中學(xué)檔案資料收集工作規(guī)范化高效開(kāi)展研究

羅麗

（賀州第一高級(jí)中學(xué)，廣西 賀州 542899）

對(duì)于中學(xué)檔案資料收集工作而言，主要是依據(jù)中學(xué)檔案形成規(guī)律，把握中學(xué)檔案的特點(diǎn)，將分散在學(xué)校教與學(xué)及學(xué)校各項(xiàng)管理活動(dòng)中具有保存價(jià)值的文字、圖片、聲像、實(shí)物等資料進(jìn)行收集歸檔。規(guī)范化的檔案材料對(duì)學(xué)校教育質(zhì)量提升、教學(xué)管理和學(xué)生學(xué)習(xí)成長(zhǎng)起到了關(guān)鍵性作用，本文基于工作實(shí)際和經(jīng)驗(yàn)，分析中學(xué)檔案形成規(guī)律、特點(diǎn)，歸納提出中學(xué)檔案資料收集規(guī)范化高效開(kāi)展措施。

一、中學(xué)檔案形成規(guī)律

中學(xué)檔案資料的形成存在較為明顯的規(guī)律，及時(shí)掌握規(guī)律，可以全面提高檔案資料收集的整體質(zhì)量，為高效開(kāi)展檔案收集管理工作提供指導(dǎo)。

（一）中學(xué)檔案資料主要形成于內(nèi)部機(jī)構(gòu)

中學(xué)檔案資料有別于其他行政事業(yè)單位，學(xué)校檔案資料主要形成于內(nèi)部機(jī)構(gòu)，上級(jí)公文的檔案數(shù)量較少。學(xué)校各個(gè)職能部門在開(kāi)展工作中產(chǎn)生有保存價(jià)值的資料，按部門分工可以將檔案資料分類成：黨群工作資料、行政工作資料、教學(xué)教研工作資料、德育工作資料、安全衛(wèi)生工作資料、總務(wù)后勤工作資料等。

（二）中學(xué)檔案資料形成具有動(dòng)態(tài)規(guī)律

中學(xué)檔案資料是學(xué)校開(kāi)展教與學(xué)、管理活動(dòng)真實(shí)的記載，伴隨學(xué)校內(nèi)部各職能部門開(kāi)展管理和教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)記錄，呈現(xiàn)出一個(gè)動(dòng)態(tài)變化的過(guò)程。例如中學(xué)教務(wù)部門在開(kāi)展教學(xué)管理、招生、學(xué)籍管理、考試工作中動(dòng)態(tài)形成的檔案資料，科研部門開(kāi)展教師業(yè)務(wù)競(jìng)賽、教師業(yè)務(wù)培訓(xùn)、教育教學(xué)研究等活動(dòng)中動(dòng)態(tài)形成的檔案資料。中學(xué)檔案資料的形成反映學(xué)校各職能部門開(kāi)展教研、管理活動(dòng)的過(guò)程，遵循檔案資料形成的動(dòng)態(tài)規(guī)律，對(duì)檔案資料做好常態(tài)化、動(dòng)態(tài)化收集工作。

（三）中學(xué)檔案資料形成具有周期循環(huán)規(guī)律

中學(xué)依據(jù)大綱和教材要求進(jìn)行循環(huán)教學(xué)，是從1 至3 年級(jí)循環(huán)進(jìn)行完整的教學(xué)過(guò)程。學(xué)校的所有工作都是圍繞教師教育教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)開(kāi)展的，中學(xué)檔案資料形成伴隨著循環(huán)教學(xué)工作開(kāi)展具有周期循環(huán)規(guī)律。學(xué)校按時(shí)間節(jié)點(diǎn)開(kāi)展招生、月考、期考、高考等各項(xiàng)工作，在歸集檔案材料時(shí)遵循周期循環(huán)規(guī)律，三年一個(gè)周期按時(shí)間節(jié)點(diǎn)分門類形成整套檔案材料。把握中學(xué)檔案材料形成規(guī)律是齊全、完整、科學(xué)歸集好檔案材料，規(guī)范化開(kāi)展檔案材料管理工作的基礎(chǔ)，可以有效提高檔案資料收集規(guī)范化和效率。

二、中學(xué)檔案資料的特點(diǎn)

（一）具有多樣性特點(diǎn)

中學(xué)檔案資料表現(xiàn)形式多樣性，中學(xué)檔案資料通過(guò)不同的形式呈現(xiàn)出來(lái)，如照片、聲像、紙質(zhì)、實(shí)物等。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，對(duì)數(shù)字化檔案提出要求，要求同步收錄整理紙質(zhì)檔案和電子檔案。根據(jù)檔案資料載體的多樣性的特點(diǎn)，要求實(shí)際開(kāi)展檔案收集的過(guò)程中對(duì)載體特點(diǎn)做出明確，采取完善的安全保管措施，使其更好地保障中學(xué)檔案資料的完整性和規(guī)范性。檔案收集對(duì)象多樣性，中學(xué)日常教學(xué)管理的紙質(zhì)文件、學(xué)生和教師活動(dòng)照片、教師錄像課等，都是比較重要的檔案收集對(duì)象。

（二）具有廣泛性特點(diǎn)

中學(xué)檔案資料產(chǎn)生具有較為廣泛的來(lái)源。中學(xué)檔案資料來(lái)源主體相對(duì)比較多，包括上級(jí)教育管理部門、學(xué)校內(nèi)部各組織機(jī)構(gòu)、教職工、學(xué)生、學(xué)生家長(zhǎng)等。如上級(jí)教育管理部門發(fā)布的教育教學(xué)管理文件、教師學(xué)生管理文件、學(xué)生學(xué)習(xí)考試文件等，學(xué)校團(tuán)委在管理各學(xué)生社團(tuán)產(chǎn)生的資料，這些都是中學(xué)重要的檔案資源，具有良好的保存和應(yīng)用價(jià)值。在中學(xué)檔案資料實(shí)際收集工作中，需要明確檔案來(lái)源，合理的分析檔案資料特點(diǎn)，加強(qiáng)檔案資料收集規(guī)范性，不斷提升中學(xué)檔案資料收集工作效率。

（三）具有鮮明行業(yè)性特點(diǎn)

中學(xué)作為教育教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)成長(zhǎng)的主陣地，中學(xué)檔案資料具有明顯的教育行業(yè)屬性。中學(xué)檔案資料的歸集主要圍繞學(xué)校教與學(xué)、管理活動(dòng)展開(kāi)的，例如，教務(wù)部門在開(kāi)展教學(xué)常規(guī)管理，班級(jí)課程安排、招生和高考等工作中產(chǎn)生教務(wù)檔案資料，政教部門開(kāi)展班主任管理和培訓(xùn)、學(xué)生思想道德建設(shè)、學(xué)生成長(zhǎng)規(guī)劃、紀(jì)律管理、學(xué)生安全教育等工作產(chǎn)生的檔案資料。這些檔案資料直接反映學(xué)校教與學(xué)、管理等工作，具有鮮明的教育行業(yè)特性。

三、中學(xué)檔案資料收集規(guī)范化高效開(kāi)展措施

通過(guò)掌握中學(xué)檔案資料形成規(guī)律和特點(diǎn)，在實(shí)際收集檔案的過(guò)程中需要不斷地探索，及時(shí)掌握科學(xué)規(guī)范的工作方法，不斷提高檔案資料收集的完整性、規(guī)范性和即時(shí)性，促進(jìn)檔案資料收集工作質(zhì)量持續(xù)的提高。

（一）資料收集與日常登記管理進(jìn)行同步

中學(xué)檔案資料收集是一項(xiàng)重要、系統(tǒng)的工作，遵循檔案資料形成動(dòng)態(tài)規(guī)律，檔案資料歸集要與日常登記管理工作同步到一起，建立起完善的登記制度，不斷提高中學(xué)檔案管理部門和其他學(xué)校組織機(jī)構(gòu)、教研組、年級(jí)組之間的聯(lián)系，推動(dòng)檔案資料收集工作順利進(jìn)行。學(xué)校各個(gè)職能部門在開(kāi)展工作的同時(shí)分門類整理、存檔檔案資料。如學(xué)校行政辦公室要做好日常行文登記和上級(jí)來(lái)文登記等內(nèi)容；學(xué)生資助管理部門做好民族生、貧困生資助等工作資料登記、收集；科研部門負(fù)責(zé)各教研組管理、教師成長(zhǎng)規(guī)劃和培訓(xùn)等工作，在收集教學(xué)工作計(jì)劃、總結(jié)，教師外出培訓(xùn)審批，教師科研課題等資料時(shí)，要同步做好登記管理。學(xué)校每個(gè)職能部門按照工作分工進(jìn)行資料收集和登記，檔案管理部門必須持續(xù)地提高檔案資料管理的整體性，定時(shí)歸集各部門檔案材料并同步進(jìn)行資料登記工作。中學(xué)檔案管理部門協(xié)同各職能部門歸集檔案資料可以提高資料收集工作規(guī)范性、高效性。

（二）資料收集與落實(shí)工作責(zé)任進(jìn)行同步

根據(jù)檔案資料收集即時(shí)性的特點(diǎn)，為了加強(qiáng)中學(xué)檔案資料收集規(guī)范化，學(xué)校各職能部門在落實(shí)各項(xiàng)工作責(zé)任的同時(shí)，要即時(shí)地分類保管檔案資料。特別是教務(wù)部門開(kāi)展招生、學(xué)籍管理、考試等工作時(shí)，同步進(jìn)行資料收集整理工作，保障資料的完整和準(zhǔn)確度。學(xué)校每個(gè)職能部門工作人員都兼任資料員，按要求定時(shí)將自己負(fù)責(zé)的工作資料匯總給部門負(fù)責(zé)人，學(xué)校檔案管理部門定時(shí)歸集各職能部門檔案資料并實(shí)行登記管理。中學(xué)檔案管理部門要提高整體配置，明確崗位職責(zé)，保障檔案收集的規(guī)范化，全面提高檔案收集質(zhì)量。

（三）資料收集與服務(wù)提供進(jìn)行同步

中學(xué)檔案資料可以有效地為學(xué)校發(fā)展、教師、學(xué)生提供服務(wù)，例如學(xué)生考試成績(jī)、學(xué)習(xí)生活表現(xiàn)、心理健康記錄等檔案材料為學(xué)生學(xué)習(xí)提高、教師教育教學(xué)提供指導(dǎo)服務(wù)；教師獎(jiǎng)懲情況、年度考核、課題申報(bào)、教學(xué)成績(jī)、教學(xué)設(shè)計(jì)等檔案材料為教師專業(yè)成長(zhǎng)、評(píng)聘職稱提供服務(wù)。學(xué)校各職能部門在收集管理檔案資料的同時(shí)本著服務(wù)師生、服務(wù)教學(xué)的理念開(kāi)展好各項(xiàng)管理工作，在歸集檔案資料的同時(shí)提供好各項(xiàng)服務(wù)。

為充分發(fā)揮檔案資料的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，除了掌握檔案資料形成規(guī)律、特點(diǎn)，還要不斷完善、開(kāi)發(fā)中學(xué)學(xué)生成長(zhǎng)檔案管理系統(tǒng)及學(xué)生資助管理系統(tǒng)等中學(xué)檔案管理技術(shù)，為學(xué)生、教師提供方便快捷的檔案服務(wù)，為學(xué)校的教育教學(xué)及各項(xiàng)管理工作提供支持和指導(dǎo)；大力推進(jìn)學(xué)校檔案信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案數(shù)字化率達(dá)標(biāo)，提高查檔質(zhì)量，全面提升檔案資料服務(wù)水平。