基于互聯網背景下的事業單位檔案管理研究

王璇

（中新天津生態城圖書檔案館，天津 300450）

一、互聯網背景下的事業單位檔案管理概述

互聯網主要采用線上形式傳遞有關信息和數據，不僅僅可以將服務云端化，還可以將服務對象指定化，通過不同的傳遞方式克服空間距離，縮短時間距離。云端服務化可以將特定的信息資料進行遠距離傳輸，且傳遞時間將大大縮短，但互聯網發展的前提是信息資料的電子化和數據化，也就是說網絡程序將信息資料可視化，通過后臺程序進行儲存。事業單位的檔案資料是經營過程中產生的具有一定價值的經驗成果，通過互聯網技術進行儲存和利用是充分發揮檔案價值的有效途徑，互聯網技術獨有的特點可以將事業單位檔案的管理缺點進行彌補，從而幫助事業單位實現雙贏。

二、基于互聯網背景下的事業單位檔案管理現狀

（一）政策完善化

我國政府工信部門表示，我國“5G”工業互聯網的在建項目已經超過1500 個，覆蓋了我國二十多個重要行業，2021 年互聯網建設的投入資金超過236 億元，我國政府表示將全力支持互聯網技術的發展，通過政策支持和資金支持進一步深化改革。與此同時，對于享受國家優惠政策的事業單位，應當將備查資料自行保存一定年限，例如享受事業單位所得稅優惠政策的事業單位，應當自匯算清繳年度起，將備查資料自行保存十年。這意味著留存的備查資料將會占據事業單位一定的空間資源、人力資源等，雖然國家政策在不斷完善，但事業單位也面臨著一定的檔案管理風險，而互聯網技術的出現將會帶來新的解決辦法。政策的完善將會進一步加快事業單位檔案的管理進程，使事業單位檔案的管理方法得到進一步優化，管理流程也更為嚴格和可靠，事業單位在利用先進技術進行檔案管理時，也可以獲取更多的支持，例如資金支持、技術支持、人才支持等。

（二）資源共享化

資源共享主要體現在不同的使用主體之間。資源共享的途徑是互聯網技術，資源共享的目的是使不同的主體可以利用相同的數據信息，因此在檔案管理中融入互聯網技術，可以充分發揮兩者的優勢，即實現龐大數據信息的共同利用。事業單位檔案記錄了經營過程中的各種信息，部門不同需求也就不同，如何為部門提供最為便利的互聯網技術是現代事業單位檔案管理的重點，資源共享化的概念應運而生。在事業單位檔案管理中，互聯網技術的存在使事業單位各個部門的職工都可以通過一定的權限獲取需求信息，且不受地域空間的限制，跨地區經營的集團事業單位仍然可以通過互聯網技術實現檔案信息的共享。

互聯網的發展優勢之一就是通過快速的傳播實現知識的高度共享。事業單位檔案管理可以借助互聯網的優勢在事業單位內部以及事業單位外部之間實現快速共享。對于公開程度較高的事業單位資源在形成檔案后，是可以供事業單位外部使用者進行查閱的，例如事業單位的工作工況和工作目標等，而借助互聯網技術事業單位可以成立相應的網站，并將事業單位檔案在網站中進行公布，外部使用者可以在相關網站中進行自行查閱，以此實現信息資源的共享。

（三）技術智能化

互聯網技術和技術智能化并不是相同的概念，技術智能化的基礎是互聯網技術的成熟發展，通過大數據技術、區塊鏈技術和人工智能技術滿足使用者的各種需求。對事業單位檔案管理來說，互聯網技術的智能化將有效提高檔案管理的效率，對龐大的數據信息進行合理分類，并利用區塊鏈技術將各個部門的檔案資料進行模塊化管理。互聯網技術的智能化發展，將事業單位檔案管理提高了一個管理層次，使其更接近國際化的管理模式，并逐步發揮互聯網技術的發展優勢。互聯網技術的發展使各項科學技術得到進一步優化，事業單位可以將科學技術應用到檔案管理過程中，對檔案信息進行快速搜索或模塊化管理，并通過科學技術實現信息數據的自動整合和加工處理。

（四）人才多元化

在人才多元化發展的前提下，事業單位檔案管理人員具備多項技能，且具備的技能覆蓋了事業單位管理的多個領域。首先來說，以互聯網技術為依托的事業單位檔案管理，作為檔案管理的重要參與部門，人事部門的職工不僅具備數據統計能力，同樣具備系統程序的應用能力，且在不斷地使用過程中，這種應用能力在不斷地成熟和提升。檔案管理人員要通過不斷地學習獲取多項技能，從而加快事業單位檔案管理的速度。因此，事業單位人才多元化發展，除擁有多項技能外，還具備跨領域、跨專業的工作技能。

三、基于互聯網背景下的事業單位檔案管理策略研究

（一）轉變互聯網檔案管理理念

互聯網檔案管理理念的轉變意味著事業單位職工要拋棄手工記錄信息的傳統理念。事業單位檔案的傳統記錄方式都是通過人工方式進行登記，無論是檔案的形成過程，還是后期的檔案整理和登記，都是通過紙質資料進行人為記錄，但隨著互聯網技術的發展，事業單位對于檔案管理的理念應當積極轉變，檔案記錄和整理均通過互聯網技術和計算機辦公軟件進行。

第一，事業單位應當積極宣傳互聯網技術的管理優勢，對計算機辦公軟件的應用優勢進行廣泛傳播，鼓勵員工積極學習網絡技術，并逐步形成自身認識，將網絡技術和自身認識進行融會貫通，并在事業單位內部定期開展互聯網技術培訓活動，通過實際操作展示互聯網技術的發展優勢。傳統檔案管理中，檔案的傳遞通過人工形式完成，而互聯網技術下的檔案管傳遞可以通過線上程序進行主要信息的分享，為事業單位職工節省了較多的檔案傳遞時間。

第二，互聯網檔案管理理念的轉變也是國際化的發展趨勢，事業單位可以定期聘請專業講師到事業單位進行宣講，使事業單位職工意識到在檔案管理中應用互聯網技術，是國際化的發展趨勢。安排事業單位優秀職工在事業單位大型會議中發表感想，從而帶動其他職工應用互聯網技術的積極性。事業單位可以通過獎懲制度鼓勵職工應用互聯網技術進行檔案管理，從而提高職工的積極性和主動性。

第三，以互聯網技術為基礎的檔案管理，不應局限于對事業單位檔案進行有序的管理，而是應當進一步優化管理理念，充分發揮網絡技術的優勢，提升檔案管理理念，也就是說檔案管理要充分發揮管理價值以及經營價值，使事業單位經營信息可以為事業單位的長期經營提供更為可靠的技術和經驗。因此事業單位管理者應進一步優化管理理念，培養事業單位職工先進的管理意識，使事業單位檔案管理借助互聯網力量，進一步對事業單位檔案進行有效的管理。

（二）構建互聯網檔案信息資源多重防護屏障

互聯網檔案信息資源的保護是事業單位經營中重要的一部分，若事業單位檔案信息被泄露或盜取，事業單位將面臨嚴重的打擊，重要經營信息可能被盜取者進行惡意使用，在影響事業單位正常生產活動的同時，也會給事業單位帶來不良的社會影響，為此事業單位可以通過以下兩方面構建保護屏障。

第一，無法全部轉化為電子檔案的紙質資料要進行單獨存放，且存放地點應當干凈整潔，溫度和濕度都要符合紙張的存檔要求，避免環境影響導致紙張受潮霉變，紙質資料中的檔案信息缺失。除此之外，紙質檔案儲存在單獨辦公室內，檔案資料的借用和歸還都應當由專人負責，在使用者想要借用檔案時，要填寫檔案借閱申請表，如實填寫借閱用途、借閱時間、歸還時間等，由部門領導簽字確認，方可獲得檔案的借閱權。負責檔案借閱工作的職工應進行詳細登記，并按時催促其歸還檔案。事業單位可以通過互聯網技術對借出檔案進行實時追蹤，對重要的紙質檔案安裝定位設備，對電子檔案通過系統定位查看使用者信息。

第二，對于儲存在系統程序內的電子化檔案，事業單位應當定期對系統程序進行升級和維護，根據網絡環境的變化不斷升級軟件和修補漏洞。這是因為在不斷地使用過程中，系統程序也會因為持續性的工作而出現程序錯亂的情況，進而影響事業單位正常的檔案管理。因此事業單位應當根據實際業務的需求對系統程序進行定期升級和維護。

第三，事業單位在通過互聯網的分享優勢進行檔案管理時，要建立多重的保護屏障，例如在查看相關檔案時，要向檔案管理員獲取查閱權限。檔案管理員要對不同的檔案設立不同的數字密碼，事業單位職工在查閱檔案時要輸入正確的密碼才能獲取查閱權限，而高水平的加密技術可以進一步降低事業單位檔案被竊取的風險。

（三）加強互聯網檔案信息資源共享標準化建設

在互聯網環境下，檔案信息資源的共享應當具有一定標準，即什么內容可以共享給什么員工，這就要求事業單位對于各部門職位的分工要明確，且對檔案資料的使用權也要明確劃分。

作為事業單位檔案資料管理的重要部門，人事部門要明確劃分各個部門的檔案資料使用權，職工只允許查看本人的檔案資料，不允許隨意借閱其他職工的檔案資料。其他部門只允許查看本部門的檔案資料，例如銷售部門只允許查看本部門的銷售合同，如需查看其他部門的經濟合同需要獲取其他部門領導的審批。無論查看各種信息，都需要獲得領導審批，按照規定填寫檔案借閱申請表。

事業單位財務部門的檔案資料是事業單位經營過程中的重要原始憑證，不允許其他部門隨意借閱，按照事業單位會計制度的規定，財務部門的檔案資料要保管一定年限用于備查，因此財務部門的檔案資料要建立更為嚴格的資源共享標準。對于事業單位內部開放性檔案來說，事業單位職工可以自由查閱，但要防范被外部入侵者盜取。開放性檔案的共享權限僅適用于事業單位內部，因此共享標準要相對降低。在降低共享標準的同時，要進一步提高網絡環境的安全性，使共享標準和網絡安全形成相互制約，當共享標準較低時，網絡安全對于事業單位外部入侵者的防范就越為強烈，而共享標準較高時，加密技術和權限制約也相對較高，從而實現標準化資源共享的建設。

（四）提升檔案管理人員的素質水平

事業單位應當提高檔案管理人員的素質水平，使職工不斷提高自身的專業素質和道德素質。從不同角度看，專業素質是指職工進行檔案管理的專業能力，即利用系統程序的熟練程度和單獨解決檔案管理問題的能力；道德素質是指在檔案管理過程中遇到各項問題時，能否按照道德標準正確處理問題。

首先來說，專業素質的提高依賴于事業單位職工對于互聯網技術的熟練程度，以及在檔案管理的實際操作中所獲取到的管理經驗。因此事業單位應當使員工在實際操作中獲取到個人經驗，切勿只單獨進行理論知識的講授，實踐操作要和理論知識進行結合講授。對于不同的部門來說，檔案管理的標準是不同的，人事部門作為公司重要檔案的整理部門，要進行特殊化培訓，財務部門的原始憑證也是事業單位經營過程中產生的重要原始資料，為此應到進行單獨管理和儲存，事業單位應當根據不同的部門進行不同的培訓，針對檔案管理的重點開展培訓活動。

其次，道德素質是無法經過培訓形成的，這是因為違反道德標準的行為不一定違反法律標準，因此道德素質是作為一種工作精神存在于事業單位文化中，為此事業單位應當提高團隊凝聚力，使事業單位職工在檔案管理中不斷提高個人道德素質，時刻以事業單位精神為工作目標。