檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)策略研究

伍林

（重慶市秀山土家族苗族自治縣應(yīng)急管理局，重慶 409900）

實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理，不僅能夠提高檔案資源的利用率，還能夠保障檔案資源的完整性，發(fā)揮出其自身的使用價(jià)值。因此，相關(guān)單位在開展檔案管理工作時(shí)，要對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要作用予以了解，以此提高對(duì)檔案管理信息化的重視程度，從檔案管理的制度、設(shè)備等多個(gè)方面出發(fā)，進(jìn)行信息化的有效建設(shè)，通過(guò)多種科學(xué)合理的手段，提高檔案信息化建設(shè)工作的質(zhì)量與效率，使得這一工作的實(shí)際效用能夠在檔案管理工作中充分發(fā)揮出來(lái)，借此推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展，使其在相關(guān)單位的發(fā)展過(guò)程中起到積極的促進(jìn)作用。

一、檔案信息化建設(shè)的概述

若是從廣義這一方面來(lái)講，檔案信息化則是指對(duì)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)以及政治等多個(gè)方面的信息進(jìn)行融合，通過(guò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享；而從狹義這一方面來(lái)講，檔案信息化就是對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行數(shù)據(jù)化，形成電子版的檔案資料，為使用者的查閱提供便利性。對(duì)于檔案信息化建設(shè)而言，就是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式予以改建，將以往紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式進(jìn)行保存，這樣不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資料的長(zhǎng)期保存，還能夠借助相關(guān)信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的共享，大大提升了檔案管理工作的效率，使得整個(gè)檔案管理工作變得更加科學(xué)化，其中信息化的檔案管理模式也在較大程度上提升了檔案管理的便利性。

二、傳統(tǒng)檔案管理模式存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不達(dá)標(biāo)

很多企業(yè)的檔案管理人員兼職多于專職，主要是行政文員或是工程部門的資料員、材料員等在兼職，加上工程人員流動(dòng)頻繁，導(dǎo)致檔案工作一直脫節(jié)。再者，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)弱，整體年齡偏大，多數(shù)沒有參加過(guò)專業(yè)的檔案系統(tǒng)培訓(xùn)，專業(yè)知識(shí)匱乏。另外，多數(shù)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作常常存在認(rèn)識(shí)不足的情況，使得部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作的管理與質(zhì)量對(duì)企業(yè)發(fā)展影響不大，導(dǎo)致檔案管理工作常常被忽略。

（二）電子政務(wù)對(duì)我國(guó)檔案管理提出了更高的要求

現(xiàn)如今，正是我國(guó)電子檔案建設(shè)的重要階段，這項(xiàng)工作的特點(diǎn)是較高的復(fù)雜性和鮮明的時(shí)代性。盡管相關(guān)人員已充分認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化等的關(guān)鍵性，然而并不只是局限于此，具體表現(xiàn)為：我國(guó)電子檔案系統(tǒng)不是獨(dú)立存在的，其與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)接軌，具有很強(qiáng)的功能性，可以較好地滿足社會(huì)大眾的需求，并且履行著政府職能；電子檔案立足于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，它是我國(guó)檔案管理系統(tǒng)中必不可少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，可以說(shuō)，要想有效構(gòu)建檔案管理信息化系統(tǒng)，首先要加強(qiáng)電子檔案建設(shè)。在這一過(guò)程中，目前亟需解決的內(nèi)容在于：（1）安全系統(tǒng)，需要增加一定的功能，最為關(guān)鍵的是信任模塊和可授權(quán)；（2）構(gòu)建自動(dòng)備份系統(tǒng)，通過(guò)對(duì)電子檔案中全部的檔案信息進(jìn)行備份，從而確保在遇到網(wǎng)絡(luò)或是數(shù)據(jù)庫(kù)故障時(shí)，信息也不會(huì)丟失。

（三）檔案資料管理制度不夠完善

我國(guó)對(duì)各領(lǐng)域的檔案資料均做出了明確的管理規(guī)范，但其中仍然存在一些遺漏的地方，主要表現(xiàn)為：（1）缺乏完善的檔案管理制度，檔案管理人員在實(shí)際工作中無(wú)章可循，這就大大降低了工作效率；（2）領(lǐng)導(dǎo)者忽視檔案管理工作，這就導(dǎo)致檔案管理制度無(wú)法落到實(shí)處；（3）檔案信息化的保護(hù)不到位，相關(guān)人員未對(duì)檔案資料的存儲(chǔ)和保管引起足夠的重視，這就導(dǎo)致檔案信息發(fā)生丟失、損壞等情況。

三、檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

（一）建立完善安全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

相關(guān)單位若想提高檔案信息化建設(shè)的有效性，并在檔案管理工作中發(fā)揮出實(shí)際效用，增強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量與效率，就需要加大投入力度，購(gòu)進(jìn)信息化建設(shè)所需的各種軟硬件，為檔案信息化建設(shè)提供充足的物質(zhì)資源。基于此，相關(guān)單位需要建立安全的檔案管理網(wǎng)站，并將其分為面向內(nèi)部與面向公眾這兩種網(wǎng)站平臺(tái)，借此增加檔案管理工作的服務(wù)功能，借助網(wǎng)站為廣大用戶提供檔案信息資源服務(wù)，借此實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，促使檔案資源得到充分的利用。另外，相關(guān)單位要投入充足的資金費(fèi)用，購(gòu)買計(jì)算機(jī)、掃描儀等各種信息化設(shè)備，同時(shí)還要保證相關(guān)信息化設(shè)備的質(zhì)量，借此推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。

（二）注重原始數(shù)據(jù)信息采集

檔案信息化建設(shè)，需要從源頭保障檔案數(shù)據(jù)信息質(zhì)量，檔案工作者要深入業(yè)務(wù)一線，多渠道、多形式地做好原始檔案信息數(shù)據(jù)采集。例如，針對(duì)不同灌區(qū)建設(shè)工程項(xiàng)目要從建設(shè)時(shí)間、地點(diǎn)及規(guī)模等，因地制宜地做好業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息的主動(dòng)收集，重點(diǎn)是要檢查灌區(qū)工程項(xiàng)目資料是否齊全、圖紙簽章是否完備、案卷資料編排是否規(guī)范。做到“三同時(shí)”，檔案員要提前做好檔案信息收集業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保應(yīng)收盡收，數(shù)據(jù)信息符合信息化管理要求，從源頭保障檔案信息的完整性和規(guī)范化。

（三）筑牢檔案信息安全防線

檔案信息化建設(shè)與管理面臨著非法訪問(wèn)、數(shù)據(jù)泄露、病毒攻擊等非傳統(tǒng)安全因素威脅。為此，要從管理上做好安全風(fēng)險(xiǎn)防范，檔案管理人員要提升安全風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，從密鑰管理、災(zāi)難恢復(fù)、應(yīng)急處置、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等方面，細(xì)化灌區(qū)檔案數(shù)據(jù)員、管理員、安全員職責(zé)；要從設(shè)備上做好安全風(fēng)險(xiǎn)防范，做好日常入侵檢測(cè)、安全審計(jì)、漏洞掃描等常規(guī)工作，也需要做好檔案存儲(chǔ)設(shè)備、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備實(shí)時(shí)運(yùn)行監(jiān)控，重視數(shù)據(jù)備份工作。要從技術(shù)上做好安全風(fēng)險(xiǎn)防范。利用區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息監(jiān)測(cè)，運(yùn)用時(shí)間戳、電子簽名等技術(shù)，增強(qiáng)信息安全性。必要時(shí)，將檔案局域網(wǎng)與政務(wù)網(wǎng)、Internet 網(wǎng)物理隔離，做好信息邊界管控，確保檔案信息安全。

（四）基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維加強(qiáng)檔案信息化管理制度建設(shè)

檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到自身所肩負(fù)的責(zé)任，意識(shí)到檔案的重要價(jià)值。同時(shí)，管理層應(yīng)當(dāng)基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維加強(qiáng)檔案信息化管理制度建設(shè)，建立互聯(lián)網(wǎng)云端信息平臺(tái)，提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)，將檔案工作提升至戰(zhàn)略高度。此外，檔案管理人員應(yīng)不斷更新檔案利用方式，明確檔案工作的政策要求，充分認(rèn)知制度所起到的引導(dǎo)性作用，嚴(yán)格按章辦事。首先，重視檔案編研工作，提高主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。檔案利用是一項(xiàng)非常復(fù)雜的內(nèi)容，不同人員具有不同的檔案查閱權(quán)限，因此要對(duì)檔案進(jìn)行深層次的管理，不斷健全和完善網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，做好目錄編制工作。其次，豐富檔案資源。檔案的收集與整理是一項(xiàng)持久的工作，要充分認(rèn)識(shí)到檔案收集的周期性特點(diǎn)，定期主動(dòng)搜尋相關(guān)文檔，完善檔案接收機(jī)制，將分散于個(gè)人和部門人員手中的檔案及時(shí)接收過(guò)來(lái)，進(jìn)行整合。并借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，完善信息共享機(jī)制，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)接口，消除信息孤島，提高檔案資源利用效率，盡可能收集有價(jià)值、重要性強(qiáng)的檔案，突出檔案管理的有效性。

（五）有效提升工作人員的綜合素養(yǎng)

為了能夠有效促進(jìn)檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展，相關(guān)部門必須高度重視檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升，具體做到以下幾點(diǎn)：（1）加強(qiáng)檔案管理信息化培訓(xùn)。積極轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，調(diào)整其服務(wù)態(tài)度，提高其應(yīng)變能力，使之樹立主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，還需讓其更加充分地掌握檔案管理知識(shí)和先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，具備較強(qiáng)的信息整合能力和較高的時(shí)事熱點(diǎn)信息搜索能力，從而有效提升其專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平；（2）加大人才的選拔力度。通過(guò)制定出科學(xué)、規(guī)范的考核體系，定期對(duì)檔案管理人員的工作情況和表現(xiàn)等進(jìn)行綜合考核，從而篩選出滿足檔案管理工作崗位職責(zé)和技術(shù)能力要求的專業(yè)性人才，然后進(jìn)一步強(qiáng)化這類人才的培訓(xùn)，從而顯著提升其崗位的適應(yīng)能力。

結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)上述分析，針對(duì)檔案管理進(jìn)行有效的信息化建設(shè)，能夠提高檔案管理工作的服務(wù)水平，為使用者及管理者提供更大的便利，同時(shí)也能夠使得檔案資源得到充分的利用，促使檔案管理工作的實(shí)效性得以提升。基于此，相關(guān)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，并且要明確傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的不足，針對(duì)這些不足之處，制定出可行的信息化建設(shè)方案，有效彌補(bǔ)檔案管理中的不足，提高檔案管理工作的有效性。