新時代辦公室檔案管理工作優化策略

王熙

（山西省大同市廣靈縣蕉山鄉便民服務中心,山西 廣靈 037500）

前言：檔案管理涵蓋了鄉鎮的每一個部門，例如計生檔案、農業檔案、財務檔案、人力資源檔案等等。其內容包含了日常所有的生產經營活動。檔案的保存對于鄉鎮長遠發展，日后決策有很大的作用，鄉鎮如何利用新時代信息技術與檔案管理進行整合，是新時代辦公室檔案管理優化的重點。

一、辦公室檔案管理出現的問題

（一）檔案管理制度不夠完善

由于檔案整理具有不同種類，規模龐大的特點，所以鄉鎮要及時對檔案管理進行更新，這樣才能符合鄉鎮長遠發展的需要。相關部門要建立健全檔案管理制度，針對檔案管理的方式、流程以及種類的不同進行數字化智能管理。如今，事業單位針對檔案管理的流程并未建立科學的管理方式，仍然以傳統的方式進行文檔歸納，并沒有一套完整的可操作性制度，很多檔案在整理過程中出現由于沒有進行嚴格篩選導致檔案錯誤以及重復存儲的情況。針對以上情況，部分單位在工作過程中對于檔案管理相關制度進行了制度調整，但是效果卻并不明顯，其現代化技術的應用并未在工作中真正使用，這是因為工作人員的管理意識有所欠缺，在日常工作中，忽略管理制度的規定與要求，不執行、不認真執行、執行不徹底所導致的。

（二）檔案管理缺乏信息化設施

我國面積遼闊，很多地區呈現經濟發展不同步的現象，在鄉鎮辦公室檔案管理方面也出現了不同程度的差異性，在檔案信息管理與使用、基礎硬件設施、信息化管理程度上都有區別。部分地區因為經濟狀況有所局限，只能用簡單的計算機、字符掃描儀進行檔案操作，多數以人工操作為主，嚴重缺乏現代化設施，然而像網絡云盤這種新興技術，不僅存儲能力強，還能夠節省很多空間，并且在后臺還可以很方便的找出存儲記錄以及文件。由于現代化設備的匱乏，鄉鎮不能及時對存儲信息進行分析與推送，致使其檔案管理水平低下。檔案管理是一種工作復雜、體積龐大的工作，需要設備進行輔助，如果基礎設施不夠完善，則檔案管理工作就會無法達到預期目標，極容易出現文件缺失、檔案破損或者資料丟失等現象，對于檔案管理工作的平穩進行十分不利[1]。

（三）檔案管理人員專業能力不足

檔案管理人員的綜合能力與管理水平有直接關系，部分檔案管理工作人員綜合素質較低，對于檔案管理工作只是簡單地分類以及歸納，缺乏對檔案管理工作的深入操作，已經無法滿足現代事業單位對于檔案管理的需要。此外檔案管理人員技術手段掌握嚴重不足，很多鄉鎮的人力管理由于招聘困難甚至會將非專業人員安排到檔案管理崗位，導致整個檔案管理部門的工作人員專業性水平不足，無法對檔案進行合理安排以及妥善保管，缺少對檔案的信息化管理會對辦公室檔案管理產生不利影響。一些事業單位針對以上情況設立了專門機構進行檔案管理，但是員工缺乏對信息進行現代化管理的能力，無法進行規范性操作，因而整體工作效率以及質量較低，檔案管理的時效性和資料的專業性無法得到保障。部分員工對信息化管理的認識方面也有所欠缺，無法認知到信息化的安全性與便捷性，認為信息化很容易出現信息錯亂、竊取信息的可能，然而相比較人為控制來講，信息化的安全性更加具有優勢。

二、辦公室檔案管理問題解決途徑

（一）完善檔案管理制度

近幾年，社會進入高速發展階段，鄉鎮的檔案資料種類也逐漸增多，對于傳統紙質資料的需求也逐漸降低，更多的是現代化的電子文檔，為此辦公室檔案管理部門應該制定更具有科學性的規章管理制度。相關工作人員要嚴格執行，進行規范化管理，對于檔案管理的各個環節也要準確把控，確保所有檔案資料都是準確無誤、沒有重復的。對于檔案資料的保密性也要關注，鄉鎮關鍵性資料不能隨意借閱給員工，要嚴格遵循規章制度的規范性。此外，檔案管理部門要著重加強對檔案資料保管的標準化操作，促進整個檔案管理流程的順利進行，不斷增強資料信息保管的質量水平。

多數檔案管理部門需要整理大量不同種類的資料，根據資料的性質進行統一管理，但是由于近幾年信息化管理的逐漸興起，各種資料的存儲媒介也有所區別，對于管理人員來講是很大的工作量，因而檔案管理人員應根據不同種類的檔案保管要求制定不同的管理方案，結合自身鄉鎮性質，對存儲方式進行數字化管理，促使辦公室檔案管理效率的提升。相應手段方式主要包括以下幾點：第一，要充分利用信息化資源，將資料信息進行嚴格區分，要想將檔案資料系統化管理，就要結合鄉鎮自身工作，不斷管理人員進行績效考核。在檔案管理事業單位的現有績效考核制度中，往往由于制度規定不夠嚴謹標準，不能夠真正將書面上的規定在工作中進行實質性運用，所以鄉鎮要加強制度調整，不斷規范與完善。同時要求人力部門不僅要對檔案管理人員工作結果進行績效考核，更要對其過程中的每一環節都進行考察，完善績效考核標準，對于全部工作人員都要進行不同專業相同標準的考核，不能因人而異對平時關系好的人員就寬松處理，嚴禁出現類似暗箱操作現象。第二，信息化時代的檔案管理主要重點是對于電子資料的整理與保管，要嚴格關注檔案資料保管中的信息安全性。提高信息化檔案管理在檔案管理部門中的應用范圍，不僅能夠減少對于信息篩選、信息分析的時間，更能夠有效減輕檔案管理人員的工作量，從而提高整體工作效率。第三，信息化技術雖然能夠大量存儲文件，可以將不同種類資料進行分門別類的處理，但是也要定期對系統進行維護處理，以免造成不必要的損失。為了確保制度完善工作的順利進行，要對檔案管理人員制定“定崗定責、權責相符”的工作要求，健全辦公室管理工作中的責任體系，進一步對崗位職責進行明確，保證工作人員對自身工作職能充分了解，對工作流程了如指掌。在工作流程制定方面，也要遵循和諧、合理、公平的原則，將理論與實踐相結合，優化檔案管理各項工作內容的具體流程，推進辦公室檔案管理數字化的應用范圍[2]。

（二）加強檔案管理信息化建設

信息化管理主要是指；利用現代化技術針對檔案管理進行更加快捷存儲、分析、整合、歸納。相比較傳統方式而言，信息化管理可以節約人力成本和資源成本，對于信息的管理也更加具體，會大幅度提高辦公室管理人員的工作效率，對于資料的歸檔存儲具有很強的促進作用。在檔案整理工作中，大量繁雜的檔案資料進行整理會非常浪費時間以及人力，要想提供檔案管理工作的效率，不僅要投入大量的人力，同時也需要資金幫助。對于鄉鎮來講，可以將不必要的資金投入放到信息化管理的基礎設施當中，充分發揮其作用，市檔案管理工作更加有效，利用資金投入進行鄉鎮檔案管理信息庫，在保障信息化管理的同時，盡可能的減少人力、物力的投入，減少“機會成本”，要加強鄉鎮內部信息化管理的建設，充分發揮計算機存儲能力強、空間大的特點，將各個部門機構的資料進行系統化處理，當部門需要過往信息資料時，可以快速得到相關信息，加強信息收納、整理的速度，有效減緩人工處理檔案資料時失誤的現象發生[3]。

數據是鄉鎮發展建設不可缺少的指標之一，在一定層面上來說，檔案管理的信息化就是將書面數據利用現代化工具轉化為數字化數據，本質上是一種將實物介質轉變為無形介質的過程，這不但可以將檔案處理變得更加省力，還可以長時間保存而不損壞，為查詢人員提供資料支持。辦公室檔案管理人員要在日常整理工作中保障檔案信息的完整，在進行檔案管理信息化時，要具備互聯網應用能力，這樣就達到了人才管理與檔案信息化管理相結合的目的，進一步提升員工的工作能力。對于資料管理而言，單位所有的資料都會被管理人員所查驗與整理，這其中不乏有很多是鄉鎮機密，所以檔案管理人員需要切實履行存檔期間信息的原始性，以免發生資料隨意更改，無法確認原始數據的現象。信息化管理則可以有效避免這一情況的出現，其具有較強的安全手段，例如防火墻等，可以有效防止外界對于單位機密資料的竊取或隨意篡改數據。為了加強資料的安全性，鄉鎮要制定相關安全制度規定，特殊事項特殊處理，并要及時進行記錄，非特殊事項，不得隨意查閱資料，要進行工作報備，在出示直屬部門許可之后方能進入到檔案信息系統中，切實提升鄉鎮信息安全性和管理人員道德素質。

（三）提高管理人員專業能力

辦公室檔案資料的整理對于鄉鎮發展具有重要意義，鄉鎮要積極招聘具有信息化管理能力的專業人士，避免出現由于人才匱乏，檔案管理無法進行信息化處理的情況，提升管理人員的整體技術水平是完成檔案資料歸納處理的基礎，部門領導要提升自我意識，認識到信息化與專業人才的重要性，完善相關崗位設施與工作制度規范，為檔案人員營造良好的工作氛圍與工作環境，推動檔案管理工作的實施，同時要做好監督工作，推動檔案管理人員能工認真履行工作職責，做好檔案歸納工作，進而為單位決策時提供強有力的數據資料。單位人力人員要對管理人員定期進行知識技能培訓，促使他們對專業知識與操作技能的達到不斷提升，建造一支專業技能優異、可以完成信息化操作管理的檔案管理隊伍，為辦公室檔案管理的發展打下堅實的人才基礎。針對部分紙質資料來講，管理人員要進行科學的分類管理，要將檔案資料根據其性質、年份、項目的不同進行分類保管，因而相關管理人員必須自身足夠了解日常經營活動中的細節工作，管理層只有實地了解之后才能夠更好地進行檔案搜集工作，在整個工作過程中，將所有信息在工作完成之后進行歸類處理，同時要將重要文件單獨保存，以便未來公司進行決策時能夠最快速度調取資料[4]。

對于資料的歸類來講，它通常是根據資料的內容進行劃分，再對其種類中的所有資料進行統一整合，要根據文件資料的重要性確定其保管時限，管理人員要根據鄉鎮資料的重要程度進行保管時限的確定，一般資料都是以十年為時間限制，其他資料可以根據其資料性質選擇延長或者縮短期限，用來保障文件內容的保密性。要求管理人員要主動對資料信息進行分析，提升自身工作能力，與時俱進的學習不同的信息化管理技術，主動接受新理論、新知識的技能儲備。

檔案管理人員的專業能力可以通過推動檔案工作人員資格考試進行篩選，可以進一步促進工作人員不斷學習新的知識，實施持證上崗制度，這樣一來，可以在篩選出技術水平較好的人員同時，提高檔案管理人員的道德素質，還可以制定考核年限制度，例如每三年進行一次崗位技能考試，促進員工自助進行崗位學習，提升管理人員綜合水平。

結論：在信息化、現代化高速發展的條件下，辦公室檔案管理工作也急需傳統方式向智能化進行更新發展，這既是機遇也是挑戰，鄉鎮負責人要加強制度完善，協同檔案管理人員提高自我工作意識，積極利用現代化信息技術，不斷提升部門綜合管理實力，推動新時代下辦公室檔案管理發展越來越好。