淺談辦公室文秘工作的重要性

胡泊

（大慶鉆探工程公司鉆井生產(chǎn)技術(shù)服務(wù)二公司，吉林 松原 138000）

“大慶鉆探”是大慶鉆探工程公司的主打品牌，涵蓋石油地質(zhì)勘探、鉆井、測(cè)井、錄井、固井、修井等施工業(yè)務(wù)，在國(guó)內(nèi)主要分布大慶、吉林、新疆、翼東等油田；在國(guó)外主要分布于委內(nèi)瑞拉、印尼、蘇丹、伊拉克。在這種綜合性強(qiáng)、人員復(fù)雜的現(xiàn)代化企業(yè)中，辦公室文秘工作在企業(yè)中就尤為重要了，它既要做好上傳下達(dá)、承前啟后，又要做好協(xié)調(diào)監(jiān)管、后勤服務(wù)工作，同時(shí)還要處理好文件編制流轉(zhuǎn)、會(huì)議安排、人事變動(dòng)、業(yè)務(wù)接待、綜合管理等工作，是聯(lián)系同一單位間各個(gè)部門的樞紐，也是與外單位溝通的重要操手。如何做好辦公室文秘工作，是辦公室文秘工作人員必須深人思考的問(wèn)題。

一、牢固樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)的奉獻(xiàn)意識(shí)

愛(ài)崗敬業(yè)是人類社會(huì)最為普遍的奉獻(xiàn)精神,它看似平凡,實(shí)則偉大，既體現(xiàn)了一個(gè)人的素質(zhì)和修養(yǎng)，也是對(duì)文秘工作者的一種基本要求。文秘工作是一項(xiàng)繁雜艱苦的腦力勞動(dòng)，經(jīng)常需要加班加點(diǎn)，“趕通宵”都是家常便飯。因此，這就要求文秘工作者必須要有吃苦耐勞、求真務(wù)實(shí)的精神，同時(shí)要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，培養(yǎng)戰(zhàn)勝一切困難的信心和勇氣；要努力做到奉獻(xiàn)而不索取，耐得住工作清苦，變壓力為動(dòng)力，把心思用在工作上，正確處理名與利、得與失、個(gè)人和集體利益的關(guān)系，努力在平凡的崗位上做出不平凡的業(yè)績(jī)，在工作中展現(xiàn)自己的人生價(jià)值，要發(fā)揚(yáng)特別能吃苦、特別能戰(zhàn)斗、特別能奉獻(xiàn)的精神，竭盡全力地把工作做細(xì)做實(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)。

文秘人員的言行，不僅關(guān)系著自己，也間接代表著辦公室或者領(lǐng)導(dǎo)的形象。因此，必須養(yǎng)成愛(ài)崗敬業(yè)的工作作風(fēng)，努力把自己鍛煉成為辦文的強(qiáng)手、辦事的能手、協(xié)調(diào)的好手，以適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)的需要。

二、勤修內(nèi)功，促進(jìn)整體素質(zhì)提高

學(xué)習(xí)是提高個(gè)人整體素質(zhì)的基礎(chǔ)，要妥善處理好工學(xué)矛盾，時(shí)刻把學(xué)習(xí)當(dāng)成一種責(zé)任、一種習(xí)慣和一種修養(yǎng)，擠出時(shí)間多學(xué)一點(diǎn)、多鉆一點(diǎn)、多積一點(diǎn)。要勤于用黨的政治理論“洗腦子”，永遠(yuǎn)站在時(shí)代的前列，與前沿思想無(wú)縫對(duì)接。對(duì)于需要起草綜合性公文材料、服務(wù)企業(yè)中心工作的文秘人員，更是如此。在平時(shí)工作中文秘人員要努力做到“四多”，即是多看上級(jí)政策文件、行業(yè)內(nèi)報(bào)紙、領(lǐng)導(dǎo)講話材料等，時(shí)刻保持清醒的政治頭腦，具有較強(qiáng)的政治敏銳性，及時(shí)跟進(jìn)急劇變化的新形勢(shì)新任務(wù)，隨時(shí)學(xué)習(xí)、理解和把握上級(jí)精神和領(lǐng)導(dǎo)思路；要多深入基層調(diào)查研究，抓督查落實(shí)，掌握第一手資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實(shí)可靠、實(shí)事求是的依據(jù)；多學(xué)習(xí)范文，找一些好的文章精心研讀，用心揣摩其思路及語(yǔ)言風(fēng)格，細(xì)心體會(huì)其謀篇布局、形式特征等；要多思考，善于思索，錘煉思維，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，想領(lǐng)導(dǎo)之未想，為領(lǐng)導(dǎo)決策服好務(wù)、參好謀、成好事。

三、細(xì)致認(rèn)真，提高文稿寫作能力

寫作能力是秘書的一個(gè)基本素質(zhì)，也是衡量秘書工作的重要標(biāo)準(zhǔn)。文稿是結(jié)合實(shí)際情況，部署安排工作，提供對(duì)策咨詢建議。文稿寫作是遵照領(lǐng)導(dǎo)安排和要求，與理論和實(shí)踐與時(shí)俱進(jìn)，常抓常新，不懈追求完滿的過(guò)程。對(duì)于辦公室文秘來(lái)說(shuō)，文稿寫作它不但要求必須符合領(lǐng)導(dǎo)意圖和要求，符合工作實(shí)際，有利于推進(jìn)工作，而且要求隨著形勢(shì)任務(wù)的變化，不斷求新、求變。我們常說(shuō)文稿寫作是難的，不僅因?yàn)樗且环N創(chuàng)造性的腦力勞動(dòng)，需要一定的知識(shí)儲(chǔ)備、理論素養(yǎng)、實(shí)踐基礎(chǔ)和解決實(shí)際問(wèn)題的能力，也由于它是一個(gè)綜合性極強(qiáng)、涉及面非常廣、十分難以把握的問(wèn)題，并且提升文稿寫作質(zhì)量和水平本身是一項(xiàng)永無(wú)止境的工作。寫好文稿不僅是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，也是對(duì)文秘工作者自身的前途負(fù)責(zé)。因此要“勤動(dòng)筆”，通過(guò)多寫多練來(lái)增強(qiáng)寫作能力，提高文稿寫作的水平和質(zhì)量。文稿寫作是以規(guī)范、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、清晰、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈淖謥?lái)表達(dá)思想觀點(diǎn)的。文秘要提高文稿寫作技巧，就需要進(jìn)行多方面的培養(yǎng)和鍛煉。讀萬(wàn)卷書，行萬(wàn)里路。要多體驗(yàn)生活，觀察、感受生活，在工作中經(jīng)受磨練，深入調(diào)查研究，學(xué)會(huì)把握事物的本質(zhì)、存在的合理合法性和問(wèn)題以及它們之間的關(guān)系。讀書破萬(wàn)卷，下筆猶有神。文章不厭千回改。初稿完成后，發(fā)現(xiàn)新的問(wèn)題和不足后，要反復(fù)修改和潤(rùn)色，不斷錘煉提高，使文稿更加精練、準(zhǔn)確、嚴(yán)密。

四、提升服務(wù)意識(shí)，提高工作效率

辦公室文秘工作就是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo),服務(wù)部門,服務(wù)群眾。對(duì)文秘工作人員來(lái)說(shuō)，除了要有過(guò)硬的文字功底外，還應(yīng)圍繞企業(yè)“辦公室工作上水平”的總體要求，堅(jiān)持“滿腔熱情、富有激情、充滿智慧、奮力創(chuàng)新”的標(biāo)準(zhǔn)，著力在加強(qiáng)學(xué)習(xí)、理清思路和改進(jìn)方法上下功夫，積極主動(dòng)地為領(lǐng)導(dǎo)、職能部門和基層的干部職工做好各項(xiàng)服務(wù)工作，不斷提高辦公室文秘工作及辦公室工作的服務(wù)水平。那么文秘做好服務(wù)就尤為重要，具體如下：

（一）分憂不越權(quán)。作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，秘書處于輔助地位。要充分發(fā)揮自己的聰明才智為領(lǐng)導(dǎo)分憂，減輕其工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)又要嚴(yán)以自束，在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)或遇到緊急情況需要獨(dú)自處理某個(gè)問(wèn)題時(shí)，事后要向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

（二）任勞任怨、從容大度。秘書工作紛繁復(fù)雜，辛苦勞累，有時(shí)還可能受到領(lǐng)導(dǎo)的誤解、批評(píng)和其他部門的責(zé)難，對(duì)此要正確對(duì)待。

（三）尊重領(lǐng)導(dǎo)，自尊不自大。領(lǐng)導(dǎo)與秘書，在工作上是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，秘書既不要自恃聰明目無(wú)領(lǐng)導(dǎo)，也不必唯唯諾諾一切稱是。要堅(jiān)決克服在領(lǐng)導(dǎo)面前察言觀色、曲意逢迎，在領(lǐng)導(dǎo)背后自吹自擂、貶低領(lǐng)導(dǎo)的行為。

（四）堅(jiān)持原則，顧全大局。不該說(shuō)的堅(jiān)決不說(shuō)，不該做的堅(jiān)決不做，光明磊落，心底無(wú)私，支持領(lǐng)導(dǎo)搞好工作。請(qǐng)示工作，要嚴(yán)格按照分工辦理，切忌多頭請(qǐng)示。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)之間意見(jiàn)不一致時(shí)，不宜來(lái)回傳話；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)之間產(chǎn)生矛盾時(shí)，應(yīng)保持沉默，耐心解釋；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)之間發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)時(shí)，要實(shí)事求是地反映情況，既不含糊其辭，也不添枝加葉。

（五）必須按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威性負(fù)責(zé)。

（六）對(duì)每位領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)一視同仁，工作同等協(xié)助，生活上同等照顧，感情上同等尊重，切忌從個(gè)人好惡出發(fā)，厚此薄彼。

五、結(jié)束語(yǔ)

文秘工作是機(jī)關(guān)工作中，上情下達(dá)、下情上報(bào)的中轉(zhuǎn)站。在一個(gè)單位上至領(lǐng)導(dǎo)，下至職工，中間面對(duì)的是中層干部，所以就要求文秘工作必須要做到“勤奮、勤快、勤儉”。“勤奮”是文秘必須具備的良好品格，是事業(yè)成功與輝煌的先決條件。“勤快”是要多動(dòng)手，多做事，多深入，多動(dòng)腦。“勤儉”是要時(shí)常保持一種平和的心理和平衡的心態(tài)，正確認(rèn)識(shí)自己的工作和價(jià)值，不慕名利，甘居幕后，用自己誠(chéng)實(shí)的勞動(dòng)去獲取豐收的喜悅。

在日常工作中，文秘工作者還要牢固樹(shù)立辦公室工作無(wú)小事的理念，盡量避免或減少差錯(cuò)，進(jìn)一步強(qiáng)化優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識(shí)。文秘工作者尤其要在籌備會(huì)議、起草文稿、傳遞文件、接聽(tīng)電話、收發(fā)傳真、下達(dá)通知等工作上，注意自身的服務(wù)意識(shí)。爭(zhēng)取做到大事慎辦、小事大看，對(duì)每一項(xiàng)工作盡心盡責(zé)，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)精心把關(guān)。

另外由于工作的繁雜勞累的特性，文秘工作者要加強(qiáng)身體鍛煉，特別是要加強(qiáng)工作間隙的頸椎、腰椎活動(dòng)，防止職業(yè)病，來(lái)保障有一個(gè)健康強(qiáng)壯的體魄，這樣才能更好地勝任辦公室文秘的工作。