信息時代檔案管理工作者應具備的素質和能力

文·陳哲

信息技術不斷發展給檔案管理帶來了很多機遇和挑戰，對檔案管理工作者的職業道德以及職業能力都提出更高的要求。檔案工作者要及時轉換角色，從以往的“倉庫保管員”轉變為“檔案信息資源管理者”，在職業能力（包括服務能力、技術能力、知識能力、專業能力、學習能力及管理能力等）及職業道德（職業道德素質、思想政治素質等）方面積極充實自己，提升自身的個人能力，以適應當前社會發展需求[1]。

一、信息技術對檔案管理工作者帶來的機遇與挑戰分析

（一）信息技術對檔案管理工作者帶來的機遇

1.檔案管理更加方便快捷

信息技術普及，可以通過電子文檔錄入、數字編碼、影像掃描等信息化處理檔案，建立區別于實體檔案館的虛擬檔案館，對那些無需保留原件、紙質材料的檔案，實現信息化處理后通常而言就不再需要翻閱原件，這對保存檔案而言非常有利[2]。信息化貯存檔案后可通過計算機程序來建立方便檢索的編目與數據庫，利用搜索功能即可在短時間內檢索到目標檔案，為檔案管理部門履行社會服務職能提供了便利。

2.為檔案編輯及研究帶來便利

信息化處理檔案后可在不對檔案的真實性造成影響的前提下編號排序，整合性質相似、內容相近的文檔，通過專用軟件規范化錄入存貯電子文檔，當檔案內容需要增減時，可非常方便地進行編輯。信息化處理后如果不是特別要求，檔案研究僅需要查閱、復制電子檔案即可，避免檔案研究時查閱、復制、借閱檔案原件而對檔案造成的損耗。

（二）信息時代對檔案管理人員帶來的挑戰

檔案智能化管理后，檔案管理工作不再是簡單的技術工作，而是復雜的高技術含量性的工作，對工作人員的水準有較高的要求，迫切需要提高檔案管理人員的素質來勝任這項工作，包括外語水平、實際工作能力、理論水平、以計算機為代表的現代化設備應用能力等[3]。

檔案管理工作信息化也要求檔案管理人員具有更高的政治覺悟與職業道德素養。信息化時代，檔案管理人員，特別是涉及到機密檔案的管理人員需要增強自己的責任感，強化敬業精神，嚴格遵守規定來使用網絡及計算機管好檔案，預防機密信息被泄露，強化自身的防范意識。因此，信息時代下檔案管理人員要有正確的價值觀、高度的責任感與警惕性、良好的職業操守以及較強的工作能力。

二、信息時代檔案管理工作者應具備的素質與能力

（一）職業道德

1.職業道德素質。檔案工作服務性的特點，檔案工作環境的封閉性，工作范圍的局限性，都需要檔案工作人員保持默默無聞、無私奉獻、甘為人梯的工作精神。因此，檔案工作者要秉持對工作、對人民負責的態度，周到、細致、耐心、熱情、主動地為人民服務，要做到百調不煩、百問不厭、以誠相待、一視同仁，急利用者所急，供利用者所需。要有崇高的義務感、強烈的事業心及嚴謹的工作作風，保持學術、政治上的嚴肅態度，尊重科學、尊重客觀，做到一絲不茍，嚴謹務實，精益求精。

2.思想政治素質。檔案工作者要堅持黨的領導，準確領會并執行黨的路線、方針、政策，堅持正確的政治方向，嚴格按照相關法律、法規工作，將畢生精力奉獻給檔案事業。

（二）職業能力

1.技術能力。信息化條件下，檔案管理方式出現了技術層面的變革，檔案工作者要不斷提高自己的技術水平與業務能力。檔案工作各環節、各方面的網絡技術、現代通訊技術、計算機技術等的應用，讓檔案信息資源的整理、開發以及利用都擺脫了以往的手工處理，但檔案管理人員要認識到數字化、網絡化并非等于信息化，檔案的信息化管理想要完全取代手工管理還需要很長的時間，需要注意紙質時代與電子時代的檔案管理工作在方法以及觀念上的銜接與兼顧[4]。

2.知識與專業能力。檔案人才屬于知識管理人才，檔案工作的專業性、信息的知識性決定檔案工作人員的勞動屬于知識性勞動，需要檔案管理人員有系統的專業知識和寬泛、廣博的多學科知識。比如，信息時代檔案的載體以及門類的極大變化，要求檔案管理工作人員掌握檔案信息處理的知識和檔案計算機管理的方法，要提高自己的信息數據處理能力，熟練接收信息、存儲信息、加工信息、輸出信息。要具有科研能力，服務過程中要善于思考研究，不斷提高自身的科研水平，在開發利用信息資源的過程中發揮主動性、創造性。要掌握現代通訊能力，以便于遠程獲取網上信息資源。要具有語言應用能力，比如過硬的文字功夫以及準確、流暢的表達能力，以便很好地與同行、上級、檔案利用者進行交流，提供優質服務。

3.學習能力。科學技術不斷發展的今天，讓各種新技術層出不窮，要想在檔案管理中應用各種新技術就要不斷學習先進技術的基本原理，了解信息管理的操作方法與知識，掌握錄像、掃描、導入、自動檢索、數據庫建立、網絡技術應用等相關技術，這就要求檔案工作人員要有極強的學習能力，通過參加教育培訓或自主學習，來獲取信息時代檔案工作者需要的各種技能。

4.管理能力。管理能力是檔案工作職業性質的基本要求，在檔案工作人員的職業能力中非常重要。檔案工作需要與不同層次、多方面的人員打交道，這就要求檔案工作人員具有良好的協調能力、溝通能力以及組織能力，與同行以及上級單位聯系時要具備公共關系能力。

在信息時代高速發展的今天，檔案管理工作面臨著極大的挑戰，對檔案工作人員的素質和能力提出了更高的要求。檔案管理工作者應正確認識到社會大環境的變化，不斷提升自身綜合素質和能力水平，以保證檔案管理任務有序完成。