基層單位檔案管理辦法探析

李亞輝

（吉林省公主嶺市范家屯鎮人民政府綜合服務中心，吉林 公主嶺 136100）

基層單位傳統的檔案管理形式只是對資料進行收集和保管，管理觀念陳舊、落后，已不適應當前社會發展的需求。因此，應轉變檔案管理觀念，提升檔案管理水平，完善傳統檔案管理中的不足，使檔案管理工作切實發揮出應有的功能。基層檔案管理工作與每個人關系密切，一定要摒棄檔案管理只是個別檔案管理人員的職責的錯誤觀念，基層單位各部門都要行動起來，營造單位內部檔案管理的良好氛圍，實現檔案管理工作的全過程化、全員化，這樣，檔案管理工作才能更好地滲透到工作的每一個環節，開創檔案管理工作的新視角，呈現檔案管理的新局面。

一、基層單位檔案管理工作的意義及特點

（一）意義

要想讓基層單位的檔案管理工作跟上當前社會發展的步伐，就一定要進行創新，這種創新是對傳統檔案管理思想的創新、模式的突破。我們要根據檔案管理工作的特點搭建更加科學現代的檔案管理結構，使基層單位的檔案管理工作擺脫陳舊的觀念與僵化的系統，使基層單位的檔案管理工作不再是簡單的資料整理與收集，而是可以利用資料進行實際價值的產出，創造更加豐富的資源，有效改善傳統基層單位檔案管理工作的弊端，使管理工作的整體水平與生產價值得到提升。

另外，基層單位檔案管理工作創新可以讓基層單位內部形成良好的氛圍，使基層單位檔案創新工作起到帶頭作用，讓基層單位各個崗位的人員都能產生創新意識和思想，建立良好的創新工作環境，使創新工作由微觀層面逐漸提升到宏觀創新層面，進而提升基層單位的發展水平，使基層單位加速創新和現代化的步伐，產生可觀的創新效能。

（二）基層單位檔案管理工作的特點

基層單位的檔案管理工作擁有一個較為復雜的體系。檔案管理工作的內容比較多樣，科技檔案、行政檔案、會議檔案和載體檔案等，都是基層單位檔案管理工作的工作內容，這些檔案中包含文字、聲音、圖片及錄像，在保管的過程中一定要保障安全和準確，以便人們進行查找和翻閱。另外，在基層單位的檔案管理工作中，我們對檔案的保存有著極高的要求，這些內容主要都以紙張的形式存在，并使用分類的方式進行保管，這在一定程度上給基層單位檔案管理工作帶來難度。

二、基層檔案管理工作中經常出現的問題

（一）基層單位檔案管理觀念落后

在基層單位檔案管理工作中一直以來被簡單地認為是對歷史資料的收集、整理和保管，管理人員工作輕松無壓力，為此，很多單位的檔案管理人員都是兼職的，根本沒有專門的檔案管理人員，使檔案管理工作跟不上時代的發展變化，效率低下，不能有效體現出檔案信息資料的價值。

（二）檔案管理工作不規范

在基層單位的檔案管理過程中，從檔案的收集工作到檔案資料的存檔，以及檔案目錄、卷宗等都有明確的要求，按照規范進行存檔是檔案管理人員的職責。不過，由于每一次檔案檢查，不同的上級單位對檔案整理的要求也不一樣，所以，檔案管理人員都得重新準備相應的資料，這給檔案工作人員帶來很大的難度，也使檔案管理不能按照規范的要求進行。

（三）對檔案管理工作不重視

不僅基層單位的領導不重視檔案管理工作，一些檔案管理人員也對檔案管理不重視，這樣的狀態也根本無法發揮積極主動的管理意識。很多基層單位檔案管理工作幾十年如一日，遇到上級檢查檔案，就臨時準備資料應付檢查。平時對檔案管理工作不聞不問，在檔案管理過程中也有人為的過失，導致檔案資料丟失的現象，因此，檔案管理工作已遠遠不能滿足當前的檔案發展要求。

（四）管理隊伍整體實力水平仍需提高

基層檔案管理建設與發展需要從業人員具備專業的能力與職業素養，尤其是隨著基層檔案管理要求的不斷提高，更是需要從業隊伍不斷提高專業性、綜合能力等，但顯然部分基層單位中的檔案管理人員是達不到這一要求的。首先，部分基層單位對檔案管理隊伍的管理與培養比較忽視，沒有根據檔案管理工作發展變化，以及管理隊工作需要，建立完備的檔案管理培訓機制、檔案管理考核機制等，對單位檔案管理隊伍的幫助實在是太少了。其次，基層工作往往比較艱苦，雖然隨著我國整體經濟的不斷發展，區域經濟差距在不斷縮小，但是差距仍然存在，所以很多檔案管理方向的人才不愿意來到基層工作、打拼，缺少拼搏精神、吃苦耐勞等優良品質，使得基層檔案管理隊伍中專業化的人才相對較少。此外，部分檔案管理人員對自身的要求比較松散，在工作中提不起精神，有一種混日子的感覺，這些都會降低其工作質量，降低基層檔案管理時效性。

（五）監督機制落實不到位

為了保證基層檔案管理質量，在開展工作的同時，必須要建立健全檔案管理監督機制，但顯然很多基層單位并沒有做好這一點，往往無法及時發現檔案管理工作中存在的問題與風險。在一些基層單位中并沒有設立獨立的檔案管理監督部門，對于檔案工作的監督往往都是由檔案管理部門自身來完成，這樣會滋生一些問題，不利于保證監督的客觀性與公正性。部分基層單位在檔案管理工作過程中，并沒有將監督機制落實到各個環節當中，沒有建立完備的監督流程，缺少對檔案管理的事前、事中或事后的監督。

三、做好基層單位檔案管理工作的措施

（一）轉變檔案管理理念

目前，信息技術以其高效、便捷的特點已經應用于各行各業。因此，基層單位領導需要重視檔案管理的信息化。檔案管理人員還應及時轉變管理觀念，積極宣傳本單位檔案管理應用信息技術的效益，不斷增強自身檔案管理信息化意識，推進檔案管理信息化建設。

（二）轉變檔案工作重點，統一歸檔數據格式

為了全面貫徹檔案信息“快、寬、準、準”的理念，需要加強檔案管理的傳遞和處理。目前，利用計算機進行檔案管理是核心內容。人們不需要進入文件數據庫來查找數據，他們可以在不接觸原始數據的情況下獲得所需的信息。這樣，可以有效避免由于頻繁使用而對原始數據造成的損壞，并且可以維持文件的使用壽命。通過利用信息技術，可以滿足檔案數據集成處理的要求，有效提高檔案管理水平。信息技術的充分應用也使檔案管理人員從傳統的保管者轉變為今天的“審核員”。通過多媒體技術的運用，可以規范基層單位檔案的格式和字體，方便人們查閱。

（三）運用信息技術加強檔案管理

隨著信息技術的發展，檔案管理信息電子化是檔案發展的必然趨勢，改變傳統的落后的依靠人工操作的管理模式，建立起信息技術下的檔案管理平臺體系，實現檔案管理的標準化、規范化，為進一步實現信息資源的共享奠定基礎。為此，基層單位要從職能部門內部開始，實現檔案數據采集、分析、整理和存儲的智能化、現代化，經過內部局域網實現各部門之間的聯通，形成信息化的管理平臺。同時，要加強檔案管理的安全性與可靠性，積極采用前沿技術如大數據、云計算進行管理等，以提高檔案管理的工作質量和效率。

（四）對管理工作的機制進行創新

基層單位的檔案管理工作機制也要緊跟基層單位的發展步伐進行創新，堅持沒有創新就沒有發展的管理理念，在機制創新工作中敢于正視問題，并用積極的態度解決問題，完善管理工作機制。現代的檔案管理工作不再是單純的資料管理工作，而是運用一體化管理機制，通過信息化建設，提高檔案管理工作的工作效率，使檔案管理工作人員可以充分發揮自己的聰明才智，在工作中勇于創新。我們要拓展資料收集的內容，不僅要對傳統的紙質文書進行收集，還要對各種實物、影像、照片進行收集，讓檔案管理工作變得更加全面立體，構建更加科學的資源管理體系。

另外，我們可以采用檔案實體與檔案信息進行分離的管理方法。這種方式可以讓檔案的信息與物質載體進行分離，使檔案信息化建設可以走向深化檢索的道路，同時也保障檔案實體的安全，有利于對檔案信息進行深層次加工與價值發掘，使檔案信息可以進行網上傳輸，加快信息的流動頻率，創造更多的資源。

（五）注重檔案管理安全性

由于基層單位檔案信息量巨大，信息技術的應用雖然使檔案管理更加高效便捷，但也會帶來一些缺陷和問題。例如，在檔案信息化建設過程中，檔案信息經常發生丟失或泄露，或者信息版本更新不兼容、不可讀，載體容易損壞等。因此，檔案管理者需要注意其安全性，避免信息泄露和不可估量的損失。文件管理員可以通過計算機加密技術和云計算存儲技術確保信息的安全，也可以通過一些保護軟件提高信息的安全性。

（六）提高檔案管理人員素質

人才是根本。因此，為了適應檔案管理的要求，檔案管理者需要不斷提高自身的信息技術能力，實現檔案管理的高效化。基層要培養綜合素質高的檔案管理隊伍。一是加強對現有檔案管理人員的培訓，如舉辦檔案信息技術交流會、檔案管理方法講座等，強化自身理論知識，學習更多檔案管理方法，提高綜合管理水平。第二，基層單位可以提高招聘門檻，這不僅要求應聘者具備豐富的管理知識和經驗，還要求具備較強的計算機操作水平，以支持高效的檔案管理。三是制定相應的激勵制度，定期組織檔案管理培訓會。檔案管理員可以結合工作實踐分享經驗和意見。單位可以根據檔案管理人員的工作業績給予獎勵，有效調動他們的學習和工作積極性。

（七）對檔案管理的服務職能進行創新

檔案管理工作主要的內容就是服務，這也是檔案管理工作存在的原因，因此，我們一定要對檔案管理工作的服務內容進行創新。首先，要了解群眾對檔案管理工作的需求，在培訓檔案管理工作人員時根據需求調整培訓內容，提高檔案管理工作服務的針對性和工作水平。其次，要定期組織檔案管理工作人員進行經驗交流，使他們可以在交流過程中交換工作經驗，讓他們的服務能力與水平可以快速提升。基層單位還要重視檔案管理工作人員的服務觀念更新工作，組織檔案管理工作人員進行定期學習，使他們樹立正確的檔案服務意識，明確自身肩負的責任與使命，發掘內在潛力，使他們可以對檔案管理部門創新發展提供良好助力。

同時，還要對檔案管理工作的服務領域進行創新，讓檔案管理工作的服務可以滿足當前社會發展的需要，讓社會各項事業中有檔案管理工作的身影。我們要利用信息化建設工作提高檔案信息服務的工作效率，有效利用互聯網的資源儲存與傳播功能，建設網絡檔案信息管理平臺，群眾的檔案信息需求可以借由互聯網的優勢快速實現，提高基層單位檔案管理工作的服務能力，為社會與經濟的發展做出良好貢獻。

結論

綜上所述，基層單位的檔案管理工作對基層單位的發展有著深遠的影響，做好基層單位檔案管理模式的改革工作對基層單位的現代化改革和發展有著決定性影響。因此，我們要在檔案管理模式的改革工作中積極發現存在的問題，正視這些問題，通過科學有效的分析找到解決這些問題的應用方案，讓基層單位檔案的價值可以在基層單位改革發展過程中得到體現，使基層單位可以進入一個全新的發展階段。