新時期社會保險中心檔案管理創新策略

馬曉燕

（無棣縣社會保險事業中心，山東 無棣 251900）

社會保險是我國通過強制手段對全體公民制定的一種制度，現階段有養老、醫療、失業、生育和工傷等保險類型。社會保險可以縮短社會上人與人之間的貧富差距，消除社會中存在的社會矛盾，起到一定的社會穩定作用。社會保險不僅是發展的助推器，更是保證社會和諧的穩定器。隨著我國各項政策的深入，社會保險事業已經成為了我國社會主義市場經濟發展中的重要基石之一，得到了社會的認可。在新時期互聯網的社會背景下，要想讓中國的社會保障體系可以更加全面和深入，還需要加強社會保險檔案的管理，以保證社會保險業務的規范化、信息化、專業化。

一、社會保險檔案的特征與內容

（一）特征

社會保險檔案具有廣泛性、變動性、權益性、規范性的特點。社會保險以整個社會作為發展對象，從政府到企業，從城市到農村，社會保險對象的大眾化為社會保險檔案提供了更多的機會。每個人參與社會保險后，參保對象都需要根據自身的情況不斷變化，參保人員的流動要產生關系轉移，參保人員停保、續保，這些變動隨時會發生，每一個參保人員都具有一份屬于自己的保險檔案，這是維護自身合法權益的重要保障。社會保險檔案嚴格按照國家的有關規定進行辦理，活動和材料的規范，具有一致性和唯一性。

（二）內容

養老保險、醫療保險、失業保險、工傷保險、生育保險是社會保險的五大內容。

當勞動者達到法定退休年齡后，退出勞動崗位可以申請領取養老金；醫療保險是作為一種補償疾病而產生的保險，主要負責支付患病職工的醫療費用，以職工和單位繳納的費用為主要經費來源；國家通過立法，對失業或者暫時沒有生活來源的勞動者所提供的一種保障；勞動者在工作時遭遇不測或者發生意外而造成的喪失勞動能力甚至死亡而獲取的一種經濟補償；對懷孕或分娩的女職工提供生育津貼、產假等保障的社會保險。

二、社會保險中心檔案管理存在的問題

（一）管理制度漏洞

根據檔案管理工作現有的情況進行分析，在制度建設工作方面仍然存在很多問題，雖然政府針對檔案管理有出臺相應的文件，但是這些文件對于社會保險檔案管理方面的指導性不強。如沒有對檔案進行明確分類，這就容易造成在進行檔案管理操作時出現歸類錯誤的問題；檔案格式沒有統一要求，使得檔案管理缺乏規范性和統一性，這些情況容易造成檔案管理工作人員在收集和調閱時增加工作難度。另外，社會保險檔案管理的存儲沒有明確規定，方式較多，缺乏標準，這種情況很容易造成在進行檔案管理歸整時出現舞弊，對保險業務的發展非常不利。

（二）硬軟件設施不完善

檔案管理的軟硬件建設方面不足，大部分社會保險檔案管理工作的軟硬件設施落后，設備的落后容易造成文件的丟失，在防盜和保密性方面無法得到保障，有些部門甚至沒有設置單獨的社會保險檔案工作室。硬件條件的不足導致社會保險檔案管理工作無法得到進一步的改善。在新時期的發展背景下，信息技術在檔案管理工作中起到非常重要的作用，但是實際情況確實檔案管理工作在數據化和信息化建設方面較為落后，沒有對文件進行全面信息化管理，導致檔案在存儲和調閱時花費的時間和精力較大。而社會保險業務量增加，落后的管理模式勢必會導致檔案管理工作效率的降低，影響保險行業的可持續發展。

（三）檔案管理人員素質有待提升

檔案管理工作人員的素質和能力直接解決了檔案管理工作的有效運行。檔案管理人員隊伍建設素質參差不齊，雖然在現有的發展背景下，已經開始注重專業對口，但是仍然存在兼職人員或者調崗就職的情況存在，對專業對口人員的學歷要求低，也是會造成社會保險檔案管理工作無法高質量完成的重要因素。社會養老保險業務培訓次數微乎其微，很多單位很少為檔案管理人員提供專門的業務知識學習，導致保險業務管理人員的素質一直無法得到提升。

三、新時期下社會保險中心檔案管理創新策略

（一）培養管理人員

要想有序穩定的社會保險檔案管理的改革，關鍵在于培養工作人員的管理意識。首先要在單位營造良好的工作氛圍，社會保險部門要對內部工作環境進行精心布置，通過懸掛橫幅或者張貼標語的方式，潛意識的影響管理人員的思想進步，讓管理人員認識到檔案管理對于社會保險行業所起到的重要作用；其次，通過培訓的形式強化管理人員的思想建設，社會保險部門可以根據實際工作現狀制定詳細的培訓計劃，培訓內容包含相關政策、保險的功能、檔案的發展等，強化管理人員的理論知識；最后，在網絡上搜尋資料，補充學習能量，通過篩選學習網站，將學習網址告知給管理人員，并在部門的內部設置學習模塊，定期對管理人員進行充電。在新形勢下，管理人員更要具備時刻學習的意識，以跟上時代的發展腳步。

（二）推進信息化建設

5G 時代是萬物互聯的時代，網絡讓所有的信息更加透明。在現階段，科學技術的發展影響著每個行業的興衰，因此，在檔案管理工作中引入現代化技術，可以更加快速的提升檔案管理水平。首先要進行基礎設施的建設，配置設備，保證數字檔案的穩定運行。對服務器、存儲器以及處理器進行專業維護，這些硬件設備的維護是保證檔案管理能夠正常運行的關鍵。通過引入各種現金技術，讓檔案管理工作的效率可以更加高效準確。對網絡進行維護，提高檔案管理的安全性。根據社保部門的業務，確定網絡維護等級，構建完善的網絡系統，在網絡上安裝殺毒軟件，配置專業的網絡管理人員，對網絡的后臺進行管理。更重要的是，要做好數據庫建設，參保人數的增加讓電子檔案的數據不斷增加，為了保證檔案工作的有序進行，需要搭建數據庫，對檔案進行分類管理，提高檔案管理人員的工作效率。對檢索功能進行優化，提升社區檔案在工作中的使用率，提高檢索準確性。

（三）完善檔案管理制度

社保管理部門要深刻認識到制度管理對于檔案工作的重要性。首先要對各個人員的職責范圍進行確定，對崗位的工作內容進行清晰劃分，當出現問題后，可以第一時間找到負責人并進行問題處理；其次要明確管理流程，為每一項工作制定清晰、科學的工作范圍和工作流程，同時還要設定獎懲機制，將獎懲的內容列出，如果檔案管理人員觸犯到某一條制度，需要根據條款的內容對其進行出發，對表現突出的工作人員予以獎勵，這種形式可以激發工作人員的上進心，從而保證檔案工作的順利進行。根據《社會保險法》、《檔案法》的相關規定，社會保險檔案管理屬于重地，非檔案管理人員不得隨意進出，如果允許他人隨意進入檔案室，需要追究相關人員的責任。現階段我國社會參保人數的增加，導致社會保險的數據猛增，社會保險事業為了保證穩定告訴發展，需要建立健全的社會保險檔案管理法律法規，促進社會保險事業的健康發展。

（四）建設檔案管理隊伍

隊伍建設是保證檔案管理是否可持續發展的核心。社保部門要對現有人員進行培訓，提升現有工作人員的綜合素養，培訓內容主要從基礎知識、安全、信息等方面入手，培養人員的責任意識。培訓的形式可以通過講座、研討會的形式舉行，或者組織人員進行外出學習。通過培訓，可以達到夯實專業基礎，提升操作能力的目的。為了保證培訓的效果，要采取考核的形式，對員工的培訓結果進行考核，對考核不通過者進行勸返重新培訓，直到通過考試為止。社保部門在進行招聘時，要調整招聘策略，以新穎的招聘策略吸引更多的人才。人才是提升隊伍戰斗力，推動現有人員進步的重要保障。同時，采取校企合作的方式，從高校進行人才吸納，實現定向輸入人才的目的。采取末位淘汰制，利用該機制將不適合該崗位的人員淘汰，從而為其他人創造展示自我的機會。

結束語

新時期發展背景下，檔案管理工作的重要性有目共睹。傳統的管理模式已經無法適應信息化時代的檔案管理需要，因此對檔案管理工作進行改革勢在必行。加強宣傳和正確引導，讓管理人員意識到檔案管理工作的重要性；完善制度，規范行為，建設隊伍，夯實人才是檔案管理部門的首要工作。推動信息化建設，在信息化的推動下提高檔案管理的工作效率，通過種種措舉，打造一種新型檔案管理模式，從而保證社區檔案的可持續發展。