信息化背景下不動產檔案管理路徑研究

付長祝

（菏澤市不動產登記中心，山東 菏澤 274000）

引言

我們現在處于信息化、信息化的時代，我們正用計算機識別和處理的信息化代碼管理。而不動產檔案館信息化是社會建設的基礎資源，因此，我們要抓住時代發展的機遇，加快不動產檔案館建設，發揮不動產權屬檔案信息資源的優勢。我國現代化城市的規劃和建設中，不動產檔案的信息化建設也是城市建設的重要組成部分，因此，要推進不動產檔案館信息化，從而為數字城市建設發展提供支撐和服務。

一、不動產檔案及其信息化

不動產檔案指的是在房地產開發和管理過程中產生的一些具有保存價值的圖像、文字等資料，其不僅是房屋產權和房屋自然狀況的詳細記載資料，也是房地產物權登記的第一手憑據。在當前我國房地產市場發展速度較快的背景下，不動產檔案在城市拆遷、不動產交易、產權糾紛中發揮的作用逐步突顯出來。不動產檔案信息化是指利用信息技術，將紙質的不動產檔案資料轉化成電子檔案，再通過計算機、數據庫、互聯網等進行管理和利用。相比于傳統的不動產檔案管理服務工作，信息化能夠讓不動產檔案管理服務效率大幅提升。不動產檔案信息化主要具有以下兩個特點：一是專業性和信息化特點。所謂專業性，是指不動產檔案真實記錄了“不動產”在建設、交易過程中產生的各項數據資料，同時經不動產管理部門進行專門登記管理，其內容信息具有專業性和嚴肅性的特點，能夠作為不動產登記和交易等活動中的主要依據。信息化是指利用數字技術實現不動產檔案的計算機管理，可以有效提高不動產檔案信息服務水平與能力。二是動態性和網絡化。動態性指的是不動產檔案信息處于動態變化的狀態，這主要是由于不動產交易頻繁所導致的。不動產檔案建立以后，隨著不動產買賣、繼承和贈予等行為的發生，不動產的權屬會產生相應的變化，不動產檔案中記載的信息隨之出現轉移、變更等動態變化。網絡化則是指通過利用計算機和互聯網技術，讓不動產檔案資料收集、整理、移交、歸檔和查詢利用都可以通過互聯網進行，最大限度降低對檔案紙質原件的侵擾。這樣不僅能夠有效保護不動產檔案原件，同時還能提升不動產檔案信息管理服務效率。

二、不動產檔案信息化建設的必要性

當前，不動產登記的范圍較為廣泛，需要進行相應的統計，按照不同的門類進行區分。因此，不動產登記的管理面臨很多難題，而不動產檔案信息化建設可以充分發揮現代信息技術的優勢，對所有檔案數據進行有效整合，從而達到共享的目的。單純依賴紙質存在形式的傳統不動產檔案管理方式已經無法適應時代的發展，只有緊跟信息化發展步伐，不斷創新，才能豐富不動產檔案的管理形式。國內的不動產登記制度正在進行統一化處理，在互聯網+和大數據技術應用的過程中，不動產登記管理的職責會得到更加精準的落實。當前，國土資源部正在進行全國范圍內自然資源的登記處理，不動產登記的賬目和依據具備很高的統一性，這也使得互聯網+和大數據的突出優勢得到了顯現。在數據信息平臺實現普及的情況下，數據信息的共享措施將得到有效改進，尤其可以促進不動產登記的各類職能得到有效整合，為不動產檔案管理工作的全方位改良創造更加有利的條件。

三、當前不動產檔案管理存在的問題

（一）不動產檔案管理融入互聯網技術能力不足，缺乏創新服務方式

在新時期條件下，互聯網信息技術已經覆蓋了各個領域，發揮著不可替代的作用，只有將互聯網信息技術運用與檔案管理相結合，才能進一步提高檔案管理的科學化水平，提供便捷的檔案查詢利用服務。但是，有些不動產檔案管理部門缺乏創新服務方式，不能充分運用先進的互聯網信息技術，無法實現即時查詢的服務功能，讓查檔用戶多跑腿，既費時又費力。

（二）不動產檔案管理信息化水平較低

過去的不動產檔案管理，因為設備、技術等局限，往往會出現數據不夠完整、信息采集要求低等問題。基礎性工作不規范，不僅會影響檔案的信息化效果，也會降低信息的利用率，同時也會產生諸多安全隱患。另外，因為不動產檔案管理軟件不夠獨立，很容易受到其他系統的干擾，其針對性、實用性、開放度偏大，最終會限制檔案管理工作，并會令檔案信息化工作存在安全隱患，這樣難免會對不動產檔案信息化建設帶來阻礙。

（三）信息化技術未能實現對錯誤圖像的有效糾正

糾正不動產檔案中的錯誤圖像是確保不動產檔案的應用價值得到完整開發的基礎。但是，一些信息化技術在探索應用的過程中，缺乏對圖像掃描管理相關情況的研究，未能實現對圖像分辨率構成情況的考察，導致不動產檔案之中圖像的順序無法得到明確識別，難以在紙質檔案的管理順序得到明確的情況下，實現錯誤圖像的有效糾正。一些掃描技術在應用的過程中，對于不動產檔案之中不同畫面的順序調查分析存在不足，缺乏對影像資料掃描特征的分析，導致影像資料的清晰度無法得到充分維護，也使得文字性質的資料難以保證具備足夠的完整性。一些信息化技術在探索應用的過程中，對于檔案信息的可讀性分析研究不夠充分，缺乏對影像資料清晰度的重視，導致錯誤圖像的識別效果不夠理想，無法在明確錯誤圖像具體問題的情況下，提高錯誤圖像的糾正水平。

（四）各個部門工作不協調，管理難度加大

不動產登記涉及內容廣泛，業務較為復雜，看似簡單的登記管理工作，實際需要復雜繁瑣的整合。雖然隨著信息化管理水平的提升，對于分散登記有了新的方案與辦法，集約化程度大大提高，但落到實處還不夠到位，群眾多跑路等現象即使較以往有所減少但還是時有發生。各部門信息斷層、溝通不到位，或是互相推諉、辦事不積極，導致百姓問題得不到高效解決。此外，各地方政府在一些政策中并未得到統一，甚至關于某一問題制定的政策會出現沖突。例如對于劃撥土地房屋登記問題，有關文件及法律規定：“當劃撥房屋所有權及國有建設用地使用權出現轉移的，應持有并提交該地區或有批準權的人民政府的相關批準文件。當需補交土地出讓價款的，則要根據相關法律補交土地出讓價款，并且提供土地出讓價款繳納憑證；或需要繳納稅費的，要依法繳納稅費，同時提交稅費繳納憑證。”但在實際中，我國各地方政府對于劃撥土地房屋所有權轉移的相關政策不協調，甚至政策法規還存在不足，導致補交土地出讓價款和相關費用標準也存在不同。不動產登記檔案管理不協調也會導致登記工作繁雜，最終使服務不到位，公平性減弱。

四、不動產檔案管理信息化建設的具體對策

（一）健全不動產檔案管理的法律法規

不動產登記制度是我國《物權法》中一項基本的物權制度，作為新興的產物，其發展也需要經歷市場種種的考驗，相關管理制度也需要不斷地完善和鞏固。只有法律法規給予明確的規定，才能真正做到有法可依、有法必依，為不動產檔案管理提供可靠的法律保障，維護不動產管理的權威。隨著社會經濟的穩步發展，人們的法律意識不斷提高，用法律武器維護自己合法權益的意識逐漸增強，一旦發生交易糾紛等民事案件時，都會付諸法律程序，相關法律法規的作用就得到凸顯。因此，只有不斷推進不動產檔案管理的信息化建設進程，才能真正實現有法可依、有法必依；而各種法律法規的不斷健全，也有效地滿足了民眾的需求，進一步維護不動產檔案管理部門的權威。兩者相互促進，相輔相成。只有不斷完善不動產檔案相關法律法規，重視不動產檔案管理規范制度建設，才能通過不動產檔案管理水平的提升，增強其服務社會的功能。

（二）加強信息化檔案建設

不動產檔案建設還需運用GIS 地理信息系統設想，運用三維虛擬檔案庫房管理系統，以此提高信息化檔案管理的效率。前者指的是以圖管檔、以圖查房的檔案管理新模式，它將現有的不動產檔案與樓盤信息及房屋測繪數據進行有機關聯，真正實現房地產平面圖、房屋檔案數據與不動產業務數據三者之間形成圖檔一體化管理模式。后者指的是建立三維虛擬檔案庫房管理體系，實現實物檔案與數字檔案的相對應管理，提高管理效率，節約管理成本。同時，還可以對檔案數據與業務數據的關聯性進行有效運用，以GIS 系統為依托，實行多樣化的不動產檔案查詢。包括查詢各項房屋的基本信息，例如，在GIS 電子地圖上指出某一幢房屋，就可以體現出房屋的包括建筑年限、結構、層次、面積等所有信息。商品房還可以根據預售許可證號或商品房備案合同編號，查詢樓盤的所在位置、預銷售信息等。同時，在大數據背景下，還可以利用GIS 技術整合房屋數據，在一個系統中可查詢和統計房屋的備案、登記、抵押、查封等各類信息和房屋交易狀態，減少工作環節，提高效率。為拆遷、住房保障等提供強大的基礎數據。通過GIS 與不動產檔案信息數據的結合，實現查詢和統計的一體化便捷操作，以此提高信息技術的不動產檔案管理效率。

（三）提高不動產資料掃描管理工作的規范性

在不動產檔案掃描管理過程中，需要對信息化技術的突出應用價值加以總結，尤其要將檔案資料掃描清晰度的控制作為主要關注的問題，以便可以在檔案項目遺漏問題的控制方面取得進展，為交接單等主要資料的規范化掃描提供幫助。一定要加強對檔案文件中各類信息偏差的研究分析，尤其要對電子資料的錄入信息進行精準分析考察，使信息化技術的應用可以在提升檔案閱讀質量方面發揮作用，為不動產資料的準確掃描管理提供幫助。

（四）建立高素質的人才隊伍

管理效率的提高需要專業素養好、技術水平高、團隊協作能力強的人才隊伍的支持。因此，國家可以通過發放獎金或解決住房問題等一類福利政策來廣泛招納人才，提高這一崗位的核心競爭力，引進專業的科技人才，或是培養一批專業性強的不動產登記檔案管理人員。此外，還可以通過吸收借鑒國內外先進的技術經驗提高檔案管理人員的水平。同時，新時代的檔案管理人員不僅在專業技術上需要有著卓越的表現，在道德素養方面也不能落后，正如前文所說，信息安全不僅要靠技術的提升，也需要檔案管理人員能夠嚴格遵守行業道德規范，防止信息被泄露。

結束語

隨著城市化進程的快速推進，不動產檔案管理工作受到更多人的關注，然而在實際管理工作中，還存在較多的不足之處。唯有采取有針對性的優化措施，提升不動產檔案信息服務能力，才能為更好地開展不動產檔案管理工作保駕護航。