管理，事業(yè)單位才意識到管理的重要性。國家開始從采購源頭控制國有資產(chǎn)，并制定一些相關(guān)法規(guī)來規(guī)范國有資產(chǎn)采購，如《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國政府采購法實(shí)施條例》等。對于國有資產(chǎn)的驗(yàn)收和管理國家也出臺了相關(guān)規(guī)定，2020年3月國家機(jī)關(guān)事務(wù)管理局又出臺《中央行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)清查盤點(diǎn)工作指南（試行）》的通知，這就意味著國家已經(jīng)意識到固定資產(chǎn)管理的必要性。

（一）研究意義

有效地管理固定資產(chǎn)才能確保國有資產(chǎn)的完整性，防止出現(xiàn)浪費(fèi)和損失。加強(qiáng)固定資產(chǎn)的管理，也能提高DX整體管理水平，提升DX外界形象，對于DX而言也是在創(chuàng)造一種無形資產(chǎn)——品牌價值。

（二）現(xiàn)狀分析

隨著DX的大規(guī)模擴(kuò)充，資產(chǎn)規(guī)模增大。基于之前的管理理念，DX在固定資產(chǎn)采購、驗(yàn)收、管理上還存在著重視程度不夠、監(jiān)控水平不高、管理效率不高和鋪張浪費(fèi)的風(fēng)險，引入信息化管理有助于DX的發(fā)展。新政府會計制度對政府會計主體固定資產(chǎn)折舊作出統(tǒng)一規(guī)范，不再是“虛提”而是“實(shí)提”，客觀地反映資產(chǎn)的真實(shí)價格，這就促使行政事業(yè)單位嚴(yán)格落實(shí)有關(guān)國有資產(chǎn)管理規(guī)定，加強(qiáng)資產(chǎn)管理。

（三）固定資產(chǎn)管理基本理論

DX固定資產(chǎn)管理工作需要以相關(guān)理論為指導(dǎo)，這些理論大體有公共組織理論、內(nèi)部控制理論。

本文主要強(qiáng)調(diào)內(nèi)部控制理論。內(nèi)部控制是單位內(nèi)部采取的一種自我約束、自然調(diào)整機(jī)制，這種調(diào)整是在保護(hù)資產(chǎn)和會計信息的安全性和完整性，并在確保單位業(yè)務(wù)政策的實(shí)施和經(jīng)營活動的效率和效果性的前提下進(jìn)行的，其目的是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)，并進(jìn)行計劃、評估和控制。內(nèi)部控制理論主要被運(yùn)用在公司金融業(yè)務(wù)的管理中，2012年為了預(yù)防和控制單位經(jīng)濟(jì)活動的風(fēng)險，財政部頒布了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，旨在保證業(yè)務(wù)活動的控制環(huán)境、控制目標(biāo)，資產(chǎn)的案例使用和公平，財務(wù)信息和公共服務(wù)的真實(shí)高效［1-2］。

（四）資產(chǎn)管理動因分析

第一，固定資產(chǎn)安全管理。DX是事業(yè)單位，其名下的固定資產(chǎn)屬于國有資產(chǎn)，保障資產(chǎn)的安全性是DX管理資產(chǎn)最為重要的問題。但從目前許多高校（在這里把高校作為DX的參照物）來看，大部分學(xué)校的資產(chǎn)管理方式是比較粗放的，不太重視資產(chǎn)的管理和高效使用，資產(chǎn)賬目中賬實(shí)不符，如有實(shí)物存在卻沒有反映在賬上，賬上有資產(chǎn)，卻找不到實(shí)物，甚至出現(xiàn)有現(xiàn)存的實(shí)物還浪費(fèi)資金再次購買的現(xiàn)象。這造成了嚴(yán)重的資源浪費(fèi)，成為DX資產(chǎn)管理的風(fēng)險敞口。因此，加強(qiáng)DX資產(chǎn)管理是為了確保國有資產(chǎn)的完整性和安全性，保證國有資產(chǎn)不流失的動因之一。

第二，資產(chǎn)有序管理。如前文所述，要管理好一個國家，使資產(chǎn)發(fā)揮更大的作用，就需要對采購的資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)籌和有序管理，做好資產(chǎn)管理的頂層設(shè)計工作。這就要求DX做好資產(chǎn)采購預(yù)算、采購驗(yàn)收、資產(chǎn)登記、資產(chǎn)保管及使用等環(huán)節(jié)的具體工作。同時也要求DX不斷完善國有資產(chǎn)管理體制，科學(xué)配置各種資產(chǎn)，做好事前預(yù)算、事中控制、事后管理監(jiān)督，兼顧資產(chǎn)技術(shù)指標(biāo)和經(jīng)濟(jì)標(biāo)準(zhǔn)要求，合理配置資產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)最優(yōu)化組合，減少重復(fù)采購而導(dǎo)致資產(chǎn)的閑置浪費(fèi)，保證資產(chǎn)的持續(xù)效益。

第三，資產(chǎn)規(guī)范管理。從DX目前的管理來看，傳統(tǒng)管理方式已不適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代資產(chǎn)管理飛速發(fā)展的要求。特別是隨著規(guī)模的不斷擴(kuò)張，資產(chǎn)投入加大，資產(chǎn)管理也變得更為復(fù)雜。業(yè)務(wù)流程不規(guī)范；責(zé)任分工不明確；資產(chǎn)管理與預(yù)算管理和財務(wù)管理相脫節(jié)，監(jiān)管不到位；資產(chǎn)重購置輕管理，閑置浪費(fèi)；資產(chǎn)使用效率低下，賬實(shí)不符；實(shí)物資產(chǎn)游離在帳外；沒有資產(chǎn)績效評價和處置規(guī)范等問題暴露出來。針對這些情況，在理論指導(dǎo)下為資產(chǎn)管理提供科學(xué)依據(jù)，結(jié)合DX的實(shí)際情況，加強(qiáng)DX資產(chǎn)管理工作規(guī)范勢在必行，這也是DX加強(qiáng)資產(chǎn)規(guī)范管理的動因之一。

二、DX資產(chǎn)管理現(xiàn)狀

一是在國有資產(chǎn)采購過程中存在招標(biāo)書上的標(biāo)的物與實(shí)際采購物不同的情況，貨物驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不到位。二是在資產(chǎn)的實(shí)物管理工作中各環(huán)節(jié)權(quán)責(zé)不明晰。三是資產(chǎn)的實(shí)物管理工作未能借助信息化手段。四是資產(chǎn)管理未設(shè)置專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理，相關(guān)制度不健全，內(nèi)部控制不到位，沒有完善相關(guān)治理結(jié)構(gòu)，不相容部門之間缺少互相監(jiān)督的機(jī)制。

（一）資產(chǎn)采購環(huán)節(jié)

在采購環(huán)節(jié)大部分資產(chǎn)按照招標(biāo)清單進(jìn)行，部分資產(chǎn)變化較大，不僅在規(guī)格尺寸上，有的甚至在商品名稱上都有較大出入。根據(jù)政府采購法的相關(guān)驗(yàn)收規(guī)定，驗(yàn)收結(jié)果與采購合同約定不完全符合，如不影響安全，且比原采購合同貨物部分提高了使用要求和功能的或?qū)偌夹g(shù)更新?lián)Q代產(chǎn)品的，在價款不變的前提下，采購人可以驗(yàn)收接受；如不影響安全、不降低使用要求和功能，而且改變確有困難的，經(jīng)協(xié)商一致并經(jīng)有關(guān)主管部門批準(zhǔn)后可減價驗(yàn)收接受。商品變化較大，對于商品是否按原招標(biāo)價格進(jìn)行計價還是要按重新擬定價格計價，就是一個需要辨析的過程。

（二）資產(chǎn)入庫與移交環(huán)節(jié)

資產(chǎn)入庫與移交，資產(chǎn)管理部門及財務(wù)部未參與資產(chǎn)驗(yàn)收，如辦公設(shè)備直接在辦公室驗(yàn)收，食堂材料入庫存就直接在食堂驗(yàn)收，智能化設(shè)備也是直接在信息科驗(yàn)收，這一個環(huán)節(jié)同時完成了兩道工序：驗(yàn)收、移交。缺少相關(guān)監(jiān)督部門的核實(shí)，無法保證資產(chǎn)采購名目及數(shù)量完整性。資產(chǎn)驗(yàn)收環(huán)節(jié)是至關(guān)重要的，在這一環(huán)節(jié)就更體現(xiàn)出完善管理制度的優(yōu)勢，DX應(yīng)制定相關(guān)的固定資產(chǎn)管理暫行辦法，把驗(yàn)收會涉及的相關(guān)問題根據(jù)DX的實(shí)際情況寫入制度中。在這要強(qiáng)調(diào)一下，組織架構(gòu)也應(yīng)該設(shè)有相關(guān)監(jiān)督審計部門。

（三）資產(chǎn)登記與后續(xù)管理環(huán)節(jié)

資產(chǎn)登記應(yīng)當(dāng)做到賬實(shí)相符、賬證相符，這要求資產(chǎn)部門與財務(wù)部門要緊密配合起來。形成從預(yù)算、采購、資產(chǎn)及財務(wù)等多維度的閉環(huán)管理。財務(wù)科可以說是貫穿著資產(chǎn)管理全流程的，屬于核心部門，對預(yù)算、審批、驗(yàn)收、付款、登記、盤點(diǎn)等資產(chǎn)管理的全流程進(jìn)行管控。在這一環(huán)節(jié)，財務(wù)與資產(chǎn)管理部門有些脫節(jié)，沒有扮演好資產(chǎn)管理者的角色，對驗(yàn)收環(huán)節(jié)沒有進(jìn)行監(jiān)督，對于支付采購合同進(jìn)度款在某些采購標(biāo)段也沒有詳細(xì)核實(shí)資產(chǎn)的實(shí)際到貨數(shù)量、商品名稱是否與發(fā)票載明的貨物相符、是否與招標(biāo)書上的標(biāo)的物相符，沒有做到實(shí)物流與發(fā)票流的統(tǒng)一。

（四）缺少制度化與信息化管理

健全的管理制度為固定資產(chǎn)管理保駕護(hù)航，若能在制度中明確規(guī)定各相關(guān)部門的責(zé)任，據(jù)以考評各職能部門資產(chǎn)使用的情況，有利于提高資產(chǎn)使用效率，避免重復(fù)購置資產(chǎn)。資產(chǎn)管理部門拿不出相關(guān)的規(guī)范性文件，靠人去管理永遠(yuǎn)都杯水車薪，解決不了管理本質(zhì)問題，用制度規(guī)范管理才會事半功倍，對于實(shí)際使用資產(chǎn)的部門和資產(chǎn)管理部門及財務(wù)部的相關(guān)人員而言清點(diǎn)資產(chǎn)這一工作才會更加輕松。

（五）機(jī)構(gòu)設(shè)置不夠合理

DX機(jī)構(gòu)設(shè)置分工看似明晰，但實(shí)際在管理的時候還是會出現(xiàn)問題，按金字塔式管理層次來說，中間還缺少一個總管資產(chǎn)的部門。這需要DX完善其資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)設(shè)置，讓管理更明晰，權(quán)責(zé)更細(xì)化。

三、結(jié)語

針對以上問題，應(yīng)健全治理結(jié)構(gòu)，設(shè)置內(nèi)審部門，完善與資產(chǎn)相關(guān)的規(guī)章制度，明確資產(chǎn)管理部門的職責(zé)范圍。面對采購中的變更應(yīng)該嚴(yán)格按招標(biāo)法執(zhí)行，對于實(shí)物驗(yàn)收應(yīng)該做到實(shí)物與清單相符，嚴(yán)格分清財務(wù)部與資產(chǎn)管理部門的職責(zé)范圍，不越權(quán)也不推權(quán)。此外，在資產(chǎn)管理的過程中引入信息化手段，一是減輕資產(chǎn)管理人員的工作量，二是可以準(zhǔn)確地掌握資產(chǎn)的實(shí)際情況，提高信息化程度。