關于做好房地產管理所檔案管理工作的思考

文·于紅麗

房地產管理所檔案是指所轄區內直管公房、私房的產權、產籍管理，直管公房的租賃、維修養護和危房的改建等過程中形成的具有保存價值的文書、圖表、照片、錄音、影像等原始記錄。隨著時間的推移和經濟社會的發展，因為房屋產權繼承、轉讓及房屋的維修等原因，來房地產管理所查閱利用檔案的頻率越來越高，使房地產管理所檔案中存在的檔案資料不齊全、整理不規范、保管不安全等問題日益凸顯，需要房地產管理所的檔案管理部門加以重視，并積極研究解決對策。

一、房地產管理所檔案管理工作中存在的主要問題

（一）檔案資料收集不齊全

檔案資料的收集，是做好房地產管理工作的基礎。目前房地產管理所的檔案資料收集不齊全，一是因為對國家檔案局10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》的貫徹落實不到位，沒有按照10號令的要求，制定單位的《文件材料的收集范圍和檔案保管期限表》，導致檔案收集工作無章可循。二是單位全員的檔案意識比較淡薄，沒有配備專人管理檔案。兼職檔案管理人員對檔案業務不熟悉，管理職責不明確并且流動比較頻繁，不能安心做檔案工作。三是沒有把檔案資料的收集工作納入單位的工作流程，沒有與其它工作一起同安排、同檢查、同考核、同總結，平時領導不過問、年中工作不檢查、年底業績不總結不考核，激發不起檔案人員的工作熱情，對檔案資料收集不夠重視，故不能做到應歸盡歸、應收盡收。

（二）檔案規章制度不健全

多數房管所沒有按照國家檔案主管部門頒布的規定，結合實際工作需要，制定本單位的檔案管理辦法及檔案收集、分類、歸檔、整理、移交、統計、鑒定、銷毀和利用等規章制度，導致單位的檔案管理工作沒有依據、沒有標準，處于較為混亂的狀態。有的單位為了省事，直接套用上級部門的規定，與單位的實際情況不相適應，只滿足于檢查時喊在嘴上好聽、印在紙上好看、貼在墻上場面，沒有針對性，不具可操作性，缺乏指導性和約束性，形同虛設。還有的單位只是制定了檔案保管和檔案利用幾個制度，內容單一，覆蓋面窄，實用性不強，導致房地產檔案資料管理松散隨意。

（三）檔案資料保管不安全

一是由于單位辦公場所的限制，房地產檔案庫（室）設置不符合要求。有的檔案室設置在洗手間隔壁，有的檔案室設置在負一層或負二層，還有的設置在樓房頂層，無法保證檔案保管所需要的溫濕度。二是多數單位不了解檔案安全保管的“九防”措施，沒有配備檔案安全“九防”措施所必需的設施設備，無法保證檔案載體的安全。三是檔案移交手續不完備，人員調動的時候難以保證檔案數量的準確性。人員進出檔案室沒有詳細登記，檔案室門上的鑰匙可以隨意取用，都為檔案安全管理埋下了隱患。

二、加強房地產管理所檔案管理工作應采取的對策

（一）提高思想認識，加強組織領導

領導重視是做好工作的關鍵。因此，各級房管所的領導要認識到做好房管檔案工作的重要性，切實加強組織領導，把檔案管理擺上工作日程，定期聽取情況匯報，及時研究解決問題的方案。要設置檔案工作分管領導，經常對檔案工作進行督導，了解實際工作情況，幫助解決實際問題。各級房管所要把檔案管理工作納入崗位職責，與其它工作同布置、同調度、同考核，增強檔案人員做好檔案工作的思想自覺和行動自覺。

（二）加強教育培訓，提高全員檔案意識和業務素質

房管所的檔案管理工作需要全員參與、齊抓共管，才能卓有成效。單位各部門都是檔案的產生地，因此全員都要成為檔案收集的參與者，以確保檔案資料的齊全完整。房管檔案工作是一項專業性很強的工作，必須加大對檔案人員的教育培訓力度，提高專兼職檔案管理人員的業務素質和操作技能。要將檔案工作培訓納入單位年度業務培訓的范疇中，努力實現檔案知識和業務技能的全覆蓋。要把政治素質高、業務能力強、事業心責任感重的人員選配到檔案管理崗位，并保持人員的相對穩定，保證房管檔案管理工作的經驗積累和技能傳承。

（三）要健全完善房管所檔案管理的各項制度

要根據《檔案法》及國家檔案局的規定，結合本單位檔案工作實際，建立健全檔案管理工作的各項規章制度。要集所內各科室人員的智慧和檔案管理人員的經驗，制定各科室檔案的收集范圍、整理標準、歸檔要求、移交時間及利用規定，經所領導同意簽字后，以正式文件印發執行，用制度來規范全體人員特別是檔案管理人員的歸檔行為，提高檔案質量和檔案管理水平。

（四）采取有效措施，確保各項制度落實到位

一要加強督導。要組建督導小組，分管領導任小組負責人，辦公室、科室負責人及檔案管理人員任組員，采取聽匯報、看現場、集中議、共同定的方式，定期和不定期地對檔案管理制度貫徹落實情況進行督導，重在發現問題，研究整改措施，限期整改問題。二要定期進行通報。對督導中發現的先進典型、存在問題進行定期通報，宣傳先進、鞭策后進，形成學先進、趕先進、抓落實的良好氛圍。三要納入年度考核。要把檔案規章制度的落實情況，納入年度考核內容，對各項規章制度貫徹不到位的科室或個人最后一名，年度考核不予過關，以督促各項規章制度的落實落地。

（五）采取得力措施，確保檔案資料的安全

檔案資料的安全，是檔案管理工作的底線、紅線，必須放在突出位置，時刻繃緊這根弦。一要設置符合檔案安全管理要求的場所，確保檔案存放的環境能達到檔案保管所需要的溫濕度要求。二要配備檔案庫房“九防”要求所必需的設施設備，比如除濕機、空調、消毒機，確保檔案的安全保存。三要把檔案安全管理的各項制度落實到位。特別是檔案進出庫房的移交記錄、管理人員更替的交接記錄、進出檔案庫房的人員登記等，確保檔案的安全保管。