淺析事業單位檔案管理中的電子檔案管理

肖起

（洮南市軍用飲食供應站，吉林 洮南 137100）

引言

電子檔案管理就是將傳統紙質檔案上傳到事業單位云端儲存管理，這不但節約了空間同時也保護了環境，事業單位內部的檔案往往不局限于事業單位內部人員的人事檔案，還包括事業單位所管理社會的檔案，這些檔案錯綜復雜往往需要花費大量的時間修改和整理，國內的所有事業單位都設立專業的檔案部門，專業的人專門負責檔案工作，目的讓所有檔案井井有條，處在信息化時代，事業單位的檔案管理部門也逐一實現了電子化，利用電子化管理事業單位的檔案可以提升效率，但是也存在安全的漏洞，本文從事業單位檔案管理的優點和缺點進行展開論述，提出相對應促進檔案管理工作進行更加順利舉措，為相關檔案管理人員提供思路借鑒。

一、事業單位利用電子檔案管理方式的優勢

（一）節約成本，可利用率高

在中國任何一家事業單位中都能找到一間專業為檔案室設置的巨大房間，這個房間彌漫著牛皮紙的味道，房間內部設置與天花板齊高的檔案架，便于檔案的分層管理。一批檔案從整理到收集、擺設往往耗費大量的時間，不但投入了人力物力，同時也花費了更多的資源要素，而整理好的檔案數據查找起來也應該對每一排檔案架逐層搜索，搜索的速度很慢，同時紙質檔案特別容易受到環境以及房屋濕度的影響，而一些質量不達標的紙張會隨著時間的推移腐爛、發霉，遮擋了重要信息，為事業單位的正常運行造成了巨大的麻煩。而電子檔案是一種可以規避環境以及紙張因素的最好替代型方法，電子檔案的建立過程或許比較復雜，但是由于電子檔案龐大的解析力和運算能力，很快就能將輸入的數據進行保存，保存的數量往往和檔案室采購的云端服務器容量有關，無需考慮空間的因素。錄入的方式多種多樣，改變了傳統人工篩選紙質版檔案的模式，可以通過語音錄入和拍照錄入以及打字錄入多元錄入方式，傳統的紙質版在整理完檔案袋時往往需要重新分類和空間上布局考慮，但是電子化后就不存在這些考慮因素，很多重要性檔案往往因為某些時候工作人員的疏漏需要重新打印，不但浪費了紙張，同時也需要對前后檔案文件的重新捋順，電子版檔案完全可以規避這個情況的發生，所有的檔案文件隨用隨取，隨意插入，增加了可用效率，降低了事業單位在檔案袋和檔案打印耗材的花費，節約成本開支。

（二）提高工作效率

事業單位對檔案負責人員的人數有嚴格的限制，在全國范圍內，事業單位的檔案管理人員最多為三人，與浩如煙海的檔案數量形成鮮明的對比，往往在事業單位檔案產出高峰期時，很多事業單位人員只能挑燈夜戰，抓緊對檔案的整理，從某種意義上，巨大的工作量給所有的檔案工作人員帶來了巨大的心理負擔，同時個人的工作效率也會隨著工作時間而飛速下降。編排檔案并非簡單工作，不但要將分散的檔案進行裝袋，還需進行檔案袋架設以及檔案空間布局，檔案袋需要標號，而檔案架需要根據檔案號不斷更新，往往這個環節很容易出錯，而一旦出錯后，后面的工作全部要推倒重來，這極大地影響了正常工作的工作效率。事業單位檔案電子化的最大優點就是提高工作效率，讓檔案負責人員在電腦及服務器面前就可以進行數據整理，為工作人員減輕工作負擔，尤其是在檔案歸類和檔案排序過程中，檔案人員由于年齡和計算能力的限制計算速度和準確性遠遠不及電腦，所以事業單位檔案管理電子化不但提升了工作效率同時也降低了檔案負責人員的錯誤率。

（三）儲存穩定

過去采用紙質版的檔案管理往往與外界的儲存環境息息相關，如果事業單位的檔案館的儲存環境潮濕就會導致檔案發霉、腐爛，不但散發異味同時影響了檔案的正常查找。事業單位的檔案并非長期固定不動，往往在查找文件過程中就會導致檔案的固有排列順序紊亂，往往每一次查找后，檔案管理人員都需要重新整理，而采用檔案電子化就可以極大程度避免了重新整理的過程，電子儲存檔案模式相對穩定，不易改變，更改順序的權限只在檔案管理人員手中，其他人只擁有檔案查看和復制的權力，這從根本杜絕檔案重新弄亂。而隨著辦公環境質量的不斷提升，一些事業單位面臨重新裝修改造以及搬家的任務，與桌椅相比，檔案的搬移工作是極其浩大的任務量，不但要保護數據的安全性同時也要關注檔案的順序性，可以說搬家的過程就是數據重新整理的過程，采用檔案電子化管理后，檔案搬移就相當于是服務器和電腦的搬移，可以進行任何時間任何地域的搬移，同時在新位置只需要進行重新架線以及重新聯網工作即可，為檔案的儲存的安全性和穩定性提供了必要的基礎和保障。事業單位的檔案存儲就需要更加穩定的儲存條件，無論時代和負責人如何變幻，對數據的管理權限應該始終交給檔案部門，而不是具體的某個人，只有政策和方法齊發力，才能讓檔案儲存更穩定更安全。

二、事業單位電子檔案管理的缺陷和不足

（一）事業單位電子檔案管理過程存在的安全隱患

事業單位的電子檔案管理并非一個閉環管理的過程，國家對于事業單位的檔案電子化管理有著最為嚴格的政策約束，所有的事業單位應該定期將檔案數據上傳到中央數據庫，由中央數據庫統一管理和運營，中央數據庫是絕對安全的系統，但是各地方事業單位儲存過程以及在數據傳遞的進程中就存在安全隱患，上傳一定需要以互聯網系統為基礎，但是儲存系統和上傳系統缺乏相對應的防火墻以及病毒攔截系統，在傳遞過程中極有可能被非法分子攔截，而中央數據庫在終端依舊能接收正確的數據，只不過多了數據泄露的機會。以四年前比特幣勒索病毒侵入為例，當時中國將近五十家三甲醫院和十七個省的重點學校的內部檔案系統都遭受不同的破壞，這個病毒并非以竊取信息為主要目的，比特幣病毒的首要目的就是破壞正常檔案結構，將正確的檔案數據隨意編寫，增加錯誤率，導致系統檢索和病人病歷與事實不符，給醫院以及學校等事業單位造成管理混亂的局面，而檔案管理的電子化過程必不可少的設備就是云處理器和電腦主機，而這些主機和云端裝置有可能在設計和制造過程就已經加入了自動備份數據到制造商云端的功能，如果這種功能不加以限制，那么事業單位的檔案數據猶如“裸奔”在不法分子面前，對整個社會的正常運轉以及事業單位人員的信息安全造成不良影響，干擾了社會穩定運行也影響了工作人員安心工作的心情。

（二）事業單位對電子檔案的管理及監督力度不足

很多事業單位的電子檔案管理人員并非是在校期間以學習檔案學專業畢業的畢業生，這些人員往往沒有扎實的理論基礎以及電子檔案操作能力，每天上班對檔案管理工作都是草草了事，沒有將檔案管理的重要性放在首位。一部分事業單位對檔案管理人員的要求不嚴格，對檔案管理人員開綠燈，一些檔案管理人員經常打著以參觀學習的名號逃避上班，一些單位也缺少對檔案負責人員能力的考察，往往實行終身聘任的制度，一些人員在現行的終身聘任制度的現狀下就會喪失主動工作的積極性，由于電子檔案管理過程不但需要熟練掌握電腦中的快捷鍵以及網絡運算公式，同時也要精通電子檔案管理程序，如果不經常操作練習就會讓工作人員遺忘，影響了危急關頭查找數據的效率性，很多事業單位檔案管理人員熱衷于老方法，或許從剛入職開始到退休過程使用電子化查找的方法利用次數都是有限的，雖然這種方法能讓自己熟練查找，但是這種方法終究被淘汰，電腦的運算速度往往比經驗查找更快更準確。

三、事業單位提升電子檔案管理能力的措施

（一）加強系統安全性建設

安全永遠是事業單位檔案電子化管理的基石，而加強整個系統安全性的建設絕對不是一蹴而就的過程，這需要國內的科技公司和政府研發部門共同努力，將事業單位的檔案電子化管理水平提高到全新的高度。想要加強系統安全性就是要求所有事業單位的檔案管理電腦用中國人自主研發的系統和自主研發的云端數據庫，避免使用微軟系統以及服務器終端在海外的數據服務器，事業單位應該定期檢測數據傳輸路徑上潛在的障礙和病毒，增強防護能力以及病毒預警能力，定期掃描系統存在的漏洞，保障系統內部安全平穩運行是整個系統安全性的首要要求。

（二）實施優秀人才引進戰略

人才是事業單位電子化管理檔案的重要保證，事業單位之所以能夠互相協作處理各種社會事項和政府任務，就是因為人的存在。如今中國已經進入了新時代，在新時代的全新發展格局的要求下，所有事業單位在招聘過程已經實現了以成績論名次高低的構想，社會變得更加公平公正，優秀的專業性人才可以進入事業單位為祖國效力，適當提高事業單位檔案管理人員的招聘門檻，縮進學歷限制，招攬的人才應從局限于檔案學專業放寬至檔案學、情報學、公共安全專業，在同等專業下可以提供給碩士生及博士生更高的待遇標準，鼓勵大學生回鄉就業，建立高素質檔案管理人才庫，為事業單位檔案管理隊伍不斷注入素質高、品德好、思想覺悟強的新時代人才。

（三）完善電子檔案管理制度

所有的事業單位都應該接受檔案管理電子化的進程，這個進程實施是國家戰略也是歷史的必然選擇，國有國法、家有家規，而一種方法的普及往往需要制度做保障，國內對事業單位電子化檔案管理的法律已經提交審議，預計到最終審議和施行還需兩至三年的時間，雖然距國家法律推出還存在一段時間，但相關事業單位可以自行制定電子檔案管理制度，同時將電子檔案管理制度上傳到網上，讓專業人士指正和其他擁有政府職能的事業單位借鑒，提高工作人員的思想覺悟意識，將人的行動局限在制度的法網下，用規范約束，制度管理的方法規范檔案存取的流程，保護檔案的安全同時更好地服務社會和群眾。

（四）定期對檔案管理人員考核

與企業單位相比，事業單位的檔案管理人員往往存在對工作懈怠的情況，從某種意義上講不利于事業單位處理業務效率的提升，所以事業單位管理層應定期對檔案管理人員實行考核，考核成績與績效工資相互掛鉤，事業單位也可以定期派遣檔案人員進行學習和交流，往往國內的一線城市在智慧政府建設中擁有更先進的經驗可供借鑒，檔案管理人員可以在一線城市可以學習到更加先進的工作方法以及更加豐富的檔案管理方式，這不但是對負責檔案管理的個人的提升，同時也增加了單位處理事項的效率，在黨中央號召的服務型政府和高效性政府的戰略下，對檔案人員進行考核就是促進事業單位中的各項管理考核制度向政府管理方式看齊，不斷提升事業單位綜合競爭力。

四、結束語

事業單位的檔案管理是工程量巨大、重要性極強的工作，我國從2016 年起已經實現了檔案紙質化轉向檔案電子化的過渡，與傳統紙質版檔案相比，電子檔案技術的實施是事業單位辦公自動化的基本要求，但是在電子檔案管理過程中依然存在電子檔案安全性無法保障以及相關制度規范缺乏等問題，對此，定期進行檔案人員管理考核、完善電子檔案管理制度等舉措是解決問題的根本方法，事業單位只有逐一解決阻擋檔案傳輸和收集正常進行的難題才能將電子化管理的作用發揮最大。