互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代企業(yè)檔案管理工作中存在的 問題與對(duì)策

文·李衛(wèi)華

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，企業(yè)的檔案管理工作不斷拓展創(chuàng)新，朝著現(xiàn)代化管理的模式發(fā)展，電子檔案在逐步取代紙質(zhì)檔案，檔案信息管理在逐步超越檔案實(shí)體管理。企業(yè)檔案管理工作需要對(duì)這些新問題新特點(diǎn)建議研究，并有效應(yīng)對(duì)。

一、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理理念落后

電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理，是未來檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。“十三五”期間，國家檔案局聯(lián)合國家發(fā)展改革委遴選了33家企業(yè)開展電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)工作，目前已有23家企業(yè)完成了試點(diǎn)任務(wù)，特別在電子會(huì)計(jì)檔案單套制管理方面取得了良好效果。但從我國企業(yè)檔案管理實(shí)際情況看，很多企業(yè)的檔案管理工作仍停留在對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行存儲(chǔ)和保管階段，企業(yè)檔案管理人員的觀念還沒有跟上互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展的腳步，致使檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，不能符合時(shí)代發(fā)展要求。

（二）檔案人員專業(yè)水平不高

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，檔案管理工作在不斷地進(jìn)行改革，但很多檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和管理經(jīng)驗(yàn)都相對(duì)固化，對(duì)于現(xiàn)代化的管理方式不熟悉也不學(xué)習(xí)，無法應(yīng)對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的需求。以企業(yè)電子檔案單套管理為例，國家檔案局試點(diǎn)任務(wù)范圍涉及到會(huì)計(jì)、工程管理、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、運(yùn)營管理、供應(yīng)鏈管理、工程調(diào)度等不同類型企業(yè)的不同領(lǐng)域，這需要企業(yè)檔案工作者具有檔案管理、信息技術(shù)、企業(yè)管理和業(yè)務(wù)運(yùn)行多維度的知識(shí)儲(chǔ)備。特別是云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等各種互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的大量涌入，使檔案管理充滿了挑戰(zhàn)，但是由于很多企業(yè)檔案管理人員不具備相應(yīng)的檔案管理知識(shí)和專業(yè)技術(shù)，致使企業(yè)檔案管理方式守舊，一些先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和現(xiàn)代化技術(shù)不能發(fā)揮出應(yīng)有的作用，阻礙了檔案管理方式的創(chuàng)新和發(fā)展。

（三）檔案管理中存在著安全隱患

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，檔案信息化建設(shè)雖然有效地提高了檔案管理的效率和質(zhì)量，但是網(wǎng)絡(luò)安全隱患也對(duì)檔案管理構(gòu)成一定的威脅。政府部門檔案信息化建設(shè)可以依托與互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境物理隔離的政務(wù)網(wǎng)開展，安全環(huán)境具有天然優(yōu)勢(shì)。企業(yè)一般不具備這樣的條件，信息化建設(shè)主要依托互聯(lián)網(wǎng)開展，運(yùn)作不當(dāng)就會(huì)被滲透、監(jiān)聽，甚至病毒入侵，對(duì)整個(gè)檔案管理信息化系統(tǒng)造成破壞，導(dǎo)致重要的檔案信息丟失，影響到檔案信息化管理的安全性[1]。

二、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代對(duì)檔案管理工作帶來的優(yōu)勢(shì)

（一）先進(jìn)技術(shù)使用

在檔案管理中，可以使用信息技術(shù)建立檔案信息輸入、管理和檢索系統(tǒng)，規(guī)避檔案人員手工操作帶來的歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、信息輸入錯(cuò)誤等弊病，節(jié)約立卷歸檔時(shí)間，并且網(wǎng)絡(luò)空間可以存儲(chǔ)更多的視頻、圖片和音頻，比傳統(tǒng)的檔案管理方式更加多元化，能夠更好地佐證歷史、服務(wù)社會(huì)。

（二）管理成本降低

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，產(chǎn)生的檔案數(shù)量越來越大，紙質(zhì)檔案的生成需要消耗大量的紙張，保存需要占用巨大的空間，延長其保存時(shí)間需要配備許多設(shè)施設(shè)備，還要牽涉很多人力物力，其成本高昂讓企業(yè)不堪重負(fù)。而網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，電子檔案的出現(xiàn)以及單套制管理制度的出臺(tái)，可以有效緩解紙質(zhì)檔案管理問題，將管理成本控制在企業(yè)可承受的范圍內(nèi)，同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，提供檔案遠(yuǎn)程服務(wù)，使得檔案管理更加的方便快捷。

（三）工作時(shí)效性提升

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，電子檔案管理模式使檔案工作更具時(shí)效性。紙質(zhì)檔案立卷歸檔后，其管理方式即使不便或有誤，也很難對(duì)其進(jìn)行調(diào)整或修改，只能在后續(xù)的立卷歸檔中加以修正。但是在電子檔案管理中，如果管理方式有誤或需要添加項(xiàng)目，可以通過修改軟件及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，使檔案管理能夠不斷適應(yīng)時(shí)代變化和社會(huì)需求，提高檔案管理的時(shí)效性。

三、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理工作的對(duì)策

（一）更新檔案管理工作理念

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案管理人員要不斷更新思想觀念，要充分認(rèn)識(shí)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案工作發(fā)展的趨勢(shì)和要求，加強(qiáng)自己對(duì)信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的認(rèn)知，不斷地學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)和管理方式，并學(xué)會(huì)使用現(xiàn)代化的管理設(shè)備，增強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)[2]。

（二）推動(dòng)電子檔案單套管理工作

按照電子文件單套歸檔的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，建立健全電子文件歸檔、電子檔案移交相關(guān)制度，在業(yè)務(wù)流程中嵌入電子文件歸檔要求，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中同步規(guī)劃、同步實(shí)施電子文件歸檔功能，努力實(shí)現(xiàn)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件以電子形式單套制歸檔。對(duì)于相關(guān)工作起步較晚的企業(yè)，可以聚焦在已經(jīng)形成成熟技術(shù)方案的企業(yè)電子文書檔案和會(huì)計(jì)檔案單套管理領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)突破，在此基礎(chǔ)上，廣泛吸收已有試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，將工作范圍向運(yùn)營管理系統(tǒng)、工程技術(shù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等更多領(lǐng)域拓展。

（三）提高檔案信息的安全性

企業(yè)要適應(yīng)信息技術(shù)安全領(lǐng)域法律法規(guī)的發(fā)展趨勢(shì)，不斷完善檔案管理制度，將檔案管理安全責(zé)任落實(shí)到人，注重保證檔案信息的安全性。要按照網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)的相關(guān)要求，針對(duì)檔案管理系統(tǒng)開展等級(jí)保護(hù)定級(jí)和測(cè)試工作，同時(shí)開展?jié)B透測(cè)試、攻防演練等網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全隱患，采取系統(tǒng)加固等多種技術(shù)方案提升安全水平。要按照數(shù)據(jù)安全和密碼技術(shù)應(yīng)用的要求，選用可靠的密碼技術(shù)和密碼產(chǎn)品，強(qiáng)化對(duì)數(shù)據(jù)管理、信息傳輸?shù)陌踩雷o(hù)。對(duì)于一些計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，應(yīng)該加強(qiáng)技術(shù)管理，使用高科技的管理方式來保證檔案信息化系統(tǒng)的安全。

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，企業(yè)的檔案管理工作應(yīng)該做到與時(shí)俱進(jìn)，管理人員應(yīng)該積極的轉(zhuǎn)變管理理念，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，提高網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理的安全性，使得檔案管理工作提質(zhì)增效。