新時期辦公室檔案管理的有效性研究

王敏 李釗 劉剛宇

（北方魏家峁煤電有限責任公司，內蒙古 鄂爾多斯 010308）

一、信息化時代下的檔案管理工作

（一）檔案管理的基本意義

首先，檔案管理是企業科學管理的必要環節。當下，許多企業管理科學化進程十分緊迫。檔案管理是企業管理中的基礎環節，是將復雜、零散的檔案材料進行整理和保存。若不能對檔案材料進行及時、合理、規范歸檔管理，則檔案有可能被盜、被復制等，其中一些重要檔案對企業發展十分關鍵，若給不良用心的人可乘之機，則會造成管理的被動，導致企業內部管理出現混亂，影響企業當下及未來的經濟發展。企業人員流動較為頻繁，檔案不及時保存，或管理缺乏專業性、獨立性，由其他職能部門進行保管，無法有效監督檔案管理工作。關鍵人員跳槽等現象，會使管理出現斷裂甚至使企業機密、自主知識產權等重要信息流失，其后果是無法預知且十分嚴重的。因此，只有高質量的檔案管理，才能為企業的正常生存發展提供堅實保障。其次，檔案關系企業管理的基本信用，社會公認的檔案是企業信用信息的重要資源和評判標準。因此，只有完善、高質量的檔案管理才可以體現出企業擁有較高的信息誠信，從側面反映企業在信息建設、綜合管理等方面的水平。而信息化時代，信息泄露等實例不斷暴露在公眾面前，因此檔案管理備受現代人的關注，在企業合作及人員擇業時，也會考慮企業的檔案管理水平。最后，檔案是企業文化建設中的重要信息來源。企業的文化建設無疑要考慮企業發展歷史等重要因素，企業核心文化也是從企業歷史中精煉出來的，需要較完整地反映企業發展的歷程。而檔案存儲著企業發展過程中的所有真實信息，因此企業在進行文化建設時，無疑會立足于企業發展歷史和發展現狀，建設擁有自身特色且傳承企業優勢的文化。

（二）檔案管理信息化的特點

通過三個方面闡述檔案管理信息化的主要特點。第一，根據相關部門的法律法規開展檔案管理工作，嚴格遵守基本的政策，這是最基礎的特點；第二，電子檔案替代了實物檔案，完成了技術管理代替實物管理的蛻變，采用信息化整體的管理形式，是實現各大部門走向檔案信息化管理的重要步伐，這是最明顯的特點；第三，信息的數字化與網絡化納入了檔案的信息化管理，為檔案管理工作的創新與持續發展奠定了堅實的基礎。

二、當前辦公室檔案管理工作存在的主要問題

（一）檔案管理工作中存在的問題

檔案管理記錄了的全部信息，其中包括不同時期背景下的重要工作、人物、事件等，規模的擴大，使檔案的調閱需求逐漸增加，若是繼續使用紙質檔案的方式，將會降低檔案管理工作的有效性。在儲存管理方面，紙質檔案也存在較大的困難，容易出現蟲咬、老化等情況，檔案利用率較低，使檔案失去了原本的價值。由于缺乏完善的檔案管理制度，導致內部的管理較為混亂，一旦出現問題，缺乏可依據的規章條例。

（二）檔案管理缺乏安全性

檔案信息安全性直接影響醫院的發展，在檔案管理中，由于缺乏信息化的管理，以及對互聯網和計算機技術的使用，導致無法控制各種信息的安全漏洞，信息泄露現象十分嚴重。同時，由于內部的部門種類眾多，而檔案信息關系著的經營情況，如果管理中出現失誤，將會對造成巨大的經濟損失。

（三）工作人員的專業素養有待提升

一些單位并未指定專業人員進行管理，使得檔案資料的保管出現很多問題，大量的資料被隨意堆放，規范管理無從談起，檔案所具有的價值也就難以發揮出來。檔案管理人員掌握的專業知識較少，管理能力較為低下，對工作影響較大。若想保證辦公室檔案管理富有實效，管理人員必須具有較強的專業素養，否則的話，管理過程中出現問題的概率就會大幅增加，辦公室工作效率也難以得到保證。

三、新時期辦公室檔案管理的有效性

（一）企業加大對檔案管理的重視

作為企業管理工作中的重要組成部分之一，檔案管理工作應該得到各大企業的重視。企業應將檔案管理工作質量的提高列入學校的發展規劃中，合理分配對于各類管理工作的關注度、重視度，加強對檔案管理工作的規范化管理。一方面，要重視相關制度的建立和完善，構建科學合理的管理制度，使檔案管理人員的工作能夠有章可循，從而使此項工作更加規范化。建立相應的考核制度，為檔案管理工作的質量、效率以及相關管理人員工作水平的提高提供有效的制度保障；另一方面，要加大對檔案管理的資金投入，充足的資金是有效開展檔案管理工作的基礎前提和保證，只有投入的資金足夠了，檔案管理的設施、手段等才能得到更新和維護，才能保證檔案管理工作有效開展。

（二）明確檔案管理工作

第一，單位為有效提升信息化檔案管理水平應當配備相應的硬件和軟件設備，使信息化檔案管理真正得以落實，促進單位正常有序運轉，推動檔案管理工作信息化發展。第二，單位應當加強檔案管理，定期開展檢查整理工作，避免出現遺失或者與記錄不相符的狀況，也充分保證企業在開展檔案管理工作時節省資金投入量。與此同時，單位應當實行檔案信息化管理，加強檔案管理力度，提升檔案管理質量和效率。第三，對于一些從事多年檔案管理工作的老員工來講，面對新的檔案管理模式一時之間難以適應，特別是在剛剛引進信息化管理模式時涉及信息轉寫、歸檔、歸類和錄入等環節，對于檔案管理老員工而言是不小的挑戰。因此，單位可以組織員工參加相關培訓或者適當調動工作崗位，以滿足現代信息化檔案管理的要求[1]。

（三）創新檔案管理方法

推動辦公室檔案管理工作進一步發展，需做到如下兩方面：一方面，創新管理理念。檔案信息有著極為重要的價值，相關工作人員應當創新管理理念，不僅僅是做好資料收集、整理、歸檔和保存等工作，還應當轉變管理理念。包括單位領導人員和檔案工作管理人員都需要拓寬檔案管理思維，不斷積極學習先進檔案管理理念，并且以理念為基礎構建信息管理系統，實現信息化的檔案管理。另一方面，創新管理方式。第一，單位可以通過多方面力量推動檔案管理工作信息化建設，將信息技術作為基礎，為實現現代化檔案管理提升管理效率提供有利條件。各單位應當提供充足的人力、物力和財力加以支持。第二，傳統人力工作形式無法順應現代化檔案管理工作，要建設數字化檔案管理，提升管理效率。第三，建立檔案信息化管理系統，提供查詢和搜索功能，解決傳統檔案管理存在的查詢難和搜索慢等問題，提高檔案管理工作的有效性[2]。

（四）加強檔案安全管理

計算機主要是由硬件和軟件組成，其中的任何環節都可能存在一定風險，可能受到黑客攻擊，或者是電腦病毒等因素的影響，造成出現檔案信息泄露或丟失的情況，因此，企業需要提高對檔案安全的重視，加強檔案工作的安全管理，應用防病毒軟件，有效預防黑客的攻擊，使檔案管理人員熟練掌握計算機技術，解決工作中遇到的安全問題。同時，對檔案管理人員進行培訓，規范其操作行為，嚴格按照相關的規定，收集和錄入檔案信息，避免出現操作失誤的行為，提高檔案安全管理水平。

（五）及時清理失效文檔

由于辦公室文書檔案管理部門隨著單位建立而成立，時間久遠，所以產生了各式各樣的文件檔案資料，由于某些資料的性質和作用有限，時間久了資料文檔就會失效和過期。對這些已經失效和過期的文檔，辦公室文書管理人員要及時清理，避免因為這些沒有什么作用的文檔浪費辦公室有限的空間資源，與沒有過期還存有利用價值的文檔混淆，不方便文檔的查找和借閱，降低了工作效率[3]。

（六）加強對檔案管理員工的培訓

首先，檔案管理中人員的能力、素質影響著檔案的效力。針對員工能力等方面的問題，應通過專業培訓強化其專業能力和綜合素養，具體而言，需要強化員工信息收集、分類整理、分析等方面的操作能力；針對煤炭開采合同、合作協議、煤炭人力資源檔案等，要做好檔案管理分類。重視檔案管理、關心員工、培訓等方式，強化其工作態度、責任意識，使其充分了解檔案管理的重要性，強化其防火防盜意識、重視信息安全管理。其次，人員離職、調動等現象在每個部門都很常見，基于檔案管理的重要性和其管理復雜等特性，需要重視相關人員的工作交接，嚴防信息泄露、工作交接紕漏等問題。部門領導應參與復雜工作的對接，并做好人員電話等信息的記錄[4]。

結語：進入新世紀，辦公室檔案管理工作有了很大的發展。但隨著經濟社會和檔案事業的發展，特別是隨著網絡信息技術的快速發展，辦公室檔案管理也面臨一些新困難和問題，直接影響辦公室檔案工作及單位業務工作的發展，需要采取有效的對策，盡快加以解決。