縣域鄉鎮（街道）機關檔案規模化進館的探索與實踐

文·崔學政 張磊

為貫徹落實《檔案法》，提升檔案信息化水平，“十三五”期間，平度市檔案館科學制定工作方案，創新采用“三集中、兩統一”的方法，加強業務指導，分批實施完成全市鄉鎮（街道）機關近40年檔案進館工作，按照《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31-2017）要求，實現檔案實體和原生電子文件、數字化成果同步進館，為縣域鄉鎮（街道）機關檔案規模化進館，提升檔案數字化、信息化水平積累了經驗。

一、深入細致調研，摸清鄉鎮（街道）機關檔案實底

平度市檔案館館藏建設前期發展較快，1988年館藏量達到3萬卷。之后由于庫房飽合、舊城改造等原因，再未接收鄉鎮（街道）機關檔案進館。2016年，平度市委市政府加大對檔案事業的投入，規劃建成5000余平方米的平度市檔案館新館。平度市檔案館抓住新館投入使用的有利時機，結合國家級數字檔案館創建，迅速啟動鄉鎮（街道）機關檔案進館工作。

平度市所轄鄉鎮（街道）歷經數次裁撤合并，時間跨度長，機構設置變化大，鄉鎮（街道）機關檔案相對復雜。平度市檔案館業務科人員結合歷年檔案統計年報和檔案代管臺賬，采取逐個鄉鎮（街道）機關檔案室親手清點的方式，歷時三個月，完成全市20個鄉鎮（街道）28處檔案室（庫房）檔案清點工作，摸清各鄉鎮（街道）應進館檔案的全宗、類別、數量和保管條件等詳細情況。

調研結果顯示，平度市1976年設置有45處鄉鎮（公社），至1994年合并為32處鄉鎮，2000年合并為30處鎮（街道），到目前裁撤為20處鎮（街道），共計95個全宗，近10萬卷（件）檔案應該整理并數字化后接收進館。

二、先行試點，為檔案規模化進館探索方案

根據調研情況，平度市檔案館研究確定了“先行試點、分步實施、有序推進”的鄉鎮（街道）機關檔案進館工作思路。為使試點工作最大程度反映實際情況，市檔案館精心選擇了機構沿革變化較小的仁兆鎮和機構沿革相對復雜的東閣街道作為試點單位。兩處鎮（街道）共抽調機關干部8人，歷時五個月，完成了2700卷和6200余件檔案實體整理和案卷目錄、卷內文件目錄錄入以及全宗指南的編撰等工作，檔案全文數字化工作由中標的檔案數字化公司負責，檢查驗收后移交進館。

通過試點，發現存在的問題：一是工作量大。進館檔案時間跨度近40年，案卷質量與進館標準差距較大，普遍存在整理不規范、裝具需要更換等問題，整理工作量大；根據國家級數字檔案館創建要求，增量檔案全部數字化，數字化工作量同樣巨大。二是工作效率難以提高。鎮和街道作為基層政府，擔負村級組織（社區）管理、黨建、扶貧和鄉村振興等責任，工作頭緒多壓力大，抽調得力干部整理檔案相對困難。個別抽調人員與原單位不脫崗，影響檔案工作進度。三是檔案業務指導難度大。鎮（街道）檔案進館工作人員經常更換，增加了檔案業務指導的工作量。

三、分類施策，全面完成鄉鎮（街道）機關檔案規模化進館

針對試點發現的問題，平度市檔案館研究制定甲乙兩套鄉鎮（街道）檔案規模化進館方案，由鄉鎮（街道）自行選擇。甲方案是由各鄉鎮（街道）抽調得力干部組成檔案進館工作小組，負責進館檔案的整理和案卷級目錄、文件級目錄數字化工作，由數字化公司負責檔案全文數字化工作。乙方案是各鎮（街道）與中標的數字化公司簽訂協議，由數字化公司全面負責進館檔案的整理及數字化工作。兩種方案均由檔案館提供整理場地和數字化場所，負責業務指導和安全管理；各鎮（街道）與數字化公司簽訂合同，除雙方留存外，交檔案館一份備案。

甲方案優勢在于調用機關干部整理檔案，人力開支較少，適合經濟條件弱的鄉鎮；乙方案優勢在于由檔案數字化公司整理檔案，專業化程度高，工作效率高，各鎮（街道）只需安排一名熟悉檔案業務的人員現場聯系，減輕抽調人員的壓力，不足之處在于向社會購買專業服務多，花費較高，適合經濟條件較好的鄉鎮。到2020年底，平度市各鄉鎮（街道）均按計劃順利完成進館檔案整理和數字化工作，其中3個鎮（街道）采用甲方案，17個鎮（街道）采用乙方案。

四、鄉鎮（街道）機關檔案規模化進館工作的幾點經驗

（一）積極爭取上級支持

平度市檔案館完成方案初稿后，邀請青島市檔案局（館）專家對方案進行指導，根據專家提出的意見修改完善；爭取市委市政府支持，以兩辦文件形式轉發《關于全市各鎮（街道）檔案向市檔案館移交工作實施方案》，提高了進館單位的重視程度。

（二）加強領導，明確分工，提高工作效率

平度市檔案館專門成立了鄉鎮（街道）機關檔案規模化進館工作領導小組，館長任組長，分管副館長任副組長，有關科室負責人為成員；明確責任分工，檔案業務科負責業務指導和數字化安全工作，檔案管理科負責檔案質量檢查和接收進館工作，在領導小組的統一指揮下，各科室團結協作，密切配合，有效提高工作效率。

（三）深入調研，先試點后推廣，將前期準備工作做實做細

平度市檔案館在認真調研，摸清各鄉鎮（街道）機關應進館檔案情況的基礎上，結合館藏臺賬，編制了《各鄉鎮（街道）進館檔案全宗和目錄一覽表》，將95個全宗逐個目錄（類別）列明起始卷號和起至時間；根據試點情況和上級專家意見，完善了《關于全市各鎮（街道）檔案向市檔案館移交工作實施方案》，各鄉鎮（街道）根據經濟條件和工作實際自行選擇方案，避免了“一刀切”，有效提高了鄉鎮（街道）開展檔案進館工作的積極性和主動性。

（四）采取“三集中、兩統一”的方法，保證檔案進館質量和效率

平度市檔案館提供檔案整理和數字化場所，各鎮（街道）集中時間、集中地點、集中人員，接受檔案館統一業務指導，最后由數字化公司統一進行檔案全文數字化。市檔案館加強檔案整理和數字化過程中的業務指導，研究制定了《鄉鎮（街道）機關檔案進館操作規程》，對檔案清點、裝運、整理、數字化、抽檢驗收、消毒滅菌和上架等各個環節提出規范化要求。指導數字化公司按照《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31-2017）要求，開展檔案全文數字化工作，重視原生電子文件收集歸檔，保證進館檔案和數字化成果質量。

（五）加強安全管理，確保檔案和信息安全

平度市檔案館根據國家檔案局印發的《檔案數字化外包安全管理規范》（檔辦發〔2014〕7號），制定了完備的管理制度并張掛上墻，內容涵蓋數字化服務機構的安全管理、數字化場所的安全管理、數字化加工設備和網絡環境與數據載體的安全管理、檔案實體的安全管理、檔案數字化成果移交接收與設備處理的安全管理等各個方面，分管領導定期調度，確保各項制度得到落實。同時，結合國家級數字檔案館測評和山東省綜合檔案館業務建設評價工作，對國家和省市領導及專家的指導意見即知即改，確保檔案安全。