發揮國企總部優勢 做優做強檔案管理工作

文·崔瑜珊 李瑩

山東能源集團是一家新集團、老企業，淄博、棗莊、新汶、臨沂4個礦區煤炭開采歷史均超過百年，兗州、肥城、龍口3個礦區均有50年以上歷史。集團2011年組建后，為真實掌握權屬各單位檔案工作情況，總部檔案部門通過實地查看、達標測評、專題調研等途徑了解基層檔案工作現狀，各單位檔案管理工作特點各異，層次不一，發展階段不同，不平衡、不充分問題突出存在。基于這種現狀，山東能源集團總部檔案部門認識到，檔案工作必須在各原有權屬企業檔案工作的基礎上繼續創新融合提升，于是統籌規劃、全方位協調，把改進和加強檔案管理提上重要日程，系統地對檔案制度建設、硬件升級改造、業務技能提升、檔案人員價值實現等提出新要求，并指導督促，落實落地。

一、多措并舉做優做強檔案管理工作

（一）聚心為先，構建大檔案格局

山東能源集團組建成立后，為統籌規劃集團檔案管理工作，能源集團總部多次召開各集團檔案館長會議，面對面了解各集團檔案工作情況，傾聽對檔案工作的建議和心聲，樹立一盤棋、一家人思想，在集團統一規劃下，鼓勵各級檔案管理機構立足自身實際，自主創新，使大家心往一處想勁往一處使，形成能源集團大檔案格局。

（二）制度為本，制訂完善各項檔案制度

能源集團總部成立之初，便從制度入手，先后下發《山東能源集團總部機關檔案工作崗位職責等制度的通知》（山東能源字〔2012〕15號）、《山東能源集團總部機關檔案分類規則的通知》（山東能源字〔2012〕16號）。以貫徹落實國家檔案局10號令為契機，能源集團總部正式文件送呈山東省檔案局批復后，以山東能源辦發〔2015〕5號文下發《山東能源集團總部機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，在此基礎上，由能源集團對六家二級權屬單位逐一進行審核，并下發《關于進一步規范完善文件材料歸檔范圍及檔案保管期限的通知 》（山東能源辦發〔2017〕7號），要求所有二級單位完成對下屬各單位的審核批復，形成從總部到基層單位、橫到邊、縱到底的政策執行體系。針對能源集團因產能退出、僵尸企業處置等原因，前后有50家煤礦關閉退出的實際情況，總部檔案人員到多家單位深入調研，反復研究，制訂下發《山東能源集團〈關退煤礦檔案處置辦法（暫行）〉的通知》，指導權屬企業有序進行檔案處置工作，填補政策缺項，確保了工作跟蹤到位、落實到位。龍礦集團制定“檔案移交工作六步走”方案，目前取得成效。關退企業檔案處置工作成為山東能源集團檔案工作的一大亮點，為其他同類型企業提供了寶貴經驗。總部檔案部門致力于推動制度規范化、全覆蓋，形成以制度約束推動檔案工作高質量發展的新格局。

（三）關注前沿，緊跟行業發展步伐

檔案工作不是事后收尾，必須要有前瞻性。做好檔案工作，不僅要埋頭苦干，更要緊跟時代步伐。近幾年從國家到地方出臺了很多檔案工作的新制度新規定，對新時代檔案管理工作提出了諸多新要求、新挑戰。能源集團做到了早行動快領悟工作實，對新政策及時轉發并督促貫徹落實，保證各項政策在能源集團落地生根。建立“山東能源集團檔案之家”微信交流群，發送檔案前沿動態，讓全體檔案人員第一時間接收最新行業信息。在新《檔案法》頒布之際，組織全員進行收聽收看線上輔導講座，并組織山東能源集團檔案法知識競賽答題活動，全面有力地宣傳了檔案工作，并在各單位掀起學習《檔案法》的熱潮。每年國際檔案日也開展多種形式法律法規學習活動，推動檔案管理法治化進程。

（四）爭先樹優，營造比學趕超濃厚氛圍

1.積極參與上級部門的評先樹優活動。為更好展現山東能源集團檔案工作風采，發揮總部協調力和影響力，由總部統一組織參加各類活動。到基層指導并幫助工作突出的單位參加山東省檔案科學化管理測評，截止到2020年，共有6家單位獲得科學化測評示范單位榮譽，17家單位獲得先進單位稱號，獲獎數量位居省管企業第一位。統籌協調組織參與中國煤炭協會檔案管理先進單位和先進個人的評選，目前已有9家單位和15個先進個人獲得此榮譽，走在煤炭行業前列。2020年，能源集團指導權屬單位制作檔案工作微視頻，參與山東省檔案館組織的評選，4部作品獲得較好成績。

2.精心組織集團內部檔案比賽活動。注重發揮標桿示范、先進帶動、典型引領作用，為在能源集團內部形成比學趕幫超的良好氛圍，2019年國際檔案日之際，組織山東能源集團檔案知識競賽，10支代表隊經過激烈預賽、決賽，最終為本單位獲得榮譽。2020年，原山東能源與原兗礦集團聯合重組為新的山東能源集團，為使檔案人員盡快融合，總部檔案部門組織了檔案演講比賽，50余名檔案人員踴躍報名參加，最終15件作品17人參與決賽。比賽獲得圓滿成功，展示了檔案人員風采，鼓舞了檔案人員士氣，營造了全員重視檔案工作的濃厚氛圍。

3.悉心關懷，拓展個人成長空間。關心檔案人員成長，積極為檔案人員個人成長提供幫助和搭建舞臺。集團總部積極爭取為基層人員提供外部培訓學習機會，近年來，先后組織50余人次參加檔案專業培訓，30余人次到福建、浙江、天津等地參觀學習。積極為基層檔案人員提供專業成果評審、論文撰寫發表機會，及時給予力所能及的指導。近年來，能源集團檔案人員獲得省級以上檔案成果及論文獎80余項，為集團內部90名檔案知識競賽及演講比賽獲獎人員發放證書，并以正式文件公布，為個人成長提供堅強后盾，解決了基層檔案人員的后顧之憂。

（五）創新培訓模式，提升檔案專業水平

1.“走出去”與“請進來”相結合，創新培訓方式。針對能源集團檔案基礎業務水平參差不齊的現狀，為提高檔案人員專業技能水平，山東能源集團采取“走出去”和“請進來”相結合的方式，創造機會對基層檔案人員進行培訓。近年來，由能源集團總部統一組織，共有200余人次參加上級檔案部門檔案培訓活動，并帶領檔案人員到上級檔案部門和兄弟單位參觀學習，開闊了視野，提升了境界。

2.深入基層單位，進行精準業務指導。緊貼工作實際，以業務需求為導向，開展送技術到現場活動。已先后到臨礦和新礦集團指導檔案信息系統功能完善，并先后到新成立單位為新手檔案人員演示檔案業務20余次。2019年棗礦集團檔案培訓班上，集團總部工作人員手把手指導、面對面教授，現場對300份紙質文件和工程項目檔案進行分類、劃分保管期限、排列順序、編制頁碼等，為學員解答日常工作中遇到的諸多疑問，收到良好效果，得到大家一致好評。

3.堅持“以干代訓”。自2018年以來，山東能源集團總部采取“以干代訓”的方式抽調基層檔案人員到總部進行分批次輪訓，以邊干邊學的方式，著力提升檔案人員的專業技能和全局視角能力，達到了輪訓一批、輻射引領一片的預期目標。目前已經進行6批次，輪訓培養12人，輪訓人員回到本單位后，在本單位和所在集團公司都起到了很好的示范帶頭和先進引領作用。

二、檔案管理工作取得顯著成效

（一）提高了檔案工作的地位，提升了檔案影響力

山東能源集團舉辦檔案培訓及系列活動得到集團領導高度重視，親自批示并參與現場活動，各權屬單位各級領導認真落實部署，積極組織人員參訓、參賽，全力支持和關注檔案各項活動，提高了檔案工作在企業的地位。檔案知識競賽和演講比賽活動參與人員達500人，規模宏大，拓展了能源集團檔案工作的影響力。

（二）激發了檔案人員的積極性和創造性，增強了責任感和使命感

山東能源組建以來的檔案系列活動讓長期在幕后工作的檔案人員走到臺前，展示個人風采，使大家深受鼓舞，增強了干事創業的動力，進一步激發了檔案人員的積極性和創造性，檔案人員對所從事的崗位有了全新的認識，加深了對檔案工作重要性的認識，增強了做好本職工作的責任感和使命感。

（三）檔案影響力深遠，社會效益顯著

山東能源集團檔案工作在本企業及山東國資系統、煤炭系統引起巨大反響。歷次檔案活動被山東省國資委、中國煤炭工業協會、山東省檔案館給予了報道宣傳，《山東檔案》雜志專版配圖予以刊發。同時，在煤炭行業也引起了廣泛關注。先后有10余家兄弟單位檔案人員慕名前來學習和交流檔案工作，總部檔案負責人入選山東省檔案專家，被邀請參與檔案工作驗收達標、多次進行檔案知識授課等，并參與山東省《企業檔案實戰手冊》的編寫，提升了企業的社會影響力和美譽度。

為推動檔案管理工作的穩步、高質量發展，加強檔案管理工作進程，創新服務機制，需要不斷提高檔案管理人員的綜合素質，加強各級人員對檔案管理工作的重視程度，不斷提高認識，不斷發現問題，解決改進，創新思路，助推企業檔案管理能力的提升。