高校科研檔案數字化改革的動力與實現方式

郎賢梅/湖北省武漢商學院

易 濤/浙江師范大學檔案館

高校科研檔案指高校師生在科研項目立項、實施、結題及推廣等全過程中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。高校科研檔案是高校科研成果的歷史積累，更是國家科技資源的重要組成部分。高校科研檔案不僅原始記錄了某一科研領域的發展成果，也為科研工作的延續發展提供了借鑒，是國家軟權力提升的重要倚靠資源[1]。隨著信息技術的不斷發展，傳統高校科研檔案管理的弊端逐步顯現，實現高校科研檔案數字化改革已是必然趨勢。

1 高校科研檔案數字化改革的發展動力

1.1 科技自立自強的國家要求

當今世界，國與國之間的競爭實質是科技實力的競爭。國家在科技發展理念上一脈相承、不斷深入。黨的十九屆五中全會對科技創新專章部署，放在規劃任務的首位，這在我們黨研究制定國民經濟和社會發展五年規劃的歷史上是第一次。“十三五”時期，我國在科研投入強度、基礎研究經費以及全球創新指數等一系列重要指標上都有顯著提升。但也應該看到，在核心技術方面一些“卡脖子”問題還比較突出。在“科技自立自強”的時代背景下，唯有提升高校科研檔案的數字化水平，提高科研檔案的服務能力，才能為高校和國家的科技創新提供有力的檔案支持。

1.2“雙一流”建設的高校需求

2015年，《統籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案》出臺，標志著高校正式步入“雙一流”建設時代。改善高校科研環境、理順高校科研體制、增強高校科研能力，成為高校“雙一流”建設的基本要求和入選評價指標。近幾年，科研領域無疑成為高校之間競爭的主戰場，事關學校的提檔升級和發展前景。在這樣的環境下，高校科研檔案的受重視程度得到大幅度提升，為高校科研檔案的發展帶來了機遇也提出了挑戰。每個高校都有自己較為擅長的科研領域，這種集中優勢需要一代代學人前赴后繼地推陳出新，而在這過程中科研檔案無疑是最好的積淀和賡續發展的基礎。同時，高校科研檔案因為完整詳實記錄了整個科研過程，成為預防和懲處科研腐敗的有力憑據，是建設高校科研誠信體系的重要一環。

1.3 檔案數字化改革的行業需求

《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035年遠景目標綱要》強調“加快建設數字經濟、數字社會、數字政府，以數字化轉型整體驅動生產方式、生活方式和治理方式變革”。在數字中國建設的背景下，檔案行業的管理形態也正在從模擬態向數字態、數據態的方向轉變[2]。為適應社會發展的需求，檔案行業正在逐步實現整體的數字化改革，如浙江在2020年就實現了全省范圍建立數字檔案室的工作目標。高校憑借技術、資金和體制等方面的優勢，理應走在數字化改革的前端。高校科研檔案實現數字化改革，有利于傳統紙質檔案的保存，減少不必要的檔案耗損。同時，數字資源易復制、易傳播的特點，也有助于提升高校科研檔案服務水平，為科研數據整合與挖掘打下基礎。

2 高校科研檔案數字化改革的現實問題

2.1 意識不強，缺乏數字科研檔案的頂層設計

與文書檔案受到重視不同，人們對于保存和利用科研檔案的意識并不強。法制層面，科研檔案管理長期只能依靠1987年發布的《科學技術研究檔案管理暫行規定》，直到2020年國家才進行了修訂，“暫行”時間長達30多年。《高等學校檔案管理辦法》作為高校檔案領域的最高規章，有關高校科研檔案也只在第二十一條有所規定，但也是要求按國家科委、國家檔案局發布的《科學技術研究檔案管理暫行規定》執行。體制層面，高校科研檔案管理缺乏有效的運行機制。高校內部的科技管理部門、檔案管理部門以及具體的科研實施單位之間缺乏有效的協同、監督和追責機制。人員方面，高校科研檔案管理還缺乏穩定的人員隊伍。科研項目準備、立項、實施、結題、推廣全過程中，不同環節產生的檔案往往分散在不同人員手中，加之人員本身流動性造成的不穩定性，這些都給后續歸檔、整理和利用等環節帶來困難。

2.2 紙質為主，缺乏數字科研檔案的歸檔規范

歸檔是檔案工作的第一個環節，它對后續的檔案工作有重要影響。從數字化改革的角度而言，高校科研檔案的歸檔工作還有諸多需要提高的方面。首先，從載體而言，紙質檔案仍是歸檔主體甚至全部，而電子文件則處于補充輔助的地位。雖然各高校都有各自的科研管理系統，但是并沒有實現系統數據線上歸檔。科研檔案的數字化仍然沿襲著紙質歸檔，然后再進行數字化掃描加工的傳統路線。從時效性、完整性而言，科研檔案歸檔中存在時間滯后、內容不全等問題。一方面，由于科研人員歸檔意識不強，為了暫時方便而不愿歸檔[3]。另一方面，則由于科研項目研究周期長、協作人員多，在成套性管理理念不強的情況下，容易只收集立項、結題等結論性材料，而忽視全過程信息的收集歸檔。

2.3 被動查閱，缺乏數字科研檔案的價值挖掘

利用是檔案工作的核心，高校科研檔案的價值也需要在提供利用中獲得展現。高校科研檔案的利用問題，首先，表現為被動查閱的服務理念。鑒于檔案的政治性特點，在利用中容易形成“以不變應萬變”、“不公開”便“不失誤”的心態，被動查閱成為一種普遍做法。持有這種心態，在利用范圍和服務對象上則表現為盡量減少受眾范圍，高校科研檔案只為校內特定單位和教師服務。其次，沒有利用數字檔案的特點提升服務手段。很多高校已經將館藏科研檔案進行數字化加工，有些甚至還做了數據化處理。但是，在如何挖掘科研檔案價值，助力學校科研工作開展等方面還明顯不足。

3 高校科研檔案數字化改革的實現方式

3.1 建構數字科研檔案的法制規約

建構數字科研檔案的法制規范，需要厘清高校科研檔案相關各方的權利義務，建立完善的責任體系。高校科研檔案管理至少涉及學校科研管理部門、學校檔案管理部門、項目實施單位、項目協作單位、項目負責人以及項目參與人員等。各相關單位及個人應把科研檔案工作要求納入高校科研項目管理的工作全流程，與科研項目工作同部署、同實施、同檢查，將科研檔案管理列入相關部門和人員的職責并予以考核。

同時，還要明晰高校科研檔案管理環節的具體要求。在數字化改革的要求下，高校科研檔案管理需要借助全程管理的思想，將觸角延伸至科研項目的起始階段。基于科研檔案的成套性特點，科研檔案在申請立項、研究實施、結題驗收、成效評價、成果管理等過程中形成的材料都應該規范管理、妥善歸檔。而歸檔也應該納入科研項目結題驗收的環節，成為課題能否結題的重要依據。同時，對于科研檔案整理、保管、利用等環節也應有較為明晰的規定。如，數字科研檔案的利用范圍、利用方式就需要法規的明確規定，否則利用實踐往往因為缺乏規范而隨意性較大。

3.2 豐富數字科研檔案的館藏資源

館藏科研檔案從紙質檔案向數字檔案轉變，是科研檔案數字化改革的前提和基礎。豐富數字科研檔案資源，首先，要通過各種信息化手段實現存量紙質檔案的數字化轉變。無論是自建還是外包，存量科研檔案的數字化工作都需要在國家相關標準的規范下進行。在關注數字化工作質量的同時，要確保數字化工作過程的檔案安全和信息安全。尤其需要注意的是，為適應后期數據加工和資源開發的需要，應對數字化成果做進一步數據化處理。在數字化掃描的基礎上，可以借助OCR識別、人工著錄等手段對科研檔案中的關鍵信息進行數據提取。

更為關鍵的是，豐富數字科研檔案資源，還需要建立完善的電子科研文件歸檔體系。隨著信息化手段的不斷普及，科研項目管理的全過程都有相應的電子文件產生，這為科研文件的電子化歸檔打下了基礎。有些高校內部建立了規范的科研項目管理系統，科研項目的全過程都可以在網上辦理留痕。從電子化歸檔的角度而言，高校內部應“規范科研檔案信息資源建設標準”[4]，唯有如此才能為后續不同系統之間數據的對接、傳輸和統一檢索打下基礎。

3.3 保障數字科研檔案的安全穩定

在數字科研檔案的實體安全方面，檔案機構不僅需要服務器、磁盤陣列、光盤、磁帶等硬件設備，同時也需要注意防范木馬、勒索病毒的攻擊，確保數字科研檔案的永久保存。為防范不可抗力的毀滅性影響，數字科研檔案還應該實現異地、異質的多套備份。

在數字科研檔案的信息安全方面，高校檔案館需要建立數字檔案備份保全系統來維護數據的安全穩定。通過數據保全系統，實現對數字科研檔案信息的實時監測、實時預警、實時保全和實時修復。數字科研檔案的信息安全，事關科研檔案的真實性和憑證性，是高校科研檔案管理不容突破的底線。同時，鑒于科研檔案內容的特殊性，高校科研檔案還可能涉及國家秘密和個人隱私。對于這部分內容，應該在進館時做好入館鑒定，確定保密程度和受眾范圍，做好區分處理。

3.4 提升數字科研檔案的服務能力

提升數字科研檔案的服務能力，首先，要搭建數字科研檔案的共享平臺。共建、共治、共享，已成為互聯網時代的新要求，也是發揮數字資源自身優勢的必然要求。浙江大學通過建設檔案數據中心平臺，實現“對數字檔案管理系統、科研管理系統、OA協同辦公系統、部門預立卷系統、圖書館文庫等全校所有應用系統的信息資源進行集成，支持跨平臺科研檔案檢索服務”[5]。其次，要豐富數字科研檔案編研成果。科研檔案數字化，特別是數據化以后，為科研檔案的編研提供了巨大的便利。利用科研檔案數字化成果，可以為學校提供科研項目、科研獲獎、科研成果等專題信息，有助于了解學校科研工作的歷史狀況和發展脈絡。同時，還可以利用數據化成果將編研產品進行多樣化展示，增強宣傳的可視化和吸引力。