新時期如何做好文化檔案管理工作

夏欣欣

（振興街道辦事處，山東 聊城 252100）

我國目前經(jīng)濟(jì)發(fā)展十分迅速，而這也在一定程度上促進(jìn)了國家機(jī)關(guān)的發(fā)展。但同時隨著信息時代的到來，國家機(jī)關(guān)對文化檔案管理工作也發(fā)生了很大變化。在當(dāng)前形勢下，為了提高基層文化檔案管理需要結(jié)合使用信息技術(shù)，只有這樣才能夠滿足現(xiàn)代社會發(fā)展需求，保證工作效率的提高。但是，在當(dāng)前形勢下，很多基層管理機(jī)構(gòu)對檔案管理存在著一定誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理工作無關(guān)大雅，從而懈怠了對這方面的管理，這也使得檔案管理工作受到嚴(yán)重影響。為了解決這一問題，基層管理人員需要加強重視，開創(chuàng)文化管理新局面。

一、做好文化檔案管理的要點

（一）建立好管理標(biāo)準(zhǔn)體系

任何一項事業(yè)的管理都需要有良好的管理體系，只有這樣才能夠更好落實相關(guān)工作，保證管理工作的有序進(jìn)行。文化檔案管理工作也是如此。從專業(yè)的角度來說，文化檔案管理也需要有管理標(biāo)準(zhǔn)，需要管理人員有較強的專業(yè)能力和服務(wù)意識，要能夠掌握現(xiàn)代化的管理技能。因為檔案管理工作中，包含著很多的數(shù)據(jù)，記載著很多的信息，其工作繁瑣，勞動量大，如果管理人員不具備專業(yè)的管理能力就無法完成相關(guān)工作[1]。而如果沒有管理體系標(biāo)準(zhǔn)同樣也無法落實相關(guān)工作內(nèi)容。但是如果基層工作機(jī)關(guān)能夠建立好管理標(biāo)準(zhǔn)，管理工作人員具備較高的管理素養(yǎng)，就能夠大大提高管理效果。如利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，可以通過電子形式完成相關(guān)工作，這樣可以大大節(jié)省時間和經(jīng)濟(jì)成本，減少人工操作，提高管理工作效率。在文化檔案管理需要讓信息更具系統(tǒng)化和組織化。這樣在查找的時候，可以快速調(diào)動資源，準(zhǔn)確又不浪費時間。在管理系統(tǒng)中，設(shè)置電子文件管理方案，制定規(guī)范的管理方案，并明確未來管理發(fā)展方向，從而使得管理工作能夠有序進(jìn)行。

（二）文化檔案管理重在利用

文化檔案的管理最終作用為了能夠有效利用。因此，在管理上，要注重把握進(jìn)行活動規(guī)律，要能對為了發(fā)展起到借鑒作用。通過有效的管理，提高文化檔案的利用率，為實現(xiàn)建設(shè)小康社會作鋪墊。檔案的有效利用是檔案的價值所在，而做好檔案管理是體現(xiàn)檔案管理價值的重要工作。可以說，國家基層機(jī)構(gòu)的發(fā)展，離不開檔案的管理和利用。因此，基層工作人員需要重視開發(fā)檔案的管理和利用，實現(xiàn)信息的有效共享，保證檔案的有效利用率。檔案管理人員也需要加強檔案資料的收集和整理，做好檔案檢索和編研工作[2]。在工作中健全檢索體系，做到隨時能夠為使用者提供相關(guān)檔案。對重要珍貴的檔案要做好復(fù)制，并保存好原始材料，避免出現(xiàn)遺漏或者缺失。同時需要加強檔案庫房的建設(shè)，避免其他因素對檔案管理工作的影響。在管理上，要能夠是適應(yīng)社會需求，保證人性化管理模式，以便更好地提供服務(wù)。

二、新時期做好文化檔案管理工作策略

（一）提高檔案管理的重視程度

要想做好檔案管理工作，相關(guān)工作人員和基層機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要加強對檔案管理工作的重視，落實基礎(chǔ)工作，并合理增添現(xiàn)代化的管理設(shè)備，以滿足實際需求。文化檔案管理是一項基礎(chǔ)工作，對基層機(jī)構(gòu)的發(fā)展有著十分大的影響。因此，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門工作人員需要加強重視，并落在工作中用心管理，保證檔案資料的完整，主動收集相關(guān)資料和信息，為后期發(fā)展打下基礎(chǔ)。對珍貴材料更好注意保護(hù)好，不能大意。因為有關(guān)文化檔案的資料，往往是歷史文化或者藝術(shù)活動所留下來的，具有民族文化的特?zé)狳c，也能夠反映出本地文化藝術(shù)活動的起源和發(fā)展。有些領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理工作中不夠重視，認(rèn)為檔案管理工作無足輕重，不會對基層工作單位有影響，這種思想是錯誤的。與其他工作相比，文化檔案管理工作雖不能在短時間起到增加效益的效果，但是能夠在一定程度上影響基層工作效率。通過建立文化檔案管理，有利于實現(xiàn)對檔案的有效利用，通過分析可以更好地了解事情的發(fā)展動態(tài)和發(fā)展規(guī)律，為以后的發(fā)展和決策提供有利依據(jù)[3]。因此，只有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理工作人員具備了較高的管理意識之后，才能夠保證檔案工作的有序落實，實現(xiàn)檔案管理工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。

（二）建立起專業(yè)的管理團(tuán)隊

要想落實好對基層檔案的管理工作，就需要加強基層檔案管理人才的培養(yǎng)和建設(shè)起一支專業(yè)的管理團(tuán)隊，只有這樣才能夠保證基層檔案管理工作的有效落實，實現(xiàn)高質(zhì)量的管理。對于檔案管理工作人員，基層機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)要重視加強相關(guān)技能的培養(yǎng)，提高其管理水平和管理能力。通過對管理人員的培訓(xùn)和教育，使其掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)，利用信息技術(shù)進(jìn)行有效管理，使得管理工作更適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展，滿足現(xiàn)代社會需求。如要讓管理人員能夠利用計算機(jī)進(jìn)行信息的獲取和調(diào)用，減少手工操作[4]。這樣可以大大提高工作效率，實現(xiàn)高質(zhì)量的管理和利用。同時，為了激發(fā)管理人員的學(xué)習(xí)動力，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還需要提高管理人員的責(zé)任意識和服務(wù)意識，使其能夠在管理工作中發(fā)揮出更大的作用。在管理上要能夠進(jìn)行創(chuàng)新，發(fā)展自我強勁的管理能力，保證文化檔案管理的有序進(jìn)行。尤其是隨著社會的不斷發(fā)展，各種信息和資源的相關(guān)數(shù)據(jù)會大量產(chǎn)生。針對這種情況，管理工作人員必須要掌握現(xiàn)代化的管理技能，利用信息技術(shù)提高自身管理能力，實現(xiàn)高質(zhì)量的管理。因此，建立一支高素質(zhì)高能力的管理團(tuán)隊對檔案管理工作十分重要，基層管理人員應(yīng)該將其作為一項重要任務(wù)去落實。

（三）加強文化檔案資料的收集和利用

在針對文化檔案的管理工作中，管理人員需要加強檔案資料的收集，并將其作為落實管理工作的一項重要內(nèi)容，只有這樣才能夠使得檔案信息更加豐富，資源更加多樣化，從而提高檔案信心的有效利用率，提高檔案管理工作在基層機(jī)構(gòu)中的地位。在工作中，需要長期做好日常文化活動中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，并對其進(jìn)行收集和統(tǒng)一管理，確保有關(guān)文化資源能夠得到有效利用和積累[5]。尤其是需要做好當(dāng)?shù)匚幕擞嘘P(guān)事跡和資料，突出其在文化藝術(shù)方面的貢獻(xiàn)，使得文化檔案更具有利用價值。針對一些文字和圖像、音頻等不同形式的內(nèi)容，要進(jìn)行區(qū)分保存，同時還需要注意保存方式，避免其遇水或者浸濕，保證保存效果。此外，文藝管理工作還可以通過文化藝術(shù)檔案進(jìn)行編寫，通過制定相關(guān)目錄，并以不同形式進(jìn)行保存，以滿足不同需求，提高文化檔案的使用率。為了提供文化檔案管理工作，還需要加強網(wǎng)絡(luò)檔案資源建設(shè)，積極開展文化檔案數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)的研究，建立起統(tǒng)一。規(guī)范的管理體系，實現(xiàn)文化資源的共享。

（四）加強文化檔案管理的規(guī)范性

文化檔案是經(jīng)過各個單位在各種活動中產(chǎn)生出來的數(shù)據(jù)，其中包含了生產(chǎn)經(jīng)營方式、管理策略等重要資料。因此，文化檔案管理的產(chǎn)生會存在各種差異，是通過各種形式保留下來的。基層機(jī)關(guān)在管理的時候，既需要保存原始材料，使得文化檔案更加真實。同時還需要對原始材料進(jìn)行加工，以不同的形式保存下來。可以積極探索電子載體文化檔案的保存，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)電子材料的統(tǒng)一接收，集中管理，并做好及時備份工作。保證電子材料的完整和齊全。為了保證檔案管理標(biāo)準(zhǔn)同步化，需要加強各個部門之間的橫向信息聯(lián)系和縱向深化。確保對各個部門進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的監(jiān)督和指導(dǎo)。這樣可以避免不要的重復(fù)勞動。此外，在對文化檔案的管理工作中，管理人員需要始終堅持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾響B(tài)度，保持科學(xué)的管理方式，只有這樣才能夠更好地發(fā)揮檔案管理價值，為社會提供更多的信息資源。

結(jié)語：總而言之，在現(xiàn)代社會發(fā)展中，基層機(jī)關(guān)需要重視文化檔案管理工作，并提高管理意識，利用現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)，提高管理水平。為了更好地落實文化檔案管理工作，首先需要建立一支具有專業(yè)能力高素質(zhì)的管理隊伍；其次要建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系，促使檔案管理工作更加具體化、科學(xué)化、系統(tǒng)化，只有這樣才能夠提高文化檔案管理效率，提高文化檔案利用率，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。