內蒙古自治區自然資源廳數字檔案室建設實踐

張曄

摘要：管好、用好自然資源檔案，提高其信息化建設水平，關系到自然資源管理工作長期、穩定的發展。建設自然資源數字檔案室、加快自然資源檔案信息化進程，對提高自然資源各項工作具有非同尋常的意義。內蒙古自治區自然資源廳從檔案管理工作的實際出發，進行了數字檔案室建設，以“構建數字化、網絡化、智能化為一體的數字檔案”為主要目標，實現了自然資源檔案一體化管理與共享利用，提高了自然資源保障能力和保護水平。

關鍵詞：自然資源檔案管理；數字檔案室

為進一步健全檔案工作機制，加強自然資源檔案的管理和利用，內蒙古自治區自然資源廳開展了數字檔案室建設工作，實現自然資源檔案收、管、存、用全流程信息化管理和“數、圖、文”一體化管理，實現“檔案制度標準化”“檔案資源多樣化”“檔案利用便捷化”“檔案管理信息化”“檔案安全高效化”，全面提升了內蒙古自治區自然資源廳各級管理部門檔案管理能力。

1.完善標準規范體系，實現檔案制度標準化

完善標準規范體系、實現檔案制度標準化，對于自然資源檔案信息化管理具有十分重要的意義，內蒙古自治區自然資源廳在檔案管理系統建設、數據庫建設、數據庫元數據、檔案數字化加工、數據匯交與共享等方面的管理存在著諸多問題，相關標準制度尚未建立。因此，在遵循國家相關標準規范的基礎上，內蒙古自治區自然資源廳根據檔案管理實際情況，對檔案管理相關標準規范進行了補充、完善。

內蒙古自治區自然資源廳制訂了《檔案管理系統建設規范》，對內蒙古自治區自然資源廳、事業單位和各級自然資源行政主管部門檔案管理系統通用建設技術規范與要求進行了規定，包括系統設計與實施的具體要求、實現系統功能的平臺和具體技術、系統建設的詳細實施細則以及系統測試相關事項，適用于廳機關、事業單位和各級自然資源行政主管部門對檔案管理系統的建設、使用和評估；制訂了《檔案管理系統數據庫建設規范》，對內蒙古自治區自然資源廳檔案管理系統數據庫建設參考規范進行了規定，包括表、視圖、函數、字段、存儲過程等數據庫對象的命名規范、過程規范，以及安全性規范。為檔案管理系統數據庫建設提供了規范性指導；制訂了《檔案管理系統數據庫元數據規范》，對電子文件形成、交換、歸檔、交接等過程元數據設計、捕獲、著錄的一般要求進行了規定，包括文書類、專業類、科技類、照片類、錄音錄像類電子文件元數據，適用于內蒙古自然資源廳對計算機系統中直接生成的電子文件（含歸檔紙質文件數字化副本）的管理；制訂了《檔案數字化加工技術規范》，對廳機關及其直屬單位紙質檔案、照片檔案、錄音錄像檔案進行數字化加工的技術和管理要求進行了規定，包括檔案出庫、檔案整理、檔案著錄、檔案掃描、圖像處理、數據掛接、檔案入庫、數字資源庫建設、數字化成果驗收等多個環節的詳細規定，有利于廳機關及其直屬單位實現對檔案數字化流程的規范化管理；制訂了《數據匯交與共享規范》，對匯交數據內容及格式、匯交數據時間、匯交數據程序、匯交數據質量要求、匯交數據組織、匯交共享數據檢測等內容進行了具體的規定。對加強內蒙古自治區自然資源檔案數據的匯交工作、保證各盟市的檔案數據信息納入自治區統一的檔案數據信息管理基礎平臺、建立覆蓋全區的檔案數據數據庫、確保自治區、盟（市）、旗（縣）三級登記信息的實時共享，為提高匯交數據的質量發揮了重要作用。

上述標準規范的制訂進一步完善了內蒙古自治區自然資源廳檔案管理標準規范體系，是對政策法規、國家標準、地方標準的具體實踐。為檔案信息科學有序建立、標準規范存儲提供了有力支撐和可靠保障。

2.建立可拓展檔案管理系統，實現檔案管理一體化

為適應未來自然資源檔案數據采集、管理和利用的發展需求，解決內蒙古自治區自然資源廳原檔案管理系統在電子檔案自動分類接收、元數據管理、鑒定處置、監督指導及數據安全管理等方面存在的不足，建立數字檔案室管理系統，實現自然資源各門類檔案的集中統一管理，進一步提高自然資源檔案信息開發利用與服務水平。

內蒙古自治區自然資源廳采用模塊化開發方式，以自頂向下、逐步分解、分而治之的基本思想，將自然資源檔案收、管、存、用功能整理、開發，建立了擴展性極強的檔案管理系統。系統“收集中心”可滿足前端業務系統在線歸檔的需求，具備完善的收集功能。建立了開放性數據接口，可實現對OA電子政務系統、地籍管理系統、建設用地管理系統等前端業務系統的數據定時、自動接收，并收集自然資源預歸檔目錄、原文、業務元數據等電子信息，形成完整的“預歸檔文件庫”；系統“管理中心”可實現檔案著錄、檔案統計等諸多管理功能。結合自然資源綜合檔案、專業檔案特征，構建了自然資源檔案管理中心，實現了文書類、建設用地類、礦產類、地質環境類、不動產登記類、執法監察類等多檔案門類管理。實現了檔案數、圖、文一體化管理，使檔案信息更為直觀地展現，方便檔案查詢利用，最終實現以圖管地、管礦。實現了檔號、案卷目錄等專業報表自動生成、自動統計功能，滿足日常檔案管理需求。提供了流程自定義、自動化庫房管理、檔案元數據管理、檔案在線編研等高級功能，為進一步提升自然資源檔案信息化水平打造了充足空間；系統“保存中心”可實現檔案接收、檔案鑒定等保存功能。能統籌電子文件和傳統載體歸檔文件，根據分類結果自動賦予檔號，完成歸檔過程。能依據檔號各構成項自動、逐級建立并命名文件夾，分類存儲電子檔案，并采用檔號自動為電子檔案命名。可使用第三方權威機構提供的技術手段，在適當時間生成電子檔案原文的固化信息，提供驗證途徑。系統支持各種類型的檔案鑒定任務，包括檔案密級或保管期限變更，檔案續存、銷毀、移交等，支持檔案管理人員依據書面鑒定報告，通過直接修改密級、保管期限等著錄字段，執行銷毀、移交功能，完成檔案鑒定處置任務；系統“利用中心”可實現檔案查、借閱、檔案檢索、檔案編研等利用功能。系統提供多種類型的檢索方式，包括不設定檢索字段的簡單檢索，選定多項檢索字段及其邏輯關系的高級檢索，模糊檢索和精確檢索，跨檔案門類檢索，全文檢索等。能支持用戶根據需要設定任意檢索條件查找其權限許可范圍內的數字檔案資源，并能在檢索結果中作更精確查找。系統支持用戶在權限許可范圍內在線查看、打印目錄數據或原文，如有必要，能限制用戶對電子檔案或傳統載體數字副本組件或具體頁面的可閱讀范圍。能對數字檔案資源的下載進行審批、添加數字水印和授權閱讀時間等，支持實體檔案借閱的申請、審批、登記、歸還等。并支持用戶開展檔案編研工作，授權用戶能建立編研計劃、分配工作任務、建立編研素材庫、復制粘貼數字檔案內容信息、審核編研文稿、發布或下載編研成果。

自然資源數字檔案室應用系統的建設，實現了自然資源綜合檔案的收集、管理、保存、利用全流程管理，使得自然資源檔案管理更加規范化、系統化、高效化，為自然資源檔案信息化發展奠定了堅實的基礎。

3.多樣化檢索方式，實現檔案利用便捷化

內蒙古自治區自然資源廳專業檔案類型繁多、數量龐大，其檔案管理工作具備一定的復雜性。其中，礦業權檔案作為一種重要的信息資源，尤其是礦業權檔案中的勘查實施方案、勘查階段的總結報告、開發利用方案等材料，對礦產資源勘查、開采區內地質構造、地質成礦條件和成礦規律有初步的判斷或確切認識，對周邊地區地質找礦、國家編制礦產資源規劃等工作具有較強的參考和借鑒意義；建設用地檔案真實地反映了土地利用的客觀現狀，包括征用、使用、劃撥、調換和使用權出讓等內容，是土地利用及其使用過程的歷史記載，具有長期的查考利用價值，也是國土工作人員辦理各類業務、加強自然資源管理的主要依據，是國家依法管理、合理利用土地，妥善解決土地糾紛必不可少的歷史依據。因此，管好、用好礦業權、建設用地等自然資源檔案，實現自然資源檔案高效化、便捷化利用，對于提升自然資源部門檔案管理水平具有重要意義。

內蒙古自治區自然資源廳數字檔案室應用系統以權限管理為基礎，支持多途徑、多角度且易用的檢索和利用方式，滿足利用者各類查檔要求。系統提供多種檢索方式，可進行檔案類型查詢、模糊查詢、全文檢索、跨檔案門類檢索，可以選定多項檢索字段及其邏輯關系進行高級檢索，來查詢利用全文、條目、業務過程等多層次、多類型檔案信息。

模糊檢索：輸入框中通過輸入關鍵字進行模糊搜索數據，關鍵字高亮顯示。示意圖如下：

多樣化的檢索方式，為快捷、準確的查找所需檔案提供了方便，滿足了各類利用者不同查檔需求，實現了自然資源檔案便捷化、高效化利用。

4.進行數字資源建設，實現檔案資源數字化

進行數字資源建設，實現檔案資源數字化是檔案信息化管理的基礎和核心。根據《數字檔案室建設指南》，應實現各種門類電子檔案和傳統載體檔案全部納入檔案信息化應用系統中統一管理。通過“存量檔案數字化”工作建立完整的數字檔案目錄庫、原文庫、全文索引庫、多媒體庫等數字檔案專庫，為多途徑利用檔案提供堅實基礎。

內蒙古自治區自然資源廳進行了數字資源建設，對新增文書檔案、特殊載體（照片、錄音、錄像）檔案、專業檔案進行了收集、整理、著錄、數字化和掛接工作；對各門類檔案數字化成果和電子數據進行了合規性清理，包括電子檔案分級存放規范命名、文件名稱命名合規性清理，電子檔案文件格式和質量清查；對傳統載體檔案數字化成果進行了OCR識別，對處理后的電子檔案與相應目錄元數據對應掛接；對建設用地審批檔案進行了數據整理，將建設用地審批系統電子文件與紙質文件進行核對，整理電子文件和紙質文件，補充了差異性文件并關聯相關數據。內蒙古自治區自然資源廳數字資源建設，實現檔案整理與數字化共92695件，包括文書檔案70，953件、建設用地審批檔案10351件、會計檔案1411件、礦業權5988件、規劃類歷史檔案2231件、行政復議訴訟167件、實物檔案77件、用地置換檔案21件、錄音錄像112件、照片966件、光盤15件、設備檔案17件、基本建設190件、審計檔案10件、資質類186件。實現了對各門類檔案數字資源的有效整合，形成了目錄數據、原文數據、全文數據、流媒體視頻等多類型信息庫，加強了各類業務系統電子文件管理，提升了電子檔案管理水平。

5.多門類檔案管理，實現檔案資源多樣化

內蒙古自治區自然資源廳在已有檔案資源庫基礎上，建立了文書、聲像、科技與專業等各門類電子檔案和輔助管理實體檔案資料的功能，且具備靈活的可擴展功能，包括檔案資料門類的擴展管理功能、元數據管理功能、分類方案的擴展管理功能以及電子檔案移交包制作的擴展管理功能。實現了文書、聲像、科技與專業多門類檔案管理，包含用地預審、土地估價、土地利用總體規劃、礦業權設置方案、礦業權儲量評估方案、采礦權審批、探礦權審批、規劃類歷史檔案、行政復議訴訟等多類型檔案資源，實現了檔案資源多樣化。

6.構建安全保障體系，實現檔案安全高效化

內蒙古自然資源廳進行了安全保障體系建設，采用近線備份與離線備份相結合的方式，對各門類電子檔案、各門類傳統載體檔案數字副本、元數據庫、目錄數據庫、各類數字資料、數字檔案室應用系統配置文件與日志文件等數字檔案資源進行備份。備份系統采用藍光光盤刻錄印刷一體機、藍光光盤檢測機、藍光光盤存儲庫、條碼打印機、條碼掃描儀及藍光光盤等設備，對數字檔案室管理系統數字資源庫進行統一備份，保障實體檔案、電子檔案安全存儲、有效利用。構建了檔案安全保障體系，實現了檔案安全高效化。

數據備份軟件按照備份策略，將重要數據源源不斷地備份到藍光光盤存儲介質上。管理員可以在短時間內（而非數小時或數天）從宕機或崩潰狀態恢復系統，不再需要重新安裝和重新配置操作系統、應用程序、系統設置和個性化設置等。

同時，內蒙古自然資源廳在數字檔案室管理系統中開發了數據庫備份與恢復功能，可添加數據庫信息配置以及備份周期，實現了數據庫管理系統數據文件的自動備份與恢復。使得自然資源檔案備份及保管更加高效化、安全化。

綜上所述，內蒙古自治區自然資源廳以現有實體檔案和信息環境為基礎，充分借鑒云計算、大數據等實踐經驗，進行了數字檔案室建設，對自然資源檔案管理服務、業務等內容進行了優化，覆蓋自然資源檔案收集、管理、存儲、利用的全流程，為內蒙古自然資源廳充分發揮自然資源檔案利用效能、行使部門職責提供了有力支撐。在自然資源檔案信息化建設不斷發展的今天，我們應繼續加大對自然資源檔案信息化管理探索的力度，充分挖掘自然資源檔案知識服務價值，全面提升自然資源各級管理部門檔案管理能力，推進自然資源檔案事業健康、科學、可持續發展。

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