檔案管理價值體系研究初探

姜英花

（人力資源和社會保障局，吉林 延邊 133600）

檔案管理的價值是檔案管理工作和活動存在的目的和意義，檔案管理的價值體系是檔案管理價值的系統化和科學化。針對檔案管理的價值進行探討，從理論層面厘清檔案管理價值的有關問題，更加清晰地構建起檔案管理的價值體系，對促進檔案管理的實踐和檔案價值的實現有著重要的現實意義。目前，在檔案管理的理論領域尚缺乏從檔案管理價值體系的視角觀察、分析檔案管理的嘗試。

一、檔案管理的概念

檔案管理，顧名思義，是檔案館或檔案室工作人員對不同組織機構的檔案實體與信息進行有效管理，并形成利用服務的工作總稱。作為檔案事業的基本構成部分，檔案管理本身具有不容忽視的重要作用，不僅存在于國家政府部門，廣大企業、事業單位也不斷推動檔案管理工作的開展，用于發揮檔案管理的良好作用。檔案管理不僅突出管理性特質，還需要凸顯自己的服務性價值。所以，無論是企業還是事業單位，都需要重視檔案管理工作的有序開展，突出其中的管理、服務價值，為廣大企業單位職工提供更為多元化的檔案利用服務。

二、當前檔案管理價值體系研究的現狀

在目前檔案管理學的相關研究中，從檔案管理價值體系的視角觀察、分析檔案管理價值的理論嘗試基本上處于空白。截至2020 年10 月，在知網“中國學術期刊數據庫”等主要學術論文數據庫中，無法查到相關主題的研究成果。僅有的幾篇涉及檔案管理價值的文章，但都沒有論及檔案管理本身的價值問題，而主要是討論“大數據”“信息化”等科學技術的運用對檔案管理的意義問題。同時在目前的檔案學理論領域，一般情況下學者們的著作所談論的都是圍繞檔案的價值問題進行的。比如，對檔案管理過程的有關討論，主要集中在原則、要求、方法、意義等方面。同樣，在檔案管理學理論研究中，所做的價值討論主要是“檔案價值的鑒定”等問題。而對于檔案管理工作和活動本身所應有價值的討論，理論上基本處于缺失的狀態。

三、檔案管理創新的必要性

隨著我國經濟社會的發展，檔案管理工作也取得了一定的進步，在檔案管理的軟硬件建設方面都得到了很大改善，基礎業務和檔案信息化建設都得到加強，檔案管理單位進一步適應了社會對檔案信息的需求，檔案的服務功能不斷拓寬，檔案意識和檔案法制意識逐步加強，檔案管理不斷發揮其應有的作用，在經濟社會發展中產生了一定的作用。創新是檔案管理單位事業發展的必然要求，新世紀、新階段對檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊觀念；要與時俱進，樹立大服務理念，要擺正位置，在發展事業的大環境中發展自己。但具體工作中還存在很多需要創新的問題，例如：制度不完善、重視程度不夠、信息化水平不高等等，想要解決這樣的問題，就要使檔案工作緊跟當前形勢，通過檔案管理工作的創新解決一系列問題，有效提升行業管理水平，更好地服務經濟社會的發展。

四、檔案管理價值體系的基本問題

（一）檔案管理價值形成的基本依據

檔案管理價值，首先是一種勞動價值。檔案管理價值形成的基本依據，是檔案管理者在檔案管理工作中所付出的一般社會勞動，它直接形成了檔案的使用價值。正是檔案管理使“歷史記錄”成為檔案，在社會中發揮出檔案所具有的特定功能。從起源上看，檔案管理價值的產生首先是出于統治者對檔案載錄的需求，主要體現在為統治者提供所需要的傳承歷史、記錄重大歷史活動和借鑒以往活動經驗等檔案服務，為統治者治國理政提供支持和借鑒。其重要性在于有利于維護統治者對國家、社會的統治和管理，客觀上要求檔案管理者忠實于檔案形成時的歷史原貌，為維護歷史活動記錄的原始性和真實性付出必要的社會勞動。所以，“檔案首先是國家機關的產物”，檔案管理的產生體現了統治階級對社會歷史發展傳承的高度價值認同，是社會文化、文明、制度傳承接續的一種重要方式。從社會文明演進的過程看，檔案管理的價值還在于為社會保存了重要的歷史文化基因，成為文明不斷傳承、發展的重要途徑。在我國從甲骨、金石等檔案，到各類傳記、注錄、史籍等等，為我們留下了豐富的文化寶藏。在世界古文明的發展演化中，大多數古文明都隨著漫漫歷史的煙塵而湮沒、消失，唯獨中華文明歷經數千年跌宕起伏而綿綿不絕。其中，自古形成的史官文化和有關檔案管理制度，發揮了非常重要的作用。檔案經過了整理、維護、鑒定等一系列工作，包含著檔案管理者付出的勞動成果，與社會中的檔案利用需求構成了一種特定的供需關系。正是在這種特定的供需關系中，檔案管理者的勞動價值得以顯現。換句話講，檔案管理者的勞動價值的實現程度，取決于檔案利用需求的滿足程度。檔案利用的越充分，檔案價值就越能得到充分的體現，檔案管理者的勞動價值就越能得到肯定和實現。相反，如果檔案利用需求得不到滿足，檔案的價值和檔案勞動者的價值就很難體現。

（二）收集內容限制社會價值，服務觀念淡薄

當前，很多企業單位的檔案管理工作人員在從事檔案收集環節時，收集的內容偏少，并不能完全反映企業單位職工的工作情況，限制了檔案的社會價值。另外，部分檔案管理工作人員服務觀念淡薄，也使得檔案社會價值難以良好呈現。首先，檔案收集內容偏少，限制了社會價值呈現。現階段的企業單位在收集職工檔案內容時，往往只涵蓋職工履歷、職工自傳、鑒定材料等一些規定范疇之內的資料。而職工工作能力展現、個人誠信證明、道德素養情況等則往往不在收集內容序列之中，這在很大程度上使得相關單位管理層或當事人在使用檔案內容時，不能更為清晰的了解相關情況，限制了檔案的社會價值體現。其次，部分檔案管理工作人員服務觀念較為淡薄。一些企業單位上從管理層，下到檔案管理工作人員并不重視這一工作的有效開展。他們往往片面地認為檔案管理工作就是為了管理而管理，沒有形成良好的服務觀念，沒有將檔案利用環節作為重要的內容予以重視，這就造成了服務觀念較為淡薄的問題現象。正因為如此，也使得企業單位檔案管理的社會價值體現受到一定限制。

（三）檔案管理方式滯后

在企業單位的背景下，逐漸突出了企業檔案數據化的重要性，企業在日常經營生產中會不斷出現各種數據化信息資源，在實際利用當前的檔案管理模式中，因為數字化建設工作具有滯后性，無法滿足時代發展的需求。

五、檔案管理價值體系評估

檔案管理價值體系評估是建立和應用檔案管理價值體系的重要組成部分，主要包括檔案管理價值體系本身的評估和運用檔案管理價值體系對檔案管理過程中工作與活動的具體價值的評估兩個方面。其評估的主要目的在于，確保檔案管理價值體系的科學性和合理性，為檔案管理過程中工作與活動提供價值指引，強化檔案管理中的價值效能意識，促進工作效率的提升。檔案管理價值體系本身的評估，主要是指依據相關科學理論和部門具體工作實際情況，對檔案管理價值體系結構的科學性、合理性、實用性等方面做出判斷，以確保檔案管理價值體系功能的有效發揮。首先，需要針對性地建立檔案管理價值體系評估指標體系，確保能夠對檔案管理過程中檔案管理價值體系的各個部分及其整體做出科學、合理的判斷。其次，要做好評估的分析和總結，從改善和提升檔案管理工作出發，為之提供有效的對策和建議。

結語：檔案管理相關工作人員要適應時代的變化，提高自身的思想素質，樹立服務意識以及提高自身的專業技能，積極提高信息獲取技術和信息適應能力。此外，信息時代檔案管理相關工作人員應該提高自身檔案學知識和技術水平，讓自己成為具有較高科學文化素質與現代高科技完美結合的專業技術人才，從而促進信息時代事業單位檔案管理體系不斷完善。