如何實現企業檔案工作的創新與發展

劉琳琳

（中國電建市政建設集團有限公司，天津 300384）

一、引言

企業檔案工作內容較為繁瑣，涉及到企業管理運行的各個方面，需要對相關的資料信息進行全面的收集整理，形成完善的檔案管理體系。而隨著企業范圍和經營規模的不斷擴大，檔案工作壓力不斷增大，為適應新常態下的企業發展形勢，現有的檔案管理模式已經無法滿足企業發展需求，推到檔案工作的科學創新已經成為檔案部門的重要任務。而在實際的檔案工作中存在著一些問題，制約著檔案機制的體現，需要管理部門優化工作思路，結合企業發展需求，推動檔案管理模式的科學轉型。

二、十四五時期企業檔案工作的趨勢分析

企業作為市場經濟的基礎構成，是推動十四五規劃高效落實的重要基礎，為保證遠景目標的高效實現，對檔案工作提出了更高的要求。網絡和信息設備的廣泛普及推動了數字化數據資料的普及，推動檔案管理模式的轉型，對提升檔案管理水平起到積極作用。在十四五發展階段，隨著信息技術的快速革新，對企業檔案工作發展提供了有效的條件，借助信息設備和技術，推動智能化管理體系的構建，實現整體管理水平的提升。[1]檔案資料具有較強的價值，在十四五階段，管理部門要深入挖掘檔案資料價值，拓寬檔案資源利用途徑，為企業經營管理決策的制定和執行提供科學的依據。要豐富檔案工作思想內涵，推動檔案文化的科學建設，營造積極的檔案工作氛圍，引導干部職工形成正確的檔案管理意識，積極配合檔案工作開展。為保證十四五規劃和遠景目標的科學實現，企業對檔案工作人員的素質能力提出了更高的要求，推動人才隊伍建設是檔案部門的重要工作內容。[2]

三、企業檔案的特點及價值表現

（一）企業檔案特點

檔案是對企業經營管理中產生的數據信息進行全面的收集整理，形成完善的檔案管理體系，為企業高質量發展提供有效支持。檔案工作具有鮮明的特點，一是全面性，需要對企業管理運行形成全面覆蓋，資料內容較為豐富，形式較為多樣，將企業發展過程形成直觀細致的呈現。二是資料的真實有效，通過管理活動的開展，對資料內容進行有效的審核，對問題資料信息進行及時的處理，切實保證檔案價值。[3]三是知識性，檔案資料具有較強的專業性，豐富的技術數據資料為生產經營活動提供技術支持。同時檔案文化是企業文化的重要組成，其中具有豐富的思想內涵，能夠對檔案工作者和使用者的思想意識形成科學的引導，形成對企業管理思想的科學滲透，樹立正確的價值觀念，營造積極的知識氛圍，引導職工利用檔案資料進行主動的學習提升，推動企業競爭軟實力的提升。四是資源屬性，檔案資源具有較強的利用價值，能夠對企業經營管理提供科學的依據，有效推動企業經濟效益的提升。

（二）企業檔案價值

企業檔案具有較強的價值屬性，對推動企業發展起到構建作用。一是提升企業管理水平，檔案工作涉及到企業管理運行的各個環節，管理內容較為豐富，包括人事資料、技術數據、企業日常管理文書等不同的形式，通過提供查詢和調用等服務，為管理工作開展提供科學的依據，提升企業管理效率。二是具有較強的憑證作用，技術創新是推動企業發展的關鍵動力，而隨著市場競爭環境的不斷復雜，企業與其它組織在知識產權、發明專利等方面容易好出現糾紛，檔案資料在其中起到重要的憑證作用，為保障企業合法權益提供有效支持。三是豐富企業文化，檔案是對企業發展歷程的全面記錄，其中蘊含著豐富的文化思想和人文觀念，是企業文化的重要載體，通過檔案工作的開展推動檔案文化對企業經營管理的全面滲透，有效提升企業文化的科學性，營造積極的企業發展氛圍。[4]

四、企業檔案工作面臨的問題

（一）缺乏重視和支持力度

檔案工作的高效開展對推動企業發展起到積極作用，而當前部分企業對檔案工作缺乏正確的認識，檔案工作定位不夠科學，相關的資源配置相對不足，無法保證較好的工作成效。檔案工作思路較為傳統，缺乏創新意識，對先進的管理理念和方式方法無法做到有效的引進。雖然大多數企業已經實現了信息化管理模式的構建，而在實際的管理活動中，相關的信息設備得不到及時的更新和維護，影響管理效率。同時管理隊伍建設較為滯后，管理隊伍結構不夠科學，管理人員的素質能力存在不足，制約著管理效果的提升。[5]

（二）管理機制不夠完善

完善的管理機制為檔案工作開展提供制度基礎，而現有的管理制度相對固定，缺乏長效機制建設，無法對管理活動形成科學的規范。缺乏完善的責任機制，管理權責劃分不夠明確，管理人員的責任意識較為薄弱，無法做到責任落實到人，不利于管理制度的嚴格執行。缺乏完善的保密機制，保密等級和標準設置不夠科學，無法對資料進行準確額保密等級的評定，容易造成資料的外泄。[6]

（三）檔案利用模式較為單一

檔案資源的科學利用是檔案價值體現的主要途徑，而當前檔案利用形式較為單一，主要是提供查詢和調用服務，服務效率較低，無法及時滿足使用者需求。檔案編研工作開展較為滯后，對檔案資料缺乏深入的研究，無法對其中的價值信息做到準確的提取，不能保證較好的服務質量，無法為企業發展提供有效的依據。

（四）信息化水平不足

信息技術的運用推動了檔案管理模式的科學轉型，而在實際的管理活動中，信息設備和技術的利用水平相對不足，對先進技術缺乏有效的引進和利用，信息基礎設施建設滯后，無法保證較好的管理效率。同時信息安全防護工作不夠到位，網絡安全威脅是影響檔案安全的重要因素，網絡環境的日益復雜對檔案安全管理帶來了嚴峻的挑戰，而當前管理活動中網絡安全意識較為薄弱，安全防護機制不夠完善，缺乏完善的安全防護體系，容易受到網絡安全威脅的沖擊，造成嚴重的損失。

五、企業檔案工作創新與發展的實現措施

（一）加強重視和支持力度

檔案工作的創新發展對推動企業高質量發展提供有效支持，企業要對檔案工作形成正確的認識，提升主動意識，深入到企業經營管理活動中，準確掌握企業發展需求，明確檔案工作方向，提升檔案工作的實效性。要加強資金投入，優化基礎設施建設，積極引進先進設備和技術，推動管理效率的整體提升。要較強管理隊伍建設，積極引進檔案專業和信息技術人才，優化管理隊伍結構，加強對管理人員的培訓教育，將信息知識技能作為重要的培訓內容，根據實際的管理情況制定針對性的培訓策略，推動管理人員專業素養和工作能力的提升。

（二）完善管理機制

檔案部門要積極健全管理機制，嚴格按照檔案法律法規和政策方針，構建長效管理機制，實時關注檔案政策變化，對相關的規章制度進行及時的調整，實現對管理活動的科學規范，保證檔案法規的嚴格執行。要完善責任機制，檔案工作涉及到企業管理活動的各個環節，管理流程較為繁瑣，管理部門要對管理流程進行細致的梳理，科學設置相關崗位的管理職能，明確權責劃分，強化管理人員的責任意識，保證管理制度的貫徹執行。要完善監督體系，落實檔案管理信息公開，接受廣大干部職工的監督，積極聽取職工群眾的意見建議，及時發現和處理檔案工作中存在的問題，推動相關管理制度的針對性優化。要完善保密機制，對保密等級和評判標準進行科學制定，制定相應的使用權限，防止泄密問題的出現，切實保證檔案安全。

（三）拓寬利用途徑

檔案資源的高效利用為企業經營管理提供優質的服務，管理部門要提升主動意識，根據企業的檔案利用需求，積極拓寬利用渠道，優化服務水平，推動檔案價值的高效實現。要利用大數據等先進技術，對資料信息進行全面的分析和科學的整理，建設數字化檔案數據庫，為檔案利用提供基礎保障。要發揮網絡優勢，使用人員能夠通過網絡渠道進行檔案的遠程查詢和瀏覽，提升利用效率。要利用技術手段對使用者需求進行全面的分析和精準的預測，實現服務的針對性投放，對檢索機制進行優化，有效適應使用者的不同需求，推到服務質量的提升。要利用網絡渠道加強與使用人員的溝通交流，對檔案利用情況進行及時的跟進，形成準確的反饋，為后續服務活動的開展提供科學的依據。

（四）推進信息化建設

信息化檔案管理模式的構建對提升檔案管理質量和服務水平起到關鍵作用，管理部門要進一步提升信息化水平，積極引進先進設備和技術，對現有的管理體系進行維護升級，有效提升整體管理效率。要強化信息安全管理，構建完善的安全防護機制，對管理流程進行規范，有效防止因人為操作造成的安全問題。要積極引進先進的網絡安全技術，對管理體系中的安全隱患和風險做到及時的發現處理，有效抵御外界網絡威脅的入侵，切實保證信息安全。要優化防火墻配置，構建智能化防火墻體系，準確把握防護標準，實現對數據交互環節的全面監控，準確定位異常數據，有效維護數據安全。要利用虛擬網絡技術，搭建VPN 專用網絡，實現與公共網絡的有效隔離，有效提升網絡環境的安全性。

六、結語

檔案管理工作的創新發展對推動企業高質量發展起到關鍵作用，管理部門要提升主動意識，對十四五期間企業發展形勢和檔案工作需求形成正確的認識，積極引進先進管理理念和方式方法，完善管理機制，創新管理模式，推動信息化管理體系的科學升級，強化管理水平和服務質量，推動檔案價值的高效實現。