基于第三方平臺(tái)的勞務(wù)派遣電子合同全生命周期智能管理

施曄紅

（浙江經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院,浙江 杭州 310018）

勞務(wù)派遣用工是我國(guó)企業(yè)勞動(dòng)合同用工以外的補(bǔ)充形式，通常在企業(yè)臨時(shí)性、輔助性或者替代性的工作崗位上實(shí)施。根據(jù)2017年國(guó)家發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)《人力資源服務(wù)術(shù)語(yǔ)》（GB/T 33529-2017）,“勞務(wù)派遣”是指人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)依法與勞動(dòng)者簽訂勞動(dòng)合同，按照協(xié)議將勞動(dòng)者派至用工單位工作，由用工單位對(duì)勞動(dòng)者的勞動(dòng)過(guò)程進(jìn)行指揮、監(jiān)督和管理的一種用工形式[1]。近年來(lái)，因?yàn)槿藛T編制有限、開(kāi)展短期臨時(shí)項(xiàng)目、部分輔助性工作需要大量人手等，勞務(wù)派遣逐漸成為現(xiàn)代企業(yè)用工的一種常見(jiàn)形式。

1 勞務(wù)派遣紙質(zhì)合同管理中存在的問(wèn)題

勞務(wù)派遣的用人模式實(shí)際上形成的是三種關(guān)系，也就是以人才派遣機(jī)構(gòu)為中間行為主體，形成的派遣機(jī)構(gòu)與被派遣人才之間的勞動(dòng)關(guān)系、派遣機(jī)構(gòu)與用人單位之間的合同關(guān)系，以及被派遣人才與用人單位之間的工作關(guān)系。

和其他用工形式所形成的勞動(dòng)關(guān)系不同，勞務(wù)派遣中涉及勞動(dòng)者、實(shí)際用工單位和勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)三方。實(shí)際的工作關(guān)系存在于用工單位和勞動(dòng)者之間，但法律意義上的勞動(dòng)合同卻是勞務(wù)派遣單位和勞動(dòng)者簽訂的。同時(shí)，隨著企業(yè)跨地域規(guī)模的擴(kuò)大，員工入職、離職、調(diào)動(dòng)頻繁發(fā)生?；谶@種特殊性質(zhì)，在實(shí)際的勞務(wù)派遣中，傳統(tǒng)紙質(zhì)合同從簽署、保存到利用等環(huán)節(jié)的管理中痛點(diǎn)明顯，運(yùn)營(yíng)成本居高不下。

1.1 勞動(dòng)合同簽署過(guò)程流程不暢

勞務(wù)派遣中，被派遣的勞動(dòng)者數(shù)量多、流動(dòng)性大、入職頻密，且分散于多個(gè)用工單位，常常會(huì)出現(xiàn)被派遣的勞動(dòng)者已經(jīng)到用工單位上班一段時(shí)間了，卻因?yàn)闀r(shí)間或者距離的關(guān)系遲遲未能和派遣機(jī)構(gòu)簽訂書(shū)面勞動(dòng)合同的情況。

派遣機(jī)構(gòu)一般會(huì)根據(jù)實(shí)際情況，采用面簽或非面簽兩種形式與勞動(dòng)者完成勞動(dòng)合同簽署。面簽，即面對(duì)面簽約方式，雙方當(dāng)面通過(guò)紙質(zhì)合同簽字蓋章完成勞動(dòng)關(guān)系確立。面簽形式簽署過(guò)程便捷性差、成本較高、效率低；非面簽是面簽之外使用頻率最高的異地簽署方式，一般指快遞簽約，即雙方就合同中的各種條款經(jīng)過(guò)協(xié)商之后，一方先在紙質(zhì)文本上蓋章簽字，通過(guò)快遞方式將文本郵寄給另一方，另一方蓋章簽字后將合同原件發(fā)回對(duì)方。近年來(lái)，借用互聯(lián)網(wǎng)通信的便利，實(shí)際工作中還會(huì)通過(guò)傳真、電子郵件、QQ、微信等實(shí)時(shí)通信工具進(jìn)行合同異地簽署，但這些非面簽過(guò)程中都存在合同遺失或損壞、被冒簽、技術(shù)性修改等諸多不可控因素。

1.2 勞動(dòng)合同雙方身份識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)

在部分勞務(wù)派遣案例中，用工單位和勞動(dòng)者之間因?yàn)闆](méi)有正式合同，不會(huì)仔細(xì)查看對(duì)方證件，而派遣單位又難以到現(xiàn)場(chǎng)，無(wú)法識(shí)別勞動(dòng)者的真實(shí)身份，存在勞動(dòng)者頂替、冒用他人身份簽訂合同、員工單方面毀約等各種合同履約風(fēng)險(xiǎn)。

1.3 勞動(dòng)合同檔案存檔保管成本過(guò)高

大量的紙質(zhì)合同簽訂后，需要完成合同文本的裝訂、核對(duì)、分類整理等歸檔操作，耗時(shí)耗力，派遣機(jī)構(gòu)人力資源管理工作人員必須付出大量時(shí)間[2]。歸檔后的紙質(zhì)合同文本，需要足夠的物理存放空間，且需要采用先進(jìn)的技術(shù)保持空間環(huán)境干燥、溫度適宜[3]。同時(shí)，針對(duì)過(guò)往的錯(cuò)誤合同或過(guò)期合同，工作人員也要開(kāi)展龐大的銷毀處理工作。可見(jiàn)，傳統(tǒng)紙質(zhì)合同歸檔整理、后期保管等需要投入巨大人力與物力成本。

1.4 勞動(dòng)合同檔案利用效率低下

由于勞動(dòng)派遣用工形式的特殊性，部分勞動(dòng)者在用人單位從事的是臨時(shí)性的工作，在不斷變換實(shí)際工作單位的情況下，就需要變更勞動(dòng)合同或者增加補(bǔ)充協(xié)議。整個(gè)合同履約過(guò)程中，因各種原因需要查找、調(diào)閱、利用檔案時(shí)，難以從海量的紙質(zhì)檔案中快速找到對(duì)應(yīng)檔案，檔案檢索查全率與查準(zhǔn)率較低，檔案信息資源利用效率低下。

2 電子合同在勞務(wù)派遣用工中的優(yōu)勢(shì)

2.1 電子合同優(yōu)化合同管理形式

電子合同是雙方或多方當(dāng)事人之間通過(guò)電子信息網(wǎng)絡(luò)以電子的形式達(dá)成的設(shè)立、變更、終止財(cái)產(chǎn)性民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議[4]。電子合同在人力資源領(lǐng)域扮演著越來(lái)越重要的角色，被應(yīng)用于多個(gè)工作環(huán)節(jié)，比如保密條款、離職協(xié)議的簽訂。對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)合同來(lái)說(shuō)，電子合同表現(xiàn)出越來(lái)越多的優(yōu)勢(shì)，如高效快捷、易于管理等，顛覆了勞務(wù)派遣傳統(tǒng)紙質(zhì)合同管理形式。

電子合同可以實(shí)現(xiàn)在線簽署，不受場(chǎng)地時(shí)間束縛，勞務(wù)派遣公司在線發(fā)起，勞動(dòng)者、用人單位無(wú)須考慮固定的時(shí)間與地點(diǎn)，通過(guò)電腦、手機(jī)等，1分鐘完成快速簽約。傳統(tǒng)紙質(zhì)合同的印章、簽字都存在私刻或篡改的可能性，而電子合同具有聯(lián)網(wǎng)實(shí)名認(rèn)證功能，通過(guò)完整的證據(jù)鏈記錄、系統(tǒng)加密生成電子數(shù)據(jù)。聯(lián)網(wǎng)實(shí)名認(rèn)證是通過(guò)個(gè)人身份認(rèn)證系統(tǒng)、公安部公民網(wǎng)絡(luò)身份識(shí)別系統(tǒng)（eID）、防偽CA數(shù)字證書(shū)、人臉識(shí)別比對(duì)等系統(tǒng)，核實(shí)簽署方的真實(shí)身份，避免了虛假信息、冒名代簽、惡意詐騙等風(fēng)險(xiǎn)，杜絕了合同代簽、篡改的隱患。電子合同具有在線管理功能，完成簽署之后的合同可以保存到云端，簽署方可以隨時(shí)隨地對(duì)電子合同進(jìn)行搜索、查詢、查看、分類、下載等管理，避免了紙質(zhì)合同容易損壞丟失、分類歸檔困難等管理問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了精細(xì)化運(yùn)作，有效提高了工作效率。當(dāng)勞務(wù)派遣關(guān)系發(fā)生變動(dòng)，需要變更勞動(dòng)合同或者增加補(bǔ)充協(xié)議時(shí)，派遣公司只需要再次發(fā)起合同簽署，就能夠簡(jiǎn)單、快捷地完成各項(xiàng)人事手續(xù)。勞務(wù)派遣電子合同智能化管理流程如圖1所示。

圖1 勞務(wù)派遣電子合同智能化管理

2.2 電子合同符合社會(huì)經(jīng)濟(jì)數(shù)字化與信息化趨勢(shì)

電子合同主要借助數(shù)字簽名、信息加密等技術(shù)直接在電子文檔上加蓋簽名或印章來(lái)完成電子合同簽署，然后將合同（電子合同）的起草、審批、管理、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)都放在線上（第三方電子簽約供應(yīng)商）平臺(tái)進(jìn)行。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)合同，電子合同在全生命周期管理過(guò)程中優(yōu)勢(shì)明顯：簽署流程在線化，減少打印、紙質(zhì)合同郵寄（回寄）等環(huán)節(jié)，操作便捷，差錯(cuò)率小，成本更低；在傳輸、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)借助數(shù)字認(rèn)證等技術(shù)保證安全可靠，方便分類歸檔管理；通過(guò)關(guān)鍵詞等信息對(duì)合同進(jìn)行快速檢索，查全率與查準(zhǔn)率提升；全程在線起草、審批、簽署，并實(shí)現(xiàn)云端保存與管理，低碳環(huán)保，綠色安全，管理效率大大提升。

電子合同適用于企業(yè)員工管理的整個(gè)生命周期，不僅能大量節(jié)省合同打印、快遞、存儲(chǔ)和管理成本，幫助企業(yè)在合同管理中降低成本、節(jié)約時(shí)間、信息核實(shí)、過(guò)程跟蹤、實(shí)時(shí)在線瀏覽調(diào)閱，也解決了時(shí)下無(wú)接觸入職的問(wèn)題。其優(yōu)勢(shì)更在于合同電子化后，能實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源管理流程中的勞動(dòng)合同訂立、人事檔案資料管理、薪資發(fā)放等環(huán)節(jié)的無(wú)紙化操作，大幅提升企業(yè)的管理效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，推動(dòng)資源的優(yōu)化配置。

隨著全球數(shù)字化進(jìn)程加快，電子合同正成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)數(shù)字化與信息化的必然趨勢(shì)。電子合同作為企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要環(huán)節(jié)，伴隨著產(chǎn)業(yè)數(shù)字化程度的加深，正在以易簽訂、易保管、易查詢的優(yōu)勢(shì)取代著傳統(tǒng)合同，快速滲透到各行各業(yè)，電子合同將成為眾多數(shù)字化場(chǎng)景主要承載物。

3 勞務(wù)派遣電子合同全生命周期智能管理

3.1 合同全生命周期

合同全生命周期是指產(chǎn)生訂立合同的意向開(kāi)始至合同有效期屆滿且其糾紛均已解決的全過(guò)程，一般包括準(zhǔn)備、起草、審核、簽訂、履行、歸檔的全過(guò)程，就如同生命從孕育、出生、長(zhǎng)大直至死亡的全過(guò)程。合同全生命周期理論認(rèn)為，合同從其形成到歸檔是一個(gè)完整的、連續(xù)統(tǒng)一的運(yùn)動(dòng)過(guò)程，其整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程具有階段性特征。

合同全生命周期管理，是將合同從準(zhǔn)備階段到終止階段的上述全部業(yè)務(wù)納入整體管理，主要包括前期的合同接洽、起草，中期的合同審核及簽署，后期的合同執(zhí)行、履行、糾紛解決、文檔管理、統(tǒng)計(jì)分析與完成評(píng)估等環(huán)節(jié)，前期、中期和后期的各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)銜接、配合和制約，形成系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)的閉環(huán)管理。

合同全生命周期管理系統(tǒng)的應(yīng)用和實(shí)施，能幫助擺脫合同管理繁雜、消耗資源的困境。更重要的是，合同全生命周期管理體系的建立，可以幫助企業(yè)對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)管理思路進(jìn)行梳理，并基于合同全生命周期管理系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)管理運(yùn)作，將有關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容以合同為主線進(jìn)行整合，進(jìn)行全面分析和風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，在相應(yīng)節(jié)點(diǎn)上設(shè)置控制點(diǎn)，達(dá)成滿足每個(gè)節(jié)點(diǎn)控制要求的合同流轉(zhuǎn)，從而實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管控目標(biāo)。

合同全生命周期涉及諸多流程環(huán)節(jié)，其中會(huì)產(chǎn)生大量文件及信息流，傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同及單純手工的歸檔整理無(wú)法滿足管理需求，影響效率的提高。隨著電子合同在企業(yè)管理、運(yùn)營(yíng)、辦公等環(huán)節(jié)的普及，企業(yè)內(nèi)部電子合同呈現(xiàn)體量大、類別多、更新快、存儲(chǔ)成本高等特點(diǎn)，對(duì)電子合同全生命周期管理提出全方位、全過(guò)程智能化與強(qiáng)風(fēng)控的要求。

3.2 基于第三方平臺(tái)的勞務(wù)派遣電子合同全生命周期智能管理

第三方電子合同平臺(tái)，是指為了滿足政府、企業(yè)或個(gè)人獲取和使用電子簽名、簽署和管理電子合同等需求，為用戶提供合同的擬定、身份認(rèn)證、電子簽名、電子合同簽署認(rèn)證、合同管理、存證出證、法律服務(wù)等相關(guān)業(yè)務(wù)的專業(yè)服務(wù)運(yùn)營(yíng)平臺(tái)。我國(guó)《民法典》及《電子合同在線訂立流程規(guī)范》規(guī)定，合法有效的電子合同是指締約各方在互聯(lián)網(wǎng)上通過(guò)第三方電子合同訂立系統(tǒng)、采用可靠電子簽名技術(shù)形成的數(shù)據(jù)電文。《電子簽名法》中明確規(guī)定“可靠的電子簽名與手寫(xiě)簽名或者蓋章具有同等的法律效力”“電子簽名需要第三方認(rèn)證的，由依法設(shè)立的電子認(rèn)證服務(wù)提供者提供認(rèn)證服務(wù)”。由此可見(jiàn)，通過(guò)第三方電子簽約平臺(tái)訂立，采用可靠電子簽名技術(shù)簽署的電子合同，才是合法有效的電子合同。

隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)程加快，云計(jì)算技術(shù)逐步成熟，依托于云計(jì)算SaaS（software as service）的第三方電子合同平臺(tái)，構(gòu)建了合同全生命周期智能管理系統(tǒng)，打通了合同起草、審批、簽署、歸檔、履約、爭(zhēng)議解決等環(huán)節(jié)，設(shè)計(jì)了到期自動(dòng)提醒、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信息發(fā)送等功能，實(shí)現(xiàn)了合同全生命周期信息化流轉(zhuǎn)，并通過(guò)合同基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)沉淀與分析，滿足了合同管理信息化需求。

合同簽訂前，派遣機(jī)構(gòu)人力資源管理人員通過(guò)拖曳式業(yè)務(wù)控件完成合同文本上傳或合同模板導(dǎo)入，實(shí)現(xiàn)合同前置設(shè)定，避免內(nèi)容遺漏、錯(cuò)誤問(wèn)題。根據(jù)實(shí)際需要，嵌入企業(yè)現(xiàn)有OA、CRM系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)員工信息動(dòng)態(tài)獲取、自動(dòng)填充，并預(yù)留清晰的簽名（簽章）位置，防止漏簽。

合同簽署過(guò)程中，嚴(yán)控入職簽署流程，規(guī)范操作步驟，保障入職流程合規(guī)性：通過(guò)人臉識(shí)別、短信驗(yàn)證等方式，多維度交叉校驗(yàn)認(rèn)證，用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)確定簽署真實(shí)性；精細(xì)可控的印章使用權(quán)限，最大程度規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，用系統(tǒng)和元數(shù)據(jù)確保合同雙方真實(shí)性與有效性。

合同履行中，通過(guò)無(wú)利益相關(guān)性的第三方存證保全與出證，保證電子合同數(shù)據(jù)的安全，確保合同風(fēng)險(xiǎn)控制。合同檔案信息資源多維度查找與利用，提高信息搜索查全率與查準(zhǔn)率。第三方平臺(tái)系統(tǒng)高強(qiáng)度加密存儲(chǔ)電子合同文本及元數(shù)據(jù)，避免人為因素引發(fā)的紙質(zhì)合同丟失與被修改、信息泄露等情況，并自動(dòng)備份存證，同時(shí)實(shí)現(xiàn)快速查詢并出證，配合司法裁決在線化。

4 結(jié)論

相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)合同，勞務(wù)派遣用工中電子合同優(yōu)勢(shì)明顯。基于第三方平臺(tái)的勞務(wù)派遣電子合同因其產(chǎn)品接入便捷性、合同數(shù)據(jù)可靠性、合同管理安全性及合同全生命周期服務(wù)保障智能化屬性，能夠滿足企業(yè)人力資源管理需求，對(duì)企業(yè)合同數(shù)據(jù)流及整體業(yè)務(wù)管理有著重要價(jià)值。