提升企業檔案管理水平的方法

丁麗麗

（阜新市社會保險服務中心，遼寧 阜新 123000）

對企業的日常經營管理來說，檔案管理是基礎性工作，在企業的合法權益維護及經濟利益創造方面存在重要意義和影響。為了讓檔案管理工作的實際作用和價值得到充分體現，需要建立完善的管理制度，并與合理的考核評價相結合，提高企業檔案管理能力，創新管理方法，增強服務意識，順應新時期發展趨勢。

一、企業檔案管理水平提升的實際作用及價值

企業內部的檔案主要包含日常經營管理的不同方面，如生產規劃、數據統計、重要決策、物資供應、人事管理以及原材料采購等，以上材料是對企業實際發展歷程的全面反應，同時也是企業發展規模的一種體現。在新時期的發展背景下，企業的經營管理范圍不斷擴大，傳統的紙質檔案保存及利用已經很難滿足現代化的發展趨勢，過多的人工操作環節，讓檔案管理工作的整體效率得不到有效提升，尤其是在人為因素的影響下，不同的工作環節會有相應的工作失誤產生，對檔案資料的完整保存及真實傳遞來說存在不利影響。同時在企業實際的發展過程中，檔案的種類呈現多樣化趨勢，同時涉及到的領域較為廣泛，數據信息鋪天蓋地，為了適應新的發展方向，企業應該在檔案管理部門引入信息技術和設備，加強內部的信息化建設，讓檔案管理的質量和效率得到有效提升。社會經濟建設速度越來越快，企業應該提高對檔案管理服務意識增強的重視，合理創新工作方式，進而擁有更強的市場競爭實力。

二、企業檔案管理工作過程中存在的主要問題分析

（一）缺乏較強的檔案管理意識

在部分企業內部，多數部門領導過于重視經濟利益，認為檔案管理工作的開展對企業的實際發展來說無足輕重，沒有對檔案管理工作的意義和重要性進行深入分析，覺得檔案管理工作過程很簡單，無論哪個專業的工作人員都可以勝任，工作內容無非是資料收集、整理和存儲，對企業的實際運行來說，沒有起到顯而易見的作用和效果，由于以上因素影響，針對檔案管理部門，配置的各項資源不夠充足，資金落實不到位，導致很多工作無法正常開展，尤其在發展規模相對較小的企業，檔案管理部門使用的設備過于陳舊，部分企業沒有針對檔案管理建立專門的儲存庫房，雖然部分企業設有檔案管理部門，但是在人力資源配置方面不夠專業，致使檔案管理工作無法充分發揮自身的作用和價值，相關功能得不到全面體現。

（二）缺少完善的檔案管理制度建立

在很多行業都存在信息技術的廣泛應用，同時在此種發展背景下，讓企業從基礎的管理到經營結構都發生翻天覆地的變化，與傳統的檔案管理工作相比較，在管理內容以及管理方式方面存在較大的差異，由于多數企業對檔案管理工作不夠重視，相關的管理制度建立不夠完善和全面，并且沒有針對實際情況和自身需求，做好檔案管理制度的及時更新。還有部分企業的檔案管理制度形式化過于嚴重，主要目的是為了應對上級領導部門的檢查，很多內容沒有在實際工作過程中得到落實。針對企業內部不同的部門，缺少統一的衡量標準，很難實現彼此之間的有效溝通和交流，致使存在較為嚴重的消息壁壘，對檔案管理現代化建設來說，存在一定的阻礙及制約作用。

（三）缺少對檔案信息化建設的重視

企業在實際發展過程中，經濟利益占據重要地位，而針對檔案部門缺少運行資金的配置，很多企業為了節約支出，依然采用傳統的人工檔案管理方式，檔案利用流程較為繁瑣。雖然部分檔案部門開始將計算機投入使用，但是僅限于基本的檢索及存儲功能，多數檔案沒有實現電子化，同時由于缺少對信息技術的應用和開發，沒有建立高效的信息共享平臺，部門間缺少溝通，并且檔案利用率得不到提升。

（四）檔案管理人員的專業能力及綜合素質待提高

因為在很多企業中，檔案管理工作得不到重視，所以在人員配置方面較為隨意，部分工作人員與崗位需求的專業不符，基本由其他部門的工作人員進行兼職，對檔案管理基礎知識缺乏全面掌握，并且管理方式過于陳舊，崗位工作人員存在過于頻繁的調動，導致檔案管理工作很難符合新時期的發展需求。企業在招聘的過程中，針對檔案管理人員缺少較為嚴格的衡量標準，準入門檻與其他崗位比較而言較低，致使檔案管理人員隊伍的綜合素質得不到提升，管理工作停滯不前。

三、全面提升企業檔案管理水平的有效措施建議

（一）增強檔案管理部門工作人員的主觀意識

為了讓企業內部的檔案管理工作地位得到提升，需要從領導人員開始，提高對檔案管理工作的重視，并在實際工作過程中起到良好的引領帶頭作用，對此項工作的重要性增強意識，在領導人員的綜合考評中引入檔案管理，使其工作得到有效督促，通過領導人員的日常監督，讓各項工作可以得到全面落實。同時企業應該調動其他部門的積極性，對檔案管理工作做好配合及支持，提高定期歸檔及存檔效率，并建立相應的獎懲機制，明確各崗位職責，激發管理人員的積極性，營造良好的檔案管理與應用氛圍，讓整體的工作質量得到提升。

（二）建立完善的檔案管理制度

對企業的檔案管理部門運行來說，完善的規章制度必不可少，其不僅是工作人員的執行標準，還能夠對工作人員的日常行為起到良好的監督和約束作用，讓檔案管理工作變得更加規范化及合理化，同時企業需要對檔案部門的組織結構進行合理優化，并將責任細化，落實到每個人身上，以免當工作出現問題時，出現互相推卸責任的情況。企業應該加強針對檔案管理部門的人力資源配置，避免利用兼職人員，提高管理人員的專業水平，企業需要安排專業的工作人員對檔案管理工作進行定期抽查，如果發現存在問題和漏洞，應該結合實際情況，要求檔案管理部門進行整改，工作人員繼續學習，直到符合相關要求及標準為止。

（三）提高對檔案管理部門信息化建設的重視

大數據時代的到來，對檔案你管理工作來說，是新的機遇和挑戰，同時也是其保持平穩發展的必然途徑。企業應該提高對信息化建設的重視，對傳統的管理方式進行創新，并且實現紙質檔案的全面電子化轉變，讓檔案管理及獲取更加便捷，將網絡技術、檔案管理以及信息技術進行深度融合，加強對人工智能以及云計算技術的開發和利用，在保證紙質檔案儲存完整的前提下，提高對電子檔案管理的重視。由于網絡具有開放性特點，需要增強信息技術安全應用意識，建立完善的信息安全管理系統，對存在惡意攻擊的行為進行攔截，尤其針對具備機密特點的資料，需要采用密保措施，并對工作人員做好身份識別，在沒有上級領導的批準下，任何人不可以隨意進入檔案管理系統，避免目的不純的人泄漏重要信息。

（四）提升檔案管理人員的專業能力及綜合素質

人才是保證各項工作順利開展的基礎力量支撐，為了讓企業的檔案管理工作符合現代化發展需求，應該對檔案管理人員提出較高要求，不僅需要具備扎實的檔案管理基礎，還要對計算機設備存在靈活運用，針對檔案管理有較高程度的掌握，同時對檔案管理相關業務較為精通。首先，企業應該組織現有的檔案管理工作人員開展定期的專業化培訓，主要包含檔案管理基礎知識，信息技術理論學習及實踐操作，提升其職業素養；其次，企業應該結合自身的實際需求，制定嚴格的人才招聘標準，不僅要求應聘人員擁有較高的學歷水平，還要具備豐富的檔案管理經驗，并對信息技術知識有深入理解和熟練掌握；再次，通過綜合評價機制的建立和落實，及時發現檔案管理工作中存在的缺陷和問題，有針對性提出意見或者建議予以糾正，建立一支復合型檔案管理人才隊伍。

結語：對企業的穩定有序發展來說，檔案資料十分寶貴，是企業發展歷程的見證，同時也是所有經營管理內容的記錄，為后續各項工作的順利開展提供參考依據。企業應該提高對檔案管理工作的重視，為此部門配置合理的人力資源，同時加大資金投入力度，引進信息化技術及設備，加強對軟件及硬件設施的完善，對檔案管理方式不斷進行創新，同時全面實現紙質檔案電子化，不僅為日常管理提供便利，還能在一定程度上提高檔案利用率，進而提升檔案管理服務質量。