秘書工作與辦公數(shù)字化

汪玉川 臧麗婷

（北京青年政治學院，北京 100102）

辦公數(shù)字化主要指的是對辦公過程中產生的數(shù)字信息的管理。秘書工作主要有三項：辦文、辦會和辦事，涉及有擬文、活動或會議組織、信息管理、出差安排、調研等具體工作，這些工作既使用了大量的數(shù)字信息，也產生了大量的數(shù)字信息。

數(shù)字信息是將許多復雜多變的信息轉變?yōu)榭梢远攘康臄?shù)字、數(shù)據(jù)，再以這些數(shù)字、數(shù)據(jù)建立起適當?shù)臄?shù)字化模型，把它們轉變?yōu)橐幌盗卸M制代碼，以Internet或其他傳輸途徑為載體進行統(tǒng)一處理。數(shù)字信息與傳統(tǒng)的信息（書寫在紙上的文字，印刷在紙、布等載體上的圖片等）不同之處主要有二，一是編碼方式不同，二是載體不同。正是由于這些方面的不同，使得數(shù)字信息在使用的靈活性及使用的效率等方面遠超傳統(tǒng)信息，成為當今世界工作溝通時的主流方式。

一、辦文與信息數(shù)字化

辦文工作主要分兩大部分：擬文與辦文。

（一）擬文數(shù)字化

在擬寫一篇文章時，不僅需要輸入文字，有時還需要輸入圖片、圖表、表格等。在輸入文字時，為了提高效率，可以通過提高錄入速度，也可以使用特殊的錄入設備，如速錄機，還可以利用相應的軟件提高效率。如撰寫會議記錄或會議紀要時，需要將每個人的發(fā)言都完整地輸入到Word 文檔或WPS文檔中，這是一件很費力且費心的事。為了提高工作效率，我們可以利用相應的軟件將每個人的發(fā)言從聲音立刻轉化成文字。

有時候，我們需要把一篇手稿錄入到word 文檔中，或者將印刷品中的文字錄入word 文檔中，如果一個字一個字地錄入，會耗費很多時間，那么我們可以利用相應的軟件，如阿里云OCR 文字識別軟件等，就可以迅速將手稿或印刷品中的文字轉化成可編輯的數(shù)字信息。

當我們要在文章中加入一些圖片時，如果圖片已經是數(shù)字化的，那么我們可以迅速將其插入到WORD 或PPT 文檔中。但有時我們需要的圖片是在印刷品中，無法將其插入到word 文檔中，這時，我們可以利用具有掃描功能的軟件將其轉化成數(shù)字化的圖片，再將其插入到WORD或PPT文檔中進行編輯。阿里云OCR 軟件不僅可以將印刷品中的文字轉化成可編輯的數(shù)字信息，還可以將印刷品中的圖片轉化為可編輯的數(shù)字信息。

上述使信息儲存形式轉化的軟件既可以在計算機上應用，也可以在手機上應用。此外，我們可以用手機上自帶的相關軟件將印刷品中的文字、圖片等轉化成數(shù)字信息。

（二）辦文

辦文是指文件的辦理，它包括收文與發(fā)文兩個過程。隨著無紙化辦公的普及，我們所接收和發(fā)送的文件大多數(shù)是數(shù)字化的文件。無紙化辦公在效率等方面確實有其無可比擬的優(yōu)勢，但有時候，也會遇到一些問題，如我們要接收或發(fā)送一些大文件，如比較長的視頻文件、像素很高的圖片時，傳遞就會成為問題。一般情況下，在網絡上通過郵件傳遞這些大文件難以實現(xiàn)，我們只好使用優(yōu)盤或移動硬盤將其從一臺計算機移存到另一臺計算機，或直接將視頻和圖片從相機等原載體移存到計算機中。但這只適合距離比較近的情況，如果需要在兩個相距遙遠的地方收取和發(fā)送一個大文件，就需要特殊的服務。

另外，有時候傳遞的文件需要保密，還有的時候雖然傳遞的是同一份文件，卻要對接受者進行不同的權限設置，有的人只可以閱讀文件，而有的人不僅可以閱讀文件，還需要在文件上簽署意見，等等，作為辦公室工作者應該全面掌握這些數(shù)字文件的傳遞方法。

二、辦事與信息數(shù)字化

辦公室的工作雖然比較雜，但主要有以下幾種：日常接待、專項調研、檔案管理、協(xié)助領導或員工出差、辦公物品的管理等。上述各項工作都與數(shù)字信息關系密切。

（一）日常接待

當接待一位事先有約的客人或突然來訪的客人時，都需要確定其身份、來訪目的等，這些都可以通過網絡用數(shù)字信息進行溝通，如通過掃碼進行身份、健康情況等確認。

（二）專項調研工作

有時，為了及時和深入地了解情況需要進行調研。調研對象有人也有物，調研規(guī)模有大有小，調研方式有問卷，也有訪談等。

如果調研對象是物，如信息、知識類，首先要清楚所要調研的對象存儲在哪兒，用什么方法才能找到并使用。

如果調研對象是人，利用網絡進行調研是現(xiàn)代常用的調研方式。因為，它與面對面訪談、電話調研和紙質問卷調研相比，規(guī)模可以更大，調研速度可以更快。網絡上調研既可以使用計算機，也可以使用手機；使用網絡調研軟件進行調研，既可以進行調研問卷設計、調研，還可能利用其進行調研數(shù)據(jù)統(tǒng)計。

因此，辦公室工作者不僅要了解主要信息源在哪兒，還要了解獲得信息有哪些方法。

（三）檔案管理

檔案管理是辦公室工作中的重要一項。隨著攝影攝像設備的普及，我們面對的檔案管理的對象越來越多的是數(shù)字信息。但目前的檔案管理方法主要還是基于對實物（主要是紙質）檔案的管理。為了適應社會對數(shù)字信息應用的新要求和數(shù)字信息管理體系的新發(fā)展，我們應該掌握對數(shù)字信息管理的新方法。

國家廣播電視總局于2004 年10 月發(fā)布的《中華人民共和國廣播電影電視行業(yè)標準·廣播電視音像資料編目規(guī)范-電視資料部分》是對數(shù)字信息中的視音頻信息的管理規(guī)范，雖然它針對的只是廣播、電影、電視行業(yè)的數(shù)字信息管理，但卻對其它行業(yè)中的數(shù)字信息管理起到啟發(fā)、引領作用，因為它是我國第一次針對數(shù)字信息的特殊性提出的管理方法。

對數(shù)字檔案的管理與對紙質檔案的管理差別較大，它對管理者對視音頻信息的理解能力和文字表達能力要求更高。因此，辦公室工作人員要特別注意提高對視音頻信息的理解能力。

（四）協(xié)助辦理出差事宜

隨著科學技術以前所未有的速度發(fā)展，中國各地之間、世界各國之間的交流越來越方便，出差變得越來越普通。作為辦公室工作者，有時要為本單位的領導或同事辦理出差事宜，也可能會為遠方的專家辦理來訪事宜。現(xiàn)在，特別是在中國，無論是購買機票、車票，還是預定食宿都可以在網絡上完成，即我們可以替一個居住在另一個城市的人購買機票或車票，預定住宿的旅店。辦公室工作者要熟悉相關流程和方法。

（五）辦公物品的管理

過去對辦公物品的管理，主要手動的，如在計算機上記錄有誰借了或使用了什么辦公用品；現(xiàn)在，很多單位已經實現(xiàn)了數(shù)字化管理辦公物品，無論是作為使用者預約使用某一辦公用品，還是作為管理者合理調配某些辦公物品的使用等，都可以利用軟件對辦公物品進行管理。作為辦公室工作者要掌握這一辦公物品管理方法。

三、辦會與數(shù)字信息化

辦會包括辦活動，主要工作有三方面，一是會前或活動前準備工作，二是會議或活動中的組織、服務工作，三是會后的總結、整理工作。

（一）會議或活動前的準備工作

在組織一個會議或活動前，首先，要進行調研，至少收集、整理好相關信息；其次，要進行設計、策劃；再次，要與相關人員進行溝通；最后，要進行物質上的準備。上述所有步驟都與數(shù)字信息有密切關系。

（二）會議或活動中的組織、服務工作

在會議或活動進行時，一是要對參與人員進行考勤和現(xiàn)場管理，比如，都誰到場了？在1000 米的活動范圍內，都誰在場，有沒有人走丟？等等。這些工作，都可以利用軟件進行管理，不必時時現(xiàn)場點名。

二是要留下相關材料，如對整個活動進行攝像與攝影。會議與活動中的攝像與攝影與藝術的攝像與攝影有相同的地方，也有不同的地方，作為會議或活動的組織者要會使用常用設備采集信息并了解采集信息的特殊要求。

三是在會議或活動結束后，要掌握客人是否安全回家的信息。

（三）會議或活動后的總結、整理工作

當現(xiàn)場的會議或活動已經完成后，一個重要的工作是總結。總結的方式可以是一篇新聞稿，但最好是制作一個專題片，這種形式最具體、生動，因而最受人歡迎。作為會議或活動的組織者要學會使用常用軟件制作專題片。

此外，會議或活動會產生大量數(shù)字信息，照片、視音頻、文件等，對于這些數(shù)字信息的整理也是一項重要工作，一方面要使這些數(shù)字信息的排列有序，另一方面也要制作對這些數(shù)字信息的檢索工具，以便以后查找、利用這些數(shù)字信息。

無論是活動總結的PPT 制作、專題片制作，還是數(shù)字信息檢索工具的制作，都要求秘書有較高的專業(yè)能力和職業(yè)素質。

現(xiàn)在是數(shù)字化時代，幾乎在我們工作的方方面面都會涉及到數(shù)字信息，秘書作為辦公室工作者，應該掌握常用的數(shù)字信息收集、整理、鑒定、存儲、傳遞、檢索和利用等方法，才能適合時代對秘書人才的要求。