信息技術時代數字化人力資源管理系統問題探討

王瑞紅

（濟南日報報業集團，山東 濟南 250001）

隨著資訊科技的發展，人力資源檔案的管理逐步邁向數據化，同時，通過完善人事檔案管理制度，結合單位實際需要，開拓管理思路，發揮檔案管理制度的功能，加強人才信息技術培訓，提高人才信息技術水平，人力資源既需要完善系統本身，也需要提高用戶的技術水平，單位必須能夠針對實際情況，發展管理思路，采取科學有效的措施，這也是解決人力資源管理問題的主要途徑。

一、數字化人力資源檔案管理

單位在不斷地改革創新，包括先進的管理理念和管理措施，其中人力資源檔案管理是重要組成部分，來有效提高勞動效率，特別是檔案信息采集、存儲、記錄、輸出等環節的準確性；同時，利于大數據云計算等工具進行分析，為數據開發提供有利的技術支持，傳統檔案管理的特點是手工登記、歸檔和查閱，這也往往使傳統的檔案管理方法容易出錯，資源利用效率低下。與傳統的檔案管理系統相比，用戶通過鍵入關鍵詞來準確地找到所需信息，數字檔案系統的建立提高了檔案工作的效率。

二、建立數字人力資源管理系統的必要性

改進管理、提高效益需要更好的方式方法，而人力資源管理信息化是其中之一，人力資源管理信息化可以優化和管理整合、改進模式、完善操作流程、適應管理要求，以及采用互聯網技術和云計算手段構建數字人力資源管理系統，為人力資源基礎的管理提供了全面的支持，從日常的人力資源管理基礎工作中體現出數字化人力資源系統的重要。

三、人力資源檔案數字化管理的現狀

（一）紙張檔案數量龐大，中小單位檔案管理知識不足

我國傳統的文件管理方式使用了幾十年，因此很多公司都積累了大量的紙質文件，如果將這些文件轉換為數字文件，將需要大量的人力和物力資源，此外，由于一些中小單位的條件不理想，很難撥出足夠的資金來建立完善的人力資源管理體系，只有通過數字信息系統模式才能實現上述目標轉換。

（二）檔案管理人員的信息技術水平低

目前，我國仍有大量的老一輩檔案管理人員，他們的信息技術技能差，使數字檔案管理系統難以有效實施，此外，一些年輕的檔案管理人員也缺乏足夠的信息技術，仍然表現不佳，很少有單位經常向員工提供檔案管理和信息技術方面的培訓，也未能及時糾正員工的不良習慣，單位及時實施現代檔案管理手段和制度，由于這些問題，數字檔案管理系統也不能充分發揮作用，降低了檔案管理系統的整體安全性。

（三）檔案管理薄弱

單位人事管理檔案數字化需要必要的基礎設施，但目前在數字化條件下，單位人事檔案管理設備薄弱，要使人力資源檔案的管理與數碼科技的應用標準化，需要更高的要求。然而，傳統的人力資源檔案管理體系相對分散，缺乏數字化的基本條件，紙質檔案的多樣性不能滿足現代數字化技術管理的實際需要，通過因特網傳送數據的能力有限，不僅造成人力和物力的大量浪費，但也對人力資源檔案數字化的效率產生不利影響，不利于軟硬件的有效利用。

四、人力資源信息系統模型的功能分析

（一）數據交換功能

企業級人力資源信息綜合管理系統軟件，即系統軟件，擁有一些被認為是一般管理功能的公司數據，能在一定程度上有效地幫助企業人事主管更好地了解員工的日常需求，此外，這在一定程度上為進一步提高人力資源管理的效率創造了非常有利的條件，人力資源管理人員應在統計系統管理模式的基礎上，結合不同的人力資源管理信息進行有效地分析管理信息在不同職能部門，如高級管理人員，使各部門的人事管理資料可直接輸入人事統計管理系統及在統計系統中共享人力資源管理信息，方便其他職能部門的管理查詢。

（二）信息查詢功能

由于人力資源信息系統具有一定程度的信息集成，它使工作人員能夠交流信息，并促進更快地獲得信息，然后為人力資源管理人員提供快速準確的各類員工信息。

（三）靈活多變的特點

在系統未出現之前，管理人員花費大量的時間和精力準備統計報告，因此，建立新的人力資源管理系統科學模型，有效節省時間可短時間內編制數據報告，從而提供其他部門使用的更準確的信息。

（四）人力資源信息化系統展望

實現人力資源系統過程和操作的智能交互，金融、產品、服務等人力資源的快速發展，人力資源管理人員將數據分析應用于人力資源盤存和戰略決策，企業人力資源的全面開發具有特殊的意義。云平臺不僅提供服務器，它還提供了存儲大量人力資源數據的能力，通過AI 技術，有效避免人為干擾數據分析，提高數據分析的準確性和效率。Gartner 研究所預測認為絕大多數企業將實現75%的數字化，迫切需要將三大領域數字化：空間、性能和工作流。數字工作流提供對網絡設備和移動設備的交互控制，如社會保障自動征收、公益金規范、金融交易自動化；數字商務智能，如：防止雇傭合同合法性，個人基本信息檔案分析，以數據和咨詢的形式幫助"導引頭"分析，使人力資源總體狀況、競爭力、工資水平和其他方面的透明度.云平臺和網絡安全服務作為數字化改造的基礎，可引入全棧橋的混合云服務和網絡運營商安全服務，幫助公司升級云量，利用專家組、自動化測量平臺和完善的業務流程。

五、完善人力資源檔案數字化的對策

（一）建立完善的信息系統

人力資源檔案數字化管理是一項系統工程，不僅需要必要的設備，同時，還開展了一項先進的系統項目，將科研領域的人力資源數字化。一是制定軟件系統開發和文件插入領域的科學模式和方法。二是確保數字檔案受到嚴格控制，滿足安全性和可靠性系統的基本要求，并注重各種形式的數字保護。第三，辦公室系統與人力資源檔案系統之間的有效鏈接，將提供數據檢索功能，并廣泛提供資源。

（二）改善檔案管理

檔案管理質量是實現人力資源檔案數字化管理的重要因素之一，并盡可能提高管理人員的專業水平。首先，向文件管理員介紹人力資源數字文件管理方法，提高檔案管理者的業務能力和創新意識，不斷提高檔案管理者的工作效率，加強文件管理者的操作能力，以及對數據運用的操作控制，注重相關工作經驗的綜合和檔案控制的傳遞，提高檔案管理的整體水平。

（三）硬件雙重保險，提高系統安全性

軟件與硬件均需加強，在硬件方面，專設局域網來管理人力資源信息，增強物理保護網絡，隔離非法外部用戶的入侵；此外，信息的采集和傳輸可用于加密來提高安全性，避免在傳輸過程中外界操縱和竊取重要信息；防火墻的保護也是提高信息安全效率的手段，這些措施的實施有利系統開發順利完成，達到人力資源檔案管理系統的實現，這一系統將提供更大的信息安全和有效的人員管理。

（四）加強工作人員的培訓和信息技術

提高培訓水平是單位經營管理中普遍探討的課題，當前，加強單位發展過程中的人才培養也同樣迫切，在IT 培訓過程中，單位必須保持開放性和積極性態度，確保教學內容符合現代要求，使員工接觸最新的檔案管理理念和現代檔案管理技術，提高員工的信息技術水平，同時，為了培養良好的信息使用技能，避免不必要的錯誤導致信息泄漏和病毒。

（五）建立綜合人力資源信息系統模型的途徑

1.有效整合人力資源數據

在電子信息通信服務平臺的積極支持下，企業人力資源管理系統將更加知識密集，并確保企業員工的人身安全。盡管企業員工眾多，但這會給企業的人力財力管理帶來很多困難，企業員工可以在探索建立企業業務通信信息平臺的過程中，合理選擇使用企業先進電子技術，在良好的基礎上充分了解企業員工的實際日常活動，為員工提供各種信息保障.在企業員工電子信息交流平臺建設過程中，企業高級管理層應能充分發揮其企業信息管理功能，在就業政策上，可能會產生某種政治傾向，通過明確企業未來發展的戰略方向，了解職工的具體就業條件，為員工提供一個有效的電子交流平臺，提高其信息安全性.在有效保證其企業持續提高認識和安全性的基礎上，企業各級人力資源管理人員應高度認識企業人力資源信息管理的重要性和作用，并通過合理化優化人力資源管理方案，不斷完善企業人力資源管理信息結構此外，所有員工還應定期與企業管理層積極合作，而管理人員還應定期、及時地與企業其他相關管理部門保持業務聯系。

2.為人力資源專業人員建立信息系統

在數據管理系統的實施過程中，企業各級人事管理人員能夠收集和發現大量信息，聯系企業人力資源數據，結合企業的實際發展需要，為采用專門的人力資源管理信息系統創造有利條件，例如：企業各級人事管理人員可以直接銷售和查詢企業人力資源數據相關信息，并通過招聘網站進行管理。同時，從企業的實際發展出發，企業領導要在企業政策、融資等各個領域及時提供必要的政策支持，并通過完善企業人力資源管理專家信息系統，幫助企業管理人員及時獲得企業業務發展的最新信息，吸引更多高素質人才培訓專家，建立專家基礎，進一步提高企業競爭力。

六、結語

當前，在這個社會信息技術高速發展的大背景下，對企業信息化水平的需求越來越迫切，對要使企業達到人力資源管理水平，盡管目前有大量、品種繁多的專業人才，但這需要使企業依靠高質量的專業管理人員和相對科技的管理方法，這種信息管理方法大大提高了收集和處理與基本人力資源管理有關的數據的效率以及數據分析結果的準確性，這也有助于簡化工作流程，企業人力資源管理的必要條件，并為企業全體員工提供各種增值管理服務，由于移動信息網絡技術被廣泛應用于在實踐和組織管理方面，培訓人員和其他人力資源系統開發人員，不僅要具備操作移動電腦和辦公軟件所需的一定技能，但也要有一定的經驗，歸根到底，它只是企業人力資源的信息工具。