大數據時代事業單位人事檔案管理創新路徑研究

文·劉紅春

人事檔案管理是事業單位人事管理制度中重要的工作內容，其主要記錄了事業單位人員的個人基礎身份信息、相關學習的經歷、接受教育的程度、學歷資質資料以及工作中的各種表現等方面的信息。建立健全的人事檔案管理制度有利于事業單位中業務的開展和工作進度的推進，方便進行薪酬計算、福利保障等具體工作。隨著事業單位改革的不斷深化，對事業單位的人事檔案管理進行創新也是時代需要，它對于促進事業單位發展和員工進步有著重要意義。

一、目前人事檔案管理存在的問題

（一）傳統人事檔案管理制度落后

現在雖然在國家層面反復提倡各行各業改革創新，但是部分事業單位對順應時代要求、與時俱進創新的理念還沒有一個深刻的理解，依舊在沿襲傳統的人事檔案管理模式。這種以紙質檔案保存下來的各類人事信息，在單位員工數量增加、各種工作不斷深化的情況下，極難滿足事業單位發展的需要，導致人事檔案管理工作的難度增加、效率低下。另外，這種紙質檔案保存信息的方式，也導致其進行二次非正常修改和操作的可能性增大大，不利于保證人事檔案的真實性。

（二）人事檔案管理安全隱患較大

隨著事業單位改革的不斷深化，大部分的事業單位在人事檔案管理方面進行了革新，建立了現代化的人事檔案管理系統，但是這種改變多只限于表層，即沒有根據單位的實際情況進行全面的、深入的、科學的管理創新，導致整個系統在實施過程中問題頻出，在一定程度上對人事檔案管理的安全性構成了威脅。

（三）人事檔案現代化管理技術人員缺失

在大部分已經進行人事檔案管理系統革新的部門中，現代化人事檔案管理系統的運用工作都由原崗位管理人員承擔，由于沒有接受過相關技術操作的培訓，導致人事檔案現代化管理無法達到預期效果，發揮不出其有別于傳統人事檔案管理系統干的巨大優勢。

二、人事檔案管理的創新路徑

（一）提升人事檔案信息化管理水平

首先，改進提高人事檔案信息化管理設備，使依舊采取傳統管理模式的單位盡快進行信息化建設，對于已經建立符合大數據標準的信息化系統進行進一步改進和升級，為人事檔案現代化管理夯實物質基礎。其次，對于現在已經開始進行人事檔案信息錄入部門，要提高其對人事檔案信息的現代化分析研究能力，使管理者能夠快速準確地提取相關的信息，以實時掌握員工的真實情況。

（二）建立人事檔案管理人員定期培訓考核制度

因為人事檔案管理和大數據信息技術融合，是一種區別于傳統模式的新型管理方式，所以需要對人事檔案管理人員進行技術培訓，然后通過考核，選拔出適合的員工來管理和使用人事檔案現代化管理系統。同時，要建立健全培訓考核制度，讓員工時刻保持對于新系統的學習能力和運用能力，不斷推動人事檔案現代化管理系統更優更快發展。

（三）確保人事檔案信息的安全性

在建立健全了人事檔案現代化管理系統之后，要聘請專業的技術人員進行系統信息的安全維護，定期更新不同人員進入該系統的權限，避免無關人員侵入系統。比如在人事檔案中，關于基礎信息修改一項可以進行一個永久性痕跡殘留，在出現安全問題之后可以根據這個瀏覽修改痕跡去查尋非法操作的來源。還要加強人事檔案管理系統的安全防固，比如建立防火墻、設置秘鑰等等，以確保人事檔案現代化化管理系統萬無一失。對于傳統的紙質文檔也可以進行一個備份，以備出現問題核查。

（四）建立健全特色的人事檔案管理系統

雖然人事檔案現代化管理系統在大方向是一致的，但基于各事業單位性質不同，其需要建立的系統也存有細微不同，所以不同的事業單位要根據自己單位的性質來建立特殊的人事檔案管理系統，以有利于自己工作的開展，促進人事檔案管理信息化的個性發展。

在大數據時代，順應時代要求創新開展工作是非常必要的。對于事業單位的人事檔案管理而言，創新就是要和大數據時代的信息技術相結合，同時考慮本單位的性質來建立人事檔案管理系統，相比較傳統人事檔案管理模式來說，這更有利于促進人事檔案工作的效率提高，更有利于提高事業單位人事檔案的管理質量。