電子時代文檔一體化管理研究

金紅梅

（云南省曲靖日報社,云南 曲靖 655000）

引言

電子文檔管理是互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，現(xiàn)代社會進(jìn)步和技術(shù)升級的必然產(chǎn)物。電子化文件的出現(xiàn)對紙質(zhì)文件和檔案管理工作有很大影響。隨著對檔案信息保存的要求越來越高，社會的競爭的加劇，為實現(xiàn)長期穩(wěn)定的發(fā)展，必須把電子文件與書面文件統(tǒng)一的利用起來，確保高質(zhì)量的管理，統(tǒng)一協(xié)調(diào)。加強(qiáng)對一體化管理的監(jiān)督和控制，以確保文件管理的可靠性、安全性和完整性，這是當(dāng)今社會背景下進(jìn)行檔案文件管理的最佳途徑。

一、增強(qiáng)文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)

綜合性的檔案文件管理的理論框架基于文件周期和對不同類型文件的管理特性上。在電子文件的生命周期中，檔案信息的收集、處理、保存、利用是每一個文件都必須經(jīng)歷的幾個重要的過程。而電子文件的生命周期管理存在很大的不同，不僅包括了紙質(zhì)檔案文件中每一項關(guān)鍵的內(nèi)容，還有一些獨(dú)有的新的特征。電子數(shù)據(jù)檔案的管理無法在傳統(tǒng)的文件綜合管理框架中進(jìn)行管理，也無法根據(jù)過去的紙質(zhì)文件生命周期規(guī)則進(jìn)行管理。如果紙質(zhì)版本的文檔檔案被移動或使用后，會造成一些破壞，影響文檔整體的管理。但是電子文檔的管理卻是不同，電子文檔處理的相關(guān)部門可以確保文檔在各階段之間的聯(lián)系是暢通無阻的，從而使文檔的保護(hù)和管理更加穩(wěn)定、可靠。每份文件的內(nèi)容和信息都能被準(zhǔn)確地記錄下來，每份文件在其生命周期中的變化和移動也能被準(zhǔn)確地記錄下來，綜合性、一體化的文件管理可說是一個長期的過程，其中文件管理的整合和利用始終受到外部因素的影響。所以說需要以傳統(tǒng)的管理制度為基礎(chǔ)，進(jìn)行不斷的改革和創(chuàng)新。[1]

二、實行文檔一體化管理的必要性

（一）實現(xiàn)辦公室自動化的前提和基礎(chǔ)

文件檔案管理改革是確保辦公自動化的前提和基礎(chǔ)條件。辦公室的自動化管理要求建立高效、便捷的信息交流渠道，確保辦公室的各類信息的及時、準(zhǔn)確的傳遞，而統(tǒng)一性、一體化的文件管理系統(tǒng)則是實現(xiàn)這一目標(biāo)的有效手段。將文件管理與檔案管理結(jié)合起來，并確保信息互通共享，使各部門和工作人員能夠及時交換和取得各類信息，為建立辦公室自動化系統(tǒng)奠定了堅實的基礎(chǔ)。

（二）檔案館發(fā)展建設(shè)的根本需要

以書面文件為主的傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不再滿足現(xiàn)今的經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的要求了，過去的檔案管理主要是對各單位、各部門的紙質(zhì)文件進(jìn)行收集、整理，定期保存、歸檔，以備后期使用。但隨著電子文件時代的到來，我國傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法對越來越多的電子文件進(jìn)行高質(zhì)量的管理。所以說檔案管理的工作要與時代同步進(jìn)行發(fā)展，就必須采用綜合性、一體化的文件管理新模式，對電子文件進(jìn)行全面、系統(tǒng)、高效的管理，以適應(yīng)時代發(fā)展的新要求[2]。

三、文檔一體化的優(yōu)越性

（一）保證檔案信息收集齊全、檢索準(zhǔn)確

先進(jìn)的文件控制是檔案管理貫穿于歸檔工作始終的要求。文檔與檔案密切相關(guān)。解決了檔案歸檔不全，分類不規(guī)范，難以檢索利用等問題，提高了檔案管理員對分類編號，人工輔助標(biāo)引主題詞及摘要的準(zhǔn)確性。與檔案管理員相比，他們更了解文件的內(nèi)容。所以他們在文件的綜合管理上發(fā)揮了重要作用。他們能在文件之間的關(guān)系有一個完整和清晰的把握。因此提高文獻(xiàn)檢索的查全率和查準(zhǔn)率至關(guān)重要。使用者可利用電腦強(qiáng)大的檢索功能，利用各種信息組合方式，豐富信息的檢索和利用。

（二）達(dá)到文書與檔案信息資源合為一體的目的

“文檔一體化把文件與檔案歸入系統(tǒng)里面.這個系統(tǒng)的功能是比龐大的，可以借助計算機(jī)進(jìn)行管理，達(dá)到文檔內(nèi)容的資源共享，實現(xiàn)了文件和檔案的多途徑檢索和一次性輸入、輸出.其最佳管理效果就是使文件與檔案內(nèi)容合二為一。”

（三）促進(jìn)檔案工作的收集完整、系統(tǒng)便捷、查找準(zhǔn)確、方便利用

用先進(jìn)的計算機(jī)系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)平臺管理檔案，充分的提高了檔案管理工作的速度和效率。文件和檔案信息的整合要求各部門在接收或存儲文件時，都要將標(biāo)題、作者、時間等輸入計算機(jī)，并且在歸檔時，要按照清單的內(nèi)容規(guī)范的收集、整理、裝盒、存儲。文件整合從文件處理到檔案處理，所采用的整合方式是計算機(jī)自動分類組合的全過程管理，如數(shù)據(jù)錄入、文件整理和歸檔存儲等等，避免了文書部門和檔案部門多方面的繁瑣、無序的工作，從而使文件從產(chǎn)生到保存管理的每一個環(huán)節(jié)上都體現(xiàn)了檔案工作的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，使之得到完備、得當(dāng)?shù)牡貥?biāo)引，以科學(xué)的方式編制記錄，最大限度地滿足檢索人員的使用要求。[3]

四、文檔一體化管理存在的問題

（一）受到現(xiàn)行管理體制制約

現(xiàn)在行業(yè)內(nèi)使用的一個綜合性的文件管理系統(tǒng)，它使用的是分模塊的文件和檔案管理方法，而且對于文件管理和檔案管理之間的界限在于對文件的歸檔情況。盡管國家已經(jīng)賦予了檔案館管理有關(guān)文件的責(zé)任，并通過了有關(guān)法律、法規(guī)以確保其合法性、規(guī)范性。但是，在文件檔案管理工作的實踐中，濫用權(quán)力的做法仍然很普遍和常見，而檔案管理的部門未能充分履行其管理的職能，這意味著它不能充分實現(xiàn)其管理的效果。文件和檔案難以以統(tǒng)一協(xié)調(diào)的方式進(jìn)行管理、保存和使用。因此，電子文件的質(zhì)量有一定程度的下降，而這是一個需要及時有效處理和解決的問題。

（二）一體化文檔管理建設(shè)滯后

現(xiàn)行的檔案，無論是紙質(zhì)的還是電子的，在管理工作開展的過程中，都存在著管理工作的標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范、管理不完整、容易出現(xiàn)管理的各類問題，其中最明顯的表現(xiàn)就是文件檔案的管理與過去的檔案管理的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)之間的不一致。使得文件的管理所建立的標(biāo)準(zhǔn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于國家和行業(yè)對檔案管理制定的標(biāo)準(zhǔn)。所以說文件管理與檔案管理之間存在著非常大的差距，影響了后續(xù)的管理工作的高質(zhì)量的開展。這種現(xiàn)象具有普遍性，明顯的不符合行業(yè)發(fā)展的趨勢和要求。[4]

（三）電子文檔軟件開發(fā)滯后

因為電子文件檔案管理的軟件在開發(fā)進(jìn)程上來看是比較緩慢的，這也導(dǎo)致了一體化發(fā)展和集成發(fā)展的速度明顯的減緩。由于檔案管理和文件管理在國家發(fā)展建設(shè)的初期階段是分開進(jìn)行儲存管理的，所以說電子文件作為軟件開發(fā)的工具和平臺的時候，也是把文件與文檔之間分別進(jìn)行開發(fā)的，它將進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)了文件的流動性，但忽略了數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化和使用都需要記錄在檔案管理的系統(tǒng)當(dāng)中。所以說對文件管理的工作依然保持在傳統(tǒng)的手工管理的水平上。另外一些單位和部門建立了適當(dāng)?shù)臋n案管理制度，以滿足該部門實際業(yè)務(wù)工作的需要。但是由于缺乏科學(xué)現(xiàn)代的管理方法和指導(dǎo)意見。結(jié)果導(dǎo)致了一體化的文件管理系統(tǒng)已經(jīng)變得無用且不可靠，各類應(yīng)用的錯誤和問題也進(jìn)一步的阻礙了文件檔案整合發(fā)展的步伐。

（四）缺乏政策法規(guī)的保障

新中國成立依賴為了進(jìn)一步的加強(qiáng)文件管理和檔案管理的規(guī)章制度，也為了使文件存儲、利用與文件管理工作更加協(xié)調(diào)一致，國家采取了一系列的文件檔案管理的制度和措施。這一系列的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)在一定程度上對檔案管理工作產(chǎn)生了促進(jìn)作用和積極的影響，但并未真正地促進(jìn)檔案管理的一體化。其中一個根本性的問題是國家層面還尚未通過一個專門針對綜合性的、一體化的文件管理的法規(guī)。所有的一體化的文件管理都是各個地區(qū)自己制定和把握的。[5]

五、實現(xiàn)文檔一體化管理的有效途徑

（一）提高認(rèn)識.統(tǒng)籌規(guī)劃

各級領(lǐng)導(dǎo)和文件檔案的管理人員應(yīng)充分認(rèn)識文件檔案的綜合性、一體化的管理工作的必要性和重要性。全面理解文件整合管理不僅僅是行業(yè)發(fā)展的重要問題，更是充分的提高管理工作質(zhì)量和效率的一種必需手段。繼續(xù)加強(qiáng)對綜合性、一體化的文件管理的認(rèn)識，增強(qiáng)管理工作提升的信心和決心，并全方位的加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)能力，設(shè)立一個綜合性、一體化的文檔管理工作的機(jī)構(gòu)，在該機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)下，按照文件檔案的生命周期，對整個文件檔案的管理工作進(jìn)行全面梳理。加大系統(tǒng)平臺研發(fā)的投入，統(tǒng)一管理軟件的研發(fā)。創(chuàng)建計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)辦公與檔案管理的互聯(lián)互通，在開發(fā)文件管理系統(tǒng)時引入更多文檔歸檔功能，包含了對數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的更新和自動存檔以充分的保

證文檔信息的安全，真實，確保歸檔電子文件的完整性和可檢索性。

（二）確保網(wǎng)絡(luò)安全

網(wǎng)絡(luò)安全的問題是比較突出的，實際上，在進(jìn)行文檔管理過程中的網(wǎng)絡(luò)安全問題的一個有效的解決方案是提供系統(tǒng)的軟硬件安全防護(hù)。有幾種可以采用的安全防護(hù)的方法：第一，選擇網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的防病毒軟件，作為文檔管理平臺的安全防護(hù)的一道關(guān)口，確保系統(tǒng)定期備份文檔數(shù)據(jù)，具備防范攻擊和病毒的能力。其次，必須對互聯(lián)網(wǎng)上的文檔信息進(jìn)行加密并建立牢固的防火墻來限制非法進(jìn)入系統(tǒng)的外部訪客。建議國家檔案局設(shè)立檔案安全辦公室，并為檔案資料的安全存儲和使用提供保障。[6]

（三）加強(qiáng)文書及檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

文件和檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理是在文件和檔案管理的過程中長期以來都在強(qiáng)調(diào)的一個概念，采用連續(xù)的處理程序和其他的管理模式，通過制定和執(zhí)行最有效地標(biāo)準(zhǔn)，充分的獲取文件和檔案信息。它也是進(jìn)一步提高綜合性、一體化的文件檔案管理質(zhì)量和效率的有效手段。首先，文件管理和檔案管理等初步成型的管理標(biāo)準(zhǔn)必須加以不斷地完善和改進(jìn)，特別是要進(jìn)行充分的討論和分析。通過充分的加強(qiáng)電子檔案管理的機(jī)構(gòu)能力和水平，增強(qiáng)這些檔案之間的一致性、協(xié)調(diào)性和互助性，從而確保良好的管理工作的質(zhì)量和效率。[7]

結(jié)語

電子文檔管理已經(jīng)成為當(dāng)今社會管理文書和檔案工作的主要方式，已成為必然的發(fā)展趨勢。加強(qiáng)對文檔一體化的管理需要遵循一定的原則，采取相應(yīng)的措施，才能夠使文檔一體化取得顯著成效，實現(xiàn)信息管理的連續(xù)性，不斷提高應(yīng)用能力，促進(jìn)國家檔案管理水平的發(fā)展，使文檔一體化系統(tǒng)更加地符合社會時代發(fā)展要求，保證一體化建設(shè)的有效性。