疾控中心檔案管理的缺陷與應對方法探究

張兵

（內江市東興區(qū)疾病預防控制中心，四川 內江 641100）

隨著我國社會經濟的不斷發(fā)展，國家對疾控中心檔案信息化重視程度的不斷提高，促進檔案信息化制度得到不斷完善，這在一定程度上減少了檔案管理工作人員的工作量，提高了檔案管理工作人員的工作效率與質量，隨著檔案管理工作人員的增加，檔案信息化管理逐漸代替了傳統(tǒng)的檔案管理方式，讓其得到了和社會發(fā)展接軌的時機，這也是和國家發(fā)展想融合的積極表現。

一、疾控中心檔案管理存在哪些問題

（一）檔案信息化程度不夠

我國檔案管理工作的起步時間比較晚，檔案管理工作，主要是來自國外的檔案管理觀念，這也對我國檔案管理工作的發(fā)展起到了一定的限制作用。在檔案管理工作還沒有完全發(fā)展起來時，從事檔案管理的工作人員比較少，隨著社會經濟的不斷發(fā)展和檔案管理的不斷發(fā)展，國家把工作中心放在了經濟發(fā)展上，我國對檔案管理工作的重視程度也在不斷提高，人們逐漸認識到檔案管理的工作的重要性，從事檔案管理相關的工作人員也逐漸增多[1]。但是，在疾控中心檔案信息化管理技術沒有受到國家重視之前，人們對于疾控中心實施信息管理化的重視程度遠比現在低得多。政府對疾控中心信息化的支持力度、管理力度、監(jiān)督力度都比較低，在多種因素的影響下，致使疾控中心的管理工作效率和質量一直沒有得到有效提升。

（二）分類不夠明確，針對性不強

在以往的經濟發(fā)展過程中，由于相關部門對疾控中心檔案管理的重視程度不夠，致使相關產業(yè)、科學技術的發(fā)展、人才儲備等多個方面和國家的實際發(fā)展要求不符，致使我國經濟發(fā)展不夠全面，這也是我國檔案信息化建設不足經驗不足和經濟發(fā)展不全面的所導致的。由于在我國經濟發(fā)展過程中對檔案信息化管理的工作不重視，在經濟發(fā)展的同時，與其有關的市場經濟沒有完全打開，大部分檔案統(tǒng)計工作只能通過工作人員進行整理、分析、歸類、統(tǒng)計和管理，每天需要工作人員整理的疾控檔案比較多，工作人員工作中失誤率的提高，檔案丟失、損壞和遺漏的情況時有發(fā)生，這直接導致整個疾控中心的工作效率低下，對檔案信息的主人帶來一定的安全隱患和隱私泄露，使檔案管理工作一直都跟不上我國經濟發(fā)展的腳步。

（三）信息化管理滯后

隨著近幾年社會經濟的不斷發(fā)展，信息化技術已經改變了人們的生活方式，給人們的生活帶來了很多便利[2]。并且信息化技術在各個領域之內都有應用，對每個領域的發(fā)展都有著重要的促進作用。信息化技術的應用，不僅可以改變傳統(tǒng)的工作方法，對以往的工作方法進行優(yōu)化，對工作效率和工作質量的提高也有著重要的推動作用，這也為行業(yè)的發(fā)展奠定了良好的基礎。雖然信息化技術已經得到很好的發(fā)展，但是其在疾控中心檔案管理的工作中并沒有被廣泛地應用，疾控中心運用現代化方法管理檔案的程度遠遠不夠，對于疾控中心檔案管理現代化的措施和人才的培養(yǎng)不夠注重，對疾控中心檔案管理工作現代化水平的提升起到了一定的限制作用。

（四）缺少專業(yè)的人才隊伍

人才隊伍對于行業(yè)的發(fā)展有著重要的作用，但是，由于當前我國部分疾控中心對檔案管理工作缺少必要的認知，在疾控中心信息化檔案管理這一方面的資金投入嚴重不足，導致人才隊伍一直得不到很好的擴建，信息化管理人才缺乏，與此同時，檔案管理人員由于沒有及時的學習新的管理方式，導致工作效率和工作質量一直得不到有效提高，由于部分地區(qū)的檔案管理人員身兼多職，對疾控中心檔案管理信息化的建設的工作經歷不夠，致使檔案管理管理中心在對檔案進行整理和分析時經常出現各種問題。

二、疾控中心檔案管理解決缺陷的方法

疾控中心檔案管理工作是一項比較復雜和瑣碎的工作，其涉及的檔案的種類也是多種多樣的，這就要求檔案管理工作人員要有足夠的耐心和細心，但是還是避免不了工作人員在對檔案進行管理時，發(fā)生各種問題，為了確保檔案信息的安全性和有效性，就需要制定更加完善的檔案管理工作，這不僅可以減少檔案管理工作人員在對檔案進行管理時出現的問題，也可以提高其工作效率和質量，對疾控中心各個部門工作穩(wěn)定有效的開展有著重要的作用。通過我國相關工作人員的調查與分析發(fā)現，在不同的區(qū)域內，疾控中心對于檔案管理的方法和制度都是不一樣的，各個地區(qū)的管理差異比較大[3]。部分地區(qū)為了保證檔案管理的有效性，減少因檔案管理不到位引發(fā)的多種問題，疾控中心會把單獨成立一個檔案管理部門對各個種類的檔案進行管理，還有一些疾控中心把檔案管理直接分配疾控中心的各個部門，讓部門選擇工作人員對檔案進行管理，無論是哪一種管理方式，都限制了疾控中心檔案管理水平的提升，也在一定程度上增加了人員上的投入，這樣對工作的開展也有著不好的影響。歸根結底，出現這些問題的主要原因還是疾控中心的相關工作人員對檔案管理工作不夠重視，沒有利用先進管理辦法對檔案進行管理的意識，以下是根據疾控中心檔案管理工作中出現的實際問題，給出合理化的控制措施，以此來保證在總體能夠為疾控中心的檔案管理工作提高強有力的保證，對集體利益進行維護。

（一）完善檔案管理基礎設施

疾控中心檔案管理工作在實際執(zhí)行的過程中，為了保證工作質量不斷提高，在工作的具體執(zhí)行過程中，要先對檔案管理基礎設施進行完善，以此作為檔案管理工作能夠平穩(wěn)開展的前提保證[4]。在工作中，要注重對疾控中心檔案管理工作人員的培訓，讓工作人員認識到檔案管理的重要性，幫助檔案管理工作人員改變管理方法。疾控中心的決策人員，也應該主動增加對疾控中心檔案管理基礎設施建設的投入，為疾控中心檔案管理增加一些必要的工作設備，以此來保證檔案管理的有效性，減少檔案管理工作人員在檔案管理過程中出現檔案丟失、損壞、整理錯誤的情況，從而促進工作人員工作質量的提高，這對疾控中心各個部門工作的有效開展也有著重要的推動作用。除此之外，疾控中心還需要不斷完善管理組織，對每個疾控中心工作人員的工作進行合理有效的劃分，讓每個工作人員都可以明確自己的工作職責，做好相互配合的工作，這對疾控中心工作有序開展和檔案管理維護有著不可忽視的作用。

（二）不斷完善健全檔案管理體系

由于每個地區(qū)疾控中心檔案管理的情況都不一樣，在對檔案管理體系進行完善時，要懂得和地區(qū)疾控中心的實際情況有效結合之后再開展工作，以保證疾控中心檔案管理工作的更加具有規(guī)范性、完善性。在健全檔案管理體系時，要根據疾控中心的發(fā)展的實際需求，為其提供更加科學有效和規(guī)范的管理體系。通常情況下，疾控中心檔案管理工作人員需要對整個疾控中心各個部門的檔案進行管理，其工作內容比較多，工作量比較大，在完善檔案管理體系時，要結合各個部門的實際檔案管理情況進行仔細研究和分析之后再對檔案管理體系進行完善。例如，對疾控中心檔案管理工作人員制定單獨的考核標準，增加崗位技能培訓，提高檔案管理工作人員崗位職業(yè)意識的提高，減少工作人員在工作中投機取巧的情況，可以制定合理的獎懲制度，提高檔案管理工作人員的工作積極性，在這基礎上，在檔案管理體系的構建和完善過程中，也要注意借鑒不同地區(qū)疾控中心檔案管理的經驗，再根據自身的實際情況進行更新，要鼓勵檔案管理工作人員積極的到其他地區(qū)學習檔案管理知識，以此來彌補自己工作中的不足，提高自身的職業(yè)綜合素養(yǎng)，為疾控中心檔案管理工作的長期發(fā)展打下良好的基礎。

（三）提升檔案管理信息化水平

信息化技術在我們日常生活中已經隨處可見，疾控中心檔案管理信息化水平的提升，已經成為疾控中心發(fā)展商務主要途徑之一。疾控中心要明確檔案管理信息化對檔案管理工作的重要性，為了能夠使檔案管理水平得到穩(wěn)步提升，就需要對檔案管理提供更多的資金援助，在根據檔案中心實際的工作情況，不斷完善疾控中心檔案管理的設備[5]。例如，在疾控中心檔案管理工作人員對各個科室的檔案進行分類整理時，很容易出現信息遺漏或者是紙質資料損壞的情況，在對檔案信息整理儲存之后，如果想再次核對檔案信息，就需要花費大量的時間去逐一查看，這些工作如果都可以運用現代的信息技術來解決，不僅會降低檔案管理人員的失誤率，提高其工作效率，也給各個科室的工作帶來了方便，與此同時，疾控中心管理人員還需要結合工作人員的實際工作情況，對工作人員進行信息技術使用技能培訓，提高工作人員的技術管理水平，這對檔案管理信息化水平提高有著重要作用。

（四）注重專業(yè)人才的培養(yǎng)

在疾控中心檔案管理工作中，需要注重對管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，促進檔案管理工作質量的提高，在對專業(yè)人才進行培養(yǎng)時，可以借助現代化信息手段，讓其通過網絡多學習一些理論知識，并且在實際工作中進行操作演練，這是疾控中心培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理工作人員主要手段之一，在對人才培養(yǎng)的過程中，也要針對不同的工作人員運用不同的培訓方式，讓每個工作人員都可以增加自身的管理才能，這為檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展提供有力保障。

結語：總之，疾控中心檔案管理對疾控中心各個科室工作的順利開展有著重要的作用，所以，疾控中心的相關管理人員一定要加大疾控中心的資金投入，不斷完善疾控中心的各項工作設備，加強對工作人員的培養(yǎng)，以保證疾控中心工作效率和工作質量的提高。