探討干部人事檔案管理工作的安全隱患及應對措施

王榮

（吳起縣不動產(chǎn)登記服務中心，陜西 延安 716000）

作為記錄干部個人全面信息的資料，干部人事檔案包含著一個干部的綜合能力、政治素養(yǎng)、思想品德、個人經(jīng)歷等信息。干部人事檔案是根據(jù)政策要求結(jié)合干部部門實際工作情況填寫的，是干部展開工作的基礎(chǔ)性材料，干部人事檔案的管理能夠為領(lǐng)導選賢與能，知人用人提供重要參考。同時，隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，數(shù)字化管理已經(jīng)應用到了干部人事檔案管理工作中，加大了做好檔案管理工作的難度。因此，新時代下如何做好干部人事檔案的管理工作，排除一切安全隱患是非常現(xiàn)實且亟待解決的問題。

一、當前存在于干部人事檔案管理工作中的安全隱患

（一）實體干部人事檔案存在的安全隱患

其一，不可抗力造成的實體干部人事檔案損壞，如發(fā)生水災、火災和地震等自然災害造成的檔案實體受損或丟失，影響了干部人事檔案的管理水平。

其二，存儲不當造成的干部人事檔案損壞，如存放干部人事檔案的倉庫環(huán)境惡劣，基礎(chǔ)設(shè)施缺乏，存儲環(huán)境潮濕陰暗，清潔不到位，造成檔案遭到蟲蛀等。

其三，維護不利造成的安全隱患，如干部人事檔案自身由于存放時間久遠，或者在收集整理及謄寫過程中使用了質(zhì)量較差的圓珠筆甚至鉛筆，導致字跡不清晰沒辦法辨別等。此外，一些存放時間久遠的干部人事檔案由于使用了質(zhì)量很差的紙張，在搬運、查閱、存儲等過程中逐漸破損，或者在存儲過程中霉變，同樣清晰度不高難以辨別。

其四，完整性不足安全隱患。雖然在各級黨組織和人事部門深化黨建過程中已經(jīng)統(tǒng)一開展過加強審核和管理干部人事檔案的專項工作，干部人事檔案的嚴肅性得到了保障。但是在專項審核過程中仍存在著干部人事檔案缺材料、不完整等問題，干部人事檔案管理工作的提升空間還很大，亟待完善。

（二）干部人事檔案信息內(nèi)容面臨的安全隱患

其一，收集整理形成。干部人事檔案的收集整理形成是一個長期的過程，在這個過程中，檔案中內(nèi)容會隨著時間而產(chǎn)生變化，檔案內(nèi)容的形成是一個不斷修正而豐富和完善的過程。在這個過程中，如果由于當事人的馬虎大意或者工作人員的安全意識淡薄致使干部檔案信息遭到泄露，會導致干部信息被盜用等不良后果，影響信息安全和干部日常工作和生活。

其二，干部人事檔案與干部本人是捆綁關(guān)系，如果當事人出現(xiàn)人事變動或者個人材料出現(xiàn)更新，干部的人事檔案會隨之發(fā)生相應的變化，這個過程中面臨著安全隱患。在提交新材料過程中，由于現(xiàn)在多數(shù)是網(wǎng)上提交材料，部分干部可能會直接委托他人代為提交紙質(zhì)版，在轉(zhuǎn)交過程中可能會出現(xiàn)材料未進行密封，或者郵寄過程中未選擇EMS 等安全性高的郵寄方式。同樣的，在干部進行人事變動時，需要將干部個人檔案移交給新單位，這個過程中也涉及到上述問題。

其三，在查閱利用干部人事檔案的過程中也面臨著檔案信息泄露的隱患，這一隱患是由查閱干部人事檔案的規(guī)章制度不完善，缺乏規(guī)范性和系統(tǒng)性引起的。部分單位只需要別的單位開具介紹信就能輕易調(diào)取一些干部的人事檔案進行查閱利用，而不用對查閱人登記個人信息。這一過程中如果被不法分子鉆了空子，干部人事檔案就會遭到泄露，并且很難找到泄露信息者。

二、提高干部人事檔案管理安全性的有效措施

（一）完善基礎(chǔ)設(shè)施配備，建立良好的檔案庫房環(huán)境

干部人事檔案如果出現(xiàn)破損，修復難度非常大，考慮到其重要性，基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備必須得到完善，盡量選擇通風良好，防水防潮的環(huán)境作為干部人事檔案的存儲空間，或者對庫房環(huán)境進行外部控制，如安裝能控制庫房環(huán)境溫濕度的儀器，安裝視頻監(jiān)控，要建立起良好的庫存環(huán)境，將出現(xiàn)因為庫存環(huán)境惡劣而導致檔案出現(xiàn)損壞的概率降到最低。

（二）提高檔案信息安全意識，完善干部人事檔案管理制度

檔案管理人員必須具備較高的檔案信息安全意識，檔案安全管理制度也要在實踐中加以完善。管理人員必須對干部人事檔案的重要性有足夠的認識，有高度的保密意識和責任意識。其次為了保證干部人事檔案的信息安全，需要將檔案的收集整理成形、移交變動和查閱利用等過程中的相應制度加以完善，并加以落實。例如，可以制定健全的責任制度，清楚規(guī)定管理人員的權(quán)責，無論是收集整理成形、移交變動和查閱利用哪個過程出了安全問題都能找到相應的責任人和信息泄露人，從根本上保證檔案信息安全。最后，在干部人事檔案管理工作中，要嚴格遵守規(guī)范，嚴格按照規(guī)章制度執(zhí)行，提高干部人事檔案管理的總體水平，最大化保障檔案安全。

（三）做好檔案管理基礎(chǔ)性工作，完善檔案信息內(nèi)容

檔案的收集整理和形成工作是干部人事檔案的基礎(chǔ)性工作，是相當重要的。在檔案收集過程中，應該注重“時常”與“定期”的工作方法，即時常提示干部對個人信息變動進行填報上交，定期對干部檔案信息進行維護。同時檔案管理人員還應該經(jīng)常性地對檔案進行排序分類和整理，最后進行編碼和裝訂并制定目錄，以方便查閱和利用。

（四）注重檔案管理工作人員的技能提升，打造高素質(zhì)管理人才隊伍

檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)是管理質(zhì)量的決定性因素，因此，打造一支高素質(zhì)檔案管理隊伍是非常重要的。在檔案管理工作中，要加強檔案管理工作人員的專業(yè)技能，定期安排多層次和多形式的培訓和學習，了解相關(guān)的法律法規(guī)，讓相關(guān)工作人員在進行檔案管理工作時有法可依，有章可循。

三、結(jié)語

檔案管理工作是一個長期的過程，在其中的各個環(huán)節(jié)都應該加強安全管理，這就要求管理人員對檔案重要性有足夠的認識，同時有相應的完善制度，存儲環(huán)境良好，同時積極對管理模式進行創(chuàng)新，加快檔案數(shù)字化建設(shè)，在保證安全管理的基礎(chǔ)上提高干部人事檔案管理工作的效率。