數(shù)據(jù)管理視角下人事檔案信息資源建設(shè)

譚麗嘉

（黑龍江省第一地質(zhì)勘查院，黑龍江 牡丹江 157000）

人力資源管理是一項(xiàng)非常重要的工作，其中，人事資源檔案管理是其主要的工作內(nèi)容。在人事檔案中包含許多珍貴的信息資源，為人力資源管理提供參考依據(jù)。為了提高人事檔案資源管理水平，就要應(yīng)用先進(jìn)的數(shù)據(jù)管理思路與方法，推動(dòng)人事檔案資源信息化建設(shè)，提高信息資源的價(jià)值。管理人員要認(rèn)真分析數(shù)據(jù)管理所帶來的優(yōu)勢(shì)，解決現(xiàn)階段人事檔案管理中存在的問題，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理可持續(xù)發(fā)展。

一、數(shù)據(jù)管理視角下人事檔案信息資源建設(shè)中存在的不足

（一）缺乏先進(jìn)的管理理念

部分人事檔案管理人員在開展檔案管理時(shí)，不能及時(shí)更新思想，也沒有充分意識(shí)到數(shù)據(jù)管理的價(jià)值，導(dǎo)致現(xiàn)有的人事檔案信息資源建設(shè)水平比較落后。人事檔案數(shù)量有限，內(nèi)容不全面，這樣就會(huì)降低數(shù)據(jù)的使用價(jià)值。多數(shù)管理人員對(duì)內(nèi)部事務(wù)比較關(guān)注，不能定期對(duì)檔案進(jìn)行收集和整理，導(dǎo)致人事檔案的時(shí)效性比較低。對(duì)檔案的收集渠道方式比較單一，缺乏先進(jìn)的自動(dòng)化信息收集體系。

（二）缺乏先進(jìn)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

開展人事檔案資源建設(shè)時(shí)，由于缺乏先進(jìn)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，導(dǎo)致人事檔案資源信息化水平有待提升?，F(xiàn)有的軟件和硬件基礎(chǔ)設(shè)施水平較低，不能加大投入力度，影響系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力。人事檔案信息面臨一定的安全隱患，現(xiàn)有的管理流程和制度不完善。工作人員缺乏信息化意識(shí)，對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用技巧和技能掌握有限，缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)人事檔案信息資源建設(shè)形成一定的限制。

（三）缺乏良好的數(shù)據(jù)分析能力

雖然人事檔案管理是一項(xiàng)至關(guān)重要的工作，而且也具備相對(duì)完善的檔案管理體系，但在開展部分工作時(shí)，依然存在檔案資源內(nèi)容不完善、內(nèi)容不完整、格式不統(tǒng)一等問題。在數(shù)據(jù)管理視角下，需充分重視數(shù)據(jù)分析工作。由于該項(xiàng)工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性，因此，若不能保證數(shù)據(jù)分析工作嚴(yán)謹(jǐn)開展，就會(huì)影響數(shù)據(jù)的最終結(jié)果，降低數(shù)據(jù)的應(yīng)用價(jià)值。

（四）人事檔案信息資源建設(shè)缺乏持續(xù)性

為了適應(yīng)數(shù)據(jù)管理的需求，要結(jié)合人事檔案信息資源管理的實(shí)際情況，明確管理目標(biāo)，制定完善的管理機(jī)制?，F(xiàn)有的人事檔案管理工作缺乏目標(biāo)，管理人員在制定相關(guān)制度時(shí)，側(cè)重以信息保密性為主，并未重視對(duì)人事檔案的利用，導(dǎo)致信息資源的建設(shè)價(jià)值有待提升?，F(xiàn)有的制度與工作內(nèi)容比較落后。導(dǎo)致人事檔案信息資源建設(shè)面臨許多歷史遺留問題。

二、數(shù)據(jù)管理視角下人事檔案信息資源建設(shè)的途徑

（一）完善數(shù)據(jù)管理理念

為了提高人事檔案信息資源建設(shè)水平，就要明確檔案的類型和數(shù)量，高度重視人事檔案管理。要融入數(shù)據(jù)管理的理念，應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)拓寬人事檔案的收集范圍，使檔案內(nèi)容更加完善，類型更加全面。采用先進(jìn)的檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理，提高數(shù)據(jù)收集自動(dòng)化水平。加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，明確員工的檔案信息，對(duì)信息進(jìn)行統(tǒng)一采集和整理。融入先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，完善系統(tǒng)的功能，使員工能夠在系統(tǒng)中處理相應(yīng)的工作，完善個(gè)人信息，還要加強(qiáng)對(duì)信息的審核。

（二）完善數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的功能

在數(shù)據(jù)管理視角下，直接數(shù)據(jù)與間接數(shù)據(jù)將得到進(jìn)一步整合。要對(duì)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)功能進(jìn)行改進(jìn)，確保人事檔案信息資源建設(shè)更有成效。加大投入力度，購(gòu)置功能完善的硬件和軟件，提高人事檔案數(shù)據(jù)處理能力。要制定完善的工作規(guī)劃，結(jié)合人力資源管理的目標(biāo)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的建設(shè)。提高系統(tǒng)的保密性，采用完善的保密技術(shù)保證數(shù)據(jù)與信息的安全，對(duì)各種訪問和操作行為進(jìn)行實(shí)施監(jiān)控與記錄。提高工作人員的綜合素質(zhì)，充分吸取數(shù)據(jù)管理的優(yōu)勢(shì)，對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的管理。

（三）提高檔案數(shù)據(jù)分析水平

要確保各項(xiàng)數(shù)據(jù)得到有效的整合，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行仔細(xì)分析，就能做出合理的決策。在數(shù)據(jù)管理視角下，對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行精準(zhǔn)的分析和量化，就能推動(dòng)人事檔案管理水平的提升。要制定統(tǒng)一的評(píng)估指標(biāo)體系，對(duì)各部門的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為人力資源管理工作提供參考依據(jù)。要明確數(shù)據(jù)的使用范圍，確保數(shù)據(jù)得到科學(xué)合理的應(yīng)用。要積極探索數(shù)據(jù)的開發(fā)與利用形式，明確數(shù)據(jù)的特征，對(duì)職工的工作狀態(tài)和效率進(jìn)行合理預(yù)測(cè)，做到合理分工，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置。制定人事檔案信息資源利用機(jī)制，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)可視化數(shù)據(jù)分析，提高工作效率。應(yīng)用先進(jìn)的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，明確人事檔案信息資源建設(shè)的內(nèi)容，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行深度開發(fā)。

（四）創(chuàng)新數(shù)據(jù)管理手段

由于人事檔案管理工作不會(huì)一成不變，檔案信息資源數(shù)量會(huì)不斷增加，因此，要對(duì)數(shù)據(jù)管理手段進(jìn)行創(chuàng)新，才能推動(dòng)人事檔案信息資源建設(shè)。首先，要建立完善的檔案信息資源管理機(jī)制。工作人員要具備互聯(lián)網(wǎng)思維，對(duì)各項(xiàng)檔案資源進(jìn)行合理的分析與評(píng)估。明確各部門對(duì)人事檔案信息資源的需求，制定合理的建設(shè)目標(biāo)。通過層次分析法分析評(píng)估結(jié)果，這樣就能及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的不足，并加以改進(jìn)。第二，制定循環(huán)管理機(jī)制。為了打造完善的管理機(jī)制，就要分階段開展人事檔案信息資源管理。要制定人事檔案資源管理的措施，明確執(zhí)行主體和工作計(jì)劃。根據(jù)計(jì)劃的要求和工作目標(biāo)，認(rèn)真開展和落實(shí)工作，接受監(jiān)督。要根據(jù)檢查結(jié)果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段存在的問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，制定問題的解決對(duì)策。

結(jié)束語：綜上所述，在數(shù)據(jù)管理視角下，要積極開展人事檔案信息資源建設(shè)。對(duì)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)管理理念進(jìn)行改進(jìn)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的建設(shè)，完善系統(tǒng)的功能，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的分析與處理，一旦發(fā)現(xiàn)工作中存在不足，就要及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)，確保人事檔案信息資源建設(shè)水平得到進(jìn)一步提升。